行政部主要工作

行政部主要工作是 执行办公设备 公共设施 店铺设施的日常管理和维护 执行办公用 品及日常用品的采购 发放管理 执行公司证照印鉴的管理 执行档案的归档管理 执行 固定资产及低值易耗品的管理 执行各种费用的交纳 执行公司对外关系建立维护 执行 突发事件处理 执行秘书事务管理 执行安全保卫工作 执行后勤 食堂的管理 执行行 政日常事务处理 执行上级交办事务等 具体工作流程 一 执行公司证照申办流程成立公司或申请办理分支机构 先准备办理营业执照相关 资料 然后到工商局领取营业执照登记申请表 营业执照申办完毕后 持营业执照原件及 公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证 组织机构代码证办理完毕后 准备相关 资料办理税务登记证 二 执行公司证照印鉴管理对于公司的各种印鉴及证照 应进行妥善保管 并对其归 档编号管理 证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批 登记 特别是公章的外出借 用 加盖 更应该按照公司的有关规定来执行 以免出现不良事件 三 执行办公用品及日常用品的采购 发放管理月末行政部要根据其他部门的请购计 划及库存情况 并要根据相关规定作适当储备以备不时之需 作好请购计划单经经理审批 后 及时保质保量地采购办公用品和日常用品 采购物品应当定价定点 保证质优价廉 要作好物品出入库登记 每月盘存 帐物相符 四 执行固定资产及低值易耗品的管理对于公司所有的固定资产以及低值易耗品 需 要建立台帐清单 监督各部门于每月 25 日进行盘点 办公室会根据各部门盘点情况进行抽 查 核对帐物是否相符 然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作 固定资产 低耗 品清单 报表发放各部门 每季度组织财务部对各部门进行全面盘点 核对帐物 对需要 报废的资产按照相关程序申请报废 及时跟进各部门资产调动 出入库单据的核对 做到 帐物相符 对于资产管理不当 帐物不符 应进行相应处罚 五 执行各部门及店铺基础设备 设施维修管理行政部负责根据维修要求安排电工或 外请技术人员维修 对维修全过程进行控制 电工负责对日常维修的材料进行申购及采购 保证质量 各部门对维修质量监督 确认 六 执行文件档案的归档管理根据不同种类档案的特点 做好系统编目 分类存放 排列有序 定期收集各类文件资料 并整理立卷归档 七 文件资料收发 复印 传真 打印管理各类文件资料收发 复印 传真 打印均 需在登记薄上作好详细登记 记录 及时将各类信息 通知 文件 进行上传下达 特别 是各类价格通知 重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门 八 执行各种费用的支付按时申请 交纳公司各项费用 例如 店铺租金 员工房屋 租金 水电费 车辆养路费 车船税 工商管理费等 并将所要交纳的各项费用进行审核 记录 对各项资金审批单归类管理 做到资金审批的及时 准确 以确保各职能部门工作 的正常开展 九 执行对外关系建立维护建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键 行政部 门肩负着对外沟通 协调的重任 要把对外关系维护作为重要工作来抓 企业的经营活动 涉及到方方面面的关系 既有政府部门的 又有社会关系的 哪方面关系处理不好 或多 或少都会有一定影响 在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通 并结合实际 情况 建立新的公共关系 在对外交往中要自觉维护公司形象 要将对外关系维护情况及 时向领导汇报 以便作出符合公司利益的调整 十 执行处理突发事件公司各种突发事件出现后 行政部门在收到信息的同时 要根 据事件影响的大小 迅速向领导汇报 并及时处理 将有可能对公司或个人的不利影响降 到最低限度 情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报 但事后要向领导阐 明原因 在处理突发事件时 应把握有利原则 要充分维护公司或员工的利益 树立好公 司的整体形象 十一 后勤服务保障行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中 要加强对食堂 宿 舍 车辆的管理 为员工提供较为良好的生活 住宿环境 在符合经费开支规定的情况下 使大家基本满意 要经常检查食堂收支情况 收集员工建议 提高保障质量 车辆管理中 要制定相应制度 经常提醒驾驶员遵章守纪 保证车辆随时处于良好的性能状态 确保人 员接送 货物输送的时效性 安全工作是企业的一项重要工作 行政部门是安全工作的主 要执行部门 日常工作中应将安全工作 保密工作列入议事日程 要真正做到天天讲安全 处处抓安全 人人有安全 保密意识 只有安全保密工作做到位了 才能保证公司的正常 工作秩序和正常的经营活动 要充分明确重点保卫位置 不定期地组织检查 认真查出安 全隐患 及时消除潜在的安全危害并作好记录 要落实安全责任制 签定安全责任制 规 划安全教育 培训计划并认真加以实施 十二 日常事务处理行政部门的工作杂而乱 涉及面广 大小事情多 并且很多事务 具有不可确定性 临时出现的工作 会给当日计划工作带来很大的冲突 这时就要择其轻 重而处理 总体来讲 行政部门属于服务保障部门 是为其他部门包括店铺服务的 所以 也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务 否则会影响正常工作秩序 甚至会影响经营 活动 故日常事务的处理是行政工作的重要方面 十三 执行上级交办事务优先完成领导交办各类事务 规定时限内完成不了的 应向 领导说明其原因 并尽力尽快完成 最终将完成结果向领导汇报 一 办公用品领用 1 领用人根据有关办公用品清单及实际需要 见附表 1 向本部 门兼职内勤提出申请 由内勤统一向行政部签字领取 2 办公用品采购原则上由各部门 向行政部提出申请后统一采购 特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买 3 办公用品费用每月摊销一次 如费用超出预算 由财务部通知行政部暂停向该部门发 放办公用品 并在下一期预算中扣除超出部分 4 员工离职时 应认真清点办公用品 到行政部 填写交接清单并签字 5 公司办公用品每月 1 日 15 日发放 2 次 其余时间如急需领取 办公用品须部门经理签字确认 二 印签管理 1 公司印章刻制均须报总裁批准 由行政部凭公司介绍信统一到公安 机关办理刻制手续 2 下属企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章 但须经 总裁批准 3 各部门印章由各部门指定专人负责保管 印章使用及保管须有记录 不能 委托他人代管 4 用印人填写用印登记簿 注明用印事由 数量 申请人 批准人 用 印日期 5 经分管副总裁在该表上签批后方可盖印 三 复印 1 公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责 未经行政部确认 各 部门不得私自拿到公司外复印 2 复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记 3 复印用纸 用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销 复印机维修费用根据比例每季度 摊销 4 如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符 除责成其重新填写外 将限制该部门使用复印机 直至落实责任及相关处罚 5 任何人不得利用公司机器复印与 工作无关文件 行政部一经发现 有权根据公司有关规章制度 通知人事部进行处罚 四 传真收发 1 公司与外界联系需对方发送传真时 尽量要求对方注明本公司具体 收件人 以便行政部及时分发 2 行政部收到传真后 在传真接收台帐上登记 并负责 通知收件人及时领取及签字确认 3 行政部每月或每季度根 据传真使用比例摊销费用至各部门 五 信件收发 1 公司所有收发管理工作均由行政部统一负责 收发业务范围包括 文件 邮件 报刊 挂号 电报的发送 登记 以及特殊文件资料的递送 2 收发人员 须根据相关文件资料填写收件登记簿 发文登记 3 收到信件资料由行政部负责通知收 件人及时领取 4 对贵重物品 汇款 邮包 要进行专门登记 并及时通知个人签字领 取 5 对投递错误的邮件 应及时退回或设法转移 六 名片管理 1 公司名片格式统一化 由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务 2 印制 名片申请者填写名片印刷申请单 经部门领导签字后交由行政部负责印制 3 名片印制 前需确认名片职务 职称 部门是否相符 姓名 联系办法等需确认无误 4 公务 客 户名片须在公司内作为共享资源 5 自确认名片内容起 一周内到行政部领取 6 名片 印制费用每季度摊销一次 七 公司设备申请流程为加强我公司固定资产管理 规范管理工作程序 提高资产的 使用效率 杜绝浪费 参照 行政事业单位国有资产管理办法 国管财字 32 号 规 定 结合我公司实际情况 特制定我公司设备申请流程 一 原则 讲究计划性和成本 效益 以物质资源供给的有序性 保证公司职能的按计划完成 1 配发过程中 是否供应 供应多少 要以客观需要为依据 而不是单纯的级别 2 要考虑实际可能的收益 对工作 的推动 而不是不计工本 不问效果 一定要保证重点 分清缓急 把有限的资源用在 刀刃 上 3 要使库存保持合理的限度 基本上无闲置的资产 注意提高资金的有效利用 率 二 具体流程 1 各部门根据各自工作的实际情况和预算计划 提出切实可行的 申请要求 内容具体翔实 理由充分 经部门经理和分管副总签字同意后 抄送给行政部 2 行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实 并对各部门要求从真正的客 观需求出发 遵循设备申请原则 提出解决建议和意见 调拨或购买 3 如果采取 调 拨 程序 行政部将调拨计划上报行政 部主管副总签字确认后实施 4 如果采取 购买 程序 行政部将参照 江苏大软件股 份有限公司财务审批流程暂行规定 苏股财字 02 第 003 号 有关规定具体执行 5 采购由行政部统一申请费用 组织购买 费用摊销 过程遵循 价廉物美 的原则 在 满足各部门需求的基础上 注意设备的性能价格比 多压价比价 厉行节约 设备采购结 束后统一由行政部和市场部组织验收核查 固定资产登记后 由各部门登记领用 责任到 人 6 所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库 并在部门设备管 理员处登记 八 午餐饭票 1 员工到职 由本部门内勤根据其到职日期向行政部领取饭票 2 每月 30 31 日 各部门内勤根据本部门正式员工实际人数领取下月饭票 3 每月 1 2 日 由各部门内勤统计本部门上月饭票退票情况并向行政部提供详细名单 如遇周末 顺延两 天 行政部不 接受个人零星领取及退票 4 如出现帐款不齐或错漏 由各部门内勤负责 客饭餐券 的领用需填写客饭领用申请单 并由部门经理签字确认 5 非正式员工 实习生等 领用 饭票由本人全额付款 研究生按正式员工标准领用饭票 九 订餐 订票 订房申请流程为方便公司全体员工 体现行政部的服务性 现将有 关订餐 订票 订房的申请流程汇总如下 1 各 部门根据各部门的实际需要 提出订餐 订票 订房申请 并填写相应的申请表 内 容具体详实 部门经理签字确认 2 各部门在订餐 订票 订房之前 先行申请好费用 交予行政部代办 在行政部办好后立即将现金或支票交与行政部结款 3 各部门承担在 订餐 订票 订房时过程中由于自身失误带来的风险 例如承担退票费 退房费等 费用 超过 500 元以上 4 申请需要其部门主管副总签字确认 订餐 5 订票 订房工作需 一定的提前量 订票一般提前 2 3 天知会行政部 订餐 订房一般提前 1 2 天 6 各部门申请不得提高出实际需要的要求 十 礼品 1 礼品由行政部负责根据不同档次选择订购 选择原则为高雅 大方 实 用 能体现公司形象 2 各部门根据礼品清单 见附表 2 领用公司礼品 需向本部门经 理提出申请 填写礼品领用单 签字确认费用来源 3 各级 部门经理 必要时由总裁或分管行政副总 签字后到行政部领取礼品 4 礼品费用每季 度摊销一次 如费用超出预算 由财务部通知行政部暂停向该部门发放礼品 并在下一期 预算中扣除超出部分 十一 宣传品 1 公司宣传品包括手提袋 长 短 宣传彩页 公司简介和产品说明 书等 2 领用宣传品在 5 份以下的 由领用人在行政部宣传用品领用台帐上登记 3 领 用宣传品在 5 份以上的 需填写宣传用品领用申请单 由部门经理签字确认后 在宣传用 品领用台帐上登记后领用 4 宣传品费用初步拟订每季度摊销一次 如费用超出预算 由财务部通知行政部暂停向该部门发放宣传品 并在下一期预算中扣除超出部分 5 如 行政部发现其未填写或领用数目超过填写数目 行政部除责成其重新填写外 并向其部门 经理投诉及进行相关处罚 十二 会议管理 1 公司行政部统一管理会议制度 所有会议均须及时通知行政部 便 于安排和登记备案 如有必要由行政部发出会议通知确认 2 会议承办人需提交会议时间 会议地点 所需准备等 见附表 3 便于行政部配合工作 会前由行政部派人做好会场布 置及设备调试 3 除其他部门主办的会议资料各自存档外 会议资料由行政部整理 立卷 存档 4 会议结束后由行政部派人清理会场 查收设备 5 会议室使用费用按部门使用比 例每季度摊销一次 十三 车辆管理 1 公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用 公司人 员如要用车 请遵循以下管理条例 2 公司车辆由行政部门负责管理 分别按车号设册 登记管理 3 公司车辆的使用实行 派车单 制度 员工应认真填写 派车单 交由所在部 门一级部门经理签字 若有预计用车需要 应提前 2 3 天向行政部门提交 派车单 申请 4 派车单 经行政部汇总后 由行政部经理负责车辆统一调度 5 车辆使用完毕 使用 人员 驾驶人员须填写 车辆使用实际情况记录单 交行政部备案 6 行政部门每月将 耗油量及行驶旅程记录签报分管副总查核一次 以防浪费 如超过耗油标准时 指不正常 应送请调整修理 公司车辆内部使用费用如下 市内用车 7 普通轿车里程费 1 5 元 公里 面包车里程费 2 元 公里 等候计费 等候时间在半小时内 免计费用 超 过半小时部分 按 0 5 元 分钟计费 长途用车 普通轿车里程费 1 0 元 公里 面包车 里程费 2 元 公里 直接费用 如汽油费 过桥过路费 停车费等 由各用车部门自理 各部门车辆使用费每季度结算 并由部门经理签字确认后交财务部 十四 设备维修流程 1 报修人员先将报修信息反馈给各部门的设备管理员 2 部门 设备管理员初步检查后 设备报修单 提供设备编号和故障现象 填写 部门经理批准 后送交行政部 3 行政部设备管理员根据编号 联系厂商 组织及时维修 4 通过暂借 调拨等方式 将暂时不用的设备给报修者使用 5 机器设备维修完毕 行政部登记备案 发还给报修者使用 涉及到的维修费用 6 由各部门承担 十五 电子屏使用规范 一 原则电子屏是公司对内对外的信息传递载体 为更好的使用电子屏 做到使用 主体合格 信息确认有效 发布时间合理等 特制定本使用规范 一 使用主体 1 行政 事业部享有电子屏的操作及管理权 2 行政事业部设专人负责电子屏的使用 维护 修 理 3