档案整理方案

1 档案整理方案 为规范档案的收集 整理 立卷归档 根据交通运输部 关 于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知 交办 发 2010 382 号 科学技术档案构成的一般要求 GB T11822 2008 国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表 广东省机关档案分类办法 以及 广东省文件材料归档方法改 革方案 结合本单位的实际情况 特制定此档案整理方案 细 则如下 一 工作目一 工作目标标 规定各门类档案的的归档范围 保管期限 整理方法 目 录格式 归档要求和做法 实行统一的立卷标准 形成较完善 的档案管理程序 各种该归档的文件材料完成立卷工作后 输 入网上档案管理系统 便于查找利用 并做好档案资料的借阅 利用登记 二 二 专门专门档案的档案的归归档档 一 专门档案的归档范围及保存期限 本单位的专门档案是指受理的所有监督工程的档案 分为 申报监督前期档案和监督过程中产生的档案 以下是具体的归 档范围 二 工程项目档案的收集和管理 建设单位向本站申请工程质量监督后 按规定递交的申请 2 资料由计划资信室收集审查之后移交给综合室 监督过程中产 生的文书材料由质量监督室或者项目监督小组负责收集整理 后移交综合室 一般一年递交一次 或监督项目竣工后递交 由综合室专人负责资料接收 整理 归档工作 三 工程项目档案的档号 档号由分类号 大类代字 一级属类 案卷顺序号构成 1 档案类别代号 代字 G 单位内专门档案的分类号 本 单位的工程项目档案属专门档案 2 一级属类为项目代号 用阿拉伯数字代表各建设项目 0 高速公路 1 一级公路 2 二级公路 3 桥梁 单独立项 4 隧道 5 截污主干管工程 6 码头工程 3 二级属类为年度代号 用年份的后两位数作为二级属 类 4 案卷号 基本保管单位案卷的编号 例 G0 09 1 专门档案类 2009 年所受理的高速公路监督项目中的第 一个工程 四 监督项目的组卷 按照归档范围中规定的 本单位所接收的资料 按批准文 件 合同文件 中标文件 资信与资质证明 施工单位文件 监 理单位文件 设计单位文件 业主单位文件 发文的顺序组卷 3 归档 五 施工图文件的归档 图纸按 297mm 420mm A3 规格装订成册对折入盒 大于 A3 规格的图纸应逐张按手风琴式折叠成 297mm 210mm A4 规格 图标外露 大小能折叠后装入档案盒 跟工程项目其他 归档资料一同放入同一个项目的档案盒内 三 文三 文书书档案的档案的归归档档 一 文书档案归档范围 二 文书档案的组卷 顺其自然 单件归档 即顺应文件形成时的本来状况 以 自然件为归档单位 首先 将文件材料按三个保管期限 永久 30 年 10 年 分开 同一个保管期限的文件材料 按照时间先 后顺序排列 并且尽可能将关系密切的 同一次活动 同一项 工作 同一个会议形成的 文件材料排列在一起 一份文件为 一件 正本与定稿 正件与附件 两件作为一件 文件处理单 表 与被处理文本合为一件 同一文件的不同稿本 正本在前 定稿在后 不同文字的文本 原文本在前 译文在后 总得来说 文件材料归档分类按年度 机构 保管期限逐级进行分 类 其中在分 年度 时 应遵循以下方法 一般的文件材料 放 在其形成年度归档 计划 预决算 总结 报告 统计报表等应 放在文件内容针对的年度 长远规划应放在文件内容针对的头 一年 多年的总结 报告应放在结案的一年 不同年度的文件一 4 般应分开排放 三 文书档案的编号 党政工团 文书 档案 大类代字 A 传统的文书立卷归档方法 即年度 机构 问题立卷归档 档号结构模式为 大类代字 保管期限代号 目录序号 案卷号 说明 大类代字 A 保管期限代号 永久 1 长期 2 短期 3 本单 位文书档案永久为 A1 长期 A2 短期为 A3 目录号 按案卷年 代顺序排列 每年 或若干年合并 编一个目录号 案卷号 同一 个目录中所有案卷按顺序编一个流水号 例 1 1992 年永久 保管的文书档案目录号为 2 案卷号 是 10 则此案卷的档案号为 A1 2 010 例 2 1992 年短期保管的文书档案目录号为 1 案卷号是 3 则此案卷的档案号为 A 3 1 003 档号因适应计算机管理的需要 每段为三位 档案中不足 位数的用 0 补齐 保管期限中不足位数加空格 和 为分 案卷号 目录号 保管期限代号 大类代字 5 界标识 归档文件要逐件在首页上方的空白处加盖档号章 档号章 包括全宗号 类别号 期限 年度 机构 件号 并填写有关栏 目的内容 1 案卷提名 应包括监督工程项目的全称 2 类别号 文书档案的代号为 A 3 期限 即保管期限 标注归档文件保管期限简称 永久 为 永 长期为 长 短期为 短 定期 30 年为 30 年 定期 10 年为 10 年 4 年度 填写文件内容针对的年度 以四位阿拉伯数字标 公元纪年 5 机构 归档单位均为办公室 故机构可留空 6 件号 以年度为界线 一个保管期限编一个大流水号 四 案卷的格式要求四 案卷的格式要求 一 档案装盒 档案编号后 按照编号顺序装入档案盒 并在盒的脊背上填上 档号 有关栏目的内容 二 填写盒内备考表 盒内文件情况说明 主要用于填写 本盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等需要说明的情况 如无上述情况 可不填写 整理人 填写归档文件材料整理归档 人的姓名 日期 填写归档的年 月 日 三 案卷的装订 卷内文件材料要去掉金属物 对破损的 文件材料应按裱糊技术的要求托裱 字迹模糊的应复制并与原 6 件一并存档