设备采购控制程序

北京金州工程有限公司北京金州工程有限公司 Beijing Golden State Engineering Co Ltd 设设 备备 采采 购购 控控 制制 程程 序序 Process Control of Equipment Procurement materials 编制部门 水务部编制部门 水务部 编制日期 二零零四年六月编制日期 二零零四年六月 北北京京金金州州工工程程有有限限公公司司 B Be ei iJ Ji in ng g G Go ol ld de en n S St ta at te e E En ng gi in ne ee er ri in ng g C Co o L Lt td d 第 2 页 共 18 页 目目 录录 一 一 管理原则管理原则 二 二 设备采购程序设备采购程序 三 三 设备付款程序设备付款程序 四 四 设备采购质量设备采购质量管管理程序理程序 五 五 相关文件相关文件 六 六 质量记质量记录录 相相关表格 关表格 北北京京金金州州工工程程有有限限公公司司 B Be ei iJ Ji in ng g G Go ol ld de en n S St ta at te e E En ng gi in ne ee er ri in ng g C Co o L Lt td d 第 3 页 共 18 页 一 管理原则一 管理原则 规范采购程序 提高设备质量 降低工程成本 完善的售后服务和质量保证 二 设备采购程序二 设备采购程序 规范采购程序 提高设备质量 降低工程成本 设备采购应严守以下程序 1 1 确定采购范围和编制采购计划 确定采购范围和编制采购计划 2 2 编制供货厂商列表 询价及评审 获得业主认可 编制供货厂商列表 询价及评审 获得业主认可 主合同 采购清单 项目采购程序 采购计划项目经理批准 计划 采购经理编制 计划 公司厂商名录非公司名录的厂商 项目供货厂商列表采购工程师设计 采购 项目管理人员 询价文件 采购经理编制 设计提供设计文件 技术规范 报价文件 设备厂商 综合评审报告设计部门技术评审 评比水务部 采购 项目经理商务评审 初拟定设备供货商 业主认可项目经理提交 北北京京金金州州工工程程有有限限公公司司 B Be ei iJ Ji in ng g G Go ol ld de en n S St ta at te e E En ng gi in ne ee er ri in ng g C Co o L Lt td d 第 4 页 共 18 页 3 3 供货商澄清会 合同评审及签订 供货商澄清会 合同评审及签订 4 4 与厂商协调 车间检验 试验 现场检验和验收 与厂商协调 车间检验 试验 现场检验和验收 设备厂商澄清会设计的技术澄清采购及项目的商务澄清 订货版文件设计订货版文件采购及项目订货版商务文件 合同评审 主管领导 主管的部门经理 财务及公司相关部门 法律部门 签订合同供货厂商采购经理或项目经理 厂商设计协调会 设计部门 供货厂商 项目经理 采购部门 生产计划进度采购负责人供货厂商 检验通知单采购负责人供货厂商 车间检验 测试 供货厂商检试验人员 设计部门专业负责人 采购部门工程师 业主工程师 出厂 发货运输供货厂商 接收 现场开箱检验与交接 供货厂商 安装分包方 业主 采购负责人 项目经理部 北北京京金金州州工工程程有有限限公公司司 B Be ei iJ Ji in ng g G Go ol ld de en n S St ta at te e E En ng gi in ne ee er ri in ng g C Co o L Lt td d 第 5 页 共 18 页 5 5 设备安装 现场测试及单机验收报告 设备安装 现场测试及单机验收报告 三 设备付款程序三 设备付款程序 设备安装供货厂商工程师 设备安装分包商 项目经理部 单机试车 供货厂商工程师 业主 设备安装分包商 项目经理部 设备验收报告业主 设备供应商 项目经理部 项目经理部提交用款计划 设备采购部门审批 财务部门审批 主管领导审批 付款 北北京京金金州州工工程程有有限限公公司司 B Be ei iJ Ji in ng g G Go ol ld de en n S St ta at te e E En ng gi in ne ee er ri in ng g C Co o L Lt td d 第 6 页 共 18 页 四 设备采购质量管理四 设备采购质量管理 设备采购质量管理的五个环节包括 设备采购的前期准备 设备选型 设计评审等 设备分承包商的选择与订货 设备制造过程中的监制与检验 库场保管 安装调试和试运行 检验的现场服务等 为保证设备质量自始至终得以控制 不断提高 设备采购部必须将质量管理的五个环节 活动贯穿于设备供应管理的全过程 不仅加强对设备订货 制造过程 到货等环节的质量控 制 而且要做好定货前期和设备的现场服务工作 1 设备采购的前期准备设备采购的前期准备 1 1 编制设备采购单编制设备采购单 A 设备采购单 由设计部门负责编制 设计部门提出 设备采购单 设备采购部应 与设计部密切联系 参与设计审核 对设备选型及设备清单及时提出意见 为确保 设备质量及采购利润创造先决条件 B 设备采购单 应标明设备详细技术参数 名称 数量和材质 不允许在图纸上或 以书面形式指定唯一设备厂家 对于需预先确定设备尺寸才能进行设计的设备 也 不允许在图纸上注明厂家 只能与设备采购部进行沟通 并做好保密工作 C 对于复杂设备的技术要求 应以 设备采购单 附件的形式提出 D 对于非标设备 应绘制详细加工图纸 E 对于业主要求 如指定厂家 材质 国产或进口 备品备件等 应在 设备采购单 中标明 F 所有采购单均应经编制 校对 审核签字后方能发出 G 项目经理应对设计部项目负责人提供的 设备采购单 进行复核 并提供 设备采 购预算 给设备采购部 1 21 2 设备采购部接受采购单设备采购部接受采购单 A 设备采购部接收 设备采购单 后 应根据设计图纸对采购单进行核对 确认无误 后方可进入下一道程序 B 如 设备采购单 未满足采购要求 应就相关问题请设计人员明确 对于相关变更 应形成文字记录作为 设备采购单 附件留存 C 项目经理提交的 设备采购预算 应当作为设备采购部实施设备采购的依据 北北京京金金州州工工程程有有限限公公司司 B Be ei iJ Ji in ng g G Go ol ld de en n S St ta at te e E En ng gi in ne ee er ri in ng g C Co o L Lt td d 第 7 页 共 18 页 1 31 3 采购前期准备采购前期准备 A 设备采购部应及时进行采购前期的实际调查工作 分析 研究各种影响设备供应的 有关因素 特别是大型主体设备以及技术复杂 制造周期长的设备 在保证设备质 量的前提下 确保设备供应计划与项目进度计划相衔接 保证项目按进度计划实施 B 避免三边工程 边设计 边施工 边订货 的产生 以减少失误 降低风险 确保 设备质量 2 设备分承包商的选择和订货设备分承包商的选择和订货 订货步骤 发出设备材料询价书 组织报价 议标或谈判 签定订货合同及技术协议 2 12 1 设备招标设备招标 招标形式 公开招标 邀请招标及谈判招标等 招标原则 程序公开 公平竞争 符合惯例 机会均等 1 设备招标由设备采购部完成 2 采购人员根据采购单 编制 设备招标书 或 设备材料询价书 3 设备采购部在 合格分承包商 名录中对各类设备至少选择 3 家厂商 将 设备 材料询价书 传递厂家 进行招标 4 可以传真和当面提交方式发出 设备招标书 或 设备材料询价书 厂家必须 以 文字形式回复 对于厂家回复文件应存档 5 对于专业要求较强的设备 如电气 自控设备 应由设计人员共同对厂商进行 技 术交底 并形成记录存档 6 对于复杂设备或首次选用的主要设备 设备采购部应会同项目经理 设计部和最 终用 户共同对设备供货商进行考察 并形成考察报告 7 首次询价结束后 设备采购部应汇总形成 设备询价情况表 在此阶段 设备采购单 及附件 设备招标书 或 设备材料询价书 厂商 报价单 设备询价情况表 为此阶段留存的设备采购基础资料 北北京京金金州州工工程程有有限限公公司司 B Be ei iJ Ji in ng g G Go ol ld de en n S St ta at te e E En ng gi in ne ee er ri in ng g C Co o L Lt td d 第 8 页 共 18 页 2 22 2 合同谈判 合同谈判 1 首轮谈判 A 首轮谈判由设备采购部进行 B 对于谈判结果应形成记录 填写 合同谈判记录 内容应包括价格 付款方 式 到货周期及相关技术材质情况等 设备招标书 或 设备材料询价书 中所涉及的问题 并提出综合评价意见 提交项目经理 2 项目经理谈判审批 由项目经理根据设备采购部提交文件 与设备分承包商谈判 并在 采购审批单 记录谈判结果并签署意见 3 总经理核准 由总经理根据项目成本和项目资金情况对项目经理提交的谈判结果进行审核 符 合 在 采购审批单 上签字交项目经理签定合同 不符合 总经理责成项目经理与 供货商进行谈判至满足要求后 在 采购审批单 签字交项目经理签定合同 4 如单项合同价款超出项目经理批准权限 则根据设备采购程序规定 继续实施总 经理审批程序 并依据最终批准结果签定设备采购合同 2 32 3 合同签定 合同签定 1 合同起草 合同起草由设备采购部根据最终审批结果进行 设备采购部在合同联系人一栏签字 合同内容应一经书就 生效即具有法律效力 受法律保护 合同执行过程中如发生技术 或商务方面的问题 应正式行文通知对方 共同商定处理意见 2 合同签署 由项目经理对合同文本进行审核 并在委托代理人处签字 3 盖合同章 项目经理签字后 由人事行政部负责合同盖章 2 42 4 合同管理 合同管理 1 设备采购合同 正本及 采购审批单 原件由人事行政部负责存档 2 项目经理 设备采购部 财务部留存合同复印件 3 设备采购单 设备招标书 或 设备材料询价书 厂商报价单 合同谈 判记录 采购审批单 等原始资料由设备采购部和项目经理各保存一份 北北京京金金州州工工程程有有限限公公司司 B Be ei iJ Ji in ng g G Go ol ld de en n S St ta at te e E En ng gi in ne ee er ri in ng g C Co o L Lt td d 第 9 页 共 18 页 4 设备采购部应按照工程项目分别建立 设备台帐 2 52 5 设备款支付设备款支付 1 项目经理根据设备采购合同和工程进度计划 编制付款计划 2 根据付款计划 设备采购部审核设备拨款单 提交财务总监 3 财务总监根据资金状况 统筹安排 4 设备采购部需留存设备拨款的相关凭证复印件 2 62 6 设备催交设备催交 由设备采购部负责设备日常的催交工作 并根据需要向项目经理和工程管理部提 交设备计划到场日期 以便工程总体进度的协调 3 设备监制和验收设备监制和验收 3 13 1 设备监制程序设备监制程序 当根据合同及相关的技术规定 如技术协议 标准或制造图纸等的规定 需要对设备 进行监制时 由设备采购部指派监制人员 监制人员应向公司有关部门定期或不定期 提交书面报告和监制记录 3 23 2 设备验收程序设备验收程序 1 合同签定后 由设备采购部向工程现场代表提交 采购设备技术清 单 主要内容包括型号 数量 配件及合同到货日期 2 设备到场后 由项目经理授权人员根据 采购设备技术清单 和 厂商装箱单 对到场设备进行开箱检验 并填写 开箱检查单 3 设备随箱文件由现场代表登记保存 3 33 3 验收内容验收内容 包括验收 核对凭证和检验实物三个方面的工作 3 3 1 验收准备 1 编制验收计划组织验收人员 对重点设备 成套设备或大批量设备的开箱验收 必须编 制验收计划 如需设计 施工 使用部门以及供方代表参加开箱验收者 应预先按计 划通知 有组织进行 2 准备相应的检验工具和开箱工具 所有检验工具 量具 必须事先检查校正 保证准 确 北北京京金金州州工工程程有有限限公公司司 B Be ei iJ Ji in ng g G Go ol ld de en n S St ta at te e E En ng gi in ne ee er ri in ng g C Co o L Lt td d 第 10 页 共 18 页 3 收集整理 熟悉检验凭证和有关资料 4 对设备验收后的维护保管预先做出合理安排 尤其是重要设备 成套设备和大批量的设 备 如确定存放地点 保管方法 计算和准备搬运装卸设备 工具及人力等 对特殊 设备需准备防护设施 3 3 2 核对资料 凭证 凡到货及入库设备必须核对下列凭证和资料 1 订货合同 有关的监制报告 出厂会检记录等 2 供方单位提供的质量证明书 合格证 装箱单 图纸 发货明细单等 3 运输部门提供的运单 如在到货入库前或运输途中发生设备残损等情况时 应有商务记 录或承运单位的货运记录 4 国内供货部分 其质量要求有国家或行业统一规定的标准者 应该对国家或部门 行业 标准 3 3 3 检验实物 核对资料 证件都相符后 再进行实物检验 检验人员一般负责外观质量和数量 的检验 对于设备的内在质量和性能的检验 验收人员应配合专业检验人员和有关 各方共同进行 必要情况下 如需进行通电试验 耐压试验 绝缘检测 探伤 材 质化验 金相检验等现场不能进行的测试项目时 须联系专业检验单位进行 对于不合格的设备 要与质量合格的分开 并做好识别标记 以待进一步处理 3 43 4 拒付 退货 索赔拒付 退货 索赔 在验收中 当发现到货设备型号规格不符 数量不足 配套件短缺 技术资料不齐 和质量不合格等问题时 验收人员应及时做好验收记录并上报 设备供应部门拒此 与供方单位或承运部门进行交涉 提出拒付 补交 赔偿 退货 换货等要求 特 别对进口设备 更要按合同规定严格检验 不可掉以轻心 对外索赔 经开箱检验确认的设备质量问题或其它问题 需据实完成书面检验记录 由需方 检验代表与外商代表谈判 明确产生问题的责任方 商定处理方案 对外索赔须在 一定期限内向责任方提出 这个期限应在订货合同 运输合同或保险合同内规定 逾期责任方可以不受理 因此 进口设备的检验工作一定要在规定日期内完成 避 免超过索赔期限而遭受不应有的损失 北北京京金金州州工工程程有有限限公公司司 B Be ei iJ Ji in ng g G Go ol ld de en n S St ta at te e E En ng gi in ne ee er ri in ng g C Co o L Lt td d 第 11 页 共 18 页 4 库场保管 库场保管 经过开箱检验合格的设备 由验收人员填写入库单 并附上检验记录 产品合格证 装 箱单 图纸等有关资料凭证 一并交保管人员 以证实该设备已检验合格 可入库保管 仓库是设备集中保管的重地 对设备安全和质量保护关系重大 设备仓库必须达到四个基本 要求 即 帐物相符 合理存放 科学保管 精心维护 设备完好 制度健全执行严格 5 设备安装和试运行检验的现场服务 设备安装和试运行检验的现场服务 设备安装过程中 应由设备采购部根据进度情况 及时通知供货商到现场指导安装 主要任务是 1 参加现场的例会 具体了解进度 密切配合设计 施工 使用方对施工过程中出现的设 备质量和其他问题研究处理方案并负责实施 2 参加安装合同的谈判 3 对各承制厂派驻现场的服务人员进行组织协调 协同进行技术服务 并督促完成质量处 理任务 4 对安装中发现的缺损件和其他急需的补定件进行核实 申报和催办 5 参加设备调试 单机试车 联动试车和竣工验收 深入掌握有关情况和问题 6 及时向设备供应部门 项目经理报告重大设备质量问题 为向承制厂反馈信息 进行总 结评估提供材料 查看现场实际情况并征求各方意见 确定处理意见 由责任方处 理问题 检查处理情况 组织有关各方做好验收工作并做好质量记录 7 对存放在现场待安装设备的保管情况进行监督 五 五 相关文件相关文件 项目管理制度 六 质量记录六 质量记录 E 1 设备到货验收单 E 2 设备 材料 分承包方评价表 北北京京金金州州工工程程有有限限公公司司 B Be ei iJ Ji in ng g G Go ol ld de en n S St ta at te e E En ng gi in ne ee er ri in ng g C Co o L Lt td d 第 12 页 共 18 页 E 3 合格供方名录 E 4 不合格供方名录 E 5 采购计划表 E 6 设备采购合同评审表 设设 备备 到到 货货 验验 收收 单单 E 1E 1 项目名称编号 日期 合同编号 项设备名称规格型号 随机附 件 备品备 件单位数量 1 2 3 4 5 6 7 8 检验情况 请依据设备采购合同核对设备型号 数量 外观 材质 检查设 备装箱单 材质单 合格证 使用说明书等随机文件是否齐全 并检查设备外 包装是否完整 设备供方代表 设备需方代表 现场监理代表 北北京京金金州州工工程程有有限限公公司司 B Be ei iJ Ji in ng g G Go ol ld de en n S St ta at te e E En ng gi in ne ee er ri in ng g C Co o L Lt td d 第 13 页 共 18 页 业主代表 设备 材料 分承包方评价表设备 材料 分承包方评价表 E 2E 2 厂商名称建 厂 时 间 地 址产品运输方式 设备种类 产品特点 最近三年产值利润状况 年份产值销售额利润财政状况 质量体系 质 量保证措施 资信状况 试验检验手段 售后服务 采购部意见 年 月 日 项目经理 年 月 日 北北京京金金州州工工程程有有限限公公司司 B Be ei iJ Ji in ng g G Go ol ld de en n S St ta at te e E En ng gi in ne ee er ri in ng g C Co o L Lt td d 第 14 页 共 18 页 合格供方名录合格供方名录 E E 3 3 序号企业