如何建立数据透视表

1 建立数据透视表 图 的目的 数据透视表能帮助用户分析 组织数据 利用它可以 很快地从不同角度对数据进行分类汇总 首先应该明确的是 不是所有工作表都有建立数据透视表 图 的必要 记录数量众多 以流水帐形式记录 结构复杂的工作表 为了 将其中的一些内在规 律显现出来 可将工作表重新组合并添加算法 即 建立数据透视表 图 例如 有一张工作表 是一个大公司员工 姓名 性别 出生年月 所在部门 工作 时间 政治面貌 学历 技术职称 任职时间 毕业院校 毕业时间等 信息一览表 不 但 字段 列 多 且记录 行 数众多 为此 需要建立数据透视表 以便将一些内在 规律显现出来 2 创建数据透视表 将光标移入需建立数据透视表的工作表中 然后单击 数据 数 据透视表和图表报告 数据透视表和数据透视图向导 3 步骤 1 对话框上 单击 下一步 选用默认选项 Microsoft Excel 数据清单或数据库 在 数据透视表和数据透视图向导 3 步骤 2 对话框上 选定区域 框中 已经自动 选定工作表的 整个 数据区域 单击 下一步 在 数据透视表和数据透视图向导 3 步骤 3 对话框上 选用默认选项 新建工作 表 在当前工作的左侧创建一个新工作表 这样做 可以保证原始数据的安全以及可利用 性 单击 完成 后 一张新工作表 数据表 下图所示 即出现在当前工作的左侧 3 设置数据表中数据的关系 3 1 数据表上 几个区域的设定方法 1 请将行字段拖至 此处 相当于 左端标题行 将作为横向分类依据的字段 从 数据透视表 工具栏上拖 至此处 例如 将 所在部门 字段拖至此处 2 请将列字段拖至此处 相当于 顶端标题行 将作为纵向分类依据的字段 从 数据透视表 工具栏上拖至此处 拖至此处的字段是计数的 依据 例如 将 性别 字段拖至此处 计数的依据就是 男 和 女 两项 3 请将数据项拖至此处 相当于 普通数据区 将作为统计依据的字段 从 数据 透视表 工具栏上拖至此处 拖入该区中的字段 Excel 将用某种算法 对其进行计算 然后将计算结果 汇总数值 显示出来 如何设置算法见 3 2 4 请将页字段拖至此处 将作为分类显示 筛选 依据的字段 从 数据透视表 工 具栏上拖至此处 可以将一个或多个字段拖至此处 此区域中的字段是分类筛选的 首要 条件 例如 将 政治面貌 字段拖至此处 然后在其中 选择 党员 则下方表格中 只统计 党员 有 关的情况 提示 顶端标题行 和 页字段 区中 均可有多个字段 3 2 透视分析数据 改变透视表内部的透视关系 从不同的角度查看数据之间的内在关 系 主要包括 改变透视关系 添加或删除项目以及数据更新 1 改变透视关系 更改各区域中的放置字段 或改变字段的分组条件即可以改变透视关系 添加字段的方法上面已经介绍过了 删除方法 是将需删除字段拖出数据表区域即可 改变字段分组条件的方法 单击字段名右侧的三角形按钮 然后单击下拉式列表菜单 上的相应条件 2 改变统计字段的算法 双击透视表左上角的统计字段名 打开 数据透视表字段 对话框 右图 在 汇总方式 框内 选定所需的算法 然后单击 确定 提示 对日期型字段求和时 以 1990 年 1 月 1 日起算 3 透视表的更新 若原工作表中的数据 含标题行 字段名 更改后 透视表作相应更新的方法 默认情况下 当重新打开工作薄时 透视表数据将自动更新 在不重新打开工作薄的情况下 在原工作表的数据更改后 在透视表中单击 数据透视 表 工具栏上的 更新数据 按钮即可 提示 普通数据更改后 单击 更新数据 按钮后 即可完成更新 若更改了已经拖入 透视表中的字段名 则该字段将从透视中删除 需要重新添加 4 透视图