财务档案管理制度

财务档案管理制度 第 1 页 共 9 页 财务档案管理制度财务档案管理制度 一 目的 一 目的 为了加强公司财务档案的科学管理 建立 健全财务档案的管理制度 完 善财务档案管理工作 使其规范化 系统化 特制定本制度 二 适用范围二 适用范围 本制度适用于集团公司 子公司及实际控制企业 三 档案管理职责三 档案管理职责 财务部负责档案的整理 编号 归档 借阅等 对财务会计档案的安全 完整 保密负责 对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理 四 财务档案定义四 财务档案定义 财务档案是专业档案的一种 它是经济活动的历史记录和经营效果的综合 反映 也是开展经济活动 进行经济分析研究的重要依据和参考资料 五 财务档案的分类五 财务档案的分类 财务档案分为内部留存财务资料档案 对外报送财务资料档案与外部专业 机构提供的专业报告档案 一 内部留存财务资料 内部留存财务资料分为会计核算档案 财务管理档案 客户资料档案以及 其他财务档案四类 1 会计核算档案范围 会计核算档案包含会计凭证 会计账簿 会计报表以及其他会计核算资料 会计凭证 会计凭证是记录经济业务 明确经济责任的书面证明 它包括记账凭证 记账凭证汇总表 银行对账单 银行存款余额调节表 资金盘点表等 财务档案管理制度 第 2 页 共 9 页 会计账簿 会计账簿是一定格式 相互联结的账页组成 以会计凭证为依据 全面 连续 系统地记录各项经济业务的簿籍 它包括按会计科目设置的总分类账 明细分类账 现金日记账 银行存款日记账等 会计报表 财务报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件 按时间可以 分为月度会计报表 季度会计报表 中期会计报表以及年度会计报表 包括四 表一注 资产负债表 利润表 现金流量表 所有者权益变动表以及财务报表 附注 以及其他内部报表等 其他会计核算资料 包括企业所得税汇算清缴底稿 审计调整数据底稿 对外开具的各类发票 收据存根 会计档案移交清册 保管清册 销毁清册 财务情况说明等 2 财务管理档案 预算资料 包括公司总部及下属公司编制和上报的季度 半年度 年度 预算及预算执行情况表以及公司各职能部门年度费用预算表 财务分析报告 包括公司总部及下属公司编制和上报的季度 半年度 年度财务分析报告 税收筹划报告 是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的税收 筹划报告 投资分析报告 是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的项目 投资分析报告 融资分析报告 是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的融资 计划分析报告 3 客户档案 是否由财务部管理待商榷 包括本公司与客户签订的业务合同 客户基本资料 与该客户有关的文书 等 4 其他财务档案 主要指银行流水 业务合同 财务制度文本 会议纪要 银行开 销户审批 及资料 税务事项通知书 关联公司上报资料 公司内部培训资料等 财务档案管理制度 第 3 页 共 9 页 二 对外报送财务资料 1 对金融机构 主要指对银行等金融机构报送的融资类 按揭准入类资料 以及后续报送资料 2 对税务局 主要指对税务局报送的纳税申报表 财务报表 重点税源报 表 减免税申请 手续费返还申请 财务情况说明 纳税说明等 3 对统计局 主要指对统计局报送的企业基本信息表及财务数据 4 对社会公众 若有 主要指公司上市后对社会公众披露的财务报表报 告以及发布的各类通知文书 对外部单位报送的资料需全部存档 特别是加盖了公司印章的资料 以备 查阅 三 外部专业机构提供的专业报告 主要指公司聘请的外部专业机构提供的专业性报告 如年度审计报告 专 项审计报告 财务尽职调查报告 资产评估报告 企业所得税汇算清缴报告 房屋测绘报告等 专业报告可能是对外的 也可能是对内的 六 财务档案的管理要求六 财务档案的管理要求 一 分类管理 财务资料归档前应先分类 再按照类别有序地放进档案 盒 档案柜中 归档前应仔细检查资料 降低归类错误的可能性 二 及时归档 财务资料形成后应及时归档 避免资料混杂 遗漏 特别 是对外报送资料 报送完毕后应立即归档 三 在职责 权限范围内归档 因各财务人员职责不一 权限不一 部 分财务资料开放程度不一 故每人只需且必须对自己经手的财务档案归档并进 行保管 七 财务档案的装订 归档和保管七 财务档案的装订 归档和保管 除了已经装订成册的文本外 如外部机构提供的专业报告 合同 收据存 根联等 其他财务资料必须装订成册 各财务资料装订时间不一 会计凭证 每月装订一次 次月 10 日前完成上月凭证装订 装订好的凭证按年分月妥善保 管 除了会计凭证外 其他财务档案平时需做好归档工作 每年度最少装订一 财务档案管理制度 第 4 页 共 9 页 次 次年 2 月前完成上年度资料的装订 一 会计凭证的装订 1 会计凭证装订前的准备工作 整理检查每一个凭证要件是否齐全 要件是否按序排列 付款凭证要件 排列顺序为 记账凭证 审批单 发票 合同及其他附件 银行回单 收款凭 证要件排列顺序为 记账凭证 其他附件 银行回单 计提类凭证及调整类凭 证的附件为 记账凭证 附件 本月记账凭证明细表应放置于第一笔凭证前面 银行对账单 现金盘点表 银行存款余额调节表应置于最后一张会计凭证后面 随凭证一起装订 装订前要件需齐全 若有极个别要件不齐却必须装订的 需 在相应位置放置空白粘贴单 做好记录 并在要件到达后立即粘贴上去 检查凭证是否按序排列 如有颠倒要重新放置 发现缺号要查明原因 摘除凭证内的金属物 如订书钉 大头针 回形针 对大的张页或附 件要折叠成同记账凭证大小 尽量避开装订线 以便翻阅保持数字完整 2 会计凭证装订时的要求 装订应尽可能缩小所占面积 使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露 面 以便于事后查阅 A5 版凭证应沿凭证包角装订线内侧打两孔进行装订 A4 版凭证应于凭证左侧 1 5 厘米处均匀打三孔进行装订 装订凭证厚度一般为 2 3 厘米 需装订牢固 美观大方 A5 版凭证装订 时可采用硬纸板垫角 凭证外面要加牛皮纸封面 封面规格应略大于记账凭证 3 会计凭证装订后的注意事项 每本凭证封面上填写好公司名称或项目名称 凭证期间 凭证种类 起 止号码 凭证张数等信息 包角上填写期间与起止凭证号信息 将全部会计凭证按年编号 于包角显眼处写上本凭证编号 按编号顺序 入柜 以便调阅与检查凭证是否遗失 二 会计账簿的装订 1 现金日记账 银行存款日记账的装订 现金日记账与银行存款日记账若 是采用纸质账簿进行登记 则无需装订 会计年度终了将账簿归档保管 现金 日记账与银行存款日记账若是采用电子账簿进行登记 需年度终了后打印出来 财务档案管理制度 第 5 页 共 9 页 装订成册 2 总账与明细分类账的装订 会计年度终了两个月内 会计需将上年度总 账 各明细分类账 重要客商往来明细账 关联方往来明细表打印出来 装订 成册 3 装订要求 明细分类账应按科目顺序 时间顺序排列 总账在前 明细账在后 客 商与关联方往来单独装订 装订前加上前后牛皮纸封面 于账簿左侧 1 5 厘米 处均匀打三孔进行装订 每册厚度约为 2 3 厘米 会计账簿应牢固 平整 不得有折角 缺角 错页 掉页的现象 封面应齐全 平整 注明所属年度及账簿名称 三 会计报表的装订 会计报表应按月份排列 每月报表的放置顺序为资产负债表 利润表 现 金流量表 所有者权益变动表 若有 财务报表附注或者财务说明 公司内 部报表 装订要求参见会计账簿的装订要求 四 其他财务档案的装订 原则上其他财务档案平时做好分类保管工作 一年一装订 若是财务资料 是针对某专项的 如为银行某一笔贷款提供的资料 需事项结束后及时装订 装订前应仔细检查待装订资料 确保所有资料准确地放入所属类别 按照先后 顺序排列 无遗漏现象 具体装订要求参见会计账簿的装订要求 厚度较薄的 可直接用订书钉装订 五 财务档案的归档 财务资料装订好后应分门别类 编号后装入档案盒 编号应和明细清单一 致 若资料较少 同一档案盒可装入不同类别的资料 档案盒侧面应贴上标签 注明盒内资料的名称 标签名称应采用打印方式 档案盒内放置本档案盒保管 资料的明细清单 档案分年度归档 每个档案盒都应编号 编号及其装置内容 应录入电子表格形成完整的索引目录 以便后期查找 六 特殊合同的管理 1 特殊合同的范围 特殊合同指在法律上存在一定风险的合同 具体如阴阳合同 挂靠协议类 财务档案管理制度 第 6 页 共 9 页 敏感合同 2 特殊合同的管理 阴阳合同 阴阳合同指合同当事人就同一事项订立两份以上的内容不相 同的合同 一份对内 一份对外 其中对外的一份并不是双方真实意思表示 对内的一份则是双方真实意思表示 资料管理人应在收到阴阳合同后向合同签 订人确认合同的内外属性 并在合同右上角用铅笔标注特定字符 资料管理人 应当建立阴阳合同台账 明确内外合同的差异 以及通过台账对阴阳合同做统 一管理 登记台站后 对外合同应当放置到财务经理指定的 专门的档案盒进 行保管 对内合同则放入普通合同进行保管 合同归档前 内外合同应交由财 务经理审阅 若阴阳合同涉及工程结算 结算书也应有阴阳两份 对外结算书 应与对外合同一同保管 挂靠协议 挂靠行为指一个施工企业允许他人在一定期间内使用自己企 业名义对外承接工程的行为 一般而言挂靠协议约定了承接工程的具体内容 挂靠期间与挂靠管理费等 为特殊合同 资料管理人应当建立挂靠协议台账 收到挂靠协议后应立即登记台账 并告知财务主管或财务经理 将协议放进财 务经理指定的档案盒进行保管 七 税务事项通知书的管理 财务人员收到税务事项通知书后 应该及时告知财务主管 回执联应填写 回执日期后盖章再返还税务局 税务事项通知书应当单独存档 八 财务档案的备份制度 除了会计凭证外 其他的财务档案需同时保留电子档与纸质档 电子档应 每月或每季度拷贝至移动硬盘进行保存 九 财务档案的保管要求 1 档案室应选择在干燥防水的地方 并远离易燃品堆放地 周围应备有防 火器材 2 档案应放在专用的铁皮档案柜里 按顺序码放整齐 以便查找 3 档案室内应经常保持清洁卫生 以防虫蛀鼠咬 4 档案室保持通风透光 并有适当的空间 通道和查阅的地方 以利查阅 并防止潮湿 财务档案管理制度 第 7 页 共 9 页 5 设置归档登记簿 档案借阅簿 严防毁坏损失 散失和泄密 6 会计电算化档案保管要注意防盗 防磁等安全措施 十 档案保管期限 1 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 15 年 2 银行存款余额调节表和银行对账单 5 年 3 日记账 15 年 其中 现金和银行存款日记账 25 年 4 明细账 总账 辅助账 15 年 5 固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5 年 6 主要财务指标报表 包括文字分析 3 年 7 月 季度会计报表 包括文字分析 5 年 8 年度会计报表 包括文字分析 永久 9 会计档案保管清册及销毁清册永久 10 主要财务会计文件 合同 协议 永久 八 财务档案的借阅八 财务档案的借阅 一 财务档案为本单位所利用 原则上不得借出 有特殊需要须经单位领 导 财务负责人批准 二 外部借阅会计档案时 应持有单位正式介绍信 经会计主管人员或 单位领导人批准后 方可办理借阅手续 借阅人应填写档案借阅登记簿 将借 阅人姓名 日期 内容等情况登记清楚 三 本单位其他部门人员需要档案资料 在报批后由档案管理人员陪同 翻阅或者复印 四 借阅会计档案人员不得在案卷中乱画 标记 拆散原卷册 也不得 涂改抽换 携带外出或复制原件 如有特殊情况 须经领导批准后方能携带外 出或复制原件 九 财务档案的销毁九 财务档案的销毁 一 会计档案保管期满 需要销毁时由档案保管人员提出销毁意见 会 同财务部门共同鉴定 编造会计档案销毁清册 经公司领导审查批准后方可予 财务档案管理制度 第 8 页 共 9 页 以销毁 二 会计档案保管期满 但其中未了结的债权债务的原始凭证 应单独 抽出 由档案部门保管到结清债权债务时为止 三 销毁档案前 应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对 销 毁会计档案时应由档案保管人员和财会部门共同派员监销 会计档案销毁后经 办人在 销毁清册 上签章 注明 已销毁 字样和销毁日期 以示负责 同 时将监销情况写出书面报告档案备查 本制度解释权与修订权归财务部所有 财务档案管理制度 第 9 页 共 9 页 附件 附件 序号归类档案名称公司类别所属公司数量保管人职位保管地点