XX应急值守系统需求规格说明书 系统策划

远望应急值守系统远望应急值守系统 需需 求求 确确 认认 深圳市龙岗远望软件技术有限公司深圳市龙岗远望软件技术有限公司 目目 录录 第一章 引 言 4 1 1 编写目的 4 1 2 项目背景 4 1 3 术语定义 4 1 4 参考资料 4 第二章 系统概述 5 2 1 远望应急值守系统建设目标 5 2 2 远望应急值守系统功能 5 2 3 远望应急值守系统性能 5 第三章 系统的运行环境 6 3 1 系统的软 硬件环境要求 6 第四章 系统的登录与退出 6 4 1 用户登录 6 4 2 用户退出 8 第五章 用户界面和基本操作 10 5 1 工具栏 10 5 2 功能菜单栏 11 5 3 工作区 11 5 4 导航栏 11 第六章 应急值守系统 13 6 1 值班工作 13 6 1 1 值班记录 13 6 1 2 排班管理 18 6 1 3 查看排班 20 6 1 4 值班周报 22 6 1 5 值班专报 23 6 2 事件处理 23 6 2 1 事件查看 23 6 2 2 事件信息查看 25 6 2 3 事件处置 26 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 第 III 页 III 远望应急值守系统 6 2 4 事件报送 27 6 2 5 事件归档 29 6 2 6 添加事件 29 6 3 明白卡信息 31 6 3 1 文挡管理 31 6 3 2 上传文档 33 6 3 3 导入文档 34 6 3 4 查看 编辑 删除文档 35 6 3 5 下载文档 37 6 4 通讯管理 39 6 4 1 调度台 39 6 4 2 传真管理 77 6 4 3 传真任务 91 6 4 4 通讯查询 96 第七章 需求签字确认 100 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 第 4 页 4 远望应急值守系统 第一章第一章 引引 言言 1 11 1 编写目的编写目的 详细说明远望应急值守系统安装配置及系统的功能说明 提供给 系统用户作为对本系统的需求确认过程文档 1 21 2 项目项目背景背景 中文名称 远望应急值守系统 简称 YWDUTY 版本号 V3 0 系统提出者 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 系统开发者 深圳市龙岗远望软件技术有限公司开发一部 1 31 3 术语定义术语定义 用户 根据单位岗位 职能范围定义不同权限的系统登录用户 权限 根据单位岗位 职能范围定义不同的权限 角色 是相关权限的集合 1 41 4 参考资料参考资料 无 1 5 备注备注 本系统为保障涉及的人员和单位的隐私权 敏感信息均已涂黑 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 第 5 页 5 远望应急值守系统 第二章第二章 系统概述系统概述 2 12 1 远望应急值守远望应急值守系统建设目标系统建设目标 实现无纸化值班 值班通讯录 提高值班工作效率 实现预案数字化 事件处置自动化 提高值班室通讯 调度 值班工作的效率 使其工作统一 便捷 有序化 2 22 2 远望应急值守远望应急值守系统功能系统功能 远望应急值守系统 以下简称 YWDUTY 系统 是基于远望基础平台开发的系统 有 通讯 值班 事件处置等模块组成 一 远望应急值守系统 通讯管理模块 是为 HECS 系统软件本身提供支撑的系统 只有系统管理 员才具有使用的权限 该模块包括组织结构管理 组织机构管理 机构人 员 值班工作模块 包括调度台 排班 通讯管理等功能 事件处置模块 是整个 YWDUTY 的核心部分 负责处理突发事件 突发事 件发生后 系统首先根据突发事件的情况进行分类分级 查找到与之相对 应的预案供启动 此时 系统会显示详细的处理该突发事件所需要的应急 资源 指挥员可以按照预案的规定进行指挥和调度 预案设置模块 是整个 YWDUTY 和应急处置的资源来源 负责管理整个系 统所用到的资源 包括突发事件的预案管理 法律法规管理等 2 32 3 远望应急值守远望应急值守系统性能系统性能 数据精确度 在输入 输出及处理数据的精度上做了严格的处理 时间特性 如响应时间 处理时间 数据传输时间等方面做出较大的改善 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 第 6 页 6 远望应急值守系统 灵活性 在操作方式上做出了大的改善 在运行环境中提高了变更时软件的 适应能力 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 第 7 页 7 远望应急值守系统 第三章第三章 系统的运行环境系统的运行环境 3 13 1 系统系统的软 硬件环境要求的软 硬件环境要求 系统的开发平台 系统采用 B S 方式 以 Web 方式浏览 发布数据 以 Java 平台技术架构进行开发 以保证本软件的先进性 可靠性 web 服务器端操作系统 Microsoft Windows 2003 server 客户端操作系统 Microsoft Windows 2000 XP 2003 数据库 Oracle 10g 客户端浏览器 Internet Explore 6 0 系统在网络下运行 不存在单机版 因为无法访问网络下的数据库 第四章第四章 系统的登录与退出系统的登录与退出 4 14 1 用户登用户登录录 打开 IE 浏览器 在地址栏中输入地址 http 服务器名称 9080 ywduty 即 可进入远望应急值守系统登录界面 如下图 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 第 8 页 8 远望应急值守系统 图 4 01 系统登录界面 在登录界面中输入用户帐号和用户密码即可进入系统的主界面 用户账号包括两部分规则组成 企业用户由企业法人机构代码组成 政府监管单位由用户名字全拼组成 如存在同名 用户账号可以加 01 等顺序号来替代 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 第 9 页 9 远望应急值守系统 图 4 02 系统用户主界面 4 24 2 用户退出用户退出 当用户想要退出本系统时 在系统用户主页面左下角选择 start 后 单击 注销 按钮 此功能可以切换用户登录 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 第 10 页 10 远望应急值守系统 图 4 03 系统注销 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 第 11 页 11 远望应急值守系统 第五章第五章 用户界面和基本操作用户界面和基本操作 下图所示为一个典型的用户操作窗口 窗口的划分和设置如图中所标 包括标 题栏 工具栏 功能菜单栏 工作区 导航栏五个部分 图 5 01 系统用户主界面 5 15 1 工具栏工具栏 标题栏下面是工具栏 工具栏右侧列出的是用户常用工具 包括主页 视频 电话 短信和邮件等扩展区 图 5 02 工具栏 系统切换区 工具栏 功能菜单栏 工作区 导航栏 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 第 12 页 12 远望应急值守系统 5 25 2 功能菜单栏功能菜单栏 功能菜单包括主菜单栏及其下属的子菜单两级结构 是界面功能 的入口 主要是通过下拉方式来显示当前用户所具有的操作权限 不 同权限的登录帐号所见的功能模块和子功能均不相同 图 5 03 功能菜单 5 35 3 工作区工作区 显示系统用户具体要操作的页面 图 5 04 工作区 工作区内常用的操作按钮 5 45 4 导航栏导航栏 显示系统用户目前所处的位置 如 下拉功能菜单 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 第 13 页 13 远望应急值守系统 图 5 05 导航栏 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 14 第六章第六章 应急值守系统应急值守系统 6 16 1 值班工作值班工作 值班工作菜单包括 值班记录 排班管理 查看排班 值班周报 值班专报 功能介绍 此模块下的功能主要是处理日常值班工作的事务 如 人员的值班 安排 通讯记录与事件的关联 周报 专报的生成 6 1 16 1 1 值班记录值班记录 单击菜单栏的 值班工作 选择 值班记录 进入值班记录操 作界面 如图 6 01 所示 值班记录界面 图 6 01 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 15 值班记录 对每条电话 传真 短信进行录 并显示在界面下半 部分列表中 其属性为 电话值班记录列表属性 状态 呼入呼出 号码 处理时间 单位 姓名 类型 内容 结果 传真值班记录列表属性 状态 传真编号 时间 处理时间 传真号码 类别 单位 类 型 页数 标题 结果 短信值班记录列表属性 状态 类型 时间 处理时间 号码 单位 接收人 处理类型 内容 结果 查看全部和当天的记录可点击 进行 相对应的查看 如需找到自定义的检索 可在截面中的 值班记录检索 中进行 操作 如图 6 02 所示 值班记录检索图 图 6 02 用户可根据号码 记录类型 单位 时间类别进行单一或者组合 检索 也可以选择开始时间和结束时间设置某一时间段进行检索 填 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 16 选了关键字后 可直接点击 检索 进行检索操作 记录类型分为 通知下达 汇报 领导交办 情况上报四大类型 时间类别分为 通讯时间 处理时间两类型 用户可通过下拉菜单进行选择 如图 6 03 所示 图 6 03 关联事件关联事件 在此通讯记录中用户可以关联上事件 方法一 点击选择某通讯记录 选择好后 点击界面右上方的关联事件 进行关联 系统将自动弹出未处理的事件列表供用户选择关联 如图 6 04 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 17 通讯记录关联事件界面 图 6 04 方法二 用户可双击某条记录或者选择该事件点击界面右上方的 进行关联 系统将自动跳转到该记录的详细信息截面 如图 6 05 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 18 处理值班记录界面 图 6 05 用户可把正在处置的事件添加到已关联的事件中 用户也可在此界面进行事件登记 听取录音 并可拨打该号码 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 19 6 16 1 2 2 排班管理排班管理 单击菜单栏的 值班工作 选择 排班管理 进入排班管理操作界面 如图 6 06 所示 排班管理操作界面 图 6 06 用户可直接用鼠标拖选人名到安排的时间内 去安排主班 副班 夜班 备勤的值班人员 如果有人员的增加 也可在此界面添加临时 人员 如下图所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 20 用户可通过时间下拉框来选取所需要的时间 如图 6 07 所示 时间选择下拉框 图 6 07 节假日排班安排节假日排班安排 用户可点击界面中的 系统将自动进入节假日排 班界面 用户首先设置好所需要排班日期当天为 节假日 如图 6 08 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 21 节假日排班操作界面 图 6 08 6 16 1 3 3 查看排班查看排班 单击菜单栏的 值班工作 选择 查看排班 进入查看排班操 作界面 如图 6 09 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 22 查看排班界面 图 6 09 此界面以日历的形式展现 用户可根据查看不同的日期去了解此 日的排班情况 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 23 6 1 46 1 4 值班周报值班周报 查看排班界面 图 6 10 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 24 6 1 56 1 5 值班专报值班专报 查看排班界面 图 6 11 6 26 2 事件处理事件处理 事件处理菜单中只有事件处置功能 该功能主要是对突发事件信息进行事件登 记 事件处理 事件备案 6 2 16 2 1 事件事件查看查看 单击菜单栏的 事件处理 选择 事件处置 进入事件处置操 作界面 如图 6 12 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 25 事件处置操作界面 图 6 12 功能键介绍 临时添加行动单 事件升级 添加事件 事件删除 事件修改 用户可根据不同的需求 针对事件进行操作 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 26 6 2 26 2 2 事件信息查看事件信息查看 用户可点击所需要查看的事件 点击界面右边的流程图中的 事 件信息 如图 6 13 所示 图 6 13 点击之后 系统将自动弹出事件信息界面 如图 6 14 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 27 事件信息界面 图 6 14 用户可从此界面中得到该事件的详细信息 6 2 36 2 3 事件处置事件处置 用户可对未归档的事件进行跟踪处置 可点击界面右边的 事件 处置 如图 6 15 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 28 图 6 15 点击 事件处置 系统将自动跳转到事件处置界面 如图 6 16 所示 事件处置界面 图 6 16 用户可在此界面了解到 在该等级下 值班人员该做些什么 行动单将会形成 指引单指引工作人员如何进行信息的保送 通知 也可以通过 添加临时行动单 为行动单增添新的行动单 界面右边为该事件所需要参与的单位和人员 工作人员都能在该界面得到参考 6 2 46 2 4 事件报送事件报送 点选事件 然后点击界面右边的 信息报送 如图 6 17 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 29 图 6 17 系统将自动弹出 事件报送 界面 如图 6 18 所示 事件报送界面 图 6 18 用户可在此功能界面对所需要的单位或人员进行通讯的联系 其中包括 电话 短信 传真 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 30 6 2 56 2 5 事件归档事件归档 事件确认完成后 用户需要对该事件进行归档 归档后 该事件将不允许更改 点选需要归档的事件 点击界面右边的 事件归档 然后系统将会弹出确认归档 的提示框 点击确定 系统将完成对该事件的归档 如图 6 19 所示 事件归档操作图 图 6 19 6 2 66 2 6 添加事件添加事件 点击界面右上角的添加事件功能键 系统将自动弹出添加事件界面 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 31 如图 6 20 所示 用户可在此界面填写该事件的信息 添加事件界面 图 6 20 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 32 6 36 3 明白卡信息明白卡信息 明白卡信息菜单包括 明白卡设置 事件分类 文挡管理三大功能 由于明白 卡设置和事件分类属于管理员用户手册的解释内容 所以本用户手册只针对文档管 理功能进行讲解 6 3 16 3 1 文挡管理文挡管理 文档管理主要是针对系统所涉及到的文档和用户所上传的文档进行统一管理 点击菜单中的 明白卡信息 中的 文档管理 系统将自动进入文档管理界 面 如图 6 21 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 33 文档管理操作界面 图 6 21 功能键介绍 功能键介绍 上传文件 导入文件 编辑文件信息 下载文件 删除文件 用户可通过关键字或一些关键属性进行全文检索查询 操作方式在界面上方 如下图所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 34 搜索文档 为输入文档的名称关键字 搜索类别和文档类别可通过下拉菜单进行选择 图 6 22 6 3 26 3 2 上传文档上传文档 点击界面右上角的 进行文档的上传 系统自动弹出上传文档界面 如 图 6 23 所示 上传文档操作界面 图 6 23 用户可通过类型下拉菜单选择该上传文档的类型 并可对该文档进行简易的描 述 并点击 找到需要上传文档的文档路径 点击 系 统将会给出提示 文档上传成功 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 35 6 3 36 3 3 导入文档导入文档 导入文档功能主要是针对存在于系统的文档都可以形成该模块下的备份文档 如传真文件等 点击界面右上角的 进行文档的导入 系统自动弹出导入文档界面 如 图 6 24 所示 导入文档操作界面 图 6 24 用户可勾选单个或者多个文档进行导入 选择好所需要的文档后 点击确定键 系统将会给出成功导入的提示框 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 36 6 3 46 3 4 查看 编辑 删除文档查看 编辑 删除文档 用户如需查看某文档的基本情况 可双击列表中的文档 如图 6 25 所示 查看文档界面 图 6 25 如用户需要编辑某文档的信息 可勾选某文档直接点击界面右上方的 或者双击该文档查看该信息后 点击查看文档界面右上方的 进行文档 信息的编辑 如图 6 26 所示 编辑文档信息界面 图 6 26 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 37 如需要删除某文档 用户可勾选该文档信息 点击界面右上方的 系 统将自动弹出确认删除提示框 如图 6 27 所示 确认删除提示框 图 6 27 用户根据需要 如确认删除 点击 系统将给出删除成功提示 框 如图 6 28 所示 删除成功提示框 图 6 28 6 3 56 3 5 下载文档下载文档 如需下载某文档 用户在文档列表中选中所需要下载文档 然后点击界面右上 角的 系统将弹出下载对话框 如图 6 29 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 38 下载文档对话框 图 6 29 用户可点击对话框中的 保存 系统将给出所需要保存的路径信息 用户可 选择所需的路径 如图 6 30 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 39 下载文档路径保存对话框 图 6 30 点击 保存 系统将自动把文件保存在所选的路径下 下载完毕后 用户可 直接打开 或者考虑文件备份 如图 6 31 所示 下载完毕操作框 图 6 31 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 40 6 46 4 通讯管理通讯管理 通讯管理菜单包括 调度台 传真管理 传真任务 通讯查询 功能介绍 值班员可在此菜单中完成日常值班过程中的电话 传真 短信的通 讯作业 并详细记录这些通讯方式的录音及相关详细信息 6 4 16 4 1 调度台调度台 单击菜单栏的 通讯管理 选择 调度台 进入调度台操作界 面 如图 6 32 所示 调度台操作界面 图 6 32 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 41 用户可在此界面完成电话通讯的功能 界面左边为通讯录 用户可根据需要进行查找电话号 新建组电 话 自定义设计常用号等方式去设置一个良好操作的通讯录 操作界 面如图 6 33 所示 图 6 33 参考区参考区 操操 作区作区 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 42 用户可通过 通讯录 中的组织结构图进行电话的查找 如图 6 34 所示 通讯录中的组织机构图 图 6 34 用户找到所需的机构或人员后 可直接鼠标点击或者拖动到通讯 信息界面中 如图 6 35 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 43 图 6 35 当电话信息进入 通讯信息 界面中后 用户可用鼠标右键点击 所需的号码 系统将自动弹出拨打该号码的确认框 用户可用鼠标左 键点击确认框 进行该号码的拨打 如图 6 36 所示 图 6 36 呼叫号码后 系统将会通过本地坐席拨打出去 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 44 电话号码查询 电话号码查询 方法一 用户可通过通讯录里的查询进行关键字查询 输入关键字后按回 车键 系统将会自动查找出结果 本查询支持拼音缩写 如图 6 37 所 示 通讯录查找操作界面 图 6 37 方法二 用户可通过快速查找的方式进行检索 并且可组合不同要素进行 检索 填写好需要检索的信息 按回车键 本检索功能支持拼音缩写 如图 6 38 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 45 快速查找界面 图 6 38 常用号码列表 常用号码列表 系统将自动生成常用电话列表框 并以常用的次数优先级进行排 列 用户可双击某电话进行电话拨打 如图 6 39 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 46 常用电话列表框 图 6 39 快速拨打 快速拨打 用户根据需求 可自由组合快速拨打菜单栏 在菜单栏中用鼠标 右键可添加标签 菜单 如图 6 40 所示 第一步 第二步 添加标签 菜单 操作方式 图 6 40 点击 系统将把此菜单添加到通讯录菜单中 如图 6 41 所示 图 6 41 用户可对自定义的快速拨号菜单进行 新建 修改 删除 操 作 并且添加通讯号码也可以从通讯录中得到 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 47 新建 新建 点击 新建 系统将自动弹出新建号码对话框 用户填写名称 如图 6 42 所示 新建号码对话框 图 6 42 选择电话类型 如图 6 43 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 48 图 6 43 选择默认和备用 一个用户只能拥有一个默认电话 备用可以多 个 填写电话号码 如图 6 44 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 49 图 6 44 填写好后 点击 系统将会自动把信息存储 按此方法 用户可继续添加多些备用的电话号码 如图 6 45 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 50 图 6 45 填写好所需的内容后 直接点 系统自动把添加的用户增 加到之前新增的菜单中 如图 6 46 所示 图 6 46 修改快速拨打号码 修改快速拨打号码 鼠标左键点击人员头像 然后点击菜单中的 系统将自动 弹出修改界面 用户可通过之前添加号码的方式进行相对应的修改操 作 如图 6 47 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 51 修改操作界面 图 6 47 删除快速拨打号码 删除快速拨打号码 鼠标左键点击人员头像 然后点击菜单中的 系统将自动弹 出删除确认框 如图 6 48 所示 删除确认对话框 图 6 48 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 52 确认删除后 用户点击 系统将自动把该人员删除 从通讯录增加快速拨打号码 从通讯录增加快速拨打号码 为了让用户快速 便捷的增加快速拨打号码 系统提供了从通讯 录中直接复制人员信息 用户点击菜单栏中的 系统将自动弹出对话框 供用户 对通讯录进行操作 此功能支持单选和多选 如图 6 49 所示 图 6 49 选择好了需要的机构或人员信息后 点击 系统将给出操 作成功提示框 如下图所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 53 用户点击 系统将把所选的机构或人员信息添加到菜 单中 如图 6 50 所示 图 6 50 通讯 通讯 本系统可支持最多绑定四台坐席 八台电话 每台电脑登陆系统后 系统分配 两台电话给用户 当有电话打进时 系统将分配给先登陆的用户的坐席分机 并在该坐席弹出来 电信息 其他坐席可看到此坐席分机的状态 如图 6 51 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 54 本地坐席来电信息框 图 6 51 系统将自动分配到该坐席的分机上 并在 当前已连接电话 中显示该来电号 码的信息 用户可在该分机控制台点击 或者直接拿其该分机听 筒进行电话接听 系统将自动进入接听模式 如图 6 52 所示 接通电话状态 图 6 52 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 55 当电话接听完后用户可直接点击该分机的 操作或者直接把话机听 筒放回话机进行手动挂断 如用户不需要挂断电话 当中途想操作其他工作 又不方便让电话方得知 用 户可点击系统分机操作对话框中的 此时对方处于等待期 当用户想解 除保持状态 并恢复通话状态 点击此分机操作对话框中的 如图 6 53 所示 图 6 53 接入第三方 会议 系统支持四方通话 四方会议 包括坐席上的分机 当点对点对话过程中 从通讯录中选定需要拨打 新呼叫 系统将自动接听新接入的电话 如图 6 54 所 示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 56 图 6 54 可互相转换与所连接的两个号码的通话 并保持另一个电话 让接入的两台电话单独通话 挂断本地分机 保持多方通话 使接入的电话进入会议场景 互相通话 继续接入电话 连接会议场景 如图 6 55 所示 图 6 55 注 电话号码为 表示该电话为加密电话 可以正常拨打 但是不 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 57 允许得知的号码 如重要领导的私人电话等 拨打电话的方式 方法一 直接通过坐席分机电话拨打号码 方法二 可通过之前手册所介绍的 通讯录进行拨打 并且在系统中有电话号 码出现的界面 都能点击电话进行拨打 方法三 可通过主界面上的 进行电话拨打 系统将自动弹出拨 号盘 如下图所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 58 方法四 可通过系统自带的拨号盘进行拨打 首先点击操作栏中的 如图 6 56 所示 图 6 56 点击后 系统将自动弹出系统拨号盘 如图 6 57 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 59 系统自带电话拨号盘 图 6 57 用户可在此拨号盘进行号码的输入 输入完电话号码后 点击界面上的 系统将自动把该号码拨打出去 置忙坐席分机 置忙坐席分机 置忙 当该坐席不想有电话打入的时 可使用此功能 注 置忙后 仍然可以呼出电话 只是外面的电话打进来 交换机会自动分配 给其他坐席的设置 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 60 当用户需要置忙时 点击坐席分机操作栏上的 按键 系统对该分 机进行置忙状态 如图 6 58 所示 图 6 58 分机置忙后状态界面 如图 6 59 所示 图 6 59 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 61 如用户需要取消置忙 点击分机操作栏中的 坐席分机将取消置忙 状态 呼叫转移 呼叫转移 值班电话必须 24 小时有值班人员职守 所以电话必须是随时都有人接听电话 但由于特殊原因 值班人员需要暂时离开值班台时 系统提供 呼叫转移 用户 可以把电话转移到可以联系到值班员的通讯设备上 点击调度台操作区上的 系统自动弹出呼叫转移对话框 用户可 填写需要转移的电话号码 如图 6 60 所示 呼叫转移对话框 图 6 60 填写好了电话号码后 单击 系统自动把值班电话转移到所设置的电 话上 有电话呼入 将直接打入所设置的电话上 注 设置好了呼叫转移后 用户需要退出系统 转移功能才能生效 当下次登 陆后 呼叫转移将取消 并恢复正常通话 电话状态图标解释 电话状态图标解释 坐席已登陆 话机处于空闲状态 可自由呼入 拨打 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 62 话机处于置忙状态 该话机不能呼入 但可以进行拨打 坐席未登陆状态 该坐席分机有电话呼入 该坐席分机正处于通话状态 该坐席分机电话听筒已拿起 进入拨号状态 该坐席分机电话已经开始拨号 该坐席分机电话正处于拨号接通中 该坐席分机电话正处于通话保持状态 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 63 该坐席分机电话处于保持状态 正接通另一个电话 该坐席分机电话处于一个保持状态 一个接通状态 该坐席分机电话处于多方会议状态 该坐席分机电话已处于会议状态 且正在添加另一个号码 该坐席分机电话会议已满 通讯记录 通讯记录 如用户需查看当天本坐席的通讯记录 可查看调度台界面右下角的通讯记录 如图 6 61 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 64 通讯记录界面 图 6 61 用户可在通讯记录中查看到 综合 记录 呼入 记录 呼出 记录 排 队 记录 该通讯记录支持鼠标右键点击拨打该号码功能 如图 6 62 所示 图 6 62 如果想看通讯记录某记录的详细信息 用户可点击通讯记录前的 系统 将展开此通讯记录的详细信息 如图 6 63 所示 查看通讯记录详细信息界面 图 6 63 排队 信息 当分机都处于通话 忙音 时 此时如有电话呼入 系统将自动把该呼入号码 排列在排队状态等待中 等待某个分机空闲 系统将自动按排队顺序接入排队中的 电话 排队界面如图 6 64 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 65 排队界面 图 6 64 值班台调度台切换 值班台调度台切换 用户需了解当天值班通讯情况 电话 传真 短信 可直接点击调度台上的 可直接进入值班台查看情况 如图 6 65 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 66 转入值班台界面 图 6 65 如需转换回调度台 可直接点击 系统将自动转回调度台 值班台操作 值班台操作 值班台分为 电话 传真 短信 三类通讯记录 从调度台进入值班台 用户即可了解当天本坐席分机的通讯情况 如图 6 66 所示 图 6 66 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 67 如需要拨打列表上的电话 用户可直接用鼠标右键点击需要拨打号码的通话信 息 如图 6 67 所示 图 6 67 如需要听某段通话的录音 用户可直接用鼠标右键点击需要听录音电话的通话 信息 如图 6 68 所示 图 6 68 点击 听录音 系统将自动播放该通讯的录音文件 如图 6 69 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 68 录音播放弹出窗体 图 6 69 用户需要查看当天传真记录 可直接点击界面上的 系统将自动跳 转到传真记录界面 如图 6 70 所示 传真记录界面 图 6 70 双击电话记录 系统自动弹出 处理值班记录 用户可在此界面操作值班记 录与通讯记录关联 与手册中值班工作中的值班记录操作方式相同 此处为快捷方 式 弹出界面如图 6 71 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 69 弹出操作界面 图 6 71 操作完后 点击 系统将自动保存操作结果 如需查看传真记录 可直接点击值班台上的 系统将把传真记录以 列表形式展现 如图 6 72 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 70 传真记录列表框 图 6 72 该传真记录会自动记录下当前坐席所生成的 发送传真 接收传真 合并传 真 拆分传真 如需查看某条收到传真信息和合并 拆分传真信息 可直接点击记录的传真编 号进行查看 系统将自动弹出该条信息的传真情况 如果是发送的传真 可直接点 击传真编号进行下载查看传真内容 在系统的界面上方有传真信息提醒框 记录最新传真和处理记录 如图 6 73 所示 任务提醒框 图 6 73 用户可点击数字链接进入到查看处理界面 点新传真系统自动跳转到 传真管 理 界面 点处理记录系统自动跳转到 值班记录 界面 用户可根据需求进行相 关操作 如图 6 74 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 71 传真管理界面 图 6 74 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 72 值班管理界面 图 6 75 传真具体操作可参考后面的 传真管理 用户手册 值班管理可参考之前的 值班管理 用户手册 这里不再详细说明 如需发送短信息 用户可直接点击系统最上方的 图标 系统将 自动弹出发送短信界面 短信可支持一对一 一对多发送方式 如图 6 76 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 73 发送短信界面 图 6 76 用户可根据需求 从左边的组织机构 通讯录 中任意安排发送人员 并可在 增加临时人员中添加陌生号码 最后在操作区 编辑短信息内容 如图 6 77 所示 组织机构 通讯录 用 户可直接安排 发送人员 目 标收短 信人 增加临时 人员 操作 区 编辑 短信内容 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 74 图 6 77 填写好了相关内容 用户可直接点击界面右下角的 键 系统将提示 发送成功提示框 如图 6 78 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 75 短信发送成功提示框 图 6 78 单击提示框 结束发送短信操作 如需查看本地坐席当天短信记录列表 用户可点击值班台菜单中的 系统将把本地坐席当天短信收发记录以列表形式展现 如图 6 79 所示 短信记录列表 图 6 79 如需转发某条短信 可选定某条记录用鼠标右键点击该事件 点击 转发 如图 6 80 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 76 图 6 80 点击 系统将自动弹出发短信对话框 用户可根据之前所介绍的 发送信操作方式去操作转发短信的操作 如图 6 81 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 77 转发短信操作界面 图 6 81 用户点击 可通过电话拨打收到信息的号码 如图 6 82 所 示 图 6 82 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 78 6 4 26 4 2 传真管理传真管理 单击菜单栏的 通讯管理 选择 传真管理 进入传真管理操作界面 如图 6 83 所示 传真管理操作界面 图 6 83 功能键介绍 功能键介绍 合并传真功能键 拆分传真功能键 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 79 删除传真功能键 转发传真功能键 新发传真功能键 用户可根据 传真编码 传真标题 单位名称 传真号码 四类型 单条或多条属性查询传真信息 传真管理内分 未查阅 已查阅 两类列表分类 如图 6 84 所示 未查阅 已查阅 图 6 84 传真信息前如有标记此信息 表示此条传真内容未读 为新发来的 传真 传真信息前如有标记此信息 表示此条传真内容已读 为已经阅的 传真 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 80 传真信息处理状态中 如有此标记 表示该条信息值班记录未处理 新发传真 新发传真 点击 传真管理 右上方的 系统将自动弹出发送传真界面 如图 6 85 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 81 新发传真界面 图 6 85 用户可点击 上传需要传真的传真文件 如图 6 86 所示 上传传真文件界面 图 6 86 点击 找到上传的路径点击 进行上传 系统自动 显示文件上传中提示框 如图 6 87 所示 上传提示框 图 6 87 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 82 用户可对此传真文件定义标题 直接可在传真弹出界面键入标题 如下图所示 传真设置 1 设置优先级 用户可对传真的优先级进行设置 其中包括 高 中 低 三种状态 此级 别在发送传真较多的情况下 优先级高的会比优先级低的发送时间更快 2 失败重试设置 用户可对发送失败的传真文件进行设置 可对 重试次数 和 发送间隔 进 行设置 3 传真回执选择 系统发送的传真都能够发送传真回执 用户只需在发送传真界面勾选 附传真 回执 操作 传真设置演示图 6 88 所示 传真设置演示图 6 88 用户对传真设置操作完毕后 就可直接添加传真号码 系统可以从传真号码 通讯录 拨号盘三种方式提取号码 如图 6 89 所示 是是 否发送否发送 传真回传真回 执执 优优 先级设先级设 置置 失失 败重试败重试 设置设置 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 83 图 6 89 选择好了电话号码 可直接点击 系统将把传真件发送给目的单位或 个人 系统将给出传真进度栏 如图 6 90 所示 传真进度栏提示框 图 6 90 发送完毕后 系统自动弹出发送成功提示框 如图 6 91 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 84 发送成功提示框 图 6 91 点击 传真发送完毕 转发传真 转发传真 转发传真操作与新发传真相同 只是需要选取一条传真记录后 点选 系统将自动跳转到转发传真界面 如图 6 92 所示 转发传真界面 图 6 92 删除传真 删除传真 勾选需要删除的传真 点击 系统将给出删除提示框 如图 6 93 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 85 确认删除传真提示框 图 6 93 确认删除后 点击 系统将提示删除成功提示框 如图 6 94 所 示 删除传真成功提示框 图 6 94 点击 传真删除成功 合并 拆分传真 合并 拆分传真 在传真页面较多的时候 系统可支持传真件拆分 同样也可以把几个零散的传 真件合并成一份传真 合并传真 点击 系统将弹出合并传真界面 如图 6 95 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 86 合并传真界面 图 6 95 可直接在左边的传真菜单中 拖选到右边需要合并的传真菜单中 如图 6 96 所示 图 6 96 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 87 选择好后 点击合并传真界面中的 系统将自动弹出合并进度栏 如 图 6 97 所示 传真合并进度栏 图 6 97 合并好后 系统将自动给出合并成功提示框 如图 6 98 所示 合并成功提示框 图 6 98 传真成功结束后 点击 传真合并成功结束 拆分传真 勾选需要拆分的传真件 然后点击 系统将自动弹出拆分传真界面 如图 6 99 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 88 传真拆分界面 图 6 99 用户可对所拆分的传真进行页数的设置 如图 6 100 所示 开始页数设置 结束页数设置 传真拆分页数设置 图 6 100 选择好页数后 点击 系统将自动弹出拆分进度栏 如下图 6 101 所 示 拆分进度栏 图 6 101 传真进度结束后 系统自动提示传真拆分成功提示框 如图 6 102 所示 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 89 传真拆分提示框 6 102 点击 传真拆分成功结束 查阅传真 查阅传真 点击 传真列表 中所需要查看的传真件 系统将自动跳转到查看传真界面 如图 6 103 所示 查看传真界面 图 6 103 传真基本信息栏 功能菜单栏 传真内容 深圳市龙岗远望软件技术有限公司 90 用户可在传真基本信息栏查看此传真件的基本信息 用户可在传真内容框中查看传真详细内容 功能菜单栏介绍 功能菜单栏介绍 1 打印该传真功能 2 保存该传真功能 3 复制该传真功能 4 放大查看该传真功能 5 移动查看该传真功能 6 最适合的大小查看传真功能 7 窗口全屏查看传真功能 8 调节查看传真方式大小功能 9 将传真件向左倒置查看 10 将传真件向上倒置查看 11 将传真件向右倒置查看 12 将传真件向下倒置查看 13579 2 13151711 4681012141618 深圳市龙岗远望软件技