公司集中管理报账规范

省级财务集中管理员工费用报账规范省级财务集中管理员工费用报账规范为进一步落实省财务集中核算工作的相关精神和要求，加强公司的财务要求，并保证员工费用支出的准确、合理、完整以及核算的快捷高效，根据中国电信江苏公司省级财务集中管理业务规范和管理办法编制本规范，请各位同事遵照执行。一、基础核算要求1、发票规范：（1）真实合法：税务、财政监制章；（2）发票章：清晰可辩；（3）金额规范：大小写一致；数量单价、合计分项缺一不可；（4）发票名称：上市公司全称：*公司。抬头完整不能涂改，涂改后加章亦无效（定额发票除外）。2、垫付给个人的劳务报酬、基站水电费、赔偿费应有付款协议或依据（收款人签名的收据同时提供身份证复印件）；垫付给单位的水电1省级财务集中管理员工费用报账规范费还应取得对方发票，无法取得的应取得缴费复印件和收据。3、房租费的票据要求取得税务代开的“租赁业发票”。4、时限要求：业务经办人应自取得合法票据 3 个工作日内将手续完整的票据提交给部门报账员，部门报账员在收到票据 2 个工作日内完成报账流程。报账日期：每月 1-25 日，遇节假日只提前不顺延。25 日以后发生的报账事项，要求在次月前 3 个工作日内发起报账，省财务中心将视同下月业务处理。5、纸质审批：发票正面每张都要有经办人和部门负责人签字（不能盖章）；职工交通补贴、过路费、正式电费发票经顺序编号后部门负责人可汇总签字。6、报账资料的完整性：1差旅费：发票、出差通知或批件、出国批件；2培训费：发票、培训合同或通知；3办公用品：发票、办公用品清单；4会议费：发票、会议通知、会议申请表、账单；5业务招待费：发票和相关资料；6营销费用：发票、营销活动预算报告、营销物资清单或用户签收清册；7合同：首次支付提供合同原件，以后支付提供合同关键页)；合同签有考核条款的，提供业务部门确认的考核结果；8涉及需提交审计部门的，提供审定表；9涉及工作量统计或费用结算，需提供工作量统计表或费用结算详情表；10涉及促销礼品或积分礼品使用的，提供签收清单或系统导出的用户兑换清单；11涉及广告宣传的，经过报刊杂志发布的，提供发布样本，其余的需提供经2省级财务集中管理员工费用报账规范过发布单位确认的广告发布效果图或制作清单、样本或影印样本；12 涉及关联交易的，提供关联交易事前核对表格;13 其他：合法票据和相关资料。7、票据粘贴方面：（1）严禁使用订书机针、大头针、回形针、橡皮筋等；（2）票据要理顺、平整，无卷角；（3）A4 纸横向放置，发票从左上角开始横向粘贴；沿左边线依次向下，发票张数多，另起一列，从左到右依次按列排列粘贴，平铺不重叠（整张发票背面都要有胶水）；（4）粘贴发票及报销附件时不能超过 A4 纸的边缘，只能单面粘贴；（5）除职工交通补贴、过路费、正式电费发票可采取鱼鳞式粘贴外，其他票据一律平铺粘贴，同时保证整洁、牢固。二、部门报账员、首签责任人的规范、责任1、部门报账员：（1）部门报账员月初在财务辅助系统申请本月需报账的活动预算，确保员工报账流程的畅通。对于新增供应商信息，报账员应及时在财务辅助系统中增加，便于下一步报销流程的顺利进行；（2）部门报账员月末在财务辅助系统填报“次月付款预算”，省财务中心将根据“月度付款预算”进行报账付款，超月度可用额度时，付款报账将无法提交只能转账报账；（3）部门报账员需在财务辅助系统中正确输入并核对对方单位名称、3省级财务集中管理员工费用报账规范开户银行及账号信息等内容；涉及支付给员工的（联系电话输入支付对象号码，便于省中心支付短信提醒），也需在报账执行时准确选择员工姓名、银行卡号等相关内容，如提供信息有误，后果自负；(4)各部门报账员根据费用类型，选择正确的预算科目，发起报账流程（预算科目不明确的，请及时咨询财务）；(5)部门报账员填写内容摘要固定格式：A、支付给员工的：“付款单位名称+三级机构简称+XXX(经办人姓名)报XX费用”例如：市场营销部报差旅费；B、支付给外部单位的：清晰描述对方单位名称的关键字，“付款单位名称+三级机构简称+报XX单位XX费用”例如：综合管理部报苏宁低值易耗品费。2、首签责任人：一般为首签责任部门的负责人（业务经办人为直接责任人），审核认定经济事项和业务财务数据，对经济事项和业务财务数据承担首要责任及主要责任，包括如下内容：真实性责任；准确性责任；合规性责任；完整性责任；及时性责任。三、员工报账信用评价1、信用等级财务辅助系统对员工报账进行信用评价考核，根据相关指标自动4省级财务集中管理员工费用报账规范扣减信用得分，并分设 5 级信用度： AAA级：得分大于95 分以上，信用度最优，报账全流程排队最高优先级； AA级：积分在85-95 分之间，信用度次优，报账全流程排队第二优先级； A级：积分在75-85 分之间，信用度较好，报账中全流程排队第三优先级； B级：积分在65-75 之间，需走正常流程，报账中无优先级，其报账需见实物单； C级：积分小于65 分，信用度差，审核报账环节需见实物单据。2、评价指标体系一、报账业务的真实性1 报销业务存在私费公报、虚报、假报、重复报销等2 报销与通信生产无关、报销与预算不符的业务3 其他虚假舞弊报账行为二、报账及时性1 超过规定报账期但当月内发起 2 超过规定报账期跨月发起报账 3 超过还款期 15 天三、报账资料的合规性1 报账单或汇总报账表填写错误或漏相关签名 2 选错报账入口或选错报账预算科目 3 选错成本中心或客户类型4 非限制性支付业务通过限制性支付业务发起报账 5 选错“省公司统付项”或“支付方式”选项 6 选项发票抬头、日期、金额或摘要有误7 票据缺角、断裂等造成抬头、日期、金额或摘要无法判