PHG-C2-QC04记录管理程序

名稱 記錄管理程序 PHIHONG TECHNOLOGY CO LTD 飛宏科技股份有限公司 制訂 何宜芳 審核 黃桂珠 核准 郭紹傑 文件編號 PHG Q2 QC04 制訂日期2001 年 10 月 31 日 版 本 C3 修訂日期2003 年 11 月 25 日 頁 次 1 5 1 0 目 的 為有效管理品質 環境記錄之製作 書寫 變更 取閱 儲存 維護與處置 以 顯示所需品質 環境之達成 且證明品質 環境管理系統之有效運作 2 0 範 圍 2 1 適用於 ISO 9001 ISO14001 TL9000 系統運作所使用之表單 記錄皆屬之 2 2 本公司品質 環境記錄涵蓋如下 2 2 1 品質記錄 項目品質記錄資料權責 保管單位保存期限 1 客戶滿意度調查記錄營業單位3 年 2 合約 訂單 審查記錄營業單位1 年 3 工程樣品試作測試記錄研發單位至機種淘汰為止 4 設計及開發輸入資料研發單位至機種淘汰為止 5 設計及開發審查記錄研發單位至機種淘汰為止 6 設計及開發驗證記錄研發單位至機種淘汰為止 7 設計及開發確認記錄研發單位至機種淘汰為止 8 設計及開發變更記錄研發單位至機種淘汰為止 9 產品可靠度試驗記錄實 試 驗單位 至機種淘汰為止 10 合格供應商名冊及評鑑資料採購單位保存最新資料 11 進料品質檢驗資料 進料檢驗單位 IQC 3 年 12 物料進出及成品入 出庫資 料 資材單位1 年 13 製程檢驗測試記錄製造單位1 年 14 製程之不合格品修理記錄維修單位1 年 15 客戶退貨維修記錄資料維修單位2 年 16 儀器校驗 維護保養記錄儀校單位3 年 17 製程 IPQC 巡迴檢查記錄品管單位1 年 18 最終檢驗之成品品質檢驗資料品管單位3 年 19 客戶抱怨處理記錄品保單位3 年 20 矯正及預防措施記錄品保單位3 年 文件編號 PHG C2 QC04 制訂日期 2001 年 10 月 31 日 版 本 C3 修訂日期 2003 年 11 月 25 日 頁 次 2 5 21 管理審查會議記錄 總 管理代表3 年 22 內部品質稽核記錄 總 管理代表3 年 23 人員教育訓練記錄資料 各廠人事 人力 資源單位 人員離職為止 24 機器設備預防保養記錄總務單位3 年 25 持續改進記錄各單位3 年 26 不合格品管制記錄各單位1 年 2 2 2 環境記錄 1 環保法令及相關規定的資訊總務單位 3 年 2 環境抱怨紀錄 品保單位3 年 3 訓練紀錄各廠人事 人力 資源單位 3 年 4 過程資訊製造單位1 年 5 產品資訊業務單位1 年 6 檢查及維護與校正紀錄總務單位3 年 7 相關外包商和供應商的資訊外包 採購1 年 8 突發事件報告 總務單位3 年 9 緊急事件準備與應變之資訊 總務單位3 年 10 重大環境衝擊的資訊總務單位3 年 11 稽核結果 總 管理代表3 年 12 管理審查 總 管理代表3 年 3 0 定 義 略 4 0 權 責 品質 環境記錄之執行 確認及保管由上述 2 2 所規定各廠各權責單位負責 5 0 程序內容 文件編號 PHG C2 QC04 制訂日期 2001 年 10 月 31 日 版 本 C3 修訂日期 2003 年 11 月 25 日 頁 次 3 5 5 1 品質 環境記錄表格設計 由使用單位自行設計 但需經權責單位主管審查 核准 後即可應用之 5 2 品質 環境記錄的蒐集由各單位依工作進行 做有系統的蒐集整理 5 3 品質 環境記錄檔案可分為文件檔與電腦檔 或兩種檔案並存 若為文件檔者 請 依 5 4 所述規定辦理 若為電腦檔者 請依 5 5 所述規定辦理 5 4 文件檔 5 4 1 品質 環境記錄填寫之注意事項 5 4 1 1 品質 環境記錄之文件 表單等資料 不可以鉛筆填寫 且字跡必須清晰 以資辨別 5 4 1 2 記錄修改時須於旁邊空白處加以簽名或蓋章以示負責 5 4 2 品質 環境紀錄之核發 5 4 2 1 品質 環境紀錄之發行 須經由單位主管人員核准之 始可分發 5 4 2 2 品質 環境紀錄應視狀況發行至各相關單位參考使用 5 4 3 品質 環境紀錄之追溯性 如合約中有規定之特別品質紀錄之追溯性應從其規定 5 4 4 品質 環境紀錄的保存期限至少一年以上 如有特殊 另行訂定之 請參照 品 質記錄一覽表 PHG Q4 QC21 環境記錄一覽表 PHG E4 QC26 如客戶或 法規有特別要求保存期限時須從其規定 5 4 5 品質 環境紀錄保存期限終止後 即由各保管單位自行作廢銷毀 5 4 6 各單位應將品質 環境紀錄歸檔前 編組成檔案目錄 以便於歸檔調檔的使用 5 4 7 品質 環境記錄之彙整 須依不同資料別 分別設立檔案 並依序妥善存放 若品質 環境記錄資料為週期性連續性報表資料 可依日期先後順序歸納檔案 5 4 8 品質 環境記錄文件表單等資料 在調閱及分析時 必須易於取得及歸放 以 便隨時驗證品質 環境之趨向 俾作為品質 環境改善及矯正措施之參考 5 4 9 所有品質 環境記錄資料必須有充分的訊息 足以追查所達成之品質 環境目標 並判定品質 環境管理系統之有效性 而且記錄之內容必須清楚乾淨以利於存取 文件編號 PHG C2 QC04 制訂日期 2001 年 10 月 31 日 版 本 C3 修訂日期 2003 年 11 月 25 日 頁 次 4 5 5 4 10 品質 環境記錄若為傳真之感光紙 為避免儲存期間記錄內容因年久模糊不清 必須影印後保存 5 4 11 品質 環境記錄取閱 廠內人員除保管單位及其直屬主管 含管理代表 及品管 人員可直接取閱外 其餘需經保管單位主管同意方可取閱 若提供給廠外人員 需經品管主管或 總 管理代表 含 以上主管核准 5 4 12 記錄管理人員每年應清點全部檔案乙次 已屆保存期限者 依 5 4 5 項規定 處理 5 4 13 品質 環境記錄的保管與保存 須注意儲存環境 避免文件受潮及防鼠蟲害 5 5 電腦檔 5 5 1 電腦檔的品質 環境記錄應依類別定義檔案名稱再賦予流水編號 並在電腦上 建立檔名索引表 以方便索引查詢為原則 5 5 2 為防止品質 環境記錄資料在電腦上不當的流失 應作備份系統 並於每月定 期 update 更新備份資料 5 5 3 電腦檔的品質 環境記錄文件 由權責單位主管在電腦上做簽核 核准後該份 記錄文件即自動生效 不另外再做發行 而記錄所屬相關單位 可在電腦上查 詢或列印 但無權做修改及變更 5 5 4 有關品質 環境記錄的修改變更作業 應由原負責單位在電腦提出申請 一樣 須給單位主管簽核核准後 才算生效 5 5 5 電腦檔品質 環境記錄保存期限至少一年以上 請參照品質 環境記錄一覽表 已屆保存期限者 依 5 4 5 項規定處理 5 6 有關品質 環境記錄之製訂 變更 發行及作廢規定 請參照文件管制程序 PHG C2 QC01 實施 5 7 為能有效對品質 環境管理系統的要求做管控 及瞭解品質 環境管理系統條款要求與文 件之間的相互對應關係 製定 品質文件機能展開表 PHG Q4 QC22 環境文件機 能展開表 PHG E4 QC27 並適時更新 以供系統管理者 之參考 6 0 附 件 6 1 品質記錄一覽表 PHG Q4 QC21 文件編號 PHG C2 QC04 制訂日期 2