印章管理制度

1 印章管理制度印章管理制度 1 1 目的目的 明确印章管理责任 加强印章管理 规范印章使用 2 2 范围范围 2 12 1 本制度适用于公司印章的刻制 保管 启用 使用 停用 销毁等管理 公司印章包括 1 1 公司行政印章 2 2 董事会章 监事会章 3 3 公司财务专用章 合同专用章及其他冠以法定名称的业务专用 章 4 4 公司各委员会章 直属部门行政公章 经营单元行政公章 5 5 法人代表签名章及公司其他用于公务的人名签章 2 22 2 公司党委 工会及其下属分支机构的印章管理 按党群部门 的制度规定执行 2 32 3 合同专用章管理办法 单列 3 3 职责与权限职责与权限 3 13 1 公司授权办公室负责公司行政印章 董事会章 监事会章 合同专用章的保管与使用 授权财务部负责财务专用章 法人代 表签名章的管理与使用 授权各委员会负责委员会公章的保管与 使用 授权各部门负责本部门行政印章的保管与使用 3 23 2 办公室为公司印章的归口管理部门 负责制 修定本制度 有权监督管理公司其他部门使用公司印章的情况 3 33 3 因工作需要 经营单元可上报书面申请 经办公室审核 CEO 批准后 获得授权管理和使用 公司行政印章 和 合同专用章 4 4 印章刻制印章刻制 4 14 1 公司印章由办公室安排专人到政府主管部门规定 公安机关 指定的专营单位刻制 任何部门和个人不得私自刻制公司印章 4 24 2 公司各委员会章 直属部门行政公章 经营单元行政公章 均依据机构设置的文件 经办公室核审后刻制 2 4 34 3 公司直属部门 经营单元 因业务需要申请刻制公司印章的 需填写 印章刻制申请单 经本部门 经营单元 第一负责人批 准 报办公室主管领导或董事长 CEO 审批后 由办公室专人办 理 4 44 4 直属部门驻外机构需刻制印章的 按上述流程报批后 经办 公室主管领导批准同意 可在当地 自行刻制 但印模须报办公室备案 4 54 5 各经营单元权限范围内的印章刻制 按照本经营单元 印章 管理实施细则 执行 4 64 6 因机构名称变更或年久磨损变形 需重新刻制印章时 由申 请部门按照上述流程申请办理 4 74 7 领用新章时必须同时交回旧章 由办公室或经营单元行政管 理部门按照权限统一销毁 5 5 印章启用印章启用 5 15 1 公司印章启用前 办公室要做好戳记 并留样保存 以便备 查 5 25 2 公司印章启用应报主管领导批准 并由办公室下发启用通知 注明印章全称 启用日期 发放部门 接收保管部门及责任人 保管人和使用范围 6 6 印章保管印章保管 6 16 1 公司印章保管遵循 审用分离 分散保管 的原则 负责最 终签批印章使用的负责人不得亲自保管印章 公司法定代表人人 名签章与公司行政印章 财务专用章分开保管 财务专用章和其 它用于财务 会计的人名章应按照互相制约的原则分别由不同人 员管理 对于名称相同 授权给不同部门保管的印章 应通过编 号加以区分 6 26 2 公司印章必须由专人保管 获得授权保管和使用公司印章的 部门应指定专人保管并报办公室机要信息管理员处备案 各部门 经营单元变动印章管理责任人时 应以书面的形式通知办公室 6 36 3 公司印章存放应安全 保密 非工作时间应将公司印章存放 3 在保险柜或铁皮柜内 在节假日 印章存放处应贴上封条 节假 日结束要检查封条是否完好无缺 公司印章一旦遗失 必须及时 向印章管理部门负责人报告 同时采取紧急补救措施 以免造成 损失 6 46 4 印章保管人员不得委托他人代管 也不得随意将存放印章处 的钥匙交给他人代开代取 6 56 5 印章保管人员因事离岗时 应由本部门负责人指定人员暂时 代管 双方做好印章的交接手续 以免贻误工作 6 66 6 印章移交须办理手续 签署移交证明 注明移交人 接交人 监交人 移交时间 图样等信息 6 76 7 印章管理人员的印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一 部分 印章管理人员离职时 须办理分管印章的移交手续后方可 办理离职手续 7 7 用印审批用印审批 7 17 1 使用印章时 由经办人填写 印章使用申请单 经部门负责 人审核签字后 报相关领导审批同意后 印章保管人方能施印 在此过程中 出现审批人出差或无法按正常流程审批的特殊情况 时 经审批人与印章保管部门的分管领导沟通确认 可采取先施 印 事后再补办审批手续的方式进行 印章保管人用印后 应督 促经办人及时补办手续 并将经审批的 印章使用申请单 存档 备查 7 27 2 凡需报呈董事长 法定代表人 签印的文书一律由董事长 法定代表人 亲笔签名 或经董事长 法定代表人 审批后由 印章保管人施印 7 37 3 凡申请施印的文件内容涉及到企业财务支出的 必须按财务 支出审批管理制度的要求办理相关审批手续后方能办理 7 47 4 凡公司对外披露的信息必须由董事会秘书审核 董事长审批 方能施印 7 57 5 使用董事会章应由经办部门负责人 董事会秘书审核 董事 长审批 7 67 6 使用监事会章应由监事会主席审批 4 7 77 7 使用各委员会章应由各委员会主任审批 7 87 8 与银行及其它金融机构的授信协议 合作协议 须由公司财 务负责人 分管法务的副总会签 董事长审批方能施印 7 97 9 凡公司法务应诉 起诉办案手续 催款所需常规文件必须经 分管法务的副总裁签审后方能施印 授权范围内的文件除外 7 107 10 凡财务日常业务手续 银行按揭手续所需常规文件 由经办 部门申请详列明细清单并附空白样件 经部门 经营单元 第一 负责人审核签字后方能施印 7 117 11 凡各类申报材料 报表 函 验收报告必须经公司分管线领 导或部门负责人审核方能施印 7 127 12 凡员工的在职身份证明 收入证明 由申请人填写 印章使 用申请单 人力资源部门审核会签方能施印 7 137 13 凡销售类合同必须经合同评审方能施印 7 147 14 其他行政事务涉及到的印章使用申请 由归口部门负责人审 核 分管领导审批 7 157 15 公司授权各经营单元自行审批本经营单元内下列文件的施印 见附表 1 经营单元第一负责人为审批责任人 第一负责人 如授权其他人员审批时 须将被授权人名单报公司办公室备案 取消被授权人资格或部分名单变更时 各经营单元需及时书面反 馈公司办公室 附表 1 序号授予经营单元施印审批权 1 与产品销售有关合同 标书 协议的施印审批 2 与清欠 催款有关的文件施印审批 3 与本经营单元相关的立案 诉讼 执行类文件施印审批 4 采购设备 物资的合同协议施印审批 5 生产销售 办公用场地租赁协议施印审批 6 与产品质量 安全 技术认证等相关的申报或证明类材料 施印审批 7 与产品市场推广有关的奖项 荣誉申报材料施印审批 8 与属地政府有关部门之间一般性证明文书 往来函件 日 常报表等施印审批 9 为促进市场销售 经营单元以公司名义加入地方性协会 专业性学会等相关文件施印审批 10 办理客户抵债房产 车辆过户手续等文件的施印审批 11 本经营单元员工身份证明 收入证明 住房公积金贷款手 续等文件施印审批 12 其他经总部授权的施印审批事项 8 8 印章施印印章施印 5 8 18 1 严格审批手续 对不符审批流程 超越审批权限的 印章保 管人应当拒印 并及时向上级报告 8 28 2 使用公司印章 需要在 印章使用登记表 进行登记 注明用印文件名称 数量 申请 人 批准人以及用印日期等 8 38 3 以公司名义印发的各类公文 一律凭文稿上领导的签字用印 重要文件 合同用印后应留原件备查 外文资料在办理用印手续 时需附带中文说明 8 48 4 印章一般应盖在公文 公函落款的公司名称和发文时间中间 偏上位置 骑年盖月 上不压正文 印文要求端正 清晰 8 58 5 严禁在空白介绍信 单据或纸张上加盖印章 特殊情况必须 经公司董事长 CEO 或分管领导同意 在办公室机要信息管理员 处办理登记手续后 方可操作 8 68 6 公司各种印章原则上不得携带外出使用 特殊情况必须由申 请用印人填写 印章外借申请单 标明印章名称 用途 借出时 间 预计归还时间 经公司分管领导批准 方可带出 公章带出 期间 只可将公章用于申请事由 由申请人专管并对公章的使用 承担一切责任 8 78 7 获得授权保管 公司行政印章 合同专用章 的经营单元 该两枚印章仅限用于本经营单元符合 7 15 条附表 1 中规定的文件 施印 经营单元应按照公司规定建立该两枚印章的审批流程和权 限设定 超出附表 1 授权范围的文件施印 须通过总部审批流程 在总部印章保管人处施印 9 9 印章停用印章停用 9 19 1 当印章内容需要变更或机构终止时 印章应停止使用 9 29 2 印章停用时须经公司主要负责人批准 及时将停用的印章应 当交办公室机要信息管理员予以封存或销毁 建立印章上交 存 档 销毁的登记档案并及时通知相关单位 并说明停用的原因 标明停用印章的印模和停用时间 1010 相关责任相关责任 10 110 1 出现下列情况时 公司将追究相关部门或人员的责任 并按 情节给予行政处分 经济处罚直至追究法律责任 1 1 未经公司批准私刻印章的 6 2 2 弄虚作假骗用公司印章的 3 3 因保管不善造成印章被盗用或丢失的 4 4 用印件未履行签批程序 印章保管人擅自用印的 5 5 签批权限与制度规范不符的 6 6 未妥善保管用印留存资料的 7 7 其他违反本制度的行为 10 210 2 公司办公室将不定期组织检查公司印章的使用和保管情况 印章使用和保管部门也应定期检查并核对用印情况 印章保管员 应将印章审批资料保存完好 定期存档备查 1111 相关记录相关记录 11 111 1 印章刻制申请单 11 211 2 印章使用申请单 11 311 3 印章借用申请单 11 411 4 印章领用 停用登记表 11 511 5 印章使用登记表 7 印章刻制申请单印章刻制申请单 申请日期 年 月 日 申请人 申请部 门 部门负责 人 章体内 容 刻制原 因 印章材 料 光敏 原子 铜质 钢质 其它材料 印油说 明 红 蓝 其它 分管领 导 相关领导会 签 董事长 批准 办公室负责人刻章经 办人 备注 章体内容必须完整 无误 印章使用申请单印章使用申请单 施印日期 年 月 日 申请 人 申请部 门 部门负 责人 序号用印文件名称文件对外呈交机构数 量 8 1 2 3 用印种类 公司章 董事会章 监事会章 法定代 表人签名章 其他 分管领导相关领导会签 董事长批