如何做一个合格的部长

如何做一个合格的部长如何做一个合格的部长 活动部 梁雨菲 田 凯 2015 年 2 月 部长即一个部门的领导 家长或负责人 同时也是部门事物的 第一责任人 若要做好一个部的部长则必须明确部长的职责 义务 综合素质以及定位 一 基本职责一 基本职责 职责 是指任职者为履行一定的组织职能或完成工作使命 所 负责的范围和承担的一系列工作任务 以及完成这些工作任务所需 承担的相应责任 作为部长级的职责我认为应该由以下几点 一 统筹部门工作 一 统筹部门工作 工作是一个部门的运转基础和目标 作为部长应该对工作有第 一敏感性 部门的工作主要包括 上级部署工作 部门常规工作 部内发展工作 部门前瞻工作 1 1 上级部署工作上级部署工作 上级为部门会安排临时工作 部长是任务命令的第一接受者 在收到任务时第一件事并不是立即安排下达执行而是要先根据部门 的实际情况考虑是否在能力范围内 是否可以独立完成 认为所分 配工作完成存在一定困难时则应立刻向上级反映请求调整或与其他 部门合作完成 以免因中途无法完成影响后续工作 当初步考虑通 过即部门可以完成时需统筹部内人员 根据各自能力搭配工作 在 工作进程中部长级应起到上传下达的作用 及时向上级汇报工作进 程并向部员反馈上级意见 切记 完成任务不是目的 真正的目的 是要在工作中锻炼培养干事 提高部门实力 2 2 部门常规工作部门常规工作 首先 一个部门的常规工作正常开展是必要条件 但改革创新 更是至关重要 如果一个部门的常规工作永远拘泥于某种形式 并 没有在效率 质量上有突破的话那么这个部门一定没有发展 作为 部长更应该带领团队成员时刻在常规工作中发现问题 积极解决问 题 从而创新和改进工作方式完善部门职能 第二 要学会在常规 工作中发现深层次问题 社联的工作很多需要与社团合作完成 当 社团出现不配和或者消极态度的时候我们不要只从规章条例上对其 进行相应的处罚 更要仔细分析其产生这样态度的原因 很可能是 社团内部发展出现问题 也可能是社联政策方面过于苛刻 不易于 接受 所以常规工作看似平常但却总能反映实际问题 作为部长更 要时刻带领团队从大局出发去发现问题 3 3 内部发展工作内部发展工作 从人力资源的角度来看人具有可持续性 人力资源是可以不断 开发的资源 不仅人力资源的使用过程是开发的过程 培训 积累 创造过程也是开发的过程 因此部门的发展工作大多数是干事培养 工作 部长应充分运用自己的人际圈定期为干事组织培训 提高其 综合能力 在培训工作中 部长应根据每个干事的实际情况制定出 只属于他的培训方案 使其得到即充分的发展又保存了其个性特征 除工作能力之外 部长应在文明素质上给予及时矫正 主要方法便 是观察一旦发现错误就要及时纠正 其实个人的培养更要在于平常 的细节 部长要牢记抓住一切机会传授经验方法 除了部长亲自培 养外 更要在部门内发动起相互教学的良好风尚 每个人都把自己 的长处分享给他人在相互学习中即完善了自己又增进了感情 4 4 部门前瞻工作部门前瞻工作 前瞻工作是部长级前瞻性素质的重要体现 事物的发展是有规 律性和倾向性的 部长级与上级相接处的时候应该有一种信息敏感 性 时刻捕捉接下来的动态 预测接下来事情发展走势并打好提前 量 做好准备 部长应根据部门自身需要 时刻收集材料建立起模 板型资料库 以便应急做好准备 例如校团委计划举办一次全省社 团工作交流会 那么活动部就要在近期有目的组织一次礼仪培训以 便应急 当接到正式通知时可以从资料库中抽调场地图 ppt 等模 板材料 二 认真组织并参加例会 二 认真组织并参加例会 1 1 部长级例会部长级例会 在部长级例会中 一个合格的部长应该充分提取并记录例会信 息 这毕竟是一周唯一的一次集体工作讨论活动 社联甚至整个团 学工作在一周内发生的动态都将在例会上进行公布 所以部长级在 例会中获得的信息量就几乎等同于干事接收的信息量 部长级例会 的意义在于为各部门工作进行部署 规划发展方向 把握组织团学 工作动态 除此之外参加会议时应严格遵守到会时间 若因特殊情 况不能按时到会或缺席的应履行正常请假程序 只有部长级在平时 中以身作则才对干事严格要求 2 2 部门例会部门例会 部长级例会召开后将组织各部门例会 例会中应给予干事充分 的发言时间不要一个人说全场 在例会中真正的形成讨论氛围 部 门例会上部长级应把部长级例会上所反映的问题或经验与干事进行 分享 鼓励其思考并锻炼干事口才 三 团结内部氛围 三 团结内部氛围 团结部门氛围其实是所有成员共同肩负的责任 氛围的好坏其 实是相互关系的亲疏 每个人在这亲中都会起到作用但是身为部长 肩上的担子更重大 两位部长在中间起到的是衔接调节的中心作用 1 1 正部与副部的关系正部与副部的关系 往往正部长与副部长是在部内关系中最尴尬的环节 两者处于 同一年级但并非同一级别 以至于可能出现相互抵触的情况 所以 明确正部和副部各自的作用与处事方法至关重要 二者在部门中名 义上是存在一定等级但实际上地位与作用平等 存在分歧的原因都 在于心态 正部长往往从部门整体出发制定规则或安排任务 有时 候和主席团讨论过之后便开始执行并没有与副部长进行商量因此很 容易造成 独裁 现象 但是大多数问题往往出现在副部长那里 由于身处二把手的地 位所以依然没有从干事的角色转变过来 认为什么问题都有正部去 顶着 以至于正部负担过重而副部不作为 还有一种情况也是最常 见的问题 副部对正部存在很大意见而造成部门内部关系紧张 更 严重的情况则是上级矛盾下延导致分帮结派的现象发生 为避免上述问题的发生部长级应该在平时做到以下几点 1 加强沟通 所有产生分歧的问题在私下统一意见后把最终的讨论结 果于干事交代清楚 2 正部长与副部长明确各自工作 加强配合 3 副部长明确自身定位 发挥在部门间的中枢作用 做好正部与 干事之间的衔接 将干事存在的问题时刻与正部反映讨论解决方案 端正态度 求真务实 2 2 部长与干事的关系部长与干事的关系 新任部长与干事间存在一定的磨合期 身为部长应主动与部员 进行沟通交流 造成双方在磨合期关系紧张的原因主要有 部员对 老部长或骨干留有很多感情 对新人产生排斥心理 因为陌生不了 解 所以对新任部长工作能力产生怀疑 因为彼此性格原因没有共同 语言 面对这类问题身为部长首先应用行动告诉部员们你的能力以 及态度 在最开始的工作中不仅要努力的做好交接工作 更要向部 员们虚心学习 在最短的时间内熟悉部门的所有工作 在干事心中 一个合格的部长应该是一个暖心的部长 在生活与学习中部长应该 运用敏锐的洞察力去捕捉每一个干事的细节 当遇到困难时应在第 一时间给予帮助 四 加强部门交流 四 加强部门交流 在组织中存在一个共性的问题 那就是各部门独立性过强 合 作意识差 各部门虽然相对以独立的部门存在但依然处于一个整体 中 这样的状况与部长级有很大的关系 部长们的工作思路直接影 响到了干事的思路 这样的后果便是组织关键时刻无法集中了力量 办大事 只因部门间配合性差 作为部长级应主动与其他部的部长 或干事进行交流沟通 相关部门也应积极策划活动活跃组织气氛 培养以及忍耐骨干归属感 让各部门自大一的时候就相互认识 而 不要等到换届时才了解对方 五 完善并严格执行部门规章 五 完善并严格执行部门规章 一个组织需要有完备的规章制度 而组织中的部门也要根据自 身实际情况制定部门规章 明确活动 会议 工作等基本要求 身 为部长应通过民主形式投票通过部门内部拟定制度 在制度实施期 间应时刻关注并及时发现其中的问题 以便及时修正 部门规章确 定后 部长级首先应自觉遵守 其次才是监督实施 六 按时认真值班 六 按时认真值班 1 1 做好来访接待工作做好来访接待工作 部长级在值班期间担任的是临时责任人职务 在值班过程中除 了完成相应工作外更要做好来访接待任务 社联是面向全校社团与 社员的组织 随时接受来自社团和普通同学的投诉或咨询 当有相 应情况发生时部长级应积极接待 展现出社联的良好形象 并做好 相关记录 2 2 认真做好值班记录认真做好值班记录 部长级经常在值班的过程中接到团委老师突然下发的任务 然 而大多数部长级未将相关工作完成情况记录下来 以至于任务交接 出现错误 出现这类情况不排除部长级没有专门的值班记录本的原 因 但可以用留纸条的方法规避这样的错误 部长级记录不仅仅是 任务上 也可以把值班过程中发现的问题 处理的物品借用情况 来访人员接待情况记录下来 二 基本义务二 基本义务 1 1 带头维护组织形象与名誉带头维护组织形象与名誉 身为学生干部 出门就代表组织的形象 一言一行都影响着外 界对你所在组织的评价 而身为部长及更应该带头树立良好的部门 形象 为人处世注意礼节 时刻保持谦虚谨慎的态度 只有自身做 到了才有资格要求干事也去这样做 除此之外 身为组织成员要时 刻维护在外名誉 面对他人提出的意见与建议要认真思考有则改之 无则加勉 但当遇到诽谤 诋毁甚至攻击时要挺身而出坚决维护组 织名誉 2 2 引领部门思想引领部门思想 部门的思想动态要由部长去引导 但在这里我所提到的思想动 态不只是片面强调某些带有政治阶级色彩的方面 我们需要引导的 更是部员的思维 以及正确思考问题的方法 在一举一动中启发引 导部员把握组织发展方向 使其树立为广大学生服务的思想 但是 在引领思想方面 恕我直言大多数都是在 放空炮 演戏 形式化 假大空的现象笔笔皆是 说到底就是表面一套背后一套 这样的结 果只会浪费时间 3 3 时刻渲染时刻渲染 家的氛围家的氛围 也许这一点义务中不是很正式 但它却是组织部门未来合作的 情感基础 大多数部门只注重部门内部的团结温馨 并没有做到与 其他部门搞好关系 这与部长有直接关系 组织是一个整体且在未 来需要内部合作 只有打破平时的顾虑才能真正在合作中发挥团结 的力量 目前各部门干事并没做到相互熟悉 主要原因就是部门独 立办活动而其他部门参与度少或者敷衍任务 校级组织在人才培养 中的最大优势就是过阔的人际圈 可以做到最大限度的资源共享 如果不打破部门的孤立状态那么该优势将无法表现出 三 综合素质三 综合素质 1 1 树立服务意识树立服务意识 这不仅仅是部长级应该做到的而是学生干部都应做到的 学生 干部不等于比普通同学地位高 而是要比普通同学承担的更多 在 生活中与工作中要时刻树立服务意识 身为组织中的一员在生活中 要时刻了解周边同学的思想动态 从沟通中了解广大同学真正需要 什么 2 2 保持积极心态保持积极心态 不要小看 正能量 在组织内部的影响 作为部长级更应该时 刻保持积极向上的心态去面对一切 不可否认在生活中有许多事情 不尽人意 然而这并不代表我们有理由消极 作为一个部门的领导 人如果他消极了 那么部内的士气也一定会锐减 从而导致团队在 负面情绪的影响下一事无成 在这里必须要强调一个 吐槽 的问题 随着网络平台的开放 与完善 吐槽 现象逐渐就行开来 有些人是看到了问题进行善意 的指正 而有些人则是恶意的批判 将自己的负面心情转移并发泄 部长级如在日常工作中发现这种负面情绪发泄的行为 要予以积极 关注并进行正确的引导 总之这个社会确实需要犀利的批判 但更 需要中肯的建议 四 部长要以什么样的姿态存在 四 部长要以什么样的姿态存在 1 1 从问候拉近彼此距离从问候拉近彼此距离 到了大学确切说是加了学生组织后 我们一直在强调一个礼貌 问题 见到学长学姐要打招呼 这样一个简单的要求却在理解与实 施过程中出现了扭曲 在日常生活中 问候是人与人之间最基本的 沟通方式 也是一种礼貌形式 在问候中不存在等级差别 在实际生活中总有人在抱怨 某个干事见了我连招呼都不打 发泄一通之后遍抱怨其没有礼貌 没有打招呼 很大的原因是不认 识 在中国文化中与互不相识的人打招呼是一种比较很尴尬的场面 因此可以理解 但是反过来思考 既然知道他是干事为什么不主动 与他招呼 让他从不认识到认识呢 只因为比他高一个年级吗 如 果是这样的话 这位部长就显得比干事还不懂礼貌 遇到这种情况 身为部长的你完全可以这样说 你好 我记得你是 部的干事吧 你可能还不认识我 我是 部的部长 以后有不明白的尽管问我就 好 这样从陌生到相识有一句简单的问候开始 而且在这位干事 的心中也留下了很好的印象 组织的归属感最开始就是通过尊重体 现出的 尊重是相互的 也没有先后之分 每个人都应自觉地去尊 重对方 2 2 一家人就要一起上一家人就要一起上 目前依然有一部分人存在一个误区 我终于有自己的干事了 我自己就是从大一搬桌子的苦日子中这么过来的 刚当上领导就有 一种高高在上的感觉 认为干事就应该为自己 干事 更有甚者把 干事当做廉价劳动力去使用 当需要出人帮忙搬桌椅或者布置会场 的时候 眼看着人手不够 自己却在办公室看着电影指手画脚 虽 然自己的大一也是在这种日子中度过的 但是有作为的人应该结合 自身的经历把糟粕的风气铲除掉 而不是抱着看热闹的心态去任其 发展 的确干事需要锻炼 但更需要在锻炼中懂得什么叫同甘共苦