XX科技有限公司行政管理细则(制度范本、DOC格式)

1 1 北京威奥特信通科技有限公司行政管理细则 为保证公司正常的工作秩序和良好的办公环境 更好的为公司各部门和公 司全体员工服务 使公司各项行政管理工作有章可循 特制定北京威奥特信通 科技有限公司行政管理细则 一 公司行政管理细则包括 办公管理规定 办公用品管理规定 保密规定 复印机和传真机使用管理规定 合同管理规定 会议规定 印章管理规定 机动车辆管理使用规定 10 个 部分 二 本管理规定作为公司员工入职培训教材的内容之一 三 本管理规定的最终解释权属公司经理办公会 公司经理办公会有 权根据国家 北京市及公司实际需要修改本规定各项条款 四 本规定自批准之日起执行 拟制 日期 审核 日期 批准 日期 办公管理规定办公管理规定 1 1 为了加强公司各部门办公室的内部管理 营造良好的办公环境 提高工作 效率和质量 对员工应遵守的纪律和必具的精神风貌 特作如下规定 一 一 仪表仪容仪表仪容 1 公司所有工作人员在工作时间应保持良好的个人仪表 精神饱满 举止文明 礼貌待人 2 公司所有工作人员必须衣冠整洁 按着装规定要求执行 任何时候 在工作 场所不得穿短裤 背心 拖鞋 皮鞋要保持干净 光亮 注意言行举止 不 得当众整理个人衣物 3 员工要保持个人身体 面部 手部清洁 工服要保持干净 整洁 4 上班前不吃异味食物以保证口腔清洁 5 员工仪容 仪表要符合自然大方的要求 头发要常洗 不得有头屑并梳理整 齐 不得混染和制作怪异发型 男员工 应每日修剪胡须 发不盖耳遮领 不 得剃光头 不留鬓角 胡须 6 女员工上班尽量化淡妆 但不得浓妆艳抹和喷过浓的香水 男员工不得化妆 7 员工上班期间 应随时自查仪表仪容 发现问题及时纠正 二 二 行为举止行为举止 1 举止应大方得体 与人交谈双眼应平视对方 不要左顾右盼 2 遇上级领导或有客来访 应立即起身相迎并问好 先请来访人员入座后 自 己方可坐下 来客告辞 应起身移步相送 3 站立的正确姿势应是 双脚与两户同宽自然垂直分开 体重落在双脚上 肩平 头正 双眼平视前方 挺胸 收腹 4 注意走路姿势 在楼道内行走脚步要轻 不得奔跑 紧急情况下除外 5 进入上级领导或其他部门办公室前 应先立在门外轻叩门三下 征得同意后 方可入内 若进去时门是关住的 出来时则应随手将门轻轻带上 6 进出办公室 电梯时 应主动上前一步先拉开门或按住电梯按钮 请同行的 客户 女士或来访人员先行 7 对客户或来访人员提出的询问 疑难 要求 意见 要耐心倾听 在不违背 保密制度的原则下 有问必答并做到回答准确 对自己无把握回答的应婉转 地表示歉意 联系有关人员给予解答 或留下文字记录 限时予以回复 三 三 言谈言谈 1 声调要自然 清晰 柔和 亲切 不要装腔作势 声量不要过高 亦不要过低 以免客人听不太清楚 1 1 2 不准讲粗言 使用蔑视和污辱性的语言 3 说话要注意艺术 多用敬语 注意 请 谢 字不离口 四 四 电话应答电话应答 1 所有来电 务必在三响之内接答 2 接电话 先问好 再报单位 后讲 请问能帮您什么忙 不得倒乱次序 3 通话时 听筒一头应放在耳朵上 话筒一头置于唇下约五公分处 不得使用免 提功能键 中途若需与他人交谈 应用另一只手捂住听筒或按闭音功能键 4 必要时要做好通话记录 通话要点要问清 然后向对方复述一遍 5 对方挂断之后 方为通话完毕 任何时候不得用力掷听筒 6 在公司严禁拨打声讯服务电话 尽量避免打私人电话 家人有急事来电 应从 速 简洁结束通话 他人接听 只代为记录 转告 五 五 办公纪律办公纪律 1 员工应严格按公司考勤制度守时守纪 2 保持办公室肃静 工作时间不得大声喧哗 呼唤 打闹 嬉笑 奔跑 不得 哼唱歌曲 吹口哨 妨碍他人办公 3 坚守岗位 集中精力做好本职工作 工作时间不离岗 串岗 不吃零食 闲 聊 打瞌睡 躺卧 打牌 听看与工作无关的音乐和书刊 4 上班时间严禁炒股或办私事 因公外出应向本部门负责人请假 说明去向和 工作内容 5 接待来客询问 不得泄露公司管理制度 ISO9000 质量体系内容等有关公司 秘密的事项 6 参加各类会议 应按时到会 保持会场肃静 对重要事项应做好记录 7 保持办公区内整洁 有序 卫生清洁 不在办公场所内吸烟 吐痰 8 爱护一切公有财物 节约使用办公用品 节约用电 做到人走灯灭 关闭门 窗 空调 9 下班后 及时整理办公桌椅 锁好门窗 抽屉及文件柜 六 六 办公场所卫生办公场所卫生 1 保持办公区的整洁卫生 办公室应窗明几净 办公桌要求无尘土 严禁在室 内放置和乱扔各种杂物 1 1 2 办公桌面上的文件 办公用品和设施要码放整齐 便于查找 严禁放置与办 公无关的杂物 严守保密制度 3 办公区内 所有废弃物及容器等须在指定地点集中堆放 专人负责管理 4 临时离开办公桌时 座位要放回原位 5 办公室内墙面除悬挂与工作有关的地图 规章制度 奖状 白板之外 不得 悬挂与工作无关的物品 悬挂物要统一悬挂在同一水平线上 七 七 办公场所安全办公场所安全 1 办公场所不得随意堆放易燃易爆等危险物品 不得存放现金 首饰等私人贵 重物品 2 办公电器设备 电脑 传真因工作需要除外 下班后必须断电 以免发生意 外事故 3 办公室无人时 一定要锁好门窗 防止物品及文件的丢失 下班后要仔细检 查并确认任何治安 消防隐患后方可离开 4 办公桌椅 消防器材和设备应根据实际布置定期检查 保证完好 公司机要部门 财务部 档案室等 应有加固的防盗门窗和防盗 报警设备 接待来访人员的规定接待来访人员的规定 1 公司各部门业务关系人员来访或洽谈合同等事宜 由人事行政部向被访人员 予以通报 1 经被访人员确认后 由前台秘书负责将来访人员领入会客地点 2 被访人员拒绝接待的 前台秘书应婉转回绝或请来访者留下口信 信息由前台秘书转达当事人 2 被访人员不在公司 可以通知被访人员直属上级或由人事行政部前台人员予 以接待 并将信息转达当事人 3 一般来访 应在前厅会客室接待 4 外来人员需要进入公司办公区域协助工作的 时间在 2 天以上的 应到人事 行政部备案 由人事行政部配发临时工作证件 凭此出入公司 办公用品管理规定办公用品管理规定 1 公司办公用品的采购 存储 发放由综合办负责 发放后的办公用品的 1 1 保管由领用人负责 2 新入职员工 因工作需要可以领用以下办公用品 签字笔一支 文件袋一个 文件筐一个 笔记本一本 磁盘一张 3 员工离职后除消耗性用品外 其余物品交回综合办 办公用品丢失及人 为造成损坏 需要按照原价值的 100 予以赔偿 正常使用损耗 以旧换新 4 公司各部门按需领用办公用品 领用特殊办公用品 需要填写 办公用 品申领单 经部门经理签字 综合办经理审核后 予以发放 以下办公用 品做特殊规定 1 名片夹 名片盒 计算器 磁盘盒由部门经理领用 并负责保管 2 电池以旧换新 磁盘应节约使用 3 办公设备所用硒骨 墨盒 粉盒以及各种规格的复印纸由前台秘 书负责统一领出 6 综合办于每月 31 日统计本月公司及部门办公用品耗存和领用情况 1 1 保密制度保密制度 一 保密范围 1 公司重要的文档性资料及公司高层签发的相关文件 2 市场调研分析报告及对策 各种技术方案 质量体系文件以及公司开发的计 算机管理软件等 3 销售方案 业绩 人力资源管理规章制度 公司掌握的员工内部档案和员工 个人资料 4 公司财务帐目 报表和公司现金流量 5 公司掌握的客户资料 其中客户的身份 住址 联络方式 职业 公司情况 私人及商务行程安排以及个人习惯等 6 公司经理办公会讨论 通过 形成的重大决策 决议 政策性文件以及相关 会议纪要 7 标有 保密 绝密 的各种报告 文件 请示等 8 未经公司领导批准公开的文件 资料 图纸 档案等 9 在公司规定的保密层次 知密范围以内的文件 资料 决策 档案等 10 在公司规定的保密时限内的各种文件 资料 决策等 11 公司总经理明示的其他需要保密的事项 二 保密原则 1 所有保密范围内的各种文件 图纸 资料等由公司行政部统一管理 任何人 不得据为己有 借阅需按规定程序 及时归还 2 所有在保密范围内的各种文件 图纸 资料等未经副总经理或总经理批准 不得对外传阅 复印或通过电子邮件等其它方式对外泄露 3 员工不得探听或泄露公司的机密 不得与知密范围以外的人员谈论公司机密 4 未经副总经理或总经理批准 不得以公司名义对外发表任何有关公司的意见 文章 信函 报告 请示 谈话等 5 对外联系工作 签定合同 谈判 参加各种会议及外事活动 均要取得公司 副总经理或总经理的授权 授权以外涉及机密的问题 应予以回避 6 公司各级别员工无论任何理由 一律不得将文件 图纸 资料 档案等携带 1 1 回家 下班前必须将文件整理锁好 不得任意摆放在桌面 7 所有保密范围内的各种文件 图纸 资料 废弃文稿等的销毁 必须事先予 以检查并按照规定程序销毁 三 泄密责任 1 发生泄密事件后 必须立即向公司汇报 不得隐瞒不报 公司将根据泄密 情节严重程度及所带来的后果 依据 公司奖惩条例 予以相应的处罚 2 员工辞职或被辞退后 不得将具有保密效力的文件资料带走 如在新的公 司 新的职位上使用 而使我公司受到名誉 经济损失的 公司有权通过 法律手段追究其责任 1 1 复印机和传真机使用管理规定复印机和传真机使用管理规定 1 部门复印资料 须自觉先登记 再复印 一次复印 50 份以上或 100 页以上 的文件资料 须由综合办经理或副经理批准 2 需要复印的文件资料 属于保密级资料的 须按照规定程序批准后 由综合 办主管专人负责复印 任何人不得擅自复印 3 公司复印机概不对外 不得复印与工作无关的私人资料 4 为了使复印机更好地发挥作用 延长使用寿命 每次复印达 100 张时 须过 10 分钟再继续复印工作 5 复印时报废文件 资料 属于保密性质的 应立即销毁 不得外传 非保密 性质的文档资料 纸张可以重复使用 以厉节约 6 传真机由综合办前台秘书负责维护 使用 各部门接 发传真需要登记 由 前台秘书协助收 发 7 公司传真机不得传真私人资料 一经发现 将予以严肃处理 8 如未按上述条款执行 造成文件流失 机械损失 由当事人承担一切责任 1 1 传真登记表传真登记表 日期传真资料名称张数部 门申请人执行人备注 1 1 复印登记表复印登记表 日期复印资料名称纸型张数部 门复印人备注 1 1 合同管理制度合同管理制度 为了保护本公司作为当事人的合法权益 保证经济计划的顺利执行 避免 产生经济合同纠纷 提高经济效益 特制定如下制度 1 对外签订经济合同 必须以 中华人民共和国经济合同法 制订 2 凡对外签订经济合同需填制 合同鉴审单 各有关部门逐项填写后 将合 同原件及 合同鉴审单 送直属上级审批 合同由公司法人代表或法人代表 授权人签字 3 签订经济合同需由对方单位提供其企业法人营业执照复印件 法人代表证明 书以及法人授权委托证明书 由企业法人代表签署合同的 只需提供前两份 资料 4 与个人签订经济合同 对方需提供其个体工商营业执照复印件以及身份证复 印件 5 对外签订合同须加盖公司合同专用章 否则所签订的合同一律无效 6 由领导会签审核后正式签署的合同 应由综合办盖章 编号 归档 一式四 份 对方两份 公司两份 归档一份 财务部一份 复印给执行部门一份 商务部一份 7 财务部负责审核合同的付款形式 付款数额 付款时间 严格执行合同条款 及公司合同管理制度 对原始凭证不齐 不符合政府及公司要求的付款申请 可以拒付 对合同在付款 监督 结算方面负专业责任 8 合同正本一份同有关附属资料 包括 合同鉴审单 对方单位的企业法人 营业执照复印件及 法人代表证明书 法人代表授权委托证明书 一并由 综合办存档备案 9 合同签定必须秉公办事 不得以权谋私 索贿 受贿 违反者不论其职务高 低 均按其情节轻重 给予警告 降级 直至开除处理 1 1 合同鉴审单合同鉴审单 合同名称 合同编号 经 办 人 部门负责人 相关部门 财务负责人 主管副总经理 总经理 备注 1 1 会议规定会议规定 为了进一步规范公司内部管理 增强工作的计划性 协调公司各部门之间 关系 使公司日常工作有条理 有计划 促进公司经济效益的提高 根据 公 司法 和本公司运作需要 特制定有关会议制度 1 01 0 经理办公会议制度经理办公会议制度 1 1经理办公会议的主要任务是 1 讨论决策公司的重大事项 2 部门汇报上周工作情况及存在的问题和下周工作计划 3 交流各部门的工作 4 对有代表性的问题进行讨论并得出结论或制定处理方案 5 公司布置本周的具体工作 1 2经理办公会议每周一早 8 30 召开一次 根据公司工作需要可召集会议 1 3经理办公会议由总经理主持 总经理因事不能参加 可委托副总经理主 持召开 参加人员为总经理 副总经理 各部门经理 组长 若因会议需要 可请有关部门有关人员参加 1 4综合办部负责经理办公会议通知和会前各项准备工作 1 5经理办公会议由综合办助理做好记录 会后对公司布置的重要工作形成 纪要 由总经理或其委托人签发后下发 以便贯彻实施 2 02 0 全体员工大会全体员工大会 2 1全体员工大会的主要任务是宣布重大事项 决议 决定 2 2全体员工大会根据实际工作需要半年举行一次 2 3全体员工大会由总经理主持 公司全体员工参加 2 4综合办负责全体员工大会的时间和地点 会议通知和会前各项准备工作 2 5全体员工大会由综合办助理做好记录 会后对重大事项 决议 决定形 成会议纪要 由总经理签发后下发 以便贯彻实施 2 6综合办部负责督查全体员工大会各项决定的执行情况 并向总经理汇报 1 1 3 03 0 部门部门 专题会议专题会议 3 1部门会议的主要任务是交流部门内部工作 对有代表性的问题进行讨论 并得出结论或制定处理方案 专题会议的主要任务是就某一或多个专题进行讨 论并得出结论或制定处理方案 3 2部门 专题会议根据实际工作需要由部门经理 专题小组负责人确定召开 时间 地点和出席者 会议通知和会前各项准备工作 并主持会议 3 3部门 专题会议由主持人指定专人记录 会后对专题讨论结果形成会议纪 要 由部门经理 专题小组负责人签发后向主管上级汇报并下发有关各方 以便 贯彻实施 3 4部门经理 专题小组负责人负责督查专题会议各项结论或方案的执行情况 并向主管上级汇报 4 04 0 外部会议外部会议 4 1外单位主持召开的外部会议 4 1 1 外单位主持召开的会议 必须事先经总经理知悉 由总经理确定参会人 员 会议明确参加人的除外 由总经理秘书按总经理指示通知参会人员 4 1 2 外部会议由参会人员做好会议记录 会后形成会议纪要 由我公司参会 人员中职位最高者签发后向主管上级汇报 4 2我公司主持召开的外部会议 4 2 1 我公司主持的由外单位派人参加的会议 洽商 谈判由总经理或授权人 确定外单位及本公司的参会人员 4 2 2 总经理或授权人指定专人负责会议通知和会前各项准备工作 4 2 3 总经理或授权人指定专人做好会议记录 会后形成会议纪要 由总经理 或授权人签发后下发公司内部有关各方 以便贯彻执行 4 2 4 总经理或授权人指定专人负责督查会议布置各项工作的执行情况 1 附则 1 参加会议人员必须按会议规定时间 地点准时参加 不得无故缺席 迟到或中途退席 如有特殊情况应事先征得会议主持人同意 2 会议应切实做到 议题明确 实事求是 内容扼要 语言简练 讨 论集中 3 会议决定的事项 不得随意变动 会后按照会议要求及精神传达贯 彻 不得扩大传达范围或任意外传 对违反公司保密规定的 予以 严肃处理 严重者予以辞退 1 1 北京威奥特信通科技有限公司北京威奥特信通科技有限公司 会会 议议 纪纪 要要 签发人 时 间 年 月 日 时 地 点 参加人员 主 持 人 记 录 人 会议议题 会议内容 报 抄 1 1 印章管理规定印章管理规定 印章是公司或部门权力的象征 应当严格管理 1 印章要由专人保管 1 公司章 合同印章及法人名章由综合办指派专人保管 2 财务专用章由财务部指派专人保管 3 部门印章由部门指派专人保管 2 使用印章须先填写 用章登记表 经批准后方能盖章 1 盖公司印章 属一般事务 须经副总经理签字批准 属重大事务 须经总经理批准 2 加盖公司合同印章的 须经副总经理或总经理批准 3 加盖公司财务专用章须经财务部经理 批准 4 加盖部门印章 须经过部门负责人批准 5 加盖法人名章 须经总经理批准 3 凡经总经理或总经理委托副总经理签署的文件 制度 合同 标书等 在经 手人登记后 直接盖章 4 公司各类印章原则上不携带外出 如因特殊公务需携带外出使用 须经公司 副总经理批准 并须有二人同行 办理借用手续 如期归还 5 因业务需要持空白介绍信或文件加盖公司印章时 须经副总经理批准 经手 人登记后发出 如未使用或未用完的 应如数交回综合办 适时核销 6 公司各类印章不能私自为公司以外人员出具证明 介绍信等 凡遇有特殊情 况 应按印章管理制度程序办事 7 印章的刻制 更换一律由综合办办理 上报副总经理 批准后方可刻制 8 废弃的印章由综合办统一收回保存或销毁 9 各部门办理事宜需要用到营业执照副本 企业机构代码证副本 地税证副本 国税证副本时 需要登记事由后 经由副总经理批准后方可使用或借出 10 营业执照副本 企业机构代码证副本 地税证副本 国税证副本 以上四种 副本复印件使用前 应在其上注明事由 并加盖公章 1 1 使用印章登记表使用印章登记表 日期部门需盖章资料全称申请人审批人经办人备注 1 1 机动车辆管理使用规定机动车辆管理使用规定 为了加强公司机动车辆的管理 合理调度机动车辆 确保公司的正常运行 对 公司机动车辆使用特作如下规定 一 司机工作守则一 司机工作守则 1 公司司机要严格遵守道路交通管理条例及安全行车的有关规定 严禁酒后开车 否则 所造成的经济损失 由司机个人承担 2 司机要坚守岗位 做好随叫随到 并做好车辆保养工作 做到 三勤 即勤检 查 勤保养 勤擦洗 3 车辆由指定司机驾驶 未经公司领导批准 不得交给他人驾驶 否则 将追究 司机责任 一切后果由司机本人承担 4 做好出车前的车辆检查工作 保证顺利出车 二 用车管理二 用车管理 1 公司车辆由综合办调度 2 车辆应保证公司领导的工作用车和各部门行政业务用车 3 各部门用车须提前一天向部门负责人申请 填写 派车单 经部门负责人同意 签字交综合办批准后 方可出车 如遇特殊情况 未提前申请且事情紧急 用 车部门应由部门经理写明理由 再由综合办进行调配 4 各部门外出办事 原则上由综合办安排车辆 无车安排时 经副总经理批准 可乘坐出租车 公司给予报销出租车费 5 各部门在填写 派车单 之前 应先在本部门内做好用车的协调工作 能够一 起办理或搭车办理的 尽量一同用车 6 在出现用车冲突的情况下 综合办按事情的重要程度 距离远近安排车辆 7 凡用车单位 必须按批准用车路线 地点行车 不得私自更改行车路线 特殊 情况需要改的 要在 派车单 上说明理由 8 司机应实事求是填写 派车单 内容 时间 行车里程 不得弄虚作假 并认 真保管 月底进行汇总 9 综合办根据 派车单 所填数据计算各部门用车量并考核司机工作量 1 1 三 车辆使用三 车辆使用 1 公司综合办为公司车辆的管理部门 负责车辆的年检 维修 保养 交通安全 管理及各种税费的缴纳 2 公司车辆一般情况下由专职司机驾驶 遇特殊情况 持有驾驶执照 且经过公 司专职司机路考合格 备案后的非专职司机有资格在本市内驾驶车辆 3 有资格驾驶车辆的非专职司机在驾驶车辆前 须与专职司机进行交接 交接内 容包括 车辆外观 灯光 仪表 刹车 车辆用毕后 按上述程序交接 并申 明在用车途中有无故障及其他需要说明的问题 未按照程序交接 发现问题 车辆在谁手中 由谁承担责任 4 公司车辆若需离京行驶 含远郊区县 须经副总经理批准 否则记过失一次 四 保险与赔偿四 保险与赔偿 1 公司车辆按规定办理各种保险 2 车辆外出均应在正规停车场停放 停车费凭收据报销 3 如发生交通意外 由保险公司根据保险合同条款先行赔偿 赔偿费不足之部分 根据责任情况 分别由公司及驾驶员个人负担 我方全部责任 公司 30 个人 70 双方责任 公司 70 个人 30 我方次要责任 公司 90 个人 10 我方无责任 公司 100 4 如车辆丢失 由保险公司根据保险合同条款予以赔偿 同时 将丢失车辆的原 值减去累计折旧额后的净值与赔偿费相抵 如赔偿费不足该车折旧后的净值时 差额部分由丢车人负担 1 1 派派 车车 单单 申请人部 门 出车人时 间 前往地点行车里程 事 由 部门 批示 综合办 意见 备注 派派 车车 单单 申请人部 门 出车人时 间 前往地点行车里程 事 由 部门 批示 综合办 意见 备注 1 1 公司档案管理制度 一 总则 1 为加强本公司档案工作 充分发挥档案作用 全面提高档案管理水平 有效地保护及利用档案 为公司发展服务 特 制定本制度 2 公司档案 是指公司从事经营 管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 公司档案分为受控档案和非受控档案 3 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整 公文上的各种附件一律不准抽存 结案后及时归档 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚 不得擅自带走或销毁 二 文件材料的收集管理 1 公司指定专人负责文件材料的管理 2 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理 交总经理审阅后归档 3 一项工作由几个部门参与办理的 在工作中形成的文件材料 由主办部