文件编制导则.doc

文件编制导则 BFJT-QGB-011-20091 总 则1.1 目 的为规范宁夏宝丰能源集团有限公司（以下简称集团公司）管理制度的格式、编码、结构，实现制度文件的标准化，特制定本导则。1.2 适用范围本导则适用于集团公司各部门和所属单位一、二级管理制度的编制，如管理标准、规章制度、管理办法、管理细则等管理文件；操作规范(安全、工艺、设备) 等技术类文件。1.3 职责1.3.1 企管部是本导则的归口管理部门，负责本导则的监督执行。1.3.2 集团公司各单位根据本导则的要求进行制度体系文件的编制。2 管理规定2.1 集团公司各单位管理制度识别代码编制规则2.1.1 管理制度编码BFJT（部门代码）（文件流水号）（年号）（修订状态）3 管理制度编制要求3.1 管理制度3.1.1 封面（以集团公司公文管理制度审批页为准）；3.1.2 正文；3.1.3 附页；用于绘制与管理制度内容相关的流程图、相关记录表样；3.2 文件结构3.2.1 章、节、条、款、项、则3.2.1.1 1（章）3.2.1.2 1.1（节）3.2.1.3 1.1.1（条）3.2.1.4 1.1.1.1（款）（应为标题）3.2.1.5 1）（项）3.2.1.6 a) 则3.3 管理制度编写要求根据集团公司管理通则及集团公司各部门职责，分别阐述各项要求及控制的方法，具体编制要求如下：3.3.1 名称集团公司各部门拟定以集团公司红头文件下发的管理文件，统一称为“管理制度”，所属单位下发的管理文件称为“管理办法”、“规章”、“细则”。3.3.2 目的阐明为什么要有这个程序或文件。叙述要求简洁明了、针对性强。3.3.3 适用范围简要叙述该文件适用的范围。3.3.4 职责简述各责任部门达到控制目的所负的责任。3.3.5 工作内容和控制方法3.3.5.1 按照5W1H的方法从该活动的输入、转换、所需资源、输出，顺序的列出开展该活动做什么（What）?、为什么做（Why）?、谁来做(Who)?、在哪儿做(Where)?、什么时候做(When)?、怎么做(How)? 按照PDCA过程的管理方法顺序地列出开展该活动：输入（计划）和形成（实施）转换、所需资源、输出测量（检查）或考核持续改进（完善）。3.3.5.2 按工作流程顺序编制，对照集团公司管理通则及集团公司各部门职责进行编写，实事求是，不扩大要求，不降低标准，符合实际，用词通俗易懂，操作性强，逻辑清晰。3.3.5.3 文件所产生的记录，阐明记录由谁填写，记录传递方式，传到何处，由谁保管，在文件中引用的记录用“”标注。3.3.5.4 引用或与其它要素衔接时，应注明执行国家标准或管理制度。 3.3.5.5 相关文件或支持性文件列出管理制度，文件名称要加注书名号。3.3.5.6 相关记录列出与管理制度有关的记录，不必加和“”。3.4 版面和纸张规格3.4.1 文件采用A4纸排版、印刷。3.4.2 记录表格的编制以内容简约、具有可追溯性、格式适中、填写、印刷方便的原则进行编制。3.4.3 页面设置：页边距上下各2.5cm、左右边距各2.5，行距1.5倍行距。3.4.4 页眉左上角加印集团公司LOGO4 其它规定4.1 遵守运用实施的基本原则4.1.1 文件所定事项，任何人员不得擅自更改。4.1.2 发现不适用或有疑问时，向企管部提出，以作必要处理。4.1.3 发生异议时，由企管部和原文件制定部门负责解释。4.2 文件管理4.2.1 文件原件由办公室妥善保管,并保留发文记录。4.2.1.1 使用单位不得对文件进行涂改，使用单位发现本单位使用的文件有污损或丢失等现象时，需经申请发文部门确认后方可补发。4.2.1.2 文件对外保密，不得擅自复印带出公司。4.2.1.3 文件下发到部门后，各部门相关人员应传阅学习，保证文件的有效贯彻。5 附 则5.1 本导则由企管部负责解释。5.2 本导则自下发之日起执行。5.3 相关文件制度编制评审管理制度5.4 相关记录附件一：管理制度模本附件一 管理制度模本管理制度（三号黑体）BFJT-(小四号宋体)1总则（小四号宋体）1.1小四号宋体） 目的（小四号宋体，段落为1.5倍）（小四号宋体，段落为1.5倍）1.2 适用范围。1.3 定义。1.4 原则。2职责2.1 。3工作内容和控制方法3.1 3.1.1 。3.1.2 。3.1.2.1 。 1）。2)。a)。4、附则4.1本制度由集团公司负责解释。4.2本制度自下发之日起