专案管理办法

太空梭高傳真資訊科技股份有限公司 香港太空梭電線有限公司 菲太電子廠 標題專案管理辦法版本 A 0 編號 制訂部門 品管部 制訂日期2002 年 4 月 17 日 頁數 1 4 1 目 的 為使專題專案計畫能有效地推進營運 特訂定本辦法使能順利達成預定效益目標 以 提昇管理績效及改善跨部門之管理機能達成公司營運目標計劃 2 適用範圍 所有電子事業部需以專題研究 進行專案計畫突破技術瓶頸 改善管理系統上的問 題點 建構開展新事業體管理體系等 所成立的專案專題運營計畫適用之 3 權 責 3 1 專案管理成立會議召開 由廠經理或以上主管指定之專案召集人 3 2 專案管理審查 專案所屬單位廠經理或以上主管 3 3 專案管理工作會議主持 專案負責人 3 4 專案管理工作會議人員 工作小組成員與指定各有相關單位人員 4 作業內容 4 1 專案管理流程圖 附件一 4 2 專案專題的定義 專案指公司內所指處理跨部門機能管理之專門計劃方案 專題為專案之 展開之次項計劃主題 4 3 專案成立 4 3 1 專案成立時機 4 3 1 1 為達成年度目標所指定特別處理時 如 年度目標及方策 展開 4 3 1 2 為解決系統問題需求時 如各項高級主管會議廠最高主管決議 4 3 1 3 牽涉多項資源與時間限制工作活動時 如重大工程及新廠建立 4 3 1 4 為改善重大品質環管系統工作時 如管審會議決議 4 3 1 5 新產品開發案 由會議決定或由各需求單位以簽呈方式提出專案提案申請 4 3 2 專案提案申請中應列明專案成立動機與目的清處對於專案來源與預達成之目的 可評鑑 專案成立之方向正確性 專案提案申請交由廠經理或以上主管同意後指定專案召集人負責 專案成立會議 4 3 3 專案成立時應進行重要度與緊急度分析 重要度指標依專案重要性質區分為重要與一般 緊急度指標分為緊急與一般 專案分類分級管理 其分類方式依品質改善 重大工程 財務 管理 研究性專案與產品開發等 由廠經理依據專案定分級方式為最速件 重要 正常 緩件 管制 管制方式由廠經理決定 4 3 4 專案成立會議由專案召集人選定專案主題與會議時間後通知相關單位主管召開專案成立 會議 決定下列事項 4 3 4 1 成立會議專案主題宣告確認 4 3 4 2 選定專案負責人及組織組成 包含工作小組成員等項目 4 3 4 3 專案範圍界定與專案時限資源運用限制 修 訂 記 錄 日期 版本核准審查製作 第一次修訂 年 月 日 第二次修訂 年 月 日 第三次修訂 年 月 日 第四次修訂 年 月 日 太空梭高傳真資訊科技股份有限公司 香港太空梭電線有限公司 菲太電子廠 標題專案管理辦法版本 A 0 編號 制訂部門 品管部 制訂日期2002 年 4 月 17 日 頁數 2 4 4 4 專案計劃與審核 4 4 1 由專案負責人與工作小組人員進行專案計劃會議討論並由專案負責人提出專案計劃書 專案計劃書 4 4 2 專案計劃書內容主要包括專案主題 專案動機目的 專案組織 專案預計成效 專案評價指標 專案預計完成日 專案預計成本 專案風險評估等 專案計劃書格式如附件二 4 4 3 專案計劃運用系統圖展開階層為專案 專題 工作項目 工作內容 專案組織以指定專案召集人 專案負責人 專案工作小組人員及任務分派 4 4 4 專案與專題工作項目之預計完成日期建立專案進度管制表運用甘特圖法管制 專案進度管制表格是如附件三 4 4 5 專案預計成效應依特性建立量化專案標的值 以專案評價指標評估專案達成 4 4 6 專案牽涉預計成本 費用預算 應建立預算書 以預算書格式提出 包含於計劃書內 4 4 7 專案牽涉風險性較高則由專案召集人要求專案負責人進行風險評估 專案風險評估應包 含風險預測與鑑定方式 4 4 8 專案負責人將專案計劃書呈專案召集人審查後交專案審核人員審核 專案審核以專案評價評估對效益與成本預評 審核權限若牽涉跨組織則以跨組織之最高 主管負責 牽涉財務預算計劃至少需由預算核准權之主管或以上主管負責費用預算審核 4 4 9 審核風險較高會嚴重影響系統運作或財務等重大問題時審核者可要求進一步風險評估 報告 或另行研究 4 4 10 當專案內容有需修正或錯誤由審核人員退件給專案召集人重新檢討後重送件 4 5 專案工作管理 4 5 1 專案開始與定期由專案負責人通知專案工作小組成員參加專案工作會議 討論並分派任 務 由各工作小組負責人於會前整理工作報告內容與進度 會議時報告下列項目 4 5 1 1 工作執行成果匯報 4 5 1 2 專案進度管制表之實際執行狀況 附件三 專案改善進度報告 4 5 1 3 專案問題點與差異 附件四 專案改善問題點 4 5 1 4 專案異常內容與專案變更事項 4 5 1 5 專案跨部門協調事項提出 4 5 1 6 工作會議結論 專案工作會議記錄於會後匯總呈報專案召集人審查 專案進度延後與變更需經專案召集 人核准 4 5 2 專案負責人配合不定期或當發生重大問題時 得視需要召開臨時工作會議以督促專案管 理執行 4 5 3 專案負責人負責計劃之工作執行與進度跟催追蹤與資源分配與衝突解決 專案負責人應 制定進度報告之週期與完成日跟催 匯總專案問題點與差異並運用資源分配解決問題點與 差異 太空梭高傳真資訊科技股份有限公司 香港太空梭電線有限公司 菲太電子廠 標題專案管理辦法版本 A 0 編號 制訂部門 品管部 制訂日期2002 年 4 月 17 日 頁數 3 4 4 5 4 專案異常管理由各工作小組提出給專案負責人統籌解決 使用異常報告通知各單位進行 協調解決 若跨部門無法解決時得呈報專案召集人召集跨跨部門協調會 決議事項由專案 負責人進行跟催 4 5 5 專案緊急處置方式 當專案有重大失敗風險與變更產生時需由專案負責人呈報專案召集人進行緊急處置 必要時召開跨部門緊急會議 如 專案暫停 專案預算追加 工程進度延遲影響訂單與生 產 重大品質缺失需馬上決議處置方式 4 6 專案資源管理 4 6 1 專案需求 當專案執行需要資源運用時統籌由專案負責人提出需求申請 依請購相關程序提出 4 6 2 人力資源需求 當臨時需要人力資源需求時由專案負責人提出需求向跨部門主管借調人員或支援方式 4 6 3 預算管理 專案負責人需依公司相關會計規定運用預算 採購由採購部門依詢價 報價 比價 訂購程序 之 採購管理程序 費用支付執行由會計部門支付 小額費用借支報銷由專案負責人負責 專案負責人需定期檢討預算使用並呈報專案召集人審核 當預算超支視為專案異常處置 當結案前需進行預算使用狀況報告 4 6 4 資源有關鍵資源時專案負責人應將相關運用關鍵資源之專案工作項目進度匯總同一進 度表管制 當有資源衝突時由專案負責人依 4 5 3 4 5 4 解決 4 7 專案工作成果評估與審查 4 7 1 工作項目之達成以下列方式評估 4 7 1 1 成效依量化專案標的值 評價指標評估專案達成率 評價指標如包含改善程度與有效性 問題點解決與否 經濟效益結果 生產效率提昇 異常發生頻率與次數等等 4 7 1 2 重大工程完成依工程進度達成為評估項目 4 7 1 3 間接改善或附加效益 4 7 2 工作項目之達成結果由專案負責人匯總確認提出完整專案成果報告 交專案召集人審查 4 7 2 1 專案成果報告應包含下列事項 專案計劃書 專案計劃執行結果 進度與專案實 施時間 專案成果 預算執行結果 4 7 2 2 當專案執行有差異部分時報告內容需包含失敗原因分析與殘留問題點與失敗模 式 4 7 3 成果鑑定由專案審核人員依據專案成果報告稽核真實與有效性 通知專案召集人審核結 果 當核可時由通知專案負責人舉行專案成果發表會 當退件需進行檢討專案執行成果 4 7 4 專案具有成效或需檢討由專案負責人提報獎懲名單與理由 4 8 標準化與後續追蹤 4 8 1 專案實施後需將工作項目標準化依 文件與資料管制程序 執行建立程序或標準書 4 8 2 專案實施後需將工作項目納入日常管理項目 由各部門單位修訂後變更 太空梭高傳真資訊科技股份有限公司 香港太空梭電線有限公司 菲太電子廠 標題專案管理辦法版本 A 0 編號 制訂部門 品管部 制訂日期2002 年 4 月 17 日 頁數 4 4 4 8 3 專案報告內容與改善成果由專案負責人建立入情報中心之專案知識數據庫 提供後續專 案改善參考與知識傳承 4 8 4 專案報告歸檔依 記錄管理程序 管制 統一由廠經理或以上單位保存 4 8 5 需持續品質改善追蹤項目則依 資料分析與持續改善管理程序 由品保單位進行追蹤 4 9 專案獎懲方式 4 9 1 專案獎勵 為鼓勵專案之目標達成與擴大其經濟效益以項目決定獎勵對象 以提撥獎勵金或表揚方式獎勵 4 9 1 1 專案進度提前完成 重大工程提前完成所產生之經濟效益 由提前完成所節省之預算 提前完成之產出利潤 X 提撥之百分比 提撥之百分比 由專案召集人於專案成立前所訂立 當為趕工所多投入之資源耗 用應從預算中扣除掉方是節省之預算 提前完成無提前之產出利潤時則為 0 4 9 1 2 系統與品質專案改善之經濟效益獎勵部分 由系統與品質改善完成所節省之成本 X 獎勵提撥之百分比 4 9 1 3 產品開發案之效益獎勵部分 由總經理核可提撥之定額獎勵金 4 9 1 4 專案由提案改善部分則由 提案改善作業辦法 獎勵方式獎勵 4 9 1 5 經濟效益以專案負責人提報之具體效益呈廠或公司最高主管審核核可 由廠或公 司最高主管訂立獎勵金額獎勵 4 9 1 6 專案獎勵應由專案負責人以工作小組對專案貢獻程度訂出獎勵比例 提報獎勵人 員名單 附件五 對專案貢獻程度評比表 專案負責人由專案召集人評定 專案召 集人由專案審核人評定 4 9 1 7 記功或表揚方式為專案努力盡責但無具體經濟效益 4 9 2 專案懲處部分有下列現象 4 9 2 1 工作進度嚴重延誤 因為人為疏失怠惰而造成專案進度嚴重落後 4 9 2 2 工作任務分派屬未盡其責造成任務失敗 4 9 2 3 報告與成果虛偽造假誇大事實或破壞專案工作進行及無正當理由推拖借故阻礙 工作推展 4 9 2 4 未能準時參加會議提交報告 4 9 2 5 隱藏失敗原因未能認真檢討改進 4 9 2 6 跨部門會議決議事項未執行 4 9 2 7 工作小組與配合工作單位部分由專案負責人提報違反事項 4 9 2 8 整個專案成敗由專案負責人負責 由專案審核單位提報違反事項 太空梭高傳真資訊科技股份有限公司 香港太空梭電線有限公司 菲太電子廠 標題專案管理辦法版本 A 0 編號 制訂部門 品管部 制訂日期2002 年 4 月 17 日 頁數 附件一 專案計劃書 預算簽呈 NG 專案計劃書 OK 專案計劃書 專案工作會議 需定期呈報 需檢討 可結案 未結案但需檢討 改善 需跨部門協調 專案成果報告 需標準化 相關程序辦法 作業指導書 需持續追蹤 相關追蹤記錄 作業標準化 持續追蹤 歸檔結案 跨部門協調 專案管理流程圖 階 段 專案發 起單位 專案審 核者 跨部門各 單位 表單記錄 專案召集 人 專案負責人 工作小 組成員 後續 階段 項目 專案計劃審 核 專案計劃 專案發起 專案成立 計劃 階段 成果發表 專案工作 執行與追蹤 執行 階段 完成 階段 專案工作會議記 錄 檢討報告 專案工作會議記 錄 專案工作報告 執行評估 專案工作報告 專案進度報告 專案問題點 未結案但 不需檢討 各會議記錄 專案會議記錄 專案工作會 議 專案工作會議記 錄 專案發起 專案召集 專案成立會議 專案計劃審核 專案計劃會議 專案執行通知 工作項目 執 工作內容 與進度追蹤 定期工作 審核 專案工作 改善執行 專案工作檢討會 跨部門專案工作協調會 專案成果發表會議 改善後作業標準化 持續追蹤 歸檔結案 評估效益與成果 太空梭高傳真資訊科技股份有限公司 香港太空梭電線有限公司 菲太電子廠 標題專案管理辦法版本 A 0 編號 制訂部門 品管部 制訂日期2002 年 4 月 17 日 頁數 附件二 太空梭高傳真資訊科技股份有限公司 香港太空梭電線有限公司 菲太電子廠 專專案案計計劃劃書書 專案計劃 核可編號 專案 題目 1 4頁 專案動機 專案目的 專案預期效益 預定完成日期 年 月 日 核准 審查 制定 太空梭高傳真資訊科技股份有限公司 香港太空梭電線有限公司 菲太電子廠 專專案案計計劃劃書書 專案計劃 核可編號 專案 題目 2 4頁 現況問題點 說明 原因分析 研究方法 計劃 專案專題 系統圖 改善專案系統圖範例 3 4 頁 專案名稱子專案名稱專題名稱 製程管制系統再造提升QC人員水平方案 如何使QC情報資料有效運 用 新產品的過程管制修訂 修定IPQC檢查站之管制項 目 IQC與OQC管制方法改 善研究 供應商與零組件品質水準 的評價 IQC抽樣方法抽樣技術的 研究 OQC抽樣方法抽樣技術的 研究 如何有效運用QFD確 保QC工程圖的正確 客戶需求表 品質表 QC工 程圖的建構方法 新產品的DR與試做管理流 程 CLAIM處理系統與做 法的改革 CLAIM情報傳遞 CLAIM不良項目改善再發 防止 製一課日系RGB生產 制程及品質改善 製一課生產線制程現狀分 析 製一課制程改善方案建立 QC 工 作 執 行 改 善 專 案 太空梭高傳真資訊科技股份有限公司 香港太空梭電線有限公司 菲太電子廠 專專案案計計劃劃書書 專案計劃 核可編號 專案 題目 4 4頁 效益分析 專案結論 備註 附件三 123456789101112 專專案案改改善善進進度度報報告告 香香港港太太空空梭梭有有限限公公司司菲菲太太電電子子廠廠 預計完成 日期 2 1 說明 計劃 執行中 巳完成 負責人NO 專題項目工作項目差異 進 度 追 蹤實際完成 狀況 附件四 改善方式NO 專題名稱改善目的工作項目負責人實際完成狀況差異問題點評估標的 香香港港太太空空梭梭有有限限公公司司菲菲太太電電子子廠廠 預期效益 專專案案改改善善問問題題點點 太空梭高傳真資訊科技股份有限公司 香港太空梭電線有限公司 菲太電子廠 標題專案管理辦法版本 A 0 編號 制訂部門 品管部 制訂日期2002 年 4 月 17 日 頁數 附件五 對專案貢獻程度評比表 專題比重 30 分 工作配合度 15 分 進度掌握 15 分 改善效益 40 分 100 81 所佔比率極高 任務分派佔最高 積極主動完成並配合 完成任務並協助其他 項目工作 進度超前並順利完 成 佔總改善效益之比 率極高 70 80 61 所佔比率高 任務分派佔重要 主動完成任務進度正常順利完成 佔總改善效益之比 率一般 50 60 41 所佔比率一般 任務分派佔次要 被動完成但不需督導 其工作推動與執行 配合性可 進度可順利完成佔總改善效益之比 率 30 40 21 所佔比率不多 任務分派屬協助 需督導其工作推動與 執行 配合性一般 進度不能順利完成 延誤 20 無法量化評比效益 但有間接改善 21 0 所佔比率很少 任務分派極少 需每項每點督導其工 作推動與執行 配合性 很差 進度嚴重落後 不 能順利完成 延誤 40 無法量化評比效益 亦無間接改善 合計 流程工作單元一覽表流程工作單元一覽表 流程流程工作單元工作單元目的目的產出結果產出結果 出表時出表時 機機 傳遞方法傳遞方法 作業作業 擔當擔當 確認者確認者 跟催跟催 者者 注意事項注意事項 專案成立 建立 主題 專案申請與成立 建立專案 之主題與 方向 專案之主 題數量 每月月 檢討會 稽核組將專案主題件 數統計表儲存在情報 中心 利用 MAIL 的 方式發給各專案召集 人與各單位主管 稽核 組人 員 稽查人 員主管 廠最 高主 管 專案成立 成立 會議 專案小組成立與任 務分派 成立專案 組織運作 與任務展 開 專案小組 名單與專 案動機與 目的 成立會 議後 1 天內 稽核組將專案小組整 理表儲存在情報中心 利用 MAIL 的方式發 給各單位主管 稽核 組人 員 稽核組 主管 廠最 高主 管 專案計劃規劃專案計劃書提出 明確建立 專案細部 專題與工 作內容 專案計劃 書與專案 預算書 成立會 議後 3 天內 專案負責人將專案計 劃書與專案預算書提 出交專案召集人審查 專案 負責 人 專案召 集人 專案 審核 人員 無需預算編列者不必提出預算書 專案計劃審核 審查並核准專案計 劃內容 評估專案 內容可行 與正確 專案計劃 書與預算 書核可字 號 計劃提 交會後 3 天內 將專案計劃書與專案 預算書審查後發給核 可字號並交稽核組整 理字號用 NOTES 通 知專案召集人與負責 人 專案 審核 人員 專案審 核人員 主管 廠最 高主 管 退件將需檢討後 1 週內重送 專案工作執行 專案工作執行會議 與工作項目執行 執行專案 計劃之工 作與檢討 1 專案工 作會議記 錄 2 專案 進度報告 會議後 1 天內 將專案會議記錄與進 度報告呈交專案召集 人 專案 會議 記錄 人員 專案負 責人 專案 召集 人 流程工作單元一覽表流程工作單元一覽表 流程流程工作單元工作單元目的目的產出結果產出結果 出表時出表時 機機 傳遞方法傳遞方法 作業作業 擔當擔當 確認者確認者 跟催跟催 者者 注意事項注意事項 專案工作問題 檢討 專案工作檢討會議 與問題點分析 專案計劃 執行時問 題檢討改 善以解決 問題點 專案問題 點報告 會議後 1 天內 1 將專案問題點報 告呈交專案召集 人 2 將改善通知專案 工作小組成員 專案 會議 記錄 人員 專案負 責人 專案 召集 人 可與專案工作執行會議同時或不同時 召開 包含進度落後問題 專案工作變更 專案工作變更會議 與影響分析 專案計劃 執行變更 以達到工 作順利推 行 專案變更 會議記錄 會議後 1 天內 1 將專案變更會議 記錄呈交專案召 集人核可執行 2 將變更內容用 NOTES 通知專 案工作小組成員 專案 會議 記錄 人員 專案負 責人 專案 召集 人 1 可與專案工作執行會議同時或不同 時召開 2 牽涉重大變更與預算變更需經過原 審核單位核可 專案工作管理 跨部門協調會 跨部門專案工作檢 討會議 執行專案 計劃跨部 門機能運 作達成 專案工作 會議記錄 會議後 1 天內 1 將專案工作會議 記錄呈交專案召 集人 2 將決議事項通知 跨部門主管與專 案工作小組成員 專案 會議 記錄 人員 專案負 責人 專案 召集 人 可與專案工作執行會議同時或不同時 召開 專案工作執行 緊急處置 專案工作緊急處置 與緊急會議 應對執行 專案計劃 突發問題 點解決 1 專案工 作會議記 錄 會議後 當天 1 將專案突發緊急 處置當面口頭報 告專案召集人 2 召開緊急會議將 處置內容通知各 相關單位與專案 工作小組成員 專案 負責 人 專案召 集人 廠最 高主 管 包含嚴重問題與重大工程進度落後問 題與專案失敗事項 流程工作單元一覽表流程工作單元一覽表 流程流程工作單元工作單元目的目的產出結果產出結果 出表時出表時 機機 傳遞方法傳遞方法 作業作業 擔當擔當 確認者確認者 跟催跟催 者者 注意事項注意事項 專案工作成果 評估 專案成果評估 以量化評 估專案執 行成效 專案成果 報告 專案完 成後 3 天內 由各工作小組成員提 交書面成果報告後交 專案負責人匯總比較 專案標的呈報專案召 集人審查 各工 作小 組成 員 專案負 責人 專案 召集 人