文件控制程序-1.doc

翼 晖 盛 科 技（深 圳）有 限 公 司文件编号QEP-001版 本A00页 次6/6文件名称文件控制程序生效日期2013/01/20修订日期修订内容摘要页次版本发行章批准审核制定1、目的规定体系文件的编制、审批、发放等管控方法，确保体系文件得到有效控制；使各相关部门能及时获得适当且有效的最新文件。2、范围本公司所有质量/环境管理体系受控文件。3、定义受控文件：指严格按照文件编写、制定、审批、发放、记录、更改、作废及回收等过程管控的体系文件。4、作业流程 流程图责任部门重点提示/说明相关记录表单文件制订或修订文件审批文件提交/发放无效文件回收/销毁文件日常管理编写/修订部门各部门根据需要制订或修订相关的文件文件修订/废止申请单总经理管理者代表部门主管按照文件审批权限，由相应的责任人审批文件/品保课/文控1、 由文件编制部门填写文件发放申请单，明确注明文件发放部门及数量。2、 品保课文控发放文件时应填写文件发放/回收记录表。文件发放申请单文件补发申请单文件总览表文件发放/回收记录表品保课/文控相关部门作废文件应及时从各有关部门或场所撤除/回收，以防止作废文件的误用文件发放/回收记录表相关部门1、 文件的原件由文控保存。2、 发放至各部门的体系文件由各部门安排专人自行保管。/5、补充说明5.1文件类别5.1.1文件类别，可区分为四阶，其各阶代码如下：文件分类文件名称质量管理体系 文件代码环境管理体系 文件代码一阶文件质量/环境手册Q ME M二阶文件程序文件Q PE P三阶文件指导书、规范等Q SE S四阶文件质量/环境记录Q RE R注明： QMS：表示质量管理体系 EMS：表示环境管理体系5.2文件编号规定5.2.1 文件编号按如下顺序和规定制定：一阶文件 Q E M 一阶文件代码 文件流水序号二阶文件 Q E P 二阶文件代码 文件流水序号三阶文件 Q S/ E S 三阶文件代码 部门代别 文件流水序号 四阶文件 Q R / E R 四阶表单代码 部门代别 表单流水序号 5.2.2 部门代码：部门总经理管理者代表制造课/精工部业务课管理部采购课代码GMMRPRDSADADDPUR部门仓储课工程课品保课生管课财务课文控代码WD EGDQCDPMCACCDC5.2.3 文件流水序号（三位）规定： 从“001”依次开始编号。5.2.4 文件版本规定：以三位字符表示，例如：A00，依次按A01、A02、A03编号等；文件修订时应及时更新其版本号。5.2.5 外来文件的获取及编号规定外来文件主要包括：相关国际、国家标准，相关法律法规要求等；其编号按照原文件编号。 5.3 文件的审批权限文 件 类 别制 定审 核批 准质量/环境手册管理者代表管理者代表总经理程序文件职能部门主管管理者代表总经理三阶文件职能部门主管部门负责人管理者代表四阶文件职能部门部门负责人管理者代表5.4 文件提交5.4.1提交文件前，由编制部门填写文件发放申请单，明确注明文件发放部门及数量。5.4.2 编制部门将审批的文件发放申请单，和需发放的文件提交到品保课文控；同时将原始文件PDF档发到品保课文控文员电脑上。5.5 文件的发放和回收5.5.1文控文员根据文件发放申请单，首先登入文件总览表。5.5.2 文控文员根据文件发放的数量，通过将原文件复印需要发放的份数，同时加盖红色“受控文件”印章，以受控副本形式下发到发放部门。5.5.3 文控文员下发文件时，应填写文件发放/回收记录表，要求文件签收人签名；对于下发更改换版的新文件时，应先回收旧文件，并在旧文件上盖“作废文件”印章。5.5.4 文控文员将提交的原文件作为受控正本，不需盖章，保存于文控处。5.5.5 公司内所有受控文件必须加盖“受控文件”印章，且受控文件不得复印，一经发现由文控文员及时收回销毁并追究责任。5.5.6 外来文件需在公司执行时，首先由文控文员登记于文件总览表上，并在复印分发时加盖红色“外来文件”印章，发放时填写文件发放/回收记录表。5.6 文件更改和作废5.6.1 文件可根据实际情况需要，由原编制部门提出更改或作废，由管理者代表审核；文件的更改和作废必须由原编制部门填写文件修订/废止申请单。5.6.2 文控文员在发放新文件时，应先回收旧版文件，再发放新版文件，同时应填写文件发放/回收记录表；同时在旧版文件或作废文件上加盖“作废文件”印章。5.6.3 文件更改或作废后，其原编号应予以保留，换版的新文件继续沿用原来编号；只是版本依次升级。5.6.4 作废文件由文控处统一保存，且保存期限为一年；超过保存期后，应集中销毁。5.7 文件补发5.7.1 公司任何部门或个人不得私自复印受控文件，若需要补发文件时，由使用部门填写文件补发申请表，且需详细说明补发原因，由文控文员办理补发手续。5.7.2 因文件破损需要补发时，使用部门须同时提供破损文件给文控文员。5.7.3 若文件遗失，文控将追究部门主管对文件管理责任；额外补发，按5.7.1执行。5.8 文件保管5.8.1文件使用部门应将文件放置在固定的保管场所(设置专门的文件柜)并妥善保存、防止遗失和损坏，保管场所环境条件要合理、适宜。5.8.2各部门文员负责本部门文件管理，文件管理应根据本部门文件特点对其进行整理和归档，归档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管，以便于查阅。5.8.3 公司各部门应妥善保管受控文件，若发现受控文件遗失一份，品保课文控直接对文件签收人给予追究；若文件签收人调离或离职，则追究其部门责任人。5.8.4 若因遗失文件，隐瞒或未及时补发文件而造成质量事故，品保课文控将直接追究部门主管对文件管理的责任。5.8.5 文件必须保持清晰，不得用笔在文件上乱写和乱画，切实保证文件的权威性和严肃性。5.8.6 文件的保管期限5.8.6.1长期保存的文件：现行质量/环境体系文件，包括质量/环境手册、程序文件及三级文件。5.8.6.2 需保存三年的文件：质量/环境体系所有表单记录、外来文件及过期、作废的文件；离职人员的档案等。5.8.6.3 所有的质量/环境运行记录，由其原部门保存。5.9 外来文件管理5.9.1 外来文件不可涂改或损毁,并保持其完整性，并加盖“外来文件”章。如是传真时，则需拷贝管理。5.9.2 收到外来文件时，在文件总览表上登记，注明外来文件，各部门需申请发放外来文件，依5.4条款执行。5.10 受控文件电子文档管理文件编制部门保存原始文件的WORD/EXCEL等形式电