工程经济资料管理办法

1 金 金科 科地 地产 产集 集团 团股 股份 份有 有限 限公 公司 司文 文件 件 金科股份建设红发 2014 77 号 关于印发 金科股份建设板块工程项目 施工资料管理办法 2014 版 的通知 集团总部各部门 所属各公司 为加强建设经营中心 以下简称中心 所辖各公司 以下简称 各公司 工程项目经济资料管理和技术经济资料 以下简称施工资 料 档案管理 确保过程资料办理的及时性 有效性 规范性 避免 经济资料的遗漏和不及时现象 提高工程结算工作质量和效率 加 快资金回笼 建设管理部特组织修订了 金科股份建设板块工程项 目施工资料管理办法 2014 年版 本办法自发布之日起施行 原 金科股份产业体系项目工程资料管理办法 试行 金科股份产业 通发 2012 580 号文 同时废止 请集团总部各部门 所属各公司严 格遵照执行 特此通知 附件 金科股份建设板块工程项目施工资料管理办法 2014 版 2 二 一四年五月十九日 金科地产集团股份有限公司总裁办公室 2014年5月19日印发 3 金科股份建设板块工程项目施工资料金科股份建设板块工程项目施工资料 管理办法 管理办法 20142014 版 版 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 目的目的 为加强建设经营中心 以下简称中心 所辖各公司 以下简称 各公司 工程项目经济资料管理和技术经济资料 以下简称施工资 料 档案管理 确保过程资料办理的及时性 有效性 规范性 避免 经济资料的遗漏和不及时现象 提高工程结算工作质量和效率 加 快资金回笼 特制订本办法 第二条第二条 适用范适用范围围 本办法仅适用于金科股份园林公司 重庆天豪门窗有限公司 重庆源昊装饰工程有限公司的在建项目及完工项目 第二章第二章 职责职责与分工与分工 第三条第三条 建建设设管理部管理部职责职责 一 负责对各公司相关部门的施工资料管理工作进行监督 考 核管理 二 对各公司项目部的施工资料进行不定期抽检 指导 帮扶 三 负责对各公司及项目部上报的经济资料予以审批和备案 第四条第四条 各公司各公司职责职责 一 各公司相关职能部门的职责分工 一 各公司工程管理部 以下简称为公司工程部 是对施工技 术资料 档案资料和安全生产资料 以下简称为工程技术档案资料 的管理进行检查监督 指导服务 督促考核的执行部门 其职责如 下 1 公司工程部负责制定工程技术档案资料管理体系及规范资 料范本文件 并将工程技术档案资料管理体系相关资料报建设管 理部工程与成本管理处备案 2 指导各项目部做好工程技术档案资料的形成 收集 整理 和移交 并对其进行业务交流和培训 推广先进的工程施工资料管 理经验 4 3 对工程技术档案资料的形成是否按程序执行及资料质量进 行检查 监督和考核工作 4 指派专业工程师对项目部上报的工程技术档案资料进行审 核 登记和备案工作 5 对检查出的问题提出处理意见和建议 并限期要求整改完 毕 6 每月建立工程技术档案资料检查及审核台账报建设管理部 工程与成本管理处备案 二 各公司成本控制部 以下简称为公司成控部 是对经济资 料管理实施检查监督 指导帮扶 督促考核的执行部门 职责如下 1 公司成控部负责制定工程经济资料管理体系及规范经济资 料范本文件 并报建设管理部工程与成本管理处备案 2 指导各项目部做好工程经济资料的形成 收集 整理和移 交 并对其进行业务交流和培训 推广先进的工程经济资料管理经 验 3 对工程经济资料的形成是否按程序执行及资料质量进行检 查 监督和考核工作 4 指派专业造价师对项目部上报的工程经济资料进行审核 登记和备案工作 并出具审核结果签署意见 5 负责对各项目部工程经济资料的及时性 真实性 完整性 准确性 有效性进行检查 审批 6 对检查出的问题提出处理意见和建议 并限期要求整改完 毕 7 每月建立经济资料检查及审核台账报建设管理部工程与成 本管理处备案 第五条第五条 项项目部的目部的职责职责 一 生产经理 项目经理负责作好施工资料各阶段的把关工作 避免或减少不合格资料流入资料管理的最后环节 二 生产经理负责对施工资料管理的及时性 完整性及准确性 与工程同步性进行跟踪检查 复核 三 项目部资料员负责对工程技术档案资料的形成 收集 整 理 移交工作 并对技术档案资料及时性 真实性 完整性 正确性 有效性负责 必须保证工程技术档案资料与工程同步完善 四 项目部预算员负责对工程经济资料的形成 收集 整理 5 移交工作 并对经济资料及时性 真实性 完整性 正确性 有效性 负责 必须保证经济资料与工程同步完善 第三章第三章 施工施工资资料的内容料的内容 第六条第六条 施工施工资资料包括的主要内容料包括的主要内容 一 技术资料及档案资料的主要内容 一 工程概况表 二 施工现场质量管理检查记录 三 设计变更文件 图纸会审记录 设计变更记录 设计交底 记录 工程洽商记录 四 施工组织设计 施工方案或专项施工方案 五 技术交底 施工组织设计交底 专项施工方案技术交底 设计变更技术交底 四新技术交底 六 施工日志 七 工程定位放线 交底检查记录 八 原材料 半成品 成品的出厂质量证明单及检 试 验报告 九 基槽 坑 验槽记录 十 隐蔽工程验收记录 十一 单位工程感观质量评定表 十二 施工试验记录 十三 分部分项工程质量验收记录 十四 工程延期申请审批报告 十五 开 竣工报告及竣工验收记录 十六 工程质量事故报告及处理记录 十七 重大工程事故责任人登记文件 十八 竣工图纸 十九 现场声像资料 包括具有保存价值的照片 底片 影片 录像带 光盘及磁性载体 以声像为主 辅以文字说明的历史记录 二 安全生产资料 一 安全施工事故预防责任书 二 安全技术交底 三 周安全文明施工检查记录 四 安全教育 6 五 特种作业人员持证上岗备案 六 安全生产事故处理 七 安全标志及管理 八 现场防火 现场围挡 材料堆放处理 九 基槽 坑 预留洞口 管井口的临边防护处理 十 各类设备设施验收 检查记录等 三 经济资料 一 现场签证 二 收方记录 三 技术核定单 四 设计变更通知书 五 工程进度预 结 算备案报审书 六 工程款支付审查记录表 七 费用索赔申请审批报告或处理记录 八 施工合同及补充协议 九 材料 设备 核价单 十 甲供材料 设备 进场检验记录或甲供材料对账明细台账 十一 分 外 包及劳务班组合同及其他的相关经济资料 十二 其他有关影响工程造价等资料 十三 发包方通知 指令 会议纪要 往来函件 工作联系单 十四 有关经济备忘录 请示 批复 批准文件等 第四章第四章 施工施工阶阶段施工段施工资资料的管理 料的管理 检查检查与与审审核核 第七条第七条 施工施工阶阶段施工段施工资资料的管理料的管理 一 工程开工准备 一 各分部分项工程开工前 由项目资料员编制该分部分项 工程资料 及时形成 施工资料 清单 经各公司相关职能部门审核 后返回各项目部 并组织对资料编写人员进行交底 二 工程项目开工后 项目部应及时与监理联系 明确单位工 程 分部工程的划分及编号原则 明确所使用的表格 三 项目部应严格按标准 规程规范进行资料的管理 并将采 用的规程 规范名称报公司工程部和建设管理部工程与成本管理 处备案 四 项目部宜设专职资料人员负责资料管理 便于资料的查 阅和确保资料的完整性 避免因人员调动造成资料的遗失 7 二 施工过程资料 一 施工资料必须随工程进度编制 收集 整理 当周资料当 周完善并在资料管理软件中填写并打印输出 经项目部相关人员 检查无误并签字后及时提报公司相关职能部门审核或审批 除工程 技术档案资料外 其他资料需履行相应网上流程审签手续 手签审 批资料分别须建立明细台账 于当月的最后一个工作日提报当月 手签台账至建设管理部工程与成本管理处 二 施工资料在传递 交接过程中 若下一接收人发现上移交 人提供的施工资料不合格 则接收人有权不予签收 并由提交人负 责对所提交资料进行整改 由此所发生的一切责任由移交人承担 由于初始资料填写不合格而引起的资料不合格 则资料填写人负 全责 同时资料接收人盲目接收而把关不严 也不免除资料接收人 的把关责任 三 电子版施工资料数据库当天资料当天提报所形成的全部 施工资料 四 电子版必须与纸质资料内容必须保持一致 所报电子版 资料的分类 排序 编号必须准确 并输入与纸质资料签名一致的 人员姓名 五 与结算相关的纸质版资料每月最后一个工作日分别报各 公司工程部 公司成控部 纸质资料必须全部签字齐全 合格且目 录整理完毕 一式几份资料分开存放 六 每月 25 日各项目部组织对本部施工资料自查 检查结果 填写公司规定的 施工资料检查审核台账表上 分别交公司工程 部 公司成控部留存 做到及早发现问题 整改落实到人 七 于次月 5 日由公司工程部 公司成控部分别对项目部提 报的纸质施工资料进行全面检查审核完毕 八 项目部人员调动 必须移交出相关施工资料 移交人需列 出所移交的施工资料清单 并书面说明存在的问题及如何解决 接 收人确认后双方签字认可才能调离 移交清单作为施工资料的组 成部分交资料员存档 三 工程完工 各项目部在取得竣工验收报告后 60 个工作日内将所负责的 施工资料全部整理 汇总 归档 移交完毕 第八条第八条 施工施工资资料料检查检查与与审审核的主要内容核的主要内容 一 公司工程部 公司成控部应对项目部的施工资料按本规定 8 期检查 审核 不定期对项目部进行抽查 其内容包括 一 审核施工资料与工程的同步性 二 审批资料的真实性 三 审批施工资料内容的完整性 正确性 统一性 清晰性 四 资料的整理 归类情况等 五 各项目自查资料问题整改完成情况 二 检查 审核与抽检过程中发现的相关问题 分别由公司工 程部 成控部各自负责汇总检查问题 以 施工资料检查审核台账 表 的及书面整改工作联系函形式告知各项目部 责令分析原因并 限期整改完毕 同时项目部必须出具整改回复单报公司工程部 成控部备案 对问题严重且不改正的人员根据相关规定予以处罚 三 施工资料填写及归档质量要求 一 审核施工资料必须严格按照建设单位管理规定和工程所 在地建设档案的要求进行整理和归档 二 审核工程资料的填写必须按照相关管理规定执行 第五章第五章 施工施工资资料料编编制的制的质质量要求及保量要求及保证证措施措施 第九条第九条 施工施工资资料料编编制的制的质质量要求及保量要求及保证证措施措施 一 资料的真实性 一 施工资料必须真实反映出工程施工的实际情况 资料填 写的内容要求及时 完整 准确及无未完善事项 二 任何个人不得以任何理由对施工资料进行涂改 伪造 随 意抽撤 损毁 对不加以妥善保管造成资料丢失的行为 要予以追 究责任 三 施工资料应使用原件 如有特殊原因不能使用原件的 并在复印件上加盖原件存放单位公章 注明原件存放处 并有经办 人签字及时间 二 资料的准确性 一 工程各分部填写的施工资料应以施工及验收规范 工程 合同与设计文件 工程质量验收标准等为依据 资料内容除要使用 规范化语言外 还要就工程实际情况而写 用词要准确肯定 文字 和图示表述清楚 对工艺和措施的描述要具有较高的可操作性和 针对性 不能点到为止 模糊不清 检查记录避免内容空泛 千篇 一律 尽量用具体的数值或位置来描述 不要只是指定范围 二 必须保证施工资料初始阶段的正确性和合格 防止不合 9 格资料逆序整改周期和流程过长 三 资料的及时性 一 施工资料随工程进度及时收集 整理 既不能提前 也不 能滞后 如由于拖拉滞后出现问题 由公司工程部 公司成控部负 责 根据问题的严重程度 公司工程部 公司成控部有权对项目经 理和相关人员进行批评 警告 通报和罚款 二 施工资料项目部每天整理一次 各生产经理 资料员 预 算主管人员 必须对每天发生的纸质资料和电子版资料进行查对 发现问题及时提醒相关人员改正 四 资料形成环节中的交叉 一 施工资料形成环节中的交叉包括日期交叉 不同项目资 料交叉 部位交叉 责任人员交叉 专业与其他专业交叉 施工资 料与其他资料交叉 资料与现场实际情况交叉 资料内容与目录交 叉等 二 项目部及公司工程部 公司成控部在进行资料审核 自检 时 应将资料的交叉情况作为重点检查内容 办法是抽取某一部位 将给部位施工中发生的所有施工资料逐项核对 五 资料的有效性 施工过程中的施工资料以及归档后的工程档案必须保证是有 效版本 作废的资料要有明确标识 加盖作废章 返回发放处统一 封存 第六章第六章 施工施工资资料内部料内部审审核范核范围围 第十条第十条 施工施工资资料内部料内部审审核范核范围围 施工资料内部审核范围是指在工程施工过程中形成的与质量 安全 生产 成本 结算 施工 技术 测量 试验等有关的文字 图 表 照片 电子资料等 其审核范围如下表 公司名称公司名称项目类别项目类别资料分类资料分类最终审核及备案权限最终审核及备案权限 工程技术 档案资料及安 全生产资料 按园林公司内部管理办法或细则执行 园林公司 地产类国有 投资及市政 项目 内 外部 经济资料 含签证 变更 核价及其他相关资料 按园林公司内部管理办法或细则执行 建建 设管理部工程与成本管理处设管理部工程与成本管理处备案 10 工程技术 档案资料及安 全生产资料 报公司工程部手签审核 并分类建立台 账 于当月最后一个工作日提报当月审 核资料台账至建设管理部工程与成本管 理处备案 天豪门窗 地产类国有 投资及市政 项目 内 外部 经济资料 含签证 变更 核价及其他相关资料 报公司成控部手签审核 并分类建立台 账 于当月最后一个工作日提报当月审 核资料台账至建设管理部工程与成本管 理处备案 工程技术 档案资料及安 全生产资料 报公司工程部手签审核 并分类建立台 账 于当月最后一个工作日提报当月审 核资料台账至建设管理部工程与成本管 理处备案 源昊装饰 地产类国有 投资及市政 项目 内 外 部 经济资料 含签证 变更 核价及其他相关资料 报公司成控部手签审核 并分类建立台 账 于当月最后一个工作日提报当月审 核资料台账至建设管理部工程与成本管 理处备案 第七章第七章 施工施工资资料内部料内部审审核流程及核流程及审审核核时时限限 第十一条第十一条 施工施工资资料内部料内部审审核流程核流程 一 工程技术档案资料及工程经济资料内部审核流程 按各公 司内部资料管理办法或 细则 的审核流程执行 二 审核时限要求 各公司及中心审核时限要求 按照各公司现行授权手册业务 类 工程档案管理 规定审批时限要求执行 第八章第八章 工程工程经济资经济资料完成料完成时时限限规规定定 第十二条第十二条 工程工程经济资经济资料完成料完成时时限限规规定定 一 土石方工程资料完成时限的规定 一 原始地貌标高测量及资料完善 完成土石方工程原始地 貌标高测量后 7 天内形成原始地貌收方资料和正式的现场收方签 证资料并报送甲方 在甲方收到书面资料后 45 天内完成签章手续 11 并收回归档 二 成型地貌标高测量及资料完善 在达到成型地貌验收要 求后 7 天内完成成型地貌标高测量 成型地貌标高测量完成后 7 天内形成成型地貌原始收方资料和正式的现场收方签证资料且报 送甲方 在甲方收到书面资料后应在 45 天内完成签章手续并收回 归档 三 土石方工程收方 在达到土石方验收要求后组织甲方 监 理方及施工方共同现场收方 7 天内完成现场收方工作并形成原 始收方资料和正式收方签证资料 包括 合同约定或甲方要求必须 进行收方以及无法按图计算的土石方工程部分 并报送甲方 在甲 方收到书面收方签证单后 45 天内完成三方签字盖章手续并收回 归档 四 土石成分界定的确认 除合同中无约定或甲方没有要求 的之外 土石成分的界定必须有甲方 监理相关人员签字确认外 石方还需有对应的石质检验报告 五 土石方工程运距的确认 内部项目按甲方要求以正式收 方签证单的形式体现 外部项目可根据甲方要求或合同约定办理 在土石方工程实施完成后 45 天内完成正式收方签证单并完善签 章手续且返回归档 二 收方签证办理完成时限的规定 现场收方后 7 天内完成收方资料的编制并报送甲方 在甲方 收到书面收方签证单后 45 天内完成签字盖章手续并收回归档 三 经济备忘录办理完成时限的规定 经济备忘录实施完成后 7 天内向甲方发出书面核查申请书 在甲方收到核查申请后 45 天内完成正式签字盖章的经济备忘录 并收回归档 四 材料 设备 核价单办理完成时限的规定 在取得施工蓝图之日起 15 天内 完成所有材料核价的申报工 作 施工过程中因设计变更引起新增的材料 7 天内完成材料核价 的申报工作 在甲方收到核价申报表后应分别在 45 天内完成签字 盖章手续并收回归档 五 甲供材对账单办理完成时限的规定 当月发生的所有甲供材经验收合格签收后 应与甲方相关人 员核对完毕 形成当月正式甲供材对账单并报送甲方 于次月 30 日前收回签章完善的正式甲供材对账单 12 六 工程变更资料办理完成时限的规定 工程变更实施后 7 天内必须向甲方发出书面变更申请 包括 申请书 变更单 甲方网签单 收方资料 变更预算书 影像资料等 在甲方收到申请后 45 天内应完成签章手续并收回归档 七 竣工图绘制质量及办理完成时限的规定 一 竣工图绘制质量要求 1 竣工图保持与目录的一致性 2 修改依据的标注应符合规范要求 3 关联性修改应全部修改到位 4 符合绘制补图的规范性要求 5 加盖竣工章及其他注意事项等 二 竣工图完成时限的规定 竣工图完成的起算日期以签章完善的工程竣工报告 竣工通 知书 中的实际竣工日期为准 竣工图签章返回完成时限 包括竣 工图编制 签章 返回 归档 的规定如下 1 500 万元以下的工程项目 30 含 天完成 2 500 含 万元 1000 万元的工程项目 45 天内完成 3 1000 含 万元 3000 万元的工程项目 60 天内完成 4 3000 万元以内的市政项目按 3 条执行 5 3000 含 万元以上的工程项目完成时限由集团建设管理部 工程与成本处与各公司工程管理部共同协商另行约定 八 与造价相关的其他过程经济资料办理时限的规定 相关工作内容实施完毕后 7 天内完成资料编制并报送甲方 在 甲方收到资料后 45 天内完成签章手续并收回归档 九 完工工程项目经济资料办理时限的规定 工程项目完工后 完工时间 以工程预验收通知单时间为准 7 天内完成所有经济资料的全面清理 包括 已报送甲方未返回资料 未办漏办的资料 未核价材料 疑难争议问题资料等 并形成各 完工项目未完善资料清理登记台账 且将登记台账报建设管理部 工程与成本处 简称 建设管理部 备案 形成清理台账后 10 天内 完成所有资料的编制及报送工作 在甲方收到书面资料后 45 天内 完成所有漏办 未办及未返回的正式经济资料的签章手续并收回 归档 第九章第九章 工程工程资资料台料台帐帐的建立及要求的建立及要求 13 第十三条第十三条 在建及完工在建及完工项项目工程目工程资资料台料台帐帐建立及要求建立及要求 一 台账建立人员 由各公司工程部及成控部分别指定资料专 员负责 工程部资料专员负责工程变更及竣工图台账的建立 成控 部资料专员负责经济备忘录 收方签证单 土石方工程原始地貌和 成型地貌标高测量收方资料 材料 设备 核价单及甲供材对账单 等台账的建立 二 台账建立版本 由各公司工程部及成控部自行设计资料台 账版本 在本办法发布之日起 5 个工作日内将台账建立版本模板 报建设管理部工程与成本处批准同意后方可使用本版本 三 内部项目必须提供建设方的 一月一清 会议纪要 签字版 台账 模板见附件 台账内容包括已办理经济资料 流程审批中的 经济资料以及现场已实施但未及时办理相关手续的经济资料 且 会议纪要中记录台账为滚动数据 此台账需经施工单位签证盖章 监理单位签字盖章 甲方现场工程师 项目负责人 成本工程师签 字认可的扫描原件为准 四 台账建立的要求 一 要求登记及时 真实准确 齐全完整 及时更新 所以台 账的内容 数据均为滚动数据 不得漏报 少报 二 台账不但要登记已完善已返回资料 已报送未返回的资 料 未办漏办资料 即未与施工进度同步完善的资料 争议问题资 料等需登记在相应的台账表中 便于各级主管职能部门检查 跟踪 督促 内外协调 第十章第十章 工程工程经济资经济资料料归归档与台档与台账账提提报时报时限限规规定定 第十四条第十四条 工程工程经济资经济资料料归归档及台档及台帐帐提提报时报时限限规规定定 一 资料归档要求及范围 资料归档要求及范围 由各公司工程管理部及成本控制部资 料专员分别负责收集归档所有的经济资料 并分类整理成册 便于 每月建设管理部进行检查 若有需要时应及时提报工程经济资料 给建设管理部备查 纸质资料与电子版资料及资料台账必须保持 一致 另外 无特殊注明外 归档资料应使用原件 如有特殊原因 不能提供原件的 注明原件的存放处 并有经办人签字及时间 二 工程经济资料台账的提报时间 由各公司工程系统专员统 一收集各部门工程资料台账于每月 5 日 17 00 前将上月的工程经 济资料台账提报建管工程与成本处指定专员处 14 第十一章第十一章 考核考核 第十五条第十五条 考核考核执执行部行部门门 由建设管理部对各公司工程管理部 成本控制部的工程项目 资料专项管理实施考核 考核结果实行 OA 挂网公示 第十六条第十六条 考核周期考核周期 对各公司工程管理部 成本控制部的工程项目资料管理实行 按季度考核制 每季度考核一次 考核结果在次季首月绩效工资中 扣除兑现 第十七条第十七条 考核内容考核内容 一 工程资料推动办理完成率计算公式如下 每季度工程资料完成达成率 已签章返回资料份数 已签章 返回资料份数 未返回资料份数 100 二 季度工程经济资料考核指标起始截止时间 一 已签章返回资料份数指每季季初的 1 日至季末的 31 日 期间累计办理完善签章返回工程资料 二 未返回资料份数指每季季初的 1 日至季末的 31 日累计 未办理完善工程资料份数 第十二章第十二章 奖罚奖罚及及责责任追究任追究 第十八条第十八条 奖罚奖罚及及责责任追究任追究对对象象 为充分调动工程资料推动办理管理人员的积极性 创造性开展 工作 增强其责任心 对各公司工程管理部 成本控制部相关管理 团队人员实行 奖优罚劣 和责任追究制 第十九条第十九条 奖罚奖罚及及责责任追究任追究标标准准 一 成控部工程经济资料包括土石方资料 收方签证资料 经 济备忘录 材料 设备 核价单 甲供材对账单等未按上述要求第十 二条规定时限签章返回的 按以下规定奖罚 一 平均签章返回达成率 70 的 处以公司成控部资料管 理小组及部门负责人 1000 元罚款 二 平均签章返回达成率 70 且 90 不奖不罚 三 平均签章返回达成率 90 给予成控部资料管理小组及 部门负责人 2000 元奖励金额 二 工程部经济资料包括工程变更 竣工图等未上述要求第十 二条规定时限签章返回的 按以下规定奖罚 15 一 平均签章返回达成率 70 的 处以公司工程部资料管理 小组及部门负责人 1000 元罚款 二 平均签章返回达成率 70 且 90 不奖不罚 三 平均签章返回达成率 90 给予公司工程部资料管理小 组及部门负责人 2000 元奖励金额 三 工程经济资料的推动办理 按上述规定时限每滞后 30 天 仍未完成的 分别处以各公司工程部 公司成控部资料管理小组 含部门负责人 50 元 天的罚款 四 在工程经济资料办理中出现以下工作失误 致使给公司造 成