合同管理制度31616.doc

精品 合同管理制度一、目的为规范合同管理，使签署的合同得到顺利执行，明确操作流程，防范与控制合同风险，提高管理效率，特制订本制度。二、适用范围适用于公司所有的外部销售合同三、职责 1 营销中心负责合同的编号、签订、变更、解除和合同评审，在合同执行过程中负责合同收款管理工作，督促销售区域及时回收货款，督促生产中心及时处理影响合同收款的各种问题，编制收款月度分析报表，及时向公司领导通报合同收款情况，参与合同纠纷处理。2 生产中心负责制定、修订合同管理制度，组织合同实施的管理工作，负责合同实施的定额管理、绩效考核和生产成本管理；负责合同实施的分配工作；检查合同执行情况，督促和协调合同实施部门处理合同实施中的问题；负责合同实施的质量管理，负责出厂审查工作，包括产品质量情况、出厂资料归档情况、合同付款情况；负责合同实施的物资管理，协助合同实施部门发货；按期统计、汇总合同实施情况，编制合同月度实施报表，及时向公司领导汇报；协调合同实施部门资源，协助营销中心的收款工作；3 财务部加强与营销等有关部门的联系，及时通报合同执行过程中的应收款情况，负责做好与合同有关的应收款项的统计、分析、提交处理建议；四、合同管理制度细则合同签订管理1.1销售合同一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本；1.2签订销售合同必须经过合同评审程序，根据合同具体情况，由公司相关领导同意；1.3签约人在签订销售合同之前，必须认真了解客户的情况；1.4销售合同盖章生效后，营销人员后回公司的当天，必须将合同原件和合同的电子文档交营销中心商务助理，负责进行合同信息登记和原件归档工作；1.5销售合同注意事项、客户的主体不应随意变更；、合同的供货范围、设备清单、技术资料必须明确；、开箱验收时间：一般在货到需方一个月之内不开箱，应视同开箱验收合格；d、违约罚款的比例一般不超过合同总额的10%。e、应力争合同争议在起诉方所在地； 合同执行管理2.1合同编号管理2.1.1营销中心负责编制销售合同编号；2.1.2合同编号唯一，且编制后不可修改；2.2合同信息登记2.2.1合同信息来源于成功销售合同2.2.2合同特性说明（1）产品类别：（2）产品大类：（3）合同类型（4）合同属性2.2.3合同信息登记（1）生产中心合同管理员负责合同信息的登记；（2）销售过程管理中信息调整生产中心合同管理员根据合同的内容调整信息，如下：a、合同签订时间：根据合同正式文本上的签订时间填写；b、合同交货时间：根据合同正式文本上的正式交货时间填写；c、产品大类：根据合同销售的产品划分选填；d、产品类别：根据产品大类细化产品类型e、付款方式：根据合同正式文本填写f、合同号：根据合同正式文本上的合同号填写；g、预计交货时间：根据合同正式文本上的正式交货时间填写；2.2.4资料归档（1）合同文本及协议文本及时归档（2）文档或电子文档抄送：分管领导、销售经理、营销中心领导、财务合同专员；2.3合同执行中的过程管理2.3.1合同执行人的确定商务助理将收到的合同电子档发送合同执行部门经理，合同执行部门经理负责确定分管领导和项目经理；2.3.2计划的制定、调整与检查（1）执行部门：在分管领导的指导下，项目经理根据合同的实际情况及时制定合理可行的生产计划，包括各工序时间、人员安排等信息，分管领导需对制定好的项目计划实施审批；（2）执行部门：项目经理要根据客户的需求，现场情况，公司生产情况等综合因素及时调整生产计划，确保项目实际实施过程与生产计划基本相符（3）生产中心质量主管应对计划的有效性、合理性进行检查，并根据项目计划进行项目进度的落实情况的督促检查汇报；2.3.3合同计划的执行（1）执行部门：项目经理是合同计划执行的第一责任人，主要负责计划的制定、人员的分配分工、项目设计联络会的召集、出厂报检和发货清单、发货申请的资料整理等具体的组织和实施，负责计划执行中质量的控制，与客户的沟通和联络，监督和检查其它项目组员的各项工作，全面综合的掌握计划的执行情况，确保项目的按时完成，并及时向上级汇报和向相关的职能部门反映发现的问题；（2）执行部门：分管领导负责指导和检查项目经理的各项工作；（3）合同执行部门负责项目物资采购；（5）生产中心负责执行过程中的项目物资供应、安全生产管理，过程、质量管理工作；2.3.4出厂验收管理（1）执行部门：项目经理提请部门相关人员进行检查验收，由其出具“出厂验收报告”，如有不合格开具“不合格通知单”并负责整改后再次验证工作；（2）生产中心质量主管负责出厂审核工作，出厂审核工作主要检查项目过程中所有质量记录和验收报告是否规范，并进行记录，检查相关工序的质量目标统计情况，有不合格项的督促整改，汇总各种过程信息并通报；（3）生产中心质量主管将确认后的发货申请单提交生产中心，并开具合格证交生产中心物资管理员；2.3.5包装发货管理（1）合同执行人在发货前3天将发货联系单、发货物资清单、箱间单提交至生产中心物资管理员；（2）生产中心合同管理员负责核对发货合同的收款情况，不满足发货条件的由营销中心确认；（3）生产中心合同管理员负责与项目负责人确认发货清单、是否发完整、箱件签收清单、开箱签收清单，以及回单的归档工作；（4）生产中心物资管理员负责核对合同物资与项目申请和领用的数量，由物资主管核对货物是否发完整，并联系项目组，落实差异原因；（5）生产中心物资管理员负责发货前的合格证、设备清点工作，并负责记录项目关键设备（6）生产中心物资管理员负责包装箱的申请，协调联系运输单位，设备包装过程和装车过程的管理，负责发货时内、外部的沟通协调，催要开箱回单，登记发货信息等；（7）生产中心合同管理员记录发货时间、开箱时间；2.3.6合同执行问题协调执行过程中一般问题由各部门之间直接协调，涉及部门较多或问题比较复杂的情况下由生产中心、总经理进行总体协调。协调内容包括人员的协调，部门间工序时间节点的协调，物资到货等内容；2.4 合同物资设备管理（1）生产中心物资主管负责自产设备量预测和生产计划的下达并检查完成情况；（2）生产中心合同管理员提醒、督促合同执行部门的设备差异办理；3 合同收款管理3.1 合同收款管理原则：3.1.1合同收款由营销中心负责，每个项目由营销中心确定一个合同执行人负责收款工作，生产中心应协调合同执行部门协助收款工作。3.1.2营销中心负责人应负责督促各销售区域合同应收款查询中记录未收款的原因和拟采取的措施，必须每月更新。3.1.3营销中心商务助理负责每月编制合同收款报告。3.1.4由公司生产副总负责每月召开合同执行协调会议，由营销中心负责人、市场部经理或主管、生产中心管理人员参加，并编制会议纪要抄送公司领导和部门经理，。3.2 收款责任的划分应收款由营销中心销售经理负全责收取，具体事宜可以委托部门客户经理协助办理，例如电话催要、派人办款、提供对帐凭证和采取法律措施等；合同收款中出现用户故意刁难，销售经理负责解决。3.3 收款计划营销中心商务助理督促销售经理每月应制订收款计划，包括收款方式（电话、上门等）、协助收款人（销售代表）和需要部门支持的工作（电话催要、派人办款、提供对帐凭证和采取法律措施等），经初审后报部门经理批准。3.4 收款计划检查营销中心合同主管每周六检查、督促收款计划的执行情况，每月5日将前将收款计划的执行情况报部门经理，同时审核收款奖惩。3.5 预付款催收根据合同规定有预付款的，销售经理应清楚预付款条件，与客户联系是否需要开收据，一般电话联系收款。3.6 交货前付款催收合同中规定有交货前付款的，在具备出厂验收条件时，一般由生产部门直接与用户联系，如果用户迟迟不来，合同主管应通知销售经理协助联系，出厂验收合格后合同主管应通知销售经理收款。3.7 到货款催收出厂验收合格后，一般由生产部门直接与用户联系发货时间，如果用户迟迟不让发货，合同主管应通知销售经理协助联系。货到现场后由，由生产部门负责开箱验收，合同主管应与客户联系开票，在核对开户、税号、帐号后开具开票申请单，经审批后到财务开票，随发票签收单一起交送票人，送票人在收款时把发票或收据交给客户的经办人，由客户的经办人在发票签收单上签字后带回交合同