【毕业学位论文】（Word原稿）虚拟办公室在KP中国公司的应用价值研究

位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 1 一、 绪论 (一 ) 研究背景及意义 1. 研究背景 管理的先哲们泰勒、韦伯、巴纳德等都曾对企业组织结构的发展做出贡献，随着新技术和新的环境不断变化，传统的组织形式已经不能与企业组织结构的实践发展相适应了。从传统办公室办公到在家办公，而今 有 公司取消在家办公。 2013年 2 月 24 日 ，雅虎公司 首席执行官玛丽莎梅耶尔 向公众 表示目前公司取消员工在家办公的工作形 式 的制度 ，雅虎的员工只有两种选择：要么到最近的雅虎办公室办公，要么辞职。 办公室 是 企事业单位 不可分割的一部分。办公的各种组织形式于是被热议 。随着房地产价格，土地市场价格的节节攀升， 写字楼或者办公室的使用成本也随之上升。 2011 年 12 ，比 2011 年年初 每平米每天上涨了约 15%，空置率下跌至 深圳曾经出现过商用办公室空置率为零的现象。 在国际化大背景下，无数的 国际机构纷纷在华设立分支机构，商用房地产使用成本将继续上升。企业在追求全球化，在拓展细化市场时，要怎样以最快的速度建立组织机构？本文致力于讨论一种办公室组织的新模式 是一种低成本运营的办公室一站式服务 平台 ， 既能够相对减少 企业的 办公室的租用费用，又能够提高 办公室的利用率和 企业 人员的工作效率，还能以最快的速度建立营销网络并低成本运营。 应用价值研究主要是着眼于实际应用带来的意义，本文探讨的虚拟办公室的应用价值，主要阐述虚拟办公室在企业实际管理中的实际意义，由于空洞的讨论这种组织模式比较枯燥，故以 国公司为例以求详细的体现虚拟办公室的各方面特点和应用价值。 2. 研究的目的及意义 提起虚拟， 人们 更多想到的是电子世界网络世界中的虚拟，而提起办公室，大家或许会想到 传统的 计划经济下 机关 办公楼或者写字楼 ，同一组织群体的人聚在一起办公。 虚拟办公室有两种，一种是现实中完全不存 在的类似计算机虚拟空间的虚拟会议室虚拟 办公室，每个人通过账号密码进入，动用鼠标键盘操纵实现办公功能，互联 网 使得天下一体， 办公人员完全没有地理位置 或物理空间 的限制 。世界各个角落的 办公人员 都 会在虚拟办公室里在一起。然而无论虚拟世界的办公位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 2 室会议室功能多么强大，虚拟与现实是隔离的，他们之间有着虚与实这样看似永远无法跨越的沟壑，它的这种虚拟缺陷注定要有一种看得见摸得着的现 实来弥合，本文所讲的虚拟办公室消除了这种虚拟与现实之间的差距，同时 充分 发挥 了虚拟与现实的各自优势。 本文提到的虚拟办公室是现实存在的，由“办公 室合租”演变而来，早期起源于日本，当时由于日本房价比较高，经济萧条，一些有激情有梦想的创业青年共同租用同一个公寓的不同小房间，各自办公，后来由于创业的青年忙于应付各自更多的事务，加之天长日久大家互相之间有简单的了解，当某一公司没人接听电话或者没人收包裹时，其他公司的人会帮忙，有业务问题也会相互帮忙记录，甚至简单的业务问题都会互相帮忙解答，随着时间的变迁和公寓里不同公司的相互熟悉了解，于是有一群人独立起来专门为公寓里的创业公司提供简单办公场所，电脑，打印机等办公设备和专门人员接听电话为多家公司提供略带专业性质 的办公服务。这种办公模式既不同于我们传统的 物理 存在的企事业单位办公大楼里的办公室，不同于驻外办事处，不同于企业孵化器，不同于高档会所，又不同于我们现在所说的在家办公 （ 或者弹性工作，还不同于打印等业务外包。虚拟办公室是一种更适合瞬息万变的商业社会的一种新型的低成本组织模式，一种可利用的移动办公 网状平台 。写字楼出租办公室时打破了计划经济下传统的办公形式 同一企业的人在同一栋楼里工作，使得不同公司的工作人员得以在同一办公楼里工作，虚拟办公室重新将公司的 工作单元细化，使得不同公司的工作人员得以在同一间办公室里办公，使办公资源得到有效利用，工作效率和效能得到显著提高。 我们应该从多角度分析虚拟办公室，在当前的经济形势疲软的状态下，它有着非常难能可贵很值得推广的一面。本文借以资源整合，虚拟化组织，和组织柔性等角度结合美国 国公司的实例来阐述虚拟办公室的优劣、应用价值和适用范围。 美国 司自 1942 年起 专门从事声学研究并生产世界 顶级 的声学产品的公司，产品专业化程度高，客户群相对特定， 国公司一方面要在不同地方多设立分支机构延伸业务满足客户对产品的营销 和维护的需要，另一方面需要尽量减少成本，于是应用虚拟办公室来推展在不同地区的工作。美国 国公司不负责产品生产，只负责图 1所示，产品推广和生产后运到中国之后的经营销售以及售后的维护和客户技术支持。 位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 3 图 1业务区域分化 3. 研究的主要思路和方法 本文首先阐述学习型组织、组织柔性，资源整合，虚拟组织理论，动态能力理论，等组织管理理论，再阐述组织认同理论，组织公民行为理论等组织行为管理理论，通过资料分析，情景分析，电话拜访，成本分析 ，网络投票 等方法对理论的应用和美国 国公司 运营现状 进行分析， 文章通过虚拟办公室的应用分析得出结论 可以使企业短时间内扩展业务范围。 企业可以结合自身情况更多加以利用，文章最后对虚拟办公室的不足及改进方法 ， 前景展望进行说明。 位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 4 图 1主要研究思路 位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 5 二、 研究理论综述 (一 ) 学习型组织理论 彼得圣吉的学习型组织理论很重要的一点是 阐述 个人和组织都需要通过学习来清晰 认识 不断变化的世界，明确自己的现状和未来使得企业提升应变能力，适应变化的环境 。无论是个人还是组织， 只有清晰认识到自己内在和自己外在环境，才有可能 做到 最合适调整 ，本文借这种学习理论主要阐述组织需要通过学习来 识别 市场变化中组织本身的地位 ，组织对环境变化的 学习程 度 往往是 它最 核心 的 竞争力 ，因为没有“学习”不会有“调整” 。企业最初建立海外分支机构，不能不观察市场对其产品或服务的反应，这种观察就是一种“学习”。 (二 ) 组织柔性理论 组织是有目标和使命的团体，柔性是一种变化现象，水是生活中柔性属性的典型代表，在不确定和不稳定的环境下，柔性的好坏是一种适应能力的体现，是企业核心战略之一，组织柔性主要体现在组织 在经受环境不确定变化而有针对的应变，是一个组织忍受有限的变化而不 出 现严重混乱现象的潜在能力的体现，如应付突发事件，吸收环境冲击变化的能力 ，柔性的核心是一种快速的微调 。广义的组织柔性是一种动态变化，可以在组织的各个层次被多维度的概念化 :如流程层次、工作站层次，结构层次和组织系统层次，具有速度、花费、效能等多个维度 ，有人 认为柔性是变化范围（结果）和速度 (时间 )的函数，系统拥有的适应速度和变化速度有助于企业或系统的总体柔性，而 有人 认为柔性有范围、时间和花费 3个维度，范围是指系统所能表现状态或采取行动的范围，时间是系统从一种状态转移或者转变到另一种状态所需要的时间，费用是系统从一 种状态转移或者转变到另一种状态所需要的费用，我认为组织柔性首先要有前面提到的学习做基础，然后是柔的力度和速度问题，过分的柔度不利于企业组织形成和组织使命的专注，过分的刚性有如许多计划经济下不适应市场经济变化倒闭的大型国企。组织柔性包括组织过程柔性和组织结构柔性两个方面。组织过程柔性要求表象的组织结构和内在的过程相适应，以达到适应多变环境的目的。组织结构柔性指组织自身的结构框架设计。不同的企业目标、环境要求不同的组织结构柔性来适应完成，如网络结构组织比传统的水平结构更具有柔性。 狭义的柔性是指流程和组织架构的 柔性，以 国公司为例，主要是体现组位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 6 织架构的柔性 、 人员组织架构的柔性或者应对市场变化的经营问题及售后人员组织架构的柔性。 虚拟办公室 提供商那里 选择了几个总体 经济 状况 较 好，声学研究最发达的 大城市 设立虚拟办公室 ，通过租赁虚拟办公室达到了组织架构 在各地的全面延伸 ，由于资金或者声学研究的支持政策等客观因素的不平衡，不同时期市场对 产品需求也不一样，市场的变化使 司很容易通过虚拟办公室对 组织 结构 进行调整，显示出极强的适应性，提升综合能力，体现出柔性的特征 ，比如上海的声学研究相对成熟，产品市场需求高，这样 上海虚拟办公室的利用率稍微高一些。 (三 ) 资源整合理论 资源整合是企业战略实施的重要手段，也是企业经营管理过程中的日常工作，资源整合有两大重要方面一是要最大限度的优化配置资源，二是实时作出进退取舍等的调整，时刻根据外部环境的变化调节自身并获得整体最佳的结果。在战略思维的层面上，这是系统论的一种思维方式。资源整合就是要通过组织和协调，把企业内部和内部，企业内部和外部的资源整合优化达到最佳效果，在这个过程中组织和协调，利益最大化是主题。市场经济的核心是市场主导一切，市场是多变的，市场环境也是多变的，如同多变的天气一 样，无论是否预测得精准，我们都没有可能不实时针对多变的环境进行调整。有针对性的调整有对内和对外的两个方面，对内要清晰的认识自己的现状，分清优势和劣势，自己适应相应的变化在哪些方面，自己不适应相应的变化在哪些方面，典型的例子就是要敏锐的察觉企业内部是否有些部门彼此相关但因为隶属不同的独立部门或缺乏沟通使得一方急需的资源刚好是另一方闲置的资源，通过资源整合，可以使资源优化配置。对外要明确自己的优劣，周围组织的优劣，与环境适应的程度，企业外部有一些组织或者团体本身是与我们企业有着共同的使命的却又是有着不同分工的独 立经济利益的团体，我们可以通过沟通了解形成和伙伴合成一个虚拟却又实实在在为客户服务的系统达到一加一大于二，各自更加专业化的目的。提起企业内部与外部的整合调整，大家很快会想到业务外包，如同写字楼里的企业会将打印工作外包给地下打印室，虽然业务外包能达到一加一大于二，各自更加专业话的目的，但是业务外包更多的会凸显解局部不解全局的境界，业务外包使企业各自专注于局部，而忽略了整体系统的使命。就 国公司而言，公司的主要职能是在中国推广 声学分析产品促进声学分析研究， 司在中国的省会租虚拟办公室，将多家虚拟办 公室的办公地址印在公司地址栏上，将简单的公司宣传资料放到虚拟办公室里，方便 户和 作人员到达后的随时拿取， 为虚拟办公位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 7 室的多家租用客户之一，实现了企业内部与企业外部的资源合理优化。虚拟办公室的办公桌是租用客户提前预约的，一位租住客户如果在每一周只用办公桌一天，这样办公桌就可以在不同时间被不同的租住客户使用，加大了办公桌的利用率，减少了办公设施的空置。 (四 ) 虚拟组织理论 虚拟组织是建立在基础信息共享的独立组织之间的，为了适应极具变化的环境抓住瞬时的市场机会而恰当组合起来的高层阶段网络，这一阶段的合作是 有价值的。它是多方独立组织聚集一系列核心能力以最佳形式充分迎合市场机遇的相互关联的动态联盟。目前这种虚拟组织并不多见，因为很难找到各方面都很合适的潜在独立组织作为伙伴，尽管现实中更多的情景需要虚拟组织。有人说虚拟组织是临时同盟组织，但是我觉得虚拟组织的时间有不是临时的可能性，时间不是决定这种同盟的重要因素，实时、动态、共赢、独立是虚拟组织的显著特点。因为虚拟组织是由一系列独立企业（虚拟组织单元）组成的联盟或者群体。虚拟组织基于资源整合和柔性理论建立的，虚拟组织单元各自独立，他们利用各自的核心能力和资源为了一 个共同的市场机会，组成虚拟组织的每一个独立企业拥有各自的核心能力和资源，为了一个共同的市场目标，而联合起来，贡献各自的核心能力和资源，相互协作，以谋求实现共同的市场目标，获得各自的利益，同时使组成虚拟组织的独立组织单元价值最大化，使虚拟组织的整体价值最大化。虚拟组织不具备法人资格，与传统意义上的真正的企业组织体不同，没有固定的组织架构和内部系统，而是一种动态组织结构，变化是虚拟组织的常态，虚拟组织单元的共同目标是虚拟组织的核心。 虚拟组织单元与单元之间有很多种动态形式的可能，只有在最适合的时刻 和情境下，才会形 成虚拟组织。在拥有共同信息的条件下，从众多的组织中通过长期演变、竞标或者自由选择等方式精选出合作伙伴，多方迅速形成各专业领域中的独特优势，实现对外部资源的整合利用，从而以强大的结构成本优势，完成单个企业难以承担的市场功能 。 虚拟组织中的成员没有地理地域限制可以遍布在天南海北，彼此是独立的，不存在产权上的联系，不同于一般的传统意义上的跨国公司，也不同于传统的合营，虚拟组织相互之间的合作关系是动态的，完全颠覆了传统的独立组织制度为基础的经营管理观念，独立的组织为了共同的目标实现共赢，而彼此又是独立的便是虚拟组织的 特点。当代信息技术的发展推动了虚拟组织的发展。虚拟组织的一种表现形式就是独立组织间的网状互联，网状互联体现了有共同愿景的虚拟组织的彼此关联，这种关联是以虚拟组织之间提前的高度相互认可及合约为前提的。虚拟组织使组织与组织之位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 8 间整合各自的资源，共享各个成员的核心竞争力更多专注的发挥各自的优势，使组织与组织联合实现更大的价值，组织之间的相互网络关联推动了虚拟组织的形成和发展。企业核心竞争力是企业得以长久生存的源泉，它既来源于企业内部与内部之间技术、知识的整合，又来源于企业通过虚拟组织实现的对企业外部与外部资源的整合 。很典型的虚拟组织是信息和服务领域，一方共享信息，一方提供更完美的服务，达到双赢。虚拟组织 可以看作是资源整合的一种体现形式 ， 使组织更多的发挥各自的竞争优势， 通过整合各成员的资源、技术、市场机会而形成 。它 的价值就在于能够整合各单元的核心能力和资源，从而降低时间、 费用以及风险，提高核心价值。虚拟组织是单元与单元凭借各自核心专长 的非竞争的取长补短或者说大目标一致下的各取所需。虚拟组织可以是漫长的演变过程中逐渐形成的，也可以是瞬间形成的，无疑这种关系的唯一促成因素就是市场机遇，典型的虚拟组 织形成宝洁公司与沃尔玛公司 形成的虚拟组织，沃尔玛提供给宝洁公司相应的数据资源，宝洁为沃尔玛提供特供货等等优惠策略，沃尔玛与宝洁联合策略时是形如“一家人”的，然而各自又是独立的大企业，沃尔玛有沃尔玛的盈利点，宝洁公司有宝洁公司的盈利点，他们只是共同面对变化的市场时是“步调一致”的追求着各自的利益，又如波音客机与空客研发小组发挥某些成员具有理论的核心能力，某些成员具有协同操作能力，而另一些成员则能共同开拓市场的能力。有些企业通过拥有突出的能力处于虚拟组织的中心，并对其他成员产生有力的影响，使虚拟组织的协调变得相对容易。 (五 ) 动态能力理论 动 态能力理论诠释了企业是如何创造商业价值的，在二十世纪九十年代面对急剧变化的市场由波特教授提出“是指组织为使产品快速地上市、有效地掌握变化万千的商机，以及能否持续地建立、调适、重组其内外部的各项资源与智能来达到竞争优势的一种弹性能力。 ” 它诠释了企业是如何创造商业价值的。“动态能力”是指企业利用 术资源、组织资源和管理资源来获得竞争优势的能力。同样，企业还可以通过培育独特灵活的能力，来满足顾客和市场日趋增长的 需求 ”他的核心逻辑是“外部环境分析定义新的创新机遇制定响应新的机遇的战略寻找完成新创新机遇的合 作伙伴合作竞争新的竞争优势并结束现有合作。即在外部环境分析的基础上，发现和定义新的机遇，并制定出响应的战略，选择暂时的、不连续的伙伴来完成特定战略，通过合作竞争，取得新的竞争优势，在完成预定的战略后解散现有的合作，在回到起点去寻找新的创新机遇。通过不断创新来保持企业在超级竞争环境下的持续发展。”本文借助动态能力理论论述虚拟位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 9 办公室在为企业动态战略竞争力提供强有力的网络支持。虚拟办公室一般分布在不同地点，企业可以通过这些虚拟办公室迅速根据市场的动态变化重新调配资源。动态能力是企业战略竞争力的核心。 (六 ) 服务的就 近原则 无论是寻求服务或者提供服务，理性的客户都希望能找到身边合适的服务机构，它并不一定是最好的服务机构，但是一定是合适的服务机构，例如，一些公司寻求设备维护专业服务时，它更希望当地能找到的公司提供服务而不是打电话给那些总部在北京或者美国的公司，即使是除去交通费用等成本的因素，客户愿意接受这种“专业服务就在身边”的心理安慰。笔者在电话拜访期间，有发现位于中国北部的锦州某公司，打电话寻求上海一家公司的专业化服务，理由是他们看到上海这家公司在北京有办公室，他们觉得这样地理距离近会比较方便，而实际被分派去锦州的 该公司提供服务的是上海公司的工作人员。就近服务原则比较容易用洗车或者去便利店购物等例子来理解，大多数人情愿就近洗车即使是多付一些洗车费用，同样有很多人喜欢到住处楼下的便利店去买东西而不是经常跑去大型购物市场。对于走在全球化路上的企业，设立全球机构能使它的服务更贴近客户，如中国的客户在上午九点时向位处美国纽约的公司打电话问询，而这时是美国纽约的夜里二十点，显然二十点钟的美国纽约是不能为中国客户提供服务的。这一点想必 得更好，打开 网页，会弹出这样的窗口：探寻最近的 样是 用这 种散布多处的虚拟办公室组织模式的原因。 客户分布很多地区如在重庆，广西，武汉，厦门，乌鲁木齐，存在这种情况：当重庆的潜在客户看到 宣传页上写着虚拟办公室在的地点和电话时，惊讶的说“好近啊，成都就有办公室，我们以为 中国只有在天津呢，我们这样就可以经常联系抓紧把采购项目提报了”。虚拟办公室拉近了 司与客户的地理距离，更拉近了 司与客户的心理距离，使 司在向不错过每一个客户的战略目标又走近了一步，同时也使 产品服务优势呈现无疑，最终推动了当地的声学研究。 位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 10 图 2页 显示“探寻最近的 线分公司” 位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 11 三、 司现状分析 (一 ) 司基本概况 美国 948年从美国贝尔实验室分立的专门从事声学研究并生产世界领先的声学产品的公司，产品主要产品有各种喉频闪内窥镜、嗓音空气动力系统和声学分析软件，吞咽工作站等，主要应用于医学、工业、军事、刑侦、语音研究等， K 公司 从事声学研究较早并参与制定世界多种声学语音学标准，在声学领域中处于世界领先地位，产品在发达国家声学诊断及研究单位普及率超过 80%。2005 年自感产品弱势的 P 公司收购 K 公司， P 公司是世界光学 行业知名企业，以往的 P 收购中， P 以其在光学的龙头地位会将 P 的名称放在收购品牌的前面，因 代声学行业 研究领导者， 将收购后的品牌 名称为 成 业部。收购整合后， 全球范围内设立分支机构，逐步推广产品实现全球化，另外世界各地的声学研究机构也非常需要 产品来对相关研究参数进行更多的测量分析 。 主要负责中国大陆和中国香港的业务的 国公司同时也加大了产品推广力度，但面临的挑战是显而易见的，产品专业化程度高，采购及产品生产研发成本高昂导致产品价格居高不下， 国的客户全部为科研机 构医疗机构或司法机构等申请上级项目批准后的公开招标的政府采购项目，客户群相对特定，另一方面有一些中低档声学研究硬件软件或者免费且开源代码的以 学软件为代表一系列软件逐渐加入竞争者的行列，尽管 董事 技术人员都说，荷兰阿姆斯特丹大学语音科学研究所两位开发人员主要是为了出名才创出 样免费的软件，他们并不严谨，制造的产品是一坨垃圾，但无论如何竞争者的产品是免费的， 直宣称占用空间小，功能强大，这个事实是客观存在的，针对 司做了如下的情景 分析， 图 3司持续经营情景分析 这种情景分析表明 国公司一方面要在不同地方多设立分支机构延伸业位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 12 务满足客户对产品的营销和维护的需要，另一方面需要尽量减少成本，于是事业部应用虚拟办公室来推展在不同地区的工作。 经济全球化同时也带来了科研的全球化， 设备是世界声学领域认可的声学分析设备，以它作为标准的分析方法为世界各地的科研人员所广泛使用，中国很多地区的科研工作是与世界顶级实验室同步，这 触发 中国不同地区的客户对 复旦大学附属耳鼻咽喉医院在与美国威斯康辛州医学院的实验室做嗓音分析 方面的合作研究时， 国公司被要求对设备提供很多的售后技术支持， 国公司的 驻上海工作 人员需要每周安排时间去做指导。 客户的需求并不只是简单的产品，更多的是产品能帮他们解决问题的解决方案。 举办学术会议和研讨会是很多拥有权威技术的产品的核心战略，也是 国公司的一项核心市场 推广 行为 ，因为 品业界知名度很高，所以 司采用赞助举办学术会议或者 高技术含量的 研讨会取代 简单 的广告来做市场推广 。每半年 国公司总裁一行人员都会到中国参加相关的 学术会议，美国相应的技术人员也会到中 国各省举办各种类型的产品技术 升级研讨会和或者圆桌会议。 邀请到的用户或者潜在客户 可以 知道声学行业的前沿研究以及 司产品最新的研发动态，也可以使 司 的研发技术人员更贴近用户， 从用户的角度考虑产品的设计，分析并解决存在的问题，了解竞争对手的动态。 虚拟办公室 为 这些研讨会提供 可提前预定的 场地和部分简单会务服务， 加快了信息的传递， 简化了会议组织的过程，使得 国公司的工作 人员从繁杂的会议组织工作中解脱出来， 为会议内容的质量 提升 做更多的工作。 (二 ) 司外派员工组织形式 品属于高精密技术仪器，产品生产地在美国纽约，为了进出口报关方便，司将中国总部设在天津，公司人员结构扁平（如图 3示），采取简化结构，财务记账，进出口报关等业务全部外包给相关的行业知名的专业公司，公司的外派员工隶属于市场部，属于 中国公司核心部门，主要任务是区域内 的产品进行维护，为客户提供技术资料和支持，帮助客户解决设备应用等的问题，设备维护，组织赞助当地的学术会议对产品进行推介，拜访潜在客户，维护客户关系管理系统（ 统）。因为产品专业程度很高， 科研 中等 水平的科研机构和私人机构无法承担其高昂的价格，所以经济状况好或者声学科研水平高的机构如复旦大学医学院 附属 眼 耳鼻 喉医院，中央音乐学院 嗓音 实验 室 ，传媒大学，西北民族大学的中国民族信息技术研究院才是 客户。公司将外派员工负责区域划分为东位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 13 北，华北，华中，华西，华南，西北等 6 个地区，公司分别在当地招聘人员负责当地的工作。 这些驻外工作人员工作约五分之四的时间都不是在办公室里。周一到周四拜访客户，周五上午对现有信息进行升级整理，在虚拟办公室进行网络会议。 图 3国公司扁平化人员架构图 (三 ) 公室存在的问题及一般解决方案 派员工每周五天工作日，基本上有四天时间都是在不同地区解决相关问题 ，也就是说 80%的时间在办公室外面，尽管公司外派人员每周都会参加网络面对面的会议讨论，每个季度都有回总部学习， 为外派员工提供了较有竞争力的薪资和福利待遇但是外派员工并不能长期专注于这份工作，两年之内公司外派员工离职率是百分之百，招聘的外派员工不断的离职，公司不断的进行招聘， 导致的 结果是公司为组织招聘工作，培训新员工，耗费了大量的时间和金钱，面试培训员工占用了公司管理人员很多的时间。外派员工离职的因素很多，但是最重要的一点是外派员工的这种在家办公形式，会产生员工“单枪匹马工作”或者“被孤立”的心理暗示， 使员工不能找到工作归属感，因为他们没有工作归属感，外派员工还会去寻求其他的工作而对现有工作失去兴趣 。外派员工作为一种企业组位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 14 织的终端如果在家里松散办公很可能导致在组织群里被分化，隔离，达到与企业组织表象上是一体的，心灵上已经不再是一体的，不再有共同的愿景和目标。 典型的例子如广州驻外工作人员罗杰东，是通过网络招聘这种形式招聘到的。 司对罗杰东进行了前期的入 职 培训和严格的考核，雇佣双方很清晰的明确了工作原 则和工作内容后，签订了正式劳动合同，罗杰东回到广州进行工作， 罗杰东工作的前两个月还能按照公司的要求去做，但 是之后的工作中发现罗杰东经常请假，他计划内的工作并不能即使完成，经工作人员当地调查发现罗杰东在广州工作后又有着手在当地筹备开一家手机店，罗杰东表示驻外工作使他没有一种归属的感觉，有时候在自家办公难免开小差。 罗杰东显然已经分化出了属于自己的组织。 在家办公的弊端：人民大学的龚教授 2012 年在兰州大学的一次公共管理论坛上提出，工作环境要与生活环境分开，因为一方面家庭中的正义不适用工作上的正义；另外一方面在家里办公经常会有一些无关因素打扰， 对此 他 这样形容 “ 在家里经常 摸摸这里，擦擦那里，一上午的时间就耗费光了 ” 。笔者认为 工作是创造价值的场所，家是休闲休息的场所， 个人在家庭中的角色偏感性多一些，在 绝大多数的 工作中理性要多一些，家庭环境有时候会影响个人对工作上的理性思考 ，如若把二者 不清晰的界定或者 合为一体， 家庭生活会将工作 和其他人性的方面完全吞噬 。 埃森哲上海咨询公司在家办公的 询 顾问 范先生对在家办公有强烈的反感，因为 他通常工作任务很多， 在家办公经常 不严格遵守上班下班时间 ， 他不得不经常 无偿 加班 ，加之常年在家办公导致 他 对工作 和生活 环境厌烦。 上文提到的公司在广州的驻外工作人员罗杰东表示家里小孩子三岁，工作完成回到家要 哄小孩子，在家办公确实会受到小孩子影响，无法进展工作方面的事 ，罗杰东说“ 在家里连邮件都无法回复，也无法思考工作内容， 自己 家 的小孩子哭闹， 经常打扰到我 在 ， 我 想 不管它， 但 我 做 不到 ，可能别人家孩子哭闹就打扰不到我 ” 。 2013年 2 月 24 日 ， 著名的网络公司 雅虎公司 首席执行官玛丽莎梅耶尔 向公众 表示目前公司取消员工在家办公的工作形 式 的制度 ，雅虎的员工只有两种选择：要么到最近的雅虎办公室办公，要么辞职。 人力资源部主管杰基瑞瑟斯（ 示“在家办公往往会带来工作效率与质量的下降 ” 接连几家公司也纷 纷效仿雅虎公司，要求员工到 最近的雅虎 办公室里工作，因为在家办公完全体会不到工作过程中 该有的工作状态 及 员工沟通协作 。 人不是机器， 工作 也不是简单机械的完成工作任务 和 达到 信息交互 更多 还要有与人 沟通 ， 人与人之间 相互的关注与被关注，情感交流， 公司文化 等等许多在家办公无法实现的 。 位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 15 四、 虚拟办公室的特点 (一 ) 虚拟办公室简介 虚 拟办公室一般处于城市 以某虚拟办公室提供商在上海的办公室地点为例，该公司在上海提供的办公地点分别为上海花旗大厦，上海嘉里中心，外滩哈密大楼）。虚拟办公室 为企 业提供可以预约的办公室、会议室及办公硬件（办公桌椅，计算机打印机投影仪，办公用网络，网络会议摄像头）的租赁服务，同时提供专线电话的接听处理服务并将电话信息转达，以及小件商品寄存服务，虚拟办公室环境幽雅干净整洁，提供专线接听服务的工作人员有较高的专业素质，每一个为企业开启的接听电话号码都是专属的。 图 4示了传统办公室于虚拟办公室的差异。 图 4传统办公室与虚拟办公室差异 (二 ) 虚拟办公室的 优点 1. 有助于控制成本，减少投入，有效控制风险 从成本角度分析，北京 域租办公室的费用 一般 为 190 每月每平米，租 10 平米的费用是 1900每月（通常情况下办公室至少是 20 平米，位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 16 10 平米的办公室过分狭窄，是不可能租到的，这里以最小的面积 10 平米做对比），上海徐汇区写字楼租赁费用在 170每月每平米，租 10 平米的费用时1700每月，虚拟办公室北京的价格是 500月，虚拟办公室上海的价格是 500月，虽然虚拟办公室提供的服务不同，价格可能会上下浮动，但是从财务成本对比上看，对比如图所示，每个月虚拟办公室要比实体租费少1000左右，而每年每个虚拟办公 室就少花费 12000，如果租五个办公室成本差距是 60000。从数据上看，租用虚拟办公室的费用大约是实体租用办公室的费用的一半， 司租用六个区域的虚拟办公室的费用可以租用三个实体写字楼办公室， 司如果只租用三个实体写字楼办公室，就意味着它相对疏远了其他三个地区的客户。 以上海徐汇区写字楼出租为例，一家可容纳 9 个人的 90 平方米办公室租费在每月 元左右。 表 1虚拟办公室与 10 平米租用费用对比 北京 域租办公室 上海徐汇区 实租 每平米的费用 190每月 170每月 实租租用 10 平米的费用 1900每月 1700每月 虚拟办公室费用 500 每月 500 每月 虚拟办公室与 10 平米 租用费用差 1400 元 每月 1000 每月 虚拟办公室从财务角度上是优于租用办公室的，另外租用 实体 办公室之后驻外人员需要进行日常的清扫和办公室用品的维护任务，而虚拟办公室的工作人员会提供办公清理，耗时的电话往来初级沟通等工作。这使驻外工作人员更加专注于工作，而不 必分神在办公室环境维护等杂事上，这种组织形式更加突出工作的核心。 租用虚拟办公室的办公用打印机、投影仪、空调等减少了公司 在固定成本投入，省去了烦乱的水费、电费、物业费等办公室日常维护费用的 往来 缴纳。这些财务优势在经济疲软时期显得尤为突出，撤销 驻外 办事处改为虚拟办公室很有可能就使公司减少裁员，使企业的资金流向更有利于产生价值的地方。 减少投入的同时也就意味着很有效地控制了风险。如果企业撤销虚拟办公室，企业不需要变卖原来在办公室的打印机投影仪等固定办公设备，只需要与虚拟办公室公司停止续签租赁合同或者提交一部分终 止合同的补偿费用，直接终止合同就可以了。 位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 17 工作的形式多种多样，不是所有的工作都要在办公室里完成， 租用固定办公室并不能很好的利用 它 ， 这是一种资源浪费， 网上的一则 针对“每周的工作一定要在办公室完成的时间”的 公开 投票 中 显示： 91 名投票人员中 39%的 的投票者每周 必须 在办公室工作 0小时（约是一个工作日） 9%的投票者每周 必须 在办公室工作 8小时， 7%的 投票者每周 必须 在办公室工作 16小时， 10%的投票者每周 必须 在办公室工作 24 小时， 18%的投票者每周 必须 在办公室工作32小时 ， 13%的 人 每周 必须 在办公室工作超过 40 个小时 。 投票中可以看出48%的人 （接近参加投票人员的一半） 可以在 16 小时内（ 约为一至二个工作日 ）需要在办公室完成工作， 并不是所有工作都需要在办公室里完成，而租用固定办公室将会带来办公桌 长时间闲置 的情况。 投票最多的是每周工作 0时（占 39%）和 32 小时以上的（ 31%），这是两种工作性质决定的两种工作时间的高百分比，一种是一定要在办公室工作的， 如 财务人员或者研发设计人员，一种是只要少量时间在办公室里工作的，如市场营销人员。而对于每周工作 0时的，如果采取虚拟办公室的组织形式， 相关人员每周提前预约虚拟办公室的办公时间，减少办公时空置的状况，办公资源被有效整合，办公设备可以被更多人充分利用。 图 4网络投票调查结果 作者在一次拜访某世界知名机械制造集团泵业公司亚太区总裁时 ，在 提到该位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 18 公司的驻外办事处工作人员的工作状态时，他说驻外办事处工作人员的工作不容易管理，该公司在中国大陆设立 31 个驻外办事处，工作人员多于一半的时间都不在办公室，而办公室的租用和维护花费也是一笔不小的费用，公司预算里会给驻外办公室的费用一个增长的幅度，但是实际的费用增长总是超过预算的增长幅度，很难控制， 全世界几百上千家办事处也同样面临这样的问题。 尽管驻外办公室经常有很多时间是空置的，利用率不高 ， 固定办公室的租用费用经常被 认为是不可避免，只能上涨无法减少的固定费用，驻外办公室的租用问题长期存在同时也被长期忽略。当 该公司的财务经理听说虚拟办公室的组织形式和财务 成本 分析后，他 很认同虚拟办公室这种形式， 他 说他们愿意讨论采用虚拟办公室。 2. 有助于推广工作，实现组织柔性 通常情况下，提供虚拟办公室服务的公司在很多地方都设有办公室，比如国内的省会城市，还有一些虚拟办公室有海外虚拟办公室提供，这有助于租赁企业利用虚拟办公室 在不同的地点推广工作，企业可以通过学习，实时做出调整，这种动态变化的能力是公司的核心竞争力之一。对于案例中 司而言 ， 如果到了华东区域的项目申请报批季节，华东客户对于产品信息的需求高时，华东部的虚拟办公室利用率就会高一些，如果西北部的客户多项目采购投标时，西北部的虚拟办公室利用率就会明显提高。这使得企业通过学习达到柔性变化提高效率的目的。 虚拟办公室提供可预约的会议室服务是一项为 企业带来很大的便利，会议组织需要耗费大量的精力，接待会议参与人员反复的电话咨询，而这一部分可以交给虚拟办公室的工作人员来做。会议 需要的宣传页也可以提前放到虚拟办公室，会议时提前预订，方便快捷。 3. 快速建立网络组织结构 虚拟办公室拓广了企业业务涉及范围，企业通过分布在各地的虚拟办公室为网络节点做出实时的战略变化，使得企业 业务 不必受限于地域。借助虚拟办公室的各地分布使企业迅速展开了各个虚拟办公室的工作，企业分支利用各地的虚拟办公室为网络节点所形成的网络结构瞬间形成，业务延伸也是瞬间就达到的，这对于企业是难能可贵的，因为通常情况下如果没能借助虚拟办公室的分支网络，企业自身建立分支网络是要花费更多的时间和费用的。通过虚拟办公室迅速建立业务辐射 网络这一点无论对于初创期的中小企业还是准备实现全球化的小行业的知名企业来说都是至关重要的。当然这种业务网络也满足了虚拟办公室所在地的客户的强烈需求。对于 上海的客户而言， 上海师范大学的研究设备无疑会推动当地民族语言 派系 的研究，以及民族文化探索和发展 。 复旦大学附属耳位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 19 鼻咽喉医院的嗓音研究 有一部分是与美国威斯康辛州立大学医学院合作的， 同时这也要求两个 研究中心有同样的 司设备和方法 同步展开 研究，这就需要 应的人员为复旦大学附属 眼 耳鼻喉医院的嗓音实验室提供服务 。 4. 虚拟办公室 提供了简单的服务，提高服务水平 虚拟办公室的服务是可预约的，驻外工作人员可以自由选择去不去虚拟办公室工作也可以选择何时去虚拟办公室工作。 虚拟办公室为企业提供了舒适的办公环境，固定的办公设备之外，通常还提供通讯地址使用权用于名片、宣传册、网站的，信函包裹资料等的接受与发送，体面的前台接待客户来访，专线电话的接听，等等 简单办公服务 ，提升了企业的服务水平，使企业的服务不停留在虚拟 的世界，而是实在的感官上，使企业在提升客户满意度上前进了一步。 潜在客户对企业的服务产生深刻印象，虚拟办公室通常地处城市交通便利的 黄金地段同时也提升了公司形象。 虚拟办公室为身边的客户提供的应答服务对于国际化的企业有着更重要的实用意义，他可以避免时差问题 5. 提高驻外工作人员的工作效率，减少流程，减少响应时间 当某一地区 的 客户产生业务需求时，客户往往希望可以联系到企业，虚拟办公室的工作人员通过专线接听或现场接待客户的形式将客户业务需求等信息初步搜集整理汇总，并传递给租用虚拟办公室的企业使得他们可以利用已有的信息分析处理，这减少了驻外工作人员逐个搜集信息，对事件的响应时间，使工作人员更加易于进入 极佳的工作状态，专注于工作的核心部分，使客户问题在最少的时间内得到回应并及时解决，提高了驻外工作人员的工作效率，提升了客户满意度。以 司为例，它的中国的客户经常内部进行采购论证， 论证和 审批通过后 24小时内公告招标，这需要虚拟办公室工作人员接待客户的电话拜访搜集信息的同时 司的驻外工作人员，分析客户需求，整理产品参数，几个小时内做好标书，做好各方面的技术问答准备，到达招标现场，这一点上虚拟办公室为驻外工作人员快速响应提供了良好的基础，使得 司的工作人员对事件有一个很快的响应速度。这是虚拟办公室提供 的服务式办公的显著优势。 虚拟办公室的这种把企业内部与外部的人力资源，时间资源科学配合达到价值最大的目的就是一种典型的资源整合。 6. 强化了员工的组织认同感，增加了员工归属感，满足员工虚荣心 组织认同感是指员工对其组织的认同程度，包括三个方面 :对组织任务，愿景 ，位论 文 作者： 赵秘爽 虚拟办公室在 国公司的应用价值研究 20 企业文化等 的信任、接受、认同；愿意为组织的 共同目标 而 付出 ； 愿意参与组织活动， 以 组织 的 共同 荣誉 而高兴，希望 保持 作为 组织成员 的 资格 。组织认同感使驻外员工明确了工作的组织归属。归属感是员工自认为属于自己为之 努力的组织的一种心理感觉，使员工感觉自己是组织中的一个单元 ， 员工工作的热情很大成分来源于工作过程中的归属感，这种归属感是减少工作心理当中不确定感的重要因素。 与 归属感随之带来的组织责任感 和组织公民行为 ， 使员工 愿意为组织活动出力，愿意为组织利益的盈亏承担责任。与组织认同感相反的就是“与我无关”的想法，相信驻外的员工 和在家办公的员工 更容易感受到“与我无关的”游离工作情绪困扰导致离职。 虚拟办公室是实体办公室，某种程度上能有效的减少员工的这种情绪。虚拟办公室通常在城市商务中心中高档写字楼，这种高档办公楼通常能带给驻外 员工的满足感和虚荣心。这种既有自由的可支配的弹性工作又有实体存在的办公室的工作组织模式可以在低成本下给驻外员工一种满足感。在汇丰大厦工作和在城市地铁终点站 到郊区 工作的心情会有差异。 (三 ) 司 虚拟办公室 的应用 分析 司的产品属于行业的 顶级 产品，普及率不高，一般客户主要集中在医疗和科研领域，越是经济发达地区，医疗和科研领域水平也相对越高，对 品的需求也就越高，而虚拟办公室提供商在设立虚拟办公室时也刚好遵循这样的规则，经济越发达地区，对虚拟办公室的需求相对较高，所以 以直接选择虚拟办公室系统提供商提供 的分布在各大省市的虚拟办公室地址。 国公司 2010 年 5 月在北京、上海、广州、成都、武汉、西安首先设立了六个虚拟办公室，将办公专线电话号码写在公司网页和宣传页及员工名片上，每周都会收到来自虚拟办公室工作人员的信息提供。自设立虚拟办公室以来公司利润显著提升，向公司咨询业务的客户明显增加 （由每天的 3咨询业务，提升为每天的 10咨询业务） ，驻外人员工作相对平稳，上海地区的驻外工作人员一直工作至今（ 2013 年