内部控制实施细则——人力资源

内部控制实施细则内部控制实施细则 人力资源人力资源 一 适用范围一 适用范围 本实施细则所称人力资源是指公司组织生产经营活动而录 任 用的各种人员 公 司人力资源内部控制内容涵盖 人力资源规划 部门职责与岗位说明书编制与修订 人 力资源需求计划 招聘管理 培训管理 劳动用工管理 绩效考核管理 薪酬管理 人 才储备与保留 员工职业生涯规划管理 员工退出管理 人力资源分析与评估 二 控制目标二 控制目标 1 人力资源规划符合公司战略要求 为公司战略实施提供人才支持和保障 2 部门职责与岗位说明书修订及时 准确 3 人力资源需求计划编制科学 可操作性强 4 确保招聘人员的素质符合岗位要求 招聘过程公平 公正 5 培训计划合理 培训结果得到评估与反馈 6 劳动用工符合法律法规要求 规避法律风险 7 确保绩效考核真实 准确 充分调动员工工作积极性 8 薪酬 社保福利核算准确并及时发放 9 人才储备满足公司战略需求 10 员工职业生涯规划能够帮助员工实现职业生涯目标 有效保留人才 11 退出机制合理 避免导致法律诉讼或公司声誉受损 12 人力资源分析全面 评估真实有效 三 控制职责三 控制职责 3 13 1 人力资源部人力资源部 1 负责人力资源规划与年度人力资源需求计划的编制 2 负责组织人员的招聘工作 3 负责组织公司的年度 月度培训计划编制与实施工作 4 负责组织绩效考核与薪酬 社保福利管理工作 5 负责公司人才储备与保留工作 6 负责组织制定公司员工的职业生涯规划 7 负责办理员工退出手续 8 负责人力资源后评估工作 3 23 2 财务部财务部 2 1 1 负责员工培训费用支付 2 负责员工薪酬 效益奖金发放 3 负责办理离职员工款项交接手续 4 负责员工培训费用报销审核 5 负责员工薪酬 效益奖金审核 3 33 3 相关业务部门相关业务部门 1 负责部门年度人力资源需求计划的编制 2 负责制定部门的培训计划 3 负责对部门人员的绩效考评 4 负责员工职业生涯规划的实施 5 负责员工离职访谈和入职指导 3 四 人力资源控制流程及关键控制矩阵四 人力资源控制流程及关键控制矩阵 财务管理部 人人力力资资源源控控制制流流程程 会计核算部公司领导相关业务部门人力资源部 1 人力资源 规划编制 K K1 1 2 2确定 部门职责 与岗位说 明书 3 2人力 资源需求 计划编制 K K2 2 5 2制定 公司年度 培训计划 K K3 3K K5 5 总经理办公 会审批 5 1提出 培训需求 4 招聘管 理 K K4 4 2 1编制 修订部门职 责 岗位说 明书 3 1提出 年度人员 需求 7 1绩效 考评办法 修订 7 2 绩效 考核实施 6 劳动用 工管理 8 1薪酬 标准核对 11 2员工 退出管理 12 人力 资源分析 与评估 11 1员工 辞职 辞 退申请 K K1 12 2K K7 7 1 1K K6 6 5 3培训 费用报销 审核 8 3编制 员工工资 明细表 11 3办理 款项结算 总经理审批 总经理办公 会审批 常务副总 总 经理审批 8 2 薪酬 调整与统 计 K K7 7 2 2 9 人才储 备与保留 K K9 9 10 员工 职业生涯 规划管理 K K1 10 0 K K1 11 1K K8 8 1 1 总经理审批 K K8 8 2 2 4 五 关键控制矩阵五 关键控制矩阵 人力资源人力资源 控制控制 编号编号 控制点名称控制点名称控制目标控制目标关键控制描述关键控制描述 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控控 制制 频频 率率 实施证据实施证据 K1 人力资源规 划 人力资源 规划符合 公司战略 要求 为 公司战略 实施提供 人才支持 和保障 1 人力资源部依据公司战略 职务体系 人力资源现状以及各部门的发 展规划 人力资源规模总量 人员结构 人员分布等资料和信息 结合 国家宏观经济走势 行业发展趋势 劳动力资源现状等 预测公司未来 人力资源需求和供给情况 分析公司在人力资源方面的相关潜在风险 编制人力资源规划草稿 2 人力资源部经理审核人力资源规划草稿 采取座谈会等多种形式收集 公司高管 中层管理者的相关反馈意见 3 根据反馈意见 人力资源部经理组织相关人员对规划初稿进行修改完 善 4 公司分管人事副总审核人力资源规划 总经理办公会讨论审议批准 5 每年初 人力资源部根据各部门的反馈和规划执行情况 调整修订人 力资源规划部分内容 明确未来一年的目标 人力 资源 部 各部 门 手工 每 年 一 次 人力资源规 划 5 控制控制 编号编号 控制点名称控制点名称控制目标控制目标关键控制描述关键控制描述 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控控 制制 频频 率率 实施证据实施证据 K2 部门职责与 岗位说明书 编制与修订 部门职责 与岗位说 明书修订 及时 准 确 定编定岗 定编定岗 1 人力资源部根据公司战略 部门职能分析 公司业务流程分析建立各 部门岗位架构图 岗位设计表 2 各部门根据岗位架构图分析本部门岗位类型 参与制定定岗策略 进 行岗位设计 编制职务说明书 填写岗位职责权限 任职条件 工作要 求和能力要求等相关内容 报部门负责人审核后 提交人力资源部 3 人力资源部审核各部门提交的岗位说明书 提出建议与相关业务部门 沟通 修订完善后按权限提交审批 部门职责与岗位说明书修订 部门职责与岗位说明书修订 1 每年初 人力资源部起草对部门职责及岗位设置情况进行评估的通知 经人力资源部经理签字确认后予以发布 2 各部门依据业务需求 梳理本部门的岗位设置与编制情况 对职责有 调整的岗位 或需要增减的岗位 提出调整意见 编制 修订本部门的 职责与岗位说明书 部门岗位设置建议 经部门负责人 分管副总签字 确认后提交人力资源部 3 人力资源部对各部门提交的材料进行初步审核与评估 关注职责及岗 位设置与编制情况 对调整有异议的部分 由人力资源部经理与各部门 负责人沟通后 组织相关人员修订部门职责 岗位说明书 人力资源部 经理审核签字后 提交公司分管人事副总审核 总经理审批 人力 资源 部 各部 门 手工 每 年 一 次 部门职责 职务说明书 6 控制控制 编号编号 控制点名称控制点名称控制目标控制目标关键控制描述关键控制描述 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控控 制制 频频 率率 实施证据实施证据 K3 人力资源需 求计划 人力资源 需求计划 编制科学 可操作性 强 人力资源需求计划 人力资源需求计划 1 每年初 公司各部门根据年度生产经营预算 并结合上年度部门生产 销售完成情况曲线图 依据上年度全员劳动生产效率状况 本年度全员 劳动生产率递增幅度计划 结合近两年人员流失情况 编制部门本年度 分月度 分工种 并同时拟定出人力资源基本素质条件 人力资源需 求计划 2 人事主管审核 汇总各部门的人力资源需求计划 依据人员储备情况 与公司人力资源规划目标要求是否相符等因素 编制公司本年度人力资 源需求计划 3 人力资源部经理审核人力资源需求计划 关注招聘人数 费用等是否 合理 报公司分管人事副总 总经理逐级审批 部门增员计划 部门增员计划 1 一线员工 需求部门因业务需要 未纳入人力资源需求计划的 可申报增员计划 根据实际需求填写人员增补申请表 经部门负责人及分管副总审核后 报公司人力资源部申请增员 2 管理人员 需求部门因业务需要 需增加管理人员编制的 可申报增编计划 经 部门负责人及分管副总审核后 报公司总经理 董事长审批 人力资源 部根据审批结果办理 人力 资源 部 各部 门 手工 业 务 发 生 时 人力资源需 求计划 人 员增补申请 表 7 控制控制 编号编号 控制点名称控制点名称控制目标控制目标关键控制描述关键控制描述 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控控 制制 频频 率率 实施证据实施证据 K4 招聘管理 确保招聘 人员的素 质符合岗 位要求 招聘过程 公平 公 正 招聘 招聘 员工招选聘主要有三种形式 校园招聘 社会招聘与内部招聘 人力 资源部根据人力资源需求计划在公司网站及社会中介信息服务网站发布 招聘信息 1 校园招聘 每年 9 11 月份 人力资源部经理根据年度毕业生招聘简章 有选择 性和针对性地参加各高校招聘会或日常接收对口专业毕业生投递推荐材 料 经分类筛选并根据公司专业需求计划分批组织公司参观和面试 根 据公司需求计划及面试结果择优录用 2 社会招聘 1 一线员工 人力资源部招聘人员审核应聘人员基本资料 组织用人部门集中面试 择优录用 2 管理人员 人力资源部人事主管审核应聘人员简历 资格证书等报名资料 确定 初选名单 组织集中笔试和面试 最后综合笔试 面试成绩择优录用 正式录用前必须进行公示 人力资源部对关键和保密岗位员工入职进行背景调查 择优录用 3 内部招聘 1 在公司出现职位空缺时 人力资源部人事主管发布内部招聘信息 内部应聘人员经部门主管签字认可后方可参与报名 人事主管按照岗位 人力 资源 部 各部 门 手工 业 务 发 生 时 毕业生招聘 简章 求职 人员报名登 记表 招聘 面试表 员 工入厂登记 表 8 控制控制 编号编号 控制点名称控制点名称控制目标控制目标关键控制描述关键控制描述 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控控 制制 频频 率率 实施证据实施证据 要求对应聘人员进行资格审查 符合条件方可参加竞聘 2 内部应聘人员通过笔试 面试等形式 由面试小组评分后择优录取 经部门负责人审核 分管副总 总经理根据权限逐级审批后 人力资源 部办理调配手续 试用与录用手续 试用与录用手续 新员工录用后 人力资源部自用工之日起一个月内办理录用手续 并 签订 3 年以上劳动合同 试用期最长不超过 6 个月 新聘计时人员试用 期结束后须进行转正考试 对于外聘的工程技术人员或特别引进人才 将根据具体情况办理录用手续 组织签订劳动合同 决定聘用期限 特 定岗位还须签订保密协议 竞业限制协议等 K5 培训管理 培训计划 合理 培 训结果得 到评估与 反馈 培训需求调查 培训需求调查 每年初 人力资源部培训主管下发培训需求调查表 各部门负责人通 过公司战略分析 业绩指标分析 职位分析 绩效考评 现存问题分析 调查访谈 职业生涯规划 外部要求等 填写培训需求调查表 并在规 定时间内 提交公司人力资源部 培训计划 培训计划 1 各部门依据部门发展目标 绩效考核结果 年度培训总结 个人职业 发展需要等制定部门下年度培训计划 经部门负责人审核后上报人力资 源部 2 人力资源部培训主管汇总平衡各部门培训计划 并依据公司发展战略 人力资源规划 年度培训总结 培训需求调查等制定公司下年度培训计 人力 资源 部 各部 门 手工 业 务 发 生 时 培训需求调 查表 年度 培训计划 月度培训计 划 现场培 训记录卡 课程培训效 果评估表 培训协议 9 控制控制 编号编号 控制点名称控制点名称控制目标控制目标关键控制描述关键控制描述 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控控 制制 频频 率率 实施证据实施证据 划 经人力资源部经理审核后 上报公司分管人事副总 总经理逐级审 批 3 月度培训计划由年度培训计划转化 各部门每月 30 日在 ERP 中生成 下月培训计划表 经部门负责人批准后提交到人力资源部审批 并向人 力资源部提交上月度培训总结 培训实施与反馈 培训实施与反馈 1 内部培训 人力资源部培训主管及事业部人事考核员根据月度培训计 划组织培训 公司级培训由人力资源部统一组织实施 新进人员的一级 培训及各系统业务管理知识培训 部门级培训以应用测试为主 通过观 察测试等手段考查员工在实际工作中对培训知识或技巧的应用及业绩行 为的改善 由其所在部门的直接上级进行验证 验证记录填写在现场培 训记录卡上 各部门及时将验证结果反馈到人力资源部 2 外部培训 培训需求部门配合人力资源部选择培训机构 重点关注培 训机构的资质 实力是否满足公司的需求 外派员工培训时需填写课程 培训效果评估表 对培训课程 讲师与培训机构的水平进行评价等 培 训结束后外派人员需将培训相关资料 包括教材 PPT 讲义 课程培训 效果评估表 交人力资源部人事考核员备份存档 同时对内部转训 对 于公司重点培养对象 涉及培训金额较大的 公司还需与外派培训人员 签署培训协议 培训费用 培训费用 人力资源部培训干事根据培训项目编制培训预算 经人力资源部经理 10 控制控制 编号编号 控制点名称控制点名称控制目标控制目标关键控制描述关键控制描述 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控控 制制 频频 率率 实施证据实施证据 审核后 提交公司分管人事副总 总经理逐级审批 培训费用严格控制 在培训预算范围内 K6 劳动用工管 理 劳动用工 符合法律 法规要求 规避法律 风险 合同管理 合同管理 1 新签订合同 公司实行全员劳动合同制 新录用人员在一个月之内办理入职手续 与公司签订劳动合同 2 续签合同 原合同期满 公司根据生产 工作需要 同意与劳动者续签合同的 在原劳动合同期满前一个月内及时与员工续签 3 解除合同 依据劳动合同法 新录员工试用期表现不合格的进行再培训 调岗 延长试用期 仍不能满足要求的及时解除合同 对于员工工作未达要求 标准 公司认为应当解除合同的 给予办理解除劳动合同的手续 人员调配 人员调配 1 员工若调到集团公司其他公司 公司应与其终止聘用合同 在新的用 工单位上岗后重新签订聘用合同和上岗合约 2 员工个人申请在集团公司范围内调动的 经所在部门 公司同意 由 人力资源部办理终止或解除劳动合同手续后 接受单位直接考核聘用并 签订聘用合同 人力资源部办理员工保险及档案关系等转移手续 考勤 考勤 人力 资源 部 手工 业 务 发 生 时 劳动合同 考勤记录表 11 控制控制 编号编号 控制点名称控制点名称控制目标控制目标关键控制描述关键控制描述 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控控 制制 频频 率率 实施证据实施证据 公司计时人员通过指纹识别系统记录考勤 一线员工通过纸质考勤表 记录考勤 每月核算期满 人力资源部薪酬福利员及各部门考勤人员在 下载计时人员当月考勤数据 并结合员工出差及请假等记录综合分析考 勤数据 编制考勤记录表 一周内将当月考勤记录表与一线员工张贴的 纸质考勤表发给员工签名确认 社会保险 社会保险 人力资源部按照公司相关规定为员工核定办理各类保险 财务部及时 缴纳保险费 工伤赔付 工伤赔付 1 工伤治疗期预借款 工伤事故发生后 由部门现场安全管理员协助工 伤人员按制度填报工伤治疗期预借款申请表 包括医疗费用及生活费用 经过所在部门财务主管 部门经理 设备部经理 人力资源部经理审核 后 报总经理审批 2 职工工伤协议 人力资源部在工伤治疗完结后 达到伤残等级人员需 依据伤残等级鉴定结果 拟定工伤协议 经法务部审核并通知员工签 署协议后 按照赔偿额度 经人力资源部经理 分管人事副总或总经理 审批后赔偿 K7 绩效考核管 理 确保绩效 考核真实 准确 充 分调动员 绩效管理办法的修订 绩效管理办法的修订 1 每年初 人力资源部根据公司发展和管理需要以及上年度绩效考核中 发现的问题等修订和完善公司绩效考评管理办法 2 人力资源部经理对修订后的绩效考评管理办法进行审核 重点关注考 人力 资源 部 各部 手工 每 季 一 次 绩效考评管 理办法 绩 效考核评分 表 绩效考 12 控制控制 编号编号 控制点名称控制点名称控制目标控制目标关键控制描述关键控制描述 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控控 制制 频频 率率 实施证据实施证据 工工作积 极性 核方法的有效性 与公司业务的适应性等 报总经理办公会审议批准 绩效管理考核 绩效管理考核 1 人力资源部制作当期部门绩效数据提供表 当期各岗位绩效考核评分 表 连同已经形成或调整后的绩效计划表 在每个考核周期首月12日前 提供给各部门 2 各部门每月3日前填写部门绩效数据提供表 人力资源部5日前按数据 使用部门分别汇总并将结果传给被考核部门签字确认 3 人力资源部根据确认后的原始数据填写部门绩效考核评分表 各部门 对存有疑问的数据可在考核周期结束的次月9日前按照相关规定进行申诉 填写绩效考核申诉表 4 各级管理者考核周期结束的次月10日前根据绩效考核计划表将相关业 务部门提供的绩效数据填入直接下级对应的绩效考核评分表中 按照绩 效考核计分方法评分 并将结果按照相关规定进行报批 5 各级管理者在报批后或者在评分的同时 就绩效考核评分表与被考核 者签字 有疑问可注明 被考核者对存有疑问的数据可在考核周期结 束的次月12日前按照相关规定进行申诉 人力资源部制作各部门员工绩 效等级配额表 并于考核周期结束的次月15日前报公司总经理审批 公 司总经理可根据结果酌情进行调整配额 6 考核周期结束的次月16日前 人力资源部将各部门员工绩效等级配额 表发放到各部门 部门负责人应于每月17日前按照员工绩效等级标准的 规定评定各员工的绩效等级 并报人力资源部备案 门核申诉表 绩效考核等 级配额表 员工绩效等 级与名单 绩效改善面 谈记录表 员工发展面 谈表 13 控制控制 编号编号 控制点名称控制点名称控制目标控制目标关键控制描述关键控制描述 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控控 制制 频频 率率 实施证据实施证据 7 各部门负责人应于岗位绩效等级评定后的第一次部门例会上公布部门 内各员工绩效考核结果 绩效面谈 绩效面谈 考核者在每期考核结束后 就考核后的评价结果与被考核者进行面谈 沟通 达成工作绩效改进计划 填写绩效改善面谈记录表 并跟进绩效 改进计划的执行情况 绩效改善面谈记录表于面谈后5个工作日内交人力 资源部留存一份备案 同时被考核者所在部门做相应备案 绩效管理结果的运用 绩效管理结果的运用 1 绩效管理的考核结果主要用于计算各类绩效工资 奖金 2 绩效管理的考核及评价结果将综合运用于中层及以下员工的薪酬调整 教育培训等多方面 K8 薪酬管理 薪酬 社 保福利核 算准确并 及时发放 薪酬制度及年度薪酬计划的核定 薪酬制度及年度薪酬计划的核定 1 薪酬与考核委员会提出的公司董事薪酬计划及公司年度薪酬计划 经 董事会同意后 提交股东大会审议通过后方可实施 公司经理人员的薪 酬分配方案报董事会审批 2 人力资源部负责薪酬管理制度的编制和修订 经公司总经理办公会审 批通过后 以文件形式正式印发 薪酬标准制定 薪酬标准制定 1 年度整体调整 由人力资源部根据公司年度薪酬计划及上一年度绩效 考核晋升结果 提出年度各岗位员工薪酬标准意见 经分管副总及总经 理审核后 报公司董事长审批 人力 资源 部 财务 部 手工 业 务 发 生 时 薪酬管理制 度 考勤表 季度考核结 果汇总表 工资明细表 14 控制控制 编号编号 控制点名称控制点名称控制目标控制目标关键控制描述关键控制描述 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控控 制制 频频 率率 实施证据实施证据 2 年度内调整 在考核期内 由于员工岗位发生调整 人力资源部根据 岗位薪等 薪级调整依据 按等级报分管人事副总或总经理审批 由人 力资源部按照公司薪酬管理制度相关规定 对薪等 薪级变动员工的岗 位工资 月度奖金标准进行调整 3 新员工入职时 薪酬主管根据新入职员工岗位职级 工作经验 学历 等基本条件及薪酬管理制度核定新入职员工薪酬标准 并按该标准核发 工资 薪酬发放 薪酬发放 1 一线员工 部门统计人员依据一线员工工资核算制度核算工资 经部门负责人 人力资源部 财务部审核 总经理审批后财务管理部办理薪酬支付 对 于超出公司限额的 还需报董事长审批 2 管理人员 人力资源部薪酬福利员根据每月考勤记录表 员工季度考核结果汇总 表 核算部门管理人员薪酬 经人力资源部经理 财务部经理 常务副 总审核 总经理审批后 财务部根据审批的工资明细表办理薪酬支付 K9 人才储备与 保留 人才储备 满足公司 战略需求 1 公司根据发展战略建立后备人才的选拔 培养 管理机制 明确后备 人才的选拔数量与选拔标准 2 公司对后备干部实行动态管理 通过对后备干部的日常考核与晋升考 核等评估后备人才的能力 公司考核小组根据考核结果定期进行评估与 调整 人力 资源 部 各部 门 手工 业 务 发 生 时 后备中层管 理人员简要 情况表 考 察材料 年 度业绩考核 15 控制控制 编号编号 控制点名称控制点名称控制目标控制目标关键控制描述关键控制描述 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控控 制制 频频 率率 实施证据实施证据 3 公司建立后备干部档案 主要包括后备中层管理人员简要情况表 考 察材料 年度业绩考核情况 培训情况和奖惩情况等 4 公司根据需要引进和培养战略性储备人才 包括管理和技术方面的骨 干 情况 K10 员工职业生 涯规划管理 员工职业 生涯规划 能够帮助 员工实现 职业生涯 目标 有 效保留人 才 1 人力资源部根据公司组织架构 部门职能描述和岗位说明书 建立 完善关键岗位职业通道 2 参与职业生涯规划的员工根据自己的岗位了解相关职业发展通道 明 确职业发展目标 3 每年在绩效考评后 人力资源部牵头组织相关副总 部门负责人对参 与职业生涯规划的员工进行知识技能 观念道德 个性潜能的评价 结 合员工的绩效考评结果和发展意向 确定员工的发展计划 4 人力资源部协助参