客户投诉处理流程

客户投诉处理流程 一 客户投诉处理流程 1 任何人在接到客户意见后 第一时间向客户道歉并记录投诉内容 并记录相关 内容 比如时间 地点 人员 事情经过 其结果如何等问题 了解投诉事件的基 本信息 并初步判断客户的投诉性质 在 1 小时内上报客户经理或客户服务中心 由客户经理或客户服务中心立即填写 客户信息反馈处理单 2 客户服务中心立即给该 客户信息反馈处理单 进行编号并简单记录基本信息 车牌号 填单人姓名 内容概要 对于明显能确定责任的质量问题 服务态度 文明生产 工期延误的投诉 1 客户经理在 24 小时内协同被反馈部门完成责任认定并对责任人完成处理意 见后 完成与客户的沟通 如有必要 并将 客户信息反馈处理单 转给管理部 24 小时内没有联系上的客户 客户经理应在 48 小时完成上述工作 2 管理部在接到 客户信息反馈处理单 后 在四小时内根据公司文件对处理意 见进行复核 对认可的处理出具过失处理意见 对有异议的 召集客户经理和被 相关部门进行协商并签署协商意见 在四个小时内 将处理结果上报主管总经理 同时将主管总经理的处理意见反馈给客户经理和相关部门执行 3 管理部在八小时内根据最终处理意见实施责任追究 进行过失沟通 完成最 终的 客户信息反馈处理单 并于当日转客户服务中心 对于当时无法确定责任的质量问题 配件延时 客户不在场 客户没有时间的投 诉 1 客户经理通知客户在客户方便时直接找客户经理解决 报主管总经理认可后 按未了事宜进行处理 2 如客户属于重大投诉 客户经理应请示主管总经理后上门拜访客户 3 未了事宜由客户经理和客户服务中心分别在各自的 未了事宜台帐 上进行记 录 并在维修接待电脑系统中明确标注 4 客户经理每月 4 日完成上个月未了事宜的客户沟通提醒及时回厂处理并及时 掌握未了事宜的变化情况 回访流程 1 客户服务中心对处理完毕的 客户信息反馈处理单 并有客户经理明确标明 需要回访的客户 在 24 小时内进行回访 对正在处理中的 客户信息反馈处理单 暂停回访 直至处理完毕后再进行回访 二 客户投诉处理流程监督考核流程 1 客户服务中心对收到的 客户信息反馈处理单 进行及时性和处理尺度的考核 发现问题的 客户信息反馈处理单 返回管理部 由管理部与相关责任人进行过 失认定后将 客户信息反馈处理单 交客户服务中心存档 2 客户服务中心每周二和每月 2 日将 客户信息反馈处理单 汇总报主管总经理 和管理部 3 每月 4 日管理部将 客户信息反馈处理单 汇总中的奖罚情况报主管总经理和 财务部 三 除责任人外 每个环节涉及的部门都应安排主要责任人和次要责任人 不得 由于人员休息延误 客户信息反馈处理单 的处理时效性 四 当事人不得直接参与客户投诉处理 公司客户抱怨 投诉处理流程及相关技巧 在 4S 店中的销售和维修环节提供的 服务会对客户产生不同的感受 并通过现场 电话回访 电话接收 信函 行 政主管部门等渠道向公司表达 我们称之为客户信息反馈 在处理所有投诉过 程中 必须树立一个正确的观念 只有自己的错 没有客户的错 即使是客户 一时的误会 也是我们自己解释不够 基于这种观念 并能诚心诚意地去解决 问题 感动客户 取得谅解 这样车主很可能成为公司的回头客户 而且还会 带来新的客户 一 投诉处理的三个层次 第一层 客服总监 服务顾问 电话回访员 第二层 客服总监 部门经理 技术总监 第三层 客服总监 总经理 注 在投诉处理中 客服总监以第三方身份出现 在各服务部门 如果出现现 场抱怨或不满意的客户 第一时间通知客服总监做报备以及现场处理 二 汽车 4S 店客户投诉处理技巧和注意事项 处理的技巧是以礼貌的态度听取车主的意见 并单独请到房间 以免干扰其他 车主 扩散影响 一 基本的做法 1 服务顾问陪同客服总监去接待有意见的车主 2 态度要诚挚 3 接触之前要了解本次维修详细过程和车主的情况 4 让车主倾诉他的意见 这样才能使其恢复情绪 平静地说话 二 处理原则 1 对自己的过失 要详尽了解 向车主道歉 2 让车主觉得自己是个重要的客户 3 对车主的误会 应有礼貌地指出 让车主心服口服 4 解释的时候不能委曲求全 5 谢谢客户让你知道他的意见 三 注意的问题 1 注意心理换位 把自己置身于车主的处境来考虑问题 2 让车主倾诉自己的怨言 3 时间不能拖 要及时处理 否则问题会越变越严重 四 具体处理方法 1 车主打电话或来店投诉时 用平静的声音告诉客户 谢谢你给我们提出了 宝贵的意见 切忌与车主发生争执 2 仔细倾听客户的抱怨 3 确实属于我们的问题 除向客户诚挚道歉以外 马上根据客户的时间安排 返修 并承担相关的费用 4 不属于我方造成的问题 a 耐心向客户作出解释 解释时注意不要刺伤车主的感情 b 建议对车辆 存在的问题进行免费检查 并在征得客户同意的前提下 进行检修 c 收费问题可以适当优惠或对工时费予以减免 5 再次对客户的投诉表示 感谢 相信我们的管理者们都深有同感 现在的客户越来越 刁 了 动不动就要投诉 使我们的管理者和每天面临着巨大的压力 的确 投诉处理不好 会影响客 户与企业的关系 有些投诉甚至会损坏企业形象 给企业造成恶劣的影响 可是 仔细想一想 投诉是 坏事 也是好事 正是有用户的投诉我们的服务 才有进步 客户的投诉是灾难 也是机会 关键在于你如何理解及面对 如果 你视客户投诉为灾难 你将会每天背负沉重的压力 如果你把它当作好事 投 诉就是提高企业服务水平的工具 甚至会促成客户成为企业的长期忠诚客户 三 处理投诉的基本方法 用心聆听 聆听是一门艺术 从中你可以发现客户的真正需求 从而获得处理投诉的重要 信息 倾听客户心声 做客户在特约店的代言人 创造忠诚客户 打造再生终 生价值链 表示道歉 如果你没有出错 就没有理由惊慌 如你真的出错 就得勇于面对 请记住客 户之所以动气是因遇上问题 你漠不关心或据理力争 找借口或拒绝 只会使 对方火上加油 适时的表示歉意会起到意想不到的效果 仔细询问 引导用户说出问题重点 有的放矢 表示同情 如果对方知道你的确关心他的问题 也了解他的心情 怒气便会消减一半 找 出双方一起同意的观点 表明你是理解他的 记录问题 好记性不如烂笔头 把客户反映的重要问题记录下来 不会耽误多少时间 解决问题 探询客户希望解决的办法 一旦你找出方法 征求客户的同意 如果客户不接 受你的办法 请问他有什么提议或希望解决的方法 不论你是否有权决定 让 客户随时清楚地了解你的进程 如果你无法解决 可推荐其他合适的人 但要 主动地代为联络 礼貌地结束 当你将这件不愉快的事情解决了之后 必须问 请问您觉得这样处理可以了吗 您还有别的问题吗 如果没有 就多谢对方提出的问题 四 处理升级投诉的技巧 处理升级投诉之前一定要对用户投诉的问题有全面的了解 做到心中有数 假设可能出现的几种情景及应对措施 在了解用户投诉意图的基础上 设定可能处理方案拟供用户选择 把握好最终处理原则 超出原则不予接受 五 处理疑难投诉的技巧 用微笑化解冰霜转移目标角色转换或替代不留余地缓兵之计博取同情 适当让步给客户优越感小小手脚 善意谎言勇于认错以权威制胜 六 处理投诉过程中的大忌 缺少专业知识怠慢客户缺乏耐心 急于打发客户 允诺客户自己做不到的事急于为自己开脱 可以一次解决的反而造成客户升级投诉 七 投诉处理流程图 八 客户投诉处理流程 一 客户投诉处理流程 1 任何人在接到客户意见后 第一时间向客户道歉安抚客户 立即通知客服总 监 客服总监到场以第三方身份出现 并向客户表明身份 客服总监和服务顾 问邀客户进入休息区或客服部 注意如有其他客户的情况下另找场地 切忌在 公众场所处理投诉 客服总监记录投诉内容 并记录相关内容 比如时间 地点 人员 事情经过 其结果如何等问题 了解投诉事件的基本信息 并初 步判断客户的投诉性质 由客服总监或客服部其他人员立即填写 客户投诉处 理单 2 客服总监立即给该 客户投诉处理单 进行编号并简单记录基本信息 车牌 号 填单人姓名 内容概要 对于明显能确定责任的质量问题 服务态度 文明生产 工期延误的投诉 1 客服总监协同被反馈部门完成责任认定并对责任人完成处理意见后 完成与 客户的沟通并将 客户投诉处理单 报总经理 2 总经理在接到 客户投诉处理单 后 根据公司文件对处理意见进行复核 对认可的处理出具过失处理意见 对有异议的 召集客服总监和被投诉部门进 行协商并签署协商意见 3 客服总监根据最终处理意见实施责任追究 进行过失沟通 完成最终的 客 户投诉处理单 并按处理意见实施 对实施部门的相关流程进行监督 对于当时无法确定责任的质量问题 配件延时 客户不在场等的投诉 1 客服总监对客户致歉 向客户表明事情的不确定因素 并争取客户的谅解得 到时间宽限 在客户确定的时间内必须给客户答复 2 客服总监着手调查事件的真相 如有阻力 报总经理申请得到支持 事件真 相调查完毕 填写 客户投诉处理单 并按公司相关规定及客户要求给出处 理意见 报总经理 如客户属于重大投诉 客户经理应请示主管总经理后上门拜访客户 3 总经理在接到 客户投诉处理单 后 根据公司文件对处理意见进行复核 对认可的处理出具过失处理意见 对有异议的 召集客服总监和被投诉部门进 行协商并签署协商意见 4 客服总监根据最终处理意见实施责任追究 进行过失沟通 完成最终的 客 户投诉处理单 并按处理意见实施 对实施部门的相关流程进行监督 回访流程 1 客服部对处理完毕的 客户投诉处理单 在 24 小时内进行回访 对正在 处理中的 客户信投诉处理单 暂停回访 直至处理完毕后再进行回访 如有 特殊情况 客服总监在投诉单上标明回访注意事项 二 客户投诉处理流程监督考核流程 1 客服部对收到的 客户投诉处理单 进行及时性和处理尺度的考核 发现问 题的 客户投诉处理单 报客服总监处 由客服总监与相关责任人进行过失认 定后报总经理处 并将 客户投诉处理单 标红年终总结时考核 最后交客服 部存档 2 客服部每周二和每月 2 日将 客户投诉处理单 汇总报总经理 三 除责任人外 每个环节涉及的部门都应安排主要责任人和次要责任人 不得由于人员休息延误 客户投诉处理单 的处理时效性 四 当事人不得直接参与客户投诉处理 一 投诉产生的原因 最根本的原因是客户没有得到预期的服务 即实际情况与客户期望的差距 即 使我们的产品和服务已达到良好水平 但只要与客户的期望有距离 投诉就有 可能产生 在使用服务过程中 有人歧视或小看他们 没有人聆听他们的申诉 没有人愿意承担错误及责任 因为某人的失职令他们蒙受金钱或时间的损失 他们的问题或需求得不到解决 也没有人向他们解释清楚 客户认为我们应该 义不容辞地去解决一切 二 客户投诉的目的 客户希望他们的问题能得到重视 能得到相关人员的热情接待 获得优质服务 最终能使他们所遇到的问题得到圆满的解决 三 投诉的好处 投诉可以指出公司的缺点 投诉是提供你继续为他服务的机会 投诉可以加强他成为公司的长期理性顾客 投诉可以使公司产品更好地改进 投诉可以提高处理投诉人员的能力 四 客户投诉的四种需求 被关心 客户需要你对他表现出关心与关切 而不是感觉不理不睬或应付 客户希望自 己受到重视和善待 他们希望与他们接触的人是真