ERP系统环境下的采购与付款业务风险分析与内部控制设计——基于某企业集团实施ERP案例的思考.docx

ERP系统环境下的采购与付款业务风险分析与内部控制设计基于某企业集团实施ERP案例的思考EI系统环境下的采购与付款业务风险分析与内部控制设计 基于某企业集团实施EI案例的思考 张来艳刘锦芳 (武汉大学商学院,湖北武汉430072) 【摘要】本文以对某大型日用消费品企业集团实施ERP系统为例,从汇集请购单,选择供应商,签订订购合 同,验货入库,发票校验,付款几个主要环节介绍其采购与付款流程控制上成功的经验,同时分析了新的 风险并对采购与付款的内部控制设计提出几占,建议. 【关键词】ERP系统环境流程风险内部控制制度 采购与付款业务内部控制的目标主要为:(1)规范 企业的采购流程,减少采购中的猫腻,降低采购成本. (2)提高采购业务的时效性和准确性.(3)确保购进资 产的安全,完整.(4)确保采购与付款业务中会计信息 真实,完整,一致.随着企业信息化进程的深入,为了防 范采购与付款业务风险,提高采购效率,减少采购成本, 很多企业集团采用集中采购和招投标方法,并且运用电 子采购平台等现代化管理手段来规范企业的采购流程. 本文以对某大型日用消费品企业集团实施ERP系统为 例,介绍其采购与付款流程控制上成功的经验,并对采 购与付款的内部控制设计提出几点建议. 一 ,企业集团采购与付款业务的流程分析 该集团实行集中采购模式,所有的物资需求由集团 总部的采购中心统一采购.采购中心分为3个部门:开 发部,业务部和综合部.开发部确定新原料,新供应商 及供应商的评估管理;业务部确定采购订单的分配(在 采购平台上进行竞价,招投标来分配订单),订单跟踪到 货及采购合同的签订;综合部确定采购订单的制定,请 购单初审及请款付款.采购部门主要利用电子采购平 台实现对供应商和采购信息的管理,通过招标选定供应 商签订合同后,财务人员将合同信息录入ERP系统,在 ERP系统中实现供应商信誉管理,到货质量管理和采购 付款管理.具体的业务流程如下: 汇集请购单一选择供应商一签订订购合同一验货 入库一发票校验一付款 1.汇集请购单.按照该公司的特点,请购单分为3 类:一般物料请购单,特殊物料请购单和部门物资请购 单.一般物料请购单是根据正常的销售计划结合库存 情况推导来的.特殊物料请购单是由于市场上供应商 供应能力和供应价格变化,营销,科研活动需要等产生 的.部门物资请购单是由办公部门,固定资产部门根据 实际需要提出的请购单.所有的请购单均由综合部完 成请购单的初审,并按物料进行分类,整理. 2.选择供应商.价格是供应商选择中比较重要的环 节,该公司采用电子平台公开招标的方式,询比价,核价, 竞价及招投标工作由采购中心业务部组织在电子采购 平台上进行. 3.签订订购合同.采购中心业务部与供应商签订订 购单,合同,供应商按合同规定的时间,价格供货,各种 运费等费用都包含在采购合同之中.财务人员将合同 资料,订购单录入ERP,订购单或合同是ERP中收货,付 款的原始依据.经选定的供应商信息,采购信息,付款 信息也同时由采购平台转入ERP系统. 4.验货入库.仓库保管员先核对订单即将送货品 种,数量等内容与订单所列内容进行核对,然后开具手 工入库单,质检入库通知单,质检人员验货后,出具质检 报告;合格物料,保管员将质检报告和质检入库通知单 一 起传递给记账员处. 集团中新投资的产业暂时未上线,该公司的方案是 由采购中心综合部在下订单后的两个工作日内将订单 清单以电子邮件的方式发给相应供应中心工厂的收货 人员.产品供应中心收货人员严格按照发运计划进行 收货,收货后及时在订单中对数量进行记录. 5.发票校验.该集团采购人员(月末)统计汇总需要 CHINAMANAGEMENTINFORMATIONIZATION,29 开票的入库单,向供应商索要发票,然后将入库单和发 票提交给财务会计部,财务会计部核对入库单,发票单 据是否匹配. 6.付款.发生支付业务时,先由请款部门经办人填 制请款单.财务人员查看部门预算费用,然后审批.付 款经办后,付款票据交由制证会计进行记账处理.期末 由指定会计编制银行调节表,落实,跟踪未达账项. 二,企业集团采购与付款业务风险分析 1.汇集请购单.这是采购的第一环节,始发点.ERP 是一个有效的物料需求管理系统,它可以实现销售计划 到生产计划到物资需求计划的分解,但是分解的准确又 依赖于物料主数据,生产排程和库存数据等基础数据的 准确.由于市场有不确定性,企业的采购计划也不能完 全依赖于ERP系统的计划,一些特殊的促销用物资,科 研用物资,金额大,弹性强,且与企业的战略紧密相关. 这些物资的采购应结合企业资金情况,科研情况和市场 环境,通常还需要高层领导和财务人员的参与.所以由 于基础数据不准确或领导信息不对称造成请购不合理 是这一环节的风险. 2.选择供应商.这一环节是存在猫腻最多的环节, 电子采购平台是一个有效的采购窗口.但是即使有电 子平台,供应商的评估,选择,谈判,合同的签订等各个 过程还需要用制度加以规范.ERP内供应商的资信,到 货率,银行账号与供应商的评估,付款直接相关,供应商 资料也需要专人进行维护.评估程序的不当或资料的 不准确造成选择供应商的不恰当是这一环节的风险. 3.签订合同.合同的签订与企业的用款计划,资金 状况密切相关,采购人员合同签订是否合理往往需要财 务人员的监督.财务人员不参与合同的签订,若采购部 门的付款计划与财务预算不符,企业可能会发生现金危 机.同时电子采购平台和ERP分属两个不同的系统,合 同信息由采购系统录入ERP系统的过程中,也可能出现 遗漏或信息不一致的情况. 4.验收入库.验货入库后相关的采购单在ERP内部 也会进行自动检查,当差异超过了预先设置的容许界限 时(即有关的交货日期和数量)将会被拒收.只要实现 了收货员,验货员与记账员的不相容职责分离,这一环 节的风险是较小的.但是对于未上线不能实现信息共 享的企业,企业应该注意信息的及时反馈.因为这些入 库信息得不到反馈,采购中心无法在系统内进行入库单 与请购单的匹配,可能会影响下期的采购计划. 5.发票校验.发票是企业付款的依据,ERP会自动 根据发票生成应付记录.该公司由财务人员保管入库 30,/CHINAMANAGEMENTINFORMATIONIZATION 单,发票,并在系统外进行入库单与发票的匹配,然后输 入系统.这一步骤也可以设置在系统内,在财务会计过 账环节加以控制,即当发票与订单一致时才能过账,每 个企业可以根据自身特点灵活设置.这一环节风险较小. 6.付款.请款部门经办人填制请款单,财务人员审 批后,银行出纳通过银行票据系统开转账支票付款,因 此付款前必须确保银行票据系统与ERP系统的账号数 据同步更新并保持一致.审批手续的不齐全,账户信息 的错误将直接导致付款的不合理. 三,企业集团采购与付款业务内部控制制度设 计 1.建立完善的授权审批体系和考核制度.对各类不 同的物资请购,企业应建立完善的责任授权体系.部门 物资需求由部门资产主管人负责;特殊请购计划的制定 必须由公司计划部,营销部等相关部门综合讨论决定, 与战略相关的大宗支出还必须取得高层领导的同意.同 时,为了保证权责对等,企业应建立适当的考核体系,真 正做到谁拥有权利谁承担责任. 2.建立供应商定期考核制度.为了得到真实准确的 供应商信息,采购中心应定期对供应商进行考核,以系 统提供的各项指标分析表和相关检测部门提供的物料 质检分析报告为主要依据,并设定评分标准对供应商进 行评分,输入系统生成供应商评估报表,将供应商评 估报表作为供应商选取时的一个重要标准. 3.建立不相容职责分离制度.公司通过采购部门, 物资管理部门,内审部门的组织设置基本可以实现请购 与采购,采购与验收,合同订立与审计等岗位的职责分 离.制度上需要关注部门内的不相容职责分离,主要有 供应商的选择与考核,收货,验货与记账.供应商的选 择人员同时负责供应商的考核,难免会有失公正.因此 在采购部门内部这两项工作应分派不同的人完成.收 货员,验货员与记账员应分别设岗,各施其责,即由仓库 保管员将送货品种,数量等内容与订单所列内容进行核 对,开具手工入库单,质检入库通知单.由质检人员对 货物质量进行检验,出具质检报告.合格物料,由记账 员在物料模块中记账.通过上述职务的分离,有效防止 收货环节的舞弊. 4.建立招标过程的审计监督制度.在选择供应商环 节,虽然有电子采购平台,但电子采购平台还需要与一 系列的制度加以配合.做到每一次遴选必须通过平台 招标,不通过平台就无法实现.企业还应成立独立的审 计部对日常询比价,核价,竞价及招投标实行管理和监 督,网上竞价或招投标物料价格也应交专人签字确认. 再论信息系统战略规划方法的分类及组合策略 张学军蔡晓兵 (1内蒙古大学计算机学院,内蒙呼和浩特010021;2国家新闻出版总署信息中心,北京100005) 【摘要】回顾了传统的信息系统战略规划方法的分类标准,提出以信息系统战略规划动机为依据的分类 方法.分析当前信息系统战略规划方法存在的主要问题,指出新一代规划方法的特征扣开发艰难性.作 为一种折中方案,探讨了信息系统战略规划方法组合策略中所碰到的一些问题. 【关键词】信息系统战略规划分类分析组合策略 1.引言 根据w提出的信息系统战略规划模型,信息系统 战略规划方法的选用对于规划的成功至关重要.信息 系统战略规划方法是将企业战略转变为企业信息系统 战略的可操作的工具,而非简单的逻辑分析.它已引起 众多学者的关注,成为信息系统战略规划领域主要研究 方向之一. 2.信息系统战略规划方法的分类分析 2.1基于提出时间的分类 对于信息系统战略规划方法的研究最早可以追溯 lJ20世纪60年代.事实上,每个时期都有不同的信息系 统战略规划方法.其中,比较着名的方法有20世纪70年 代出现的企业系统规划法(businesssystemsplanning, BSP),战略集合转移法(strategysettransformation. SST),关键成功因素(criticalsuccessfactors,CSF),以及 20世纪80年代出现的应用系统组合法(applicationport folioapproach,APA),Method/1,信息工程法(information engineering,IE),战略栅格法(strategicd,SG),价值链 分析法(valuechainanalysis,VCA)和战略系统规划法 (strategicsystemsplanning,sse)等. 2.2基于方法特征的分类 按照提出时间分类虽然可以反映出信息系统战略 规划方法的历史渊源,但却不能反映方法产生的内在目 的和思想.为此,潘自强等人根据信息系统战略规划方 法的特征将其分为4种类型:以数据为中心;以决策 为中心;以运营流程为中心;以项目为中心.以数 5.建立财务部的合同审核控$,JSU度.在与供应商签 订合同时,财务处采购会计要对采购文件中的各因素进 行最终审查,确认其符合规定后方能支付预付款;如果 是采购结束后才支付款项,采购会计必须参与采购计划 的审核和付款计划的签订.采购会计还应将合同信息 与采购部门采购信息核对一致后录入ERP系统,并负责 原始合同资料的分类与保管.上述集团由财务人员管 理订购单,财务人员在合同签订中的付款审核与监督作 用发挥得似乎不很充分,这一环节该企业还需要进一步 完善. 6.建立未上线部门的定时信息传递制度.未上线的 部门无法实现信息的集成,信息传递的及时,准确是这 一 环节的控制重点.同时采购部还应派专人在系统中 进行入库数据与订单,请购单的匹配,并以书面形式将 未完成的采购申请情况经部门负责人签字后传递计划 配送部,由计划配送部结合工厂物料库存,生产需求制 定下期采购计划(采购申请). 7.建立付款的请款控制和供应商信息的定期维护制 度.为了防止不合理的付款致使企业资产流失,企业在 付款前,应由请款人员填制请款申请书,由财务人员核 对请款是否合理,是否在部门资金预算范围之内.若是 银行出纳通过银行票据系统支付款项,企业还应