事业部人事档案管理制度.doc

人事档案管理制度事业部二五年一月第一条 目的 为进一步规范事业部的人事档案管理，促进员工职业生涯发展，为公司人力资源规划提供决策依据，特制定本制度。第二条 人事档案管理的基本要求一、事业部总经办负责档案工作的归口管理，指导监督各中心、各办事处、直属部门的人事档案管理工作。二、人事档案管理实行事业部领导下的分级管理负责制。三、人事档案管理必须严格确保材料保密。事业部总经办负责事业部除总经理、常务副总经理外的各级正式员工人事档案管理工作。四、人事外包员工的人事档案管理由公司人力资源部指导事业部总经办统一管理。四、各中心、各办事处人事事务负责人是人事档案管理的直线执行人，其他非人事事务管理人员不得代管。五、上级管理部门有权查阅直线下级人事档案。六、事业部对所有正式员工实行一人一档专门管理。第三条 两级档案管理制度一、一级档案为本制度所指的人事档案，是员工入司时提供的人事应聘材料；二、二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、薪酬调整、补充合同、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。第四条 人事档案分类第一类：入职申请原始材料；第二类：身份证明材料；第三类：劳动合同规定的相关材料；第四类：录用、试用期考核、任免、薪酬和岗位调整等材料；第五类：培训记录（包括员工在司工作期间自己就读的与岗位相关的学历教育、职业教育）等材料； 第六类：绩效考核记录、奖惩记录、考勤记录等材料；第七类：离职管理的材料，如离职报告、离职面谈记录、离职交接手续等；第八类：其他可供决策层或人事管理人员参考的材料。第五条 员工人事档案管理事业部总经办负责管理（建立、接转、保存、整理）事业部内员工的人事档案。一、招聘档案材料1、事业部在进行招聘的过程中，所有应聘者均需填写应聘信息表，作为人事档案的原始材料。2、社会应聘者需提供上一单位的解除劳动关系证明，内容至少应包括“劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限”，并签定不与其他公司保持劳动关系的承诺书；应届毕业生应签定不与其他公司保持劳动关系的承诺书。3、如应聘者为外地户籍需提供身份证件和学历证书等证明，沪籍员工须提供劳动手册等。二、转正一般情况在员工试用期满前一周之内，进行员工转正等材料的流转、审批。转正权限按照相应的审批权限进行审批。包含有员工上级主管意见、人事行政意见、常务副总经理意见等。三、培训档案管理事业部根据发展需要，并结合员工的职业生涯规划进行培训，包括公司或事业部组织进行的内部培训、脱产培训等方式，也包括员工自主就读的与工作岗位相关的学历教育、职业教育等证明。培训结果作为培训档案记录在案，并作为员工调岗、调薪的依据之一。四、绩效考核结果管理事业部总经办组织对除总经理、常务副总经理以外的人员实行绩效考核，绩效考核结果应由考核者和被考核者双方签字确认，并作为员工调岗、调薪、奖惩、解聘等人事调整的重要依据。五、离职管理公司与员工合法终止/解除劳动合同时，由事业部各相关部门负责人在 离职清单 上签字，确认无遗留问题。员工离职后，其人事档案（含劳动合同等）必须保存至少两年以上，以备查验。六、查阅管理人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。查阅员工人事档案应经总经办批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。第六条 员工人事档案的日常管理一、“事业部员工人事档案”是事业部为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理，为事业部人事任免等决策提供有力保证和依据。二、员工人事档案自员工到岗之日起建立，按不同中心、不同部门归类。员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存。三、员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、培训、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，由总经办指派专人负责管理。第七条 花名册管理事