迪信通采购工作流程.doc

迪信通采购工作流程 （分公司）采购流程目录1. 直供机型的采购流程2. 普通机型的采购流程3. 资源机型的采购流程4. 价保流程5. 价格维护流程6. 结算付款流程7. 积压机处理流程8. 退货流程9. 换机中心流程10. 门店库房管理制度11. 新品采购流程12. 补货流程13. 调货流程14. 地市分公司发货流程一、 直供机型的采购流程1. 订货计划：1.1周期：只供机每周一下午来14天的订单，只公鸡的安全库存量为14天销量。1.2确认：直供机采购员每周一确认当周到货情况，根据每周实际到货量结合14天销售情况及门店数量增减情况，制定下周要货计划。1.3审核：直供采购员确定采购计划，由采购部门经理签字确认采购机型和数量，转交销售部门经理确认签字，分管副总审核确认签字。1.4职工采购人员根据1.3、1.4复核，将订单提交总部。2.货款支付：2.1诺基亚：直供采购员以总部审核后的指出审批表为依据，制作支出凭证，交财务经理审核签字，报总经理审批后付款。2.2摩托罗拉：按采购订单付款。3.到货跟踪3.1 MOTO和NOKIA均为付款后两天内到货（不可抗力除外）。 每周到货后将实际到货情况登记，由总经理签字确认后，传北京迅发留档。二、普通机型的采购流程1. 采购部各品牌分管负责人在每周五根据本周销售情况，制定下周采购计划。 采购计划量=(本周销量/7*天)-现库存量2. 采购计划制定完成，提交给采购部门经理审核，审核完毕后，经理于下周一回传给各部门品牌负责人。3. 品牌负责人按照计划参照系统中的全国报价询价，必须以不高于全国最低价采购。4. 品牌负责人与供应商沟通价格、数量及到货时间。5. ORACLE进行系统做单，上传到总部采购中心审批。如果是新品，并且是新的供应商，应填写（手机编码申请表见附件）和分公司（供应商编码申请表见附件）。6. 总部审批完成后，打印出采购合同，采购员签字并送到供应商。7. 采购员根据定会计划结合E商采购分析跟踪到货情况，2天内到货。（厂家无货或者货量不足除外）2天内没有到货，各品牌分管负责人在第二天下午6点前向厂家落实未到原因，再确认新的到货时间，直至商品入库。三、资源机的采购流程1供应商提供资源机信息（款式/功能/价位/付款方式等）给采购部品牌采购员2.品牌采购员汇总资源机信息交采购经理，采购经理组织销售部经理、市场部经理、部门分店，确认其卖点、价格定位、销量预计，上报分管副总确认。3.采购经理组织品牌采购员与供应商沟通，确认订购量和采购价格、结算方式，上报分管副总确认。4.制定采购计划、须经过采购经理、销售经理、销售副总审批确认。采购量超正常情况时、预付货款须报总经理批准。5.采购计划审批通过后，通过ORACLE进行系统做单6.总部审批完成后，打印出采购合同，采购员签字并传达到供应商。7.跟踪货品在下单2日内到达四、价保流程1.库存（盘实库）价保按E商库存数据。给予调价保护2.作业流程：2.1:品牌采购员接到供应商（分销商）的调价盘库函后，上报采购经理，通知各门店进行实地盘点，盘库内容包括当款手机的数量、串号、所在门店。2.2:品牌采购员提供给供应商（分销商）上述数据，24小时内供应商确认盘库数量及新的供货价格（特殊产品除外）。2.3:品牌采购员按调价流程对考核价格进行调整。2.4:品牌采购员计算出价保的金额，提交结款人员。计算公式：【（原价格-原返利）-（新价格-新返利）】*价保数量=价保金额2. 提货价保。厂家根据在最近某段时间内的提货量给予经销商的调价保护。3. 作业流程：3.1:品牌采购员接到供应商（分销商）的调价盘库函后，按照定期内的提货数量与对方确认价保数量、最新供货价格。3.2品牌采购员按调价流程对考核价格进行调整。3.3计算出价保的金额，提交结款人员。计算公式：【（原价格-原返利）-（新价格-新返利）】*价保数量=价保金额五价格维护流程1 厂家或供应商在商品调价时会将调价函以传真方式传到我公司采购部经理，厂家发完传真后立即与采购经理确认。2 采购经理立即通知品牌采购员，品牌采购员收到调价函后先同Oracle系统内的全国指导价格对比，如无问题同厂家或供应商回复确认。3 品牌采购员将确认后的价格做价格确认单，并将新的价格在询价表上登记留存。4 品牌采购员将确认后的价格填写在专用的调价本上，所有机型每次调价时必须写清楚价格、返利。5 品牌采购员将新价格报到销售部经理，一起制定考核价，并填写到调价本上，销售部经理确认签字。6. 品牌采购员将审批后的考核价上报ERP小组，填写考核价更改表并签字。7. 品牌采购员将考核价更改表交给运营商主管制订新的运营商套餐价格，然后由运营商主管交给ERP部门。 考核价制定表采购部填写销售部填 写分 类分配表签收备 注日期网络供应商品牌型号配置采购价返利填写人考核价签字C/GC/GC/G六、结算付款流程1调出E商进销存汇总表2.登陆Oracle结算系统模块3.以系统显示未结算贷款明细为准，根据销售及库存情况分析应付应收款4.参照Oracle贷款支付数据分析报表核实应付款5.核实价保返利市场费用6. 在付款管理模块进行应付款操作7.填写支出凭单及扣款明细表，打印Oracle结算单8.应付结算经理Oracle系统审批9.部门负责人支出凭单签字确认10.每笔付款都要求售后经理审核、签字 11.供应商到财务办理相关手续后领取支票七、积压机处理流程品牌采购员每周一对所负责的品牌机型的库龄通过ORACLE系统导出到EXCLE表上，通过EXCLE的筛选功能，挑选出30天以上的机型，分析销售，月销售低于月平均库存50%的，对45天以上的机型（除直供机，部分资源机）坚决退货。1品牌采购员与本部门结算员确认退货机型，所属供应商有足够的末结款额充抵此次的退货金额。2品牌采购员在E商公告栏上发布退货通知，要求门店3天内将商品（包括礼包）装箱退回总库，在包装箱上注明退货供应商。3品牌采购员做好退货通知公函提出退货要求，要求供应商在一周内到总库取走货物。同时，所有货款暂停结算，直到货物取走为止。4品牌采购员做好退货确认书（注明要求供应商取货时间）经采购经理和财务经理等的签字确认后，传真到总库。八、退货流程1品牌负责人确认退货产品2品牌负责人沟通供应商洽谈退货事宜。3沟通确认后，品牌负责人在E商上发布通知，通知门店在规定时间内将退货机型退回总库。4品牌负责人制作退货确认单，由经办人。结算人员，采购经理。销售经理。财务经理，分管副总签字确认。5品牌负责人将签字确认后的退货确认单传真给供应商和总库。6品牌负责人检查此退货手机是够已按退货要求推到总库，如有部分手机未退，采购部品牌负责人电话通知相应门店，立刻派人送至总库，并按公司贵的那个对未退的门店进行考核（纳入当月的KPI考核中）7待退货手机全部推到总库后，品牌负责人通知供应商去总库取货，取货时供应商必须携着我公司的退货确认单。8总库接到供应商的退货确认单，在系统中坐退货处理，待供应商验货完毕后总库要求供应商在本公司的E商退货单上签名后，才可以将获取取走。九、换机中心流程1每天各门店通过E商（分公司门店去维修部途库）调出维修机到维修换机中心。2换机中心人员对维修机进行检查并将在途库的机器对单接进库。3不符合要求的维修机3.1将机器接入待修库，并同时与门店取得联系详细说明问题所在应如何处理，再从“去门店在途库分公司库”退回门店解决。3.2对于门店自行无法解决的问题机先接入待修库，找出责任人，上报主管和采购部，与供应商联系协商解决。4符合要求的维修机4.1对有检测工单的机器进行各品牌各型号的分类，联系供应商前来换机或由换机组人员送至供应商售后处换新机，同时在E商中做“从分公司待修库调入送厂商库”调拨。4.2外勤将机器送到供应商售后处，由对方工程师当场拆机检验，并填写换机工单，由工程师签字确认，七天后凭此工单换取新机。4.3由于供应商换机时候要求数量和型号上的准确，制定送修单，有取机人签字，并要求供应商在七天内将新机换回。4.4对没有检测工单的机器也进行各品牌各型号的分配，由采购部实现与供应商讲明可做开箱损的写明故障原因，同意登记上E商送厂商库，通知供应商前来换机或由换机中心外勤人员送至供应商换新机。十、门店库房管理1根据总库（其他门店分库）的出库单，对所到达的物品进行数量及完整性进行核查检验（包括手机的外包装盒）。在物流监督下，确认无误后方可入库。对任何有疑问的或有缺损的可拒绝接受。一旦接受确认以后，在发生的缺损等任何情况，一律由物品接收人全权负责。2物品的入库：接受确认无误后，立即进行ERP的录入。录入必须注意：物品的名称；物品的数量；机型的串号；配件的名称和数量；发生错误当场及时做“反冲”，违者参照ERP相关规定罚款。 对于礼品、代客维修的手机等无法录入E商系统的物品，必须进行手工帐的录入。手工帐的绿如必须使用水笔，并保证其正确性，账本保持清洁，严禁涂改，更不应许使用修正液。若发生笔误或录错必须修改纠正，则以一直线将错误之处划去，并在划线处该修改人私章，然后再登录正确的。 3 .物品的存放： 门店所有物品必须上架或存放于铁皮柜内，禁止落地。手机或配件的摆放要按机型整齐存放于定位标识处，同时将对应的；礼包一同摆放，并注意手机的同层叠放时以不超过6台为安全基数，以保证最下一层手机的存放安全；将各种卡类和相应的资料配对存放，并集中管理。同时保持所有物品的清洁完好。4借还机：4.1监督并督促营业员认真正确清晰填写借机单。填写借机单必须严格按商品名称完整书写，无遗漏。借出的手机必须注明手机串号（至少末四位号码）。营业员不正确、不完整书写借机单的，不以正楷签全名的，库房人员有权拒绝借出手机。否则，发生问题，由库房借出人员全权承担。4.2收到营业员未销售归还的手机，必须当面核验手机的串号是否与外包装上的串号一致，手机的外观是否完好，物品是否完整。确认无误后，在借机单上销去，并签名备查。有任何问题，立即当面告知营业员，同时通知店长，核实后填写库房异常问题表。4.3一旦接受确认以后，再发生的缺损等任何情况，一律由库房接受人全权负责；无法确认库房接收人时，由当班库房人员共同承担。不填库房异常问题表而发生的手机异常问题，由库房接收人全权负责；无法确认库房接收人时由当班库房人员共同承担，同时，无论库管是否当班，均负管理责任。4.4库房人员收到营业员商品销售后的销售小票，必须核查小票上的商品名称和手机串号与借出的商品名称和手机串号是否一致，同时核对POS小票上锁打印的内容是否与小票的内容一致，并检查所借出的商品是否全部归还；关键在于确认检验小票上的收款章是否真实；商场带收银门店核对商场收银小票上所示金额是否与小票的金额一致，必须确认无误后，在借机单上销去，并由库房收单签名备查。如果未按规定核销借机单，一切责任由库房收机人员全权承担；无法确认库房接收人时，油当班库房人员共同承担。5盘点工作：5.1每天营业结束后，从E商内导出库存数据。5.2将数据导到EXCEL表上，并制作盘点表。5.3在店长或店长授权委托人的监督下，以实物摆放顺序对库存商品进行盘点，在盘点表上相应的商品名称的实盘数处记录下盘点的实际库存数量。盘点时必须进行每台手机开盒检验手机机头、配件是否齐全，若有问题须在备注内做详细记录。5.4盘点实物完毕后，将盘点数计算到实盘数合计栏内，然后与E商帐数进行核对。实盘数合计栏不得涂改，如确实写错，必须以一根直线将该行整行划去，在另一行重新填写正确的，并在划去处由交班人和监盘人共同签名确认。5.5核对无差异后，在交班人处签名，监盘人同样在相应位置签名。有差异时必须查明原因及时处理，保证帐实相符；如确认潘亏得，必须做出书面情况说明，店长当天作出责任划分，并由相关责任人签名确认，上报公司相关部门。5.6接班时，必须在店长或店长授权委托人的监督下进行盘点，盘点时必须进行每台手机开盒检验手机机头、配件是否齐全，若有问题接班盘点人必须在备注内做详细记录。5.7接班盘点完毕后，接班人和监盘人必须在盘点表相应位置签名。5.8盘点表必须按月装订成册存档备查。6调货工作：6.1店长或库房致电总库或其他门店询问欲调之货品是否有货。6.2开具调货单。6.3店长写担保书，要求注明调货人的姓名。6.4调货人员必须携带本人身份证原件和复印件、调货通知单、店长的身份证复印件、店长的担保书，前往调出门店。6.5调出门店接到调货人员的调货通知单后，必须检查调货人员所带的证件是否齐备。6.6调出门店库房在检验证件无误后，大电话到调入门店，向店长核实调货名称、调货人。6.7确认无误后进行ERP调货程序。6.8打印出ERP调货单后，将手机和ERP调货单一同交给调货人。6.9调货人检验手机无误后，在ERP调货单上签名。检验手机若有问题，可拒收。6.10调出门店收下（1）有店长签名并加盖请调门店的“售后服务章”，同时符合填写要求的调货通知单（2）店长的身份证复印件（3）调货人的身份证原件和复印件（4）店长的担保书6.11调货人在ERP调货单上签名后，即对所调物品负全责，必须保证其安全、及时返回本门店。6.12货品到调入门店库房，库房人员、调货人当面验机无误无损后，从“在途库”中接入本店库位，方可进行销售。6.13所有调货行为，店长不得依职权进行干涉门店库房人员的业务流程操作。7库房人员下班前，应该巡视房内电源和水源是否关闭。8.定时清除库房内的卫生死角。9.库房物品缺失时，必须第一时间上报店长，然后督促店长在事发当天三小时内作出书面说明和初步的处理方案并上报监审部。十一、新品采购流程1 新品开发1.1品牌负责人根据供应商提供、网上查询、市场调查、开发需要引进的新产品2