办公用品管理方案.doc

精品文档 你我共享办公用品管理方案1 办公用品管理的目的与原则 1.1 目的：办公用品管理的目的在于规范频道办公用品申领、采购、保管、发放及统计流程，有效控制频道办公成本，防止浪费，实现各部门办公资源共享最大化。 1.2 原则：坚持以旧换新，以坏换新，杜绝重复领取、顺手牵羊现象；做到必需品必发，非必需品一律不予发放；坚持办公用品台账清晰，心中有数。2 办公用品申领流程部门员工员 工部门文员行政综合部 提出领用申请 审核汇总并填写请购单传至综合部并领取办公用品行政文员发放用品并记录申请部门主任签字 2.1 提出领用申请：每周周五日前，各部门文员（确定一名）根据各部室办公用品使用情况，填写请购单提出办公用品领用申请。申领领原则如下： 非易耗品，如订书机、计算器、直尺、剪刀，美工刀、垃圾筐等为部门共享资源，原则上是以部门为单位，一个部门只能领取一套；文件盒、文件筐、文件夹等需以坏换新，原则上一人只能领取一次。 易耗品，如垃圾袋、打印纸、曲别针、订书钉、宽胶带、固体胶、双面胶等为部门共享资源，原则上是以部门为单位，一个部门只能领取一套；中性笔（芯）、圆珠笔、铅笔、橡皮、笔记本、白拉杆，透明文件袋等需以旧换新，原则上每人一月只能申请两份。 其他部门公用办公用品，由各部室文员统一申领。 2.2 各部门文员审核并汇总：各部门文员于每周周五前，对本部门办公用品申领进行审核，收集已旧已坏办公用品；汇总部门办公用品申领，列出请购单。 2.3 传至行政综合部：部门文员对部门办公用品审核并汇总列出请购单后，于每周周五前将请购单传至综合部办公用品管理人员。 2.4 综合部审核并记录：综合部办公用品管理人员收到各部门办公用品请购单后，进行审核记录。频道无库存的需于每月月初采购到位。3 办公用品采购流程：频道领导行政综合部供应商办公用品拟购清单及申请签署意见询 价比 价交 易电脑录入，物品入库同意不同意 3.1 办公用品拟购清单及申请：综合部设采购、入库人员一名，保管、出库人员一名。出库人员根据各部门申领清单，结合办公用品库存情况，理出拟购清单，向综合部主任及相关领导提出采购申请，采购申请包括采购物品、采购数量、费用预算等。 3.2 签署意见：综合部主任及相关领导就办公用品拟购申请签署意见。 3.3 询价、比价：综合部采购人员应就欲采购物品进行询价、比价，确定合作供应商，并与其建立长期合作伙伴关系，便于日后常规性采购的优惠政策。 3.4 交易：综合部采购人员与供应商确定拟购物品价格、质量后予以交易，对于大件物品，如办公打印纸、碳粉等考虑供应商送货。 3.5 电脑录入，物品入库：综合部办公用品采购员将采购回频道的办公用品就名称、品种、型号、价格、采购日期等进行电脑入库，建立记录档案；保管人员将采购物品分类保管。4 办公用品发放流程综合部各部门文员部门员工发放物品准备根据请购单 领取办公用品办公用品领取 签字登记领取办公用品 4.1 发放物品准备：综合部在每周一下午统一发放所需的物品。综合部发放人员可根据请购单及部门职责的需要等因素发放办公用品，做到部门确实需要的物品及时发放，非必要的物品则一律不予发放。 4.2 领取办公用品并登记：各部门缺少办公用品时由文员填写请购单，部门主任同意签字后传至综合部，根据所在部门的请购单领取办公用品，将收集的已坏已旧办公用品交予综合部办公用品管理者，并按照行政综合部要求予以签字登记。 4.3 部门员工领取办公用品：部门文员领取部门办公用品后，部门员工向部门文员领取各自办公用品。部门可根据部门规模考虑签字登记。5 办公用品统计流程综合部办公用品管理员综合部主任每周统计每月盘点月统计报表审阅并签署意见 5.1 每周统计：综合部办公用品管理人员在每周的办公用品领取发放过程中即可就办公用品进行统计，做到账物一致。 5.2 每月盘点：综合部办公用品管理人员在月末进行办公用品全面盘点，提前增加库存，减少采购次数，尽可能一月集中采购一次。对盘点过程中发现的差异寻找原因，使账物一致，对盘点过程中发现的其他异常情况上报部门主任。 5.3 月统计报表：综合部办公用品管理人员月底出统计报表，包括物品名称、部门领用数量、领用人员、价格、出库数量、库存量、各部门领用明细，各部门月度办公用品费用等信息。 5.4 审阅并签署意见：行政综合部主任及相关领导对每月办公用品报表进行审阅，发现问题签署相关意见。 AAAAAA沁园春雪北国风光， 千里冰封， 万里雪飘。望长城内外，惟余莽莽；大河上下，顿失滔滔。山舞银蛇， 原驰蜡象，