会计档案管理办法4.doc

#置业2010第004号 签发人：#会计档案管理办法1. 目的为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，根据中华人民共和国会计法 和中华人民共和国档案法的规定，结合本公司实际情况，制定本办法。2. 适用范围本规定适用于#有限公司及下属公司。3责任人 财务负责人为会计档案管理的全面责任人，负责建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。4会计档案定义及分类会计档案：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：4.1会计凭证类：原始凭证，记账凭证，其他会计凭证。 4.2会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。4.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4.4统计报表类：月度、季度、年度统计报表（包括对外和对内提供的统计报表）。4.5会计电算化资料类：实行会计电算化的一切数据资料、程序资料等均应视同会计档案一并管理。4.5.1数据库的备份要永久保留。以胶片、磁、光等介质保存的数据的档案按照有关规定保存在温湿度适宜、阳光不直射，并且不能被损害的场所。以磁介质存储的数据应定期更换新的介质，进行再拷贝。4.5.2财务管理信息系统(会计核算系统等)的档案应包括以下资料：a.每年一次的数据库备份；b.财务软件升级前的数据库备份；c.打印输出的经过盖章签字的会计资料；d.所有版本的系统、网络、数据库和相关软件；e.软件的开发文档、源程序；f.其他应存档的资料或数据。4.6税务资料类：包括报送税务部门的纳税申报表、年审资料、税务检查资料等税务相关资料。4.7公司文件类：公司简介、营业执照复印件、荣誉证书复印件、获奖证明文件复印件、银行信用证明等。 4.8其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。5会计档案保管每年形成的会计档案，应当由会计机构负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 出纳人员不得兼管会计档案。 6会计档案调阅会计档案的查阅和复制。外单位需查阅和复制会计档案的，应持有单位正式介绍信，经公司领导批准，办理登记手续后方可办理；内部财务人员查阅会计档案时，应填写会计档案查阅登记薄，经财务负责人审批后方可办理；公司内部各相关部门需查阅或者复制会计资料时，应持正式书面联系函，指明用途，财务负责人审批后，方可查阅和复制。查阅和复制会计档案人员严禁在会计档案上涂画、拆封、标记和抽换。 7会计档案移交 会计档案在办理移交时，交接双方应当办理会计档案交接手续。 移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由财务部分管领导负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 8会计档案销毁保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：8.1由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 8.2公司领导、集团财务部在会计档案销毁清册上签署意见。8.3销毁会计档案时，应当由公司领导和集团财务部共同派员监销。8.4监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司领导、集团财务部。9保管期限会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。具体时间见下表：序号档 案 名 称保管期限备 注一会计凭证类 1原始凭证15年 2记账凭证15年 二会计账簿类3总账15年包括日记总账4明细账15年 5日记账15年现金和银行存款日记账保管25年6固定资产卡片15年固定资产清理后保管5年7辅助账簿15年 三财务报告类8月、季度财务报告15年包括文字分析9年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类10会计移交清册15年11会计档案保管清册永久 12会计档案销毁清册永久 13银行余额调节表5年 14银行对账单5年 15会计电算化资料（打印材料）包括凭证、账簿、报表打印材料，视同会计档案，保管期限同上。16会计电算化资料（磁性介质）永久如为光盘永久保存，如为软盘定期（每年）进行复制，定期（每三个月）检测病毒。10. 会计档案装订时间要求10.1 每月15日前装订完上月的会计凭证；10.2 每年3月31日前完成打印、装订年度会计账簿、现金盘点表、银行对账单及余额调节