亚沙会赛会志愿者组织管理办法.doc

亚沙会赛会志愿者组织管理办法志愿者是赛事服务的重要力量，分布在团队的各个业务领域，为规范、科学的做好“团队化”模式下志愿者组织管理工作，特制定本办法。该办法将随着赛事各项工作的推进，不断丰富完善。一、组织架构（一）管理架构图（见附件7）（二）工作职责1、志愿者管理中心志愿者管理中心是组委会负责统筹协调亚沙会志愿者工作的部门。其主要职责为：负责亚沙会志愿者工作的总体规划、运行计划和相关政策的研究制定工作。负责统筹协调推进亚沙会志愿者的招募、培训及调配管理、激励考核、应急后勤保障和总结表彰工作。负责亚沙会志愿服务活动策划与宣传推广工作。负责亚沙志愿服务文化遗产保留工作。2、志愿者管理架构具体说明(1)志愿者主管：统筹协调团队志愿者工作，是团队志愿者工作的主要负责人，由工作人员担任，高校老师协助开展工作。接受团队主任和志愿者管理中心的双重领导。(2)志愿者助理：协助志愿者主管工作，主要职责如下：协助志愿者主管工作，主要包括以下方面。行政后勤方面：协助做好志愿者文件往来、信息报送、档案汇总整理等行政综合事务。协助落实志愿者证件、服装、交通、餐饮、激励物资等后勤保障。做好志愿者应急交通、餐饮、住宿调配。人事督查方面：负责做好各岗位志愿者服务情况巡查，收集志愿者、志愿者业务部门的意见，提出改进建议。做好志愿者考勤登记、考核评优工作。落实本团队志愿者激励政策。宣传文化方面：做好团队志愿者宣传工作，负责志愿者工作简报的信息采集、报送和发放工作，对接志愿者管理中心协同新闻宣传部门宣传报道志愿者的优秀事迹等。负责志愿者办公室、休息区等场所志愿文化氛围营造。利用业余休息时间，做好志愿者联谊等文化活动工作。志愿者助理由各学校能力较强的学生干部担任，由中队长或小队长兼任。(3)中队长：根据团队内部的具体业务分工，设立志愿服务中队。原则上20人以上设为一个中队。中队长由志愿者主管和高校老师从志愿者队伍中选拔。负责本中队各小队志愿者的组织管理、考勤考核情况汇总、任务信息上传下达、后勤物资发放、宣传素材汇总等工作。指引各小队长处理突发事件。每天召开各小队长例会，了解服务情况、收集意见，并及时向志愿者主管、高校老师汇报。中队长是兼职，根据具体情况适当安排服务岗位。 (4)小队长：在中队内部，根据具体志愿服务领域，设立小队。原则上20人以下设为一个小队，同一业务领域志愿者数量较多的特殊情况，可以设为两个小队，如平沙第一小队，平沙第二小队。小队长负责本小队志愿者的日常管理及维系，做好志愿者考勤考核记录、后勤物资发放、宣传素材收集等工作。每天组织本小队志愿者例会（如早餐会议等），实时了解本小队志愿者的人身安全、心理状态、服务情况、反馈意见等，并形成书面报告及时向分管中队长汇报。 (5)监督员：小队长从小队中选择一名能力较强、仔细认真的志愿者，在志愿服务之余协助自己做好管理工作，侧重考勤记录、物资发放。以上志愿者管理体系是以竞赛团队为例，组织健全、层级清晰。非竞赛场馆团队和专项工作团队等服务领域根据具体情况，对管理体系进行适当调整。志愿者主管征求高校老师和用人团队意见确定志愿者各级组织管理人员，并将管理人员的岗位信息报志愿者管理中心岗位管理组备案。二、管理制度（一）考勤制度1、工作时间志愿者每天服务时间原则上为8小时，不超过12小时。2、请假流程志愿者因病或因事须书面填写请假审批表，注明请假事由、时间等事项，并参照以下请假流程。志愿者向业务领域主管说明请假缘由，业务领域主管与志愿者主管和来源单位老师协商后，予以批准，根据情况合理安排其他志愿者暂代其工作，并报志愿者管理中心备案。所有请假审批表交与小队长，小队长注意保存，并每日上交给中队长。无中队长的，直接交予志愿者主管。因突发事件来不及提前请假的，应利用电话或其它方式及时进行请示，事后需及时补办请假手续。志愿者要及时办理销假手续，需延长假期的须再次报批。请假或延长假期未经批准而擅自外出或离岗者，按缺岗处理，并在团队内进行通报批评。3、考勤规定：各小队长负责志愿者上岗、离岗时间登记和请假等联络工作。小队长安排监督员每天填写考勤记录，并统计本小队各队员的服务时间后上报中队长，中队长进行汇总整理，志愿者助理将上岗离岗时间录入志愿者系统，志愿者主管根据系统记录进行审核。志愿者应当按照排班表确定的时间上岗服务，超过上岗时间15分钟内记为迟到；超过15分钟不足半日者记为缺勤半日；超过半日、无故缺勤、因故缺勤未及时办理补假者记为缺勤一日；早退者一律记为缺勤半日。上岗迟到、早退两次视为缺岗一天，服务时间按实际时间进行统计。志愿者无故缺岗超过半天者（含半天），取消志愿者资格，由后备志愿者顶替上岗服务。l 检查督察各中队长要积极配合志愿者助理进行各项工作的检查工作，要认真检查考勤是否属实。l 特别说明因为担任管理人员的志愿者助理、中队长、小队长、监督员等人，通过自己的管理工作，促进了志愿者管理体系的有效运转，且在平日工作中，认真负责无重大过失，在考勤中予以适当加分。具体细则暂定是志愿者助理+5分，中队长+4分，小队长+3分，监督员+2分。（二）会议制度会议是加强对全体志愿者的总体组织和系统管理的法宝，可以充分利用会议沟通交流、倾听意见，可以有效提高志愿服务工作的质量和效率。1、小队动员会小队长于每早进行本小队志愿者考勤考核工作，并观察队员的精神状态、身体状况。向队员说明当天工作内容、时间安排及相关注意事项。队员提出疑问，共同探讨解决。小队长进行后勤物资发放。在志愿服务间隙，小队长可以利用时间组织小队内的动员活动，确保各志愿者为一天的志愿者活动打足精神、做好准备。2、小队总结分享会每天结束志愿服务后，小队长召开小队会议。小队长总结当天工作。小队长通过队员的发言了解本小队志愿者的人身安全、心理状态、服务情况、反馈意见等。队员之间相互交流，分享经验，共同提高。 小队长记录会议内容等情况，并形成书面报告及时向中队长汇报。3、中队例会中队长在小队总结分享会之后，每天组织小队长召开中队会议。中队长根据小队长提交书面报告，通过询问小队长的方式，更深入详细地了解该小队志愿者情况。小队长与中队长就志愿服务中所出现的问题进行讨论，以求尽快提出切实的解决方案。中队长收集各小队宣传素材，会后整理汇总交至志愿者助理，协助编制志愿者简报。中队长收集各小队考核表，将志愿者服务时间和当日的考核成绩录入志愿者系统。不设中队长的业务领域，小队长将各种情况反映给业务领域主管和志愿者主管。4、团队例会志愿者主管每天组织各中队长召开会议，高校老师参加会议。各中队长（小队长）依次发言总结汇报所在中队（小队）各方面情况以及发现的问题、遇到的困难，并就此提出建议。中队长（小队长）和志愿者主管就反映问题进行讨论。各主管助理协助志愿者主管总结团队志愿服务的总体情况、存在问题、遇到困难、初步解决方案等，并由志愿者主管和高校老师沟通协调，向志愿者管理中心及相关业务口、使用部门负责人反映，以求尽快得到有效解决。5、紧急会议亚沙会赛事期间，人流量大，工作时间紧凑，工作岗位多等因素易导致紧急问题的发生。遇到紧急问题，在保证志愿服务的前提下，各负责人有权利和义务召开紧急会议。召开紧急会议的目的是为紧急问题尽快提供切实有效的解决方案，并确保方案在会后得到落实。6、会议规定参加会议人员不得无故旷会、早退、迟到。如因特殊情况需要缺席、迟到或早退，应提前向会议组织者请假并给予合理解释。会议一般由队长主持，队长如因特殊情况不能到会，经上级管理人员批准后，可由其他负责人代为主持。会议要指定专人做好全程会议记录。团队例会按照要求形成会议纪要，上报志愿者管理中心及相关业务部门。参会人员应携带笔和记录本，对会议内容、情况做好记录，并在会后及时与队员做好信息上传下达，认真落实各项工作。会议期间除讨论外，参会人员不得交头接耳，大声喧哗，不得接打电话、发短信。比赛期间时间紧，任务重，各级管理人员要创新会议形式，简短有效。（三）综合管理制度1、功能房使用制度 志愿者功能房主要包括志愿者工作办公室、志愿者休息区、志愿者物品储藏间等房间。功能房只用于志愿者工作办公需要，在非正常办公时间严禁进入功能房。团队志愿者功能房本着“谁使用、谁管理、谁负责”的原则，在办公期间要维护好功能房里的设备、卫生环境。2、办公用品管理制度办公用品、办公设备、低易耗品的购买、管理、使用统一按照团队管理规范执行，志愿者做好使用借用登记。3、保密制度要树立保密意识，遵守保密纪律。不该问的秘密不问，不该说的秘密不说，不向无关人员透露涉密工作的情况。禁止私自复制、剪辑内容涉密的文件，不得将涉密文件带离服务岗位。要妥善保管好制服、装备和工作证件，不得转借他人。如发生制服、装备和证件损坏遗失，应及时向团队志愿者主管报告，视具体情况予以补办。4、档案管理制度由志愿者助理按照管理文件材料制度负责管理志愿者相关文件材料。志愿者助理应了解本部门的工作业务，掌握志愿者相关文件材料的归档范围，全面收集和管理志愿者相关文件材料，视具体情况一式两份，分别用于所在团队保留和上报志愿者管理中心存档。如需借用各部门文件资料时，应办理好临时借用文件材料登记手续，妥善保管，并及时归还、收回所借用的文件材料。（四）宣传制度1、媒体宣传亚沙会各团队是志愿者服务的主要场所，各团队通过组织通讯员队伍在赛时收集志愿者故事、优秀志愿者事迹等素材，与志愿者管理中心新闻宣传处共同做好志愿服务媒体宣传工作，弘扬志愿精神，为亚沙会营造良好的志愿文化氛围。（五）舆情监督制度1、处理社会投诉志愿者管理中心、新闻宣传部门负责统一对外做好社会各界对亚沙会志愿者工作投诉的沟通、协调和解释工作，并把投诉情况及时反馈部领导及相应领域的各办公室。各团队领域志愿者主管、助理要积极回应社会各界对工作职责范围内的投诉，并定期反馈志愿者管理中心，由志愿者管理中心和新闻宣传部协调后，对外统一发布，掌握舆论的主导权。2、处理负面报道志愿者管理中心负责舆情监控工作，发现涉及志愿者工作的负面信息及言论后，及时报告中心领导并知会相应领域的各办，由各办提出应对方案，提供相关材料并由新闻宣传部向外界或媒体作出解释或回应。志愿者管理中心各组、团队各业务领域志愿者要相互配合，做好各自工作领域的舆情监控及相关善后处理工作。发现涉及志愿者工作的负面报道及言论后，要及时向上级汇报，积极配合志愿者管理中心、新闻宣传部门做好善后处理工作。（六）汇报及反馈制度1、工作汇报程序步骤描述中队长组织各小队中队每日情况汇报表后，整理后上交志愿者助理。各业务领域不设中队的，小队长填写。志愿者助理收集所有汇报表同时上报志愿者主管。志愿者主管仔细审阅，与高校老师沟通协调后，整理为团队每日情况汇总表，及时上报团队主任和志愿者管理中心。志愿者主管将解决事项的情况及时向相关志愿者反馈。（七）督查巡视制度1、程序步骤描述志愿者主管与助理制定巡视工作计划，确定巡视路线和巡视重点。可以联系志愿者管理中心项目督查组共同巡视。志愿者主管在巡视过程中发现志愿者在岗服务存在的各种问题，及时进行纠正。志愿者主管现场向志愿者和所在领域负责人了解情况，并提出处理意见报团队主任确定并执行。（八）考核评优制度评优以来源学校为单位，按照考核成绩高低，选取各来源学校考核成绩排名前20%为优秀志愿者。如个别学校出现重大恶劣影响，将视情况削减本学校优秀志愿者名额。优秀志愿者填写志愿者评优推荐表。附件：1.会议记录表 2.每日情况汇总表 3.志愿者意见建议表 4.志愿者领域日常巡查情况统计表 5.志愿服务鉴定表 6.志愿者评优推荐表 7.赛会志愿者组织架构图附件1会议纪录表服务团队：主责高校：会议时间：会议地点：会议主持人：与会人员会议议题会议内容反馈意见备注附件2 每日情况汇总表学校： 带队老师：当天情况汇报服务团队原需求数出勤人数返回人数到 岗时 间离 岗 时 间就餐安排用车安排备注服务情况简要汇报需志愿者管理中心协调事项昨日反馈事项解决情况当场解决的事项有待协调解决的事项次日出勤计划服务团队原需求数实际需求数原到岗时间实际要求到岗时间就餐安排用车安排志愿者主管签名团队主任签名备注：团队汇总表由志愿者主管、学校老师签名。附件3 志愿者意见建议表 日期： 年 月 日 团队名称岗位名称志愿者姓名联系方式事件描述：是否投诉：是 否投诉对象：意见建议：附件4志愿者领域日常巡查情况统计表 日期： 年 月 日 团队名称： 志愿者主管： 巡查时间所经区域巡查情况存在不足及拟采取措施附件5第三届亚洲沙滩运动会赛会志愿者服务鉴定表姓名性别出生年月来源单位联系方式服务团队服务岗位基本工作情况志愿时出勤天数投诉情况表彰情况自我总结 签名：业务领域主管意见 业务领域主管签名：团队志愿者主管意见 志愿者主管签名：志愿者管理中心意见 盖章 年 月 日备注：此表一式两份，一份由志愿者来源单位留底，一份纳入志愿者