档案管理制度.docx

档案管理制度为严格公司档案管理制度，保证档案管理有效性、规范性，特制定如下管理制度。（一） 档案范围1. 各部门制定的管理规章制度。2. 工程维修保养合同。3. 物业社区文化。4. 人事调动。5. 经理级以上管理人员的调动、晋级、变动。6. 重大事故报告。7. 重大采购合同。（二） 各部门档案分类1. 行政人事部行政方面（1） 通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、文化活动。（2） 公司年度、季度、月份工作计划、总结。（3） 公司部门经理及以上级别人员调动、任免报告。（4） 公司重大投诉报告、处理决定。（5） 机构设置、改名称、印章合并和启用，扩大营业范围报告、批复。（6） 公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。（7） 公司大事记、简报、信息、通讯及报刊剪辑。（8） 公司固定资产说明书及维修记录。（9） 采购合同。（10） 政府部门或有关行政管理机构来文。人事方面（11） 员工个人档案资料。（12） 员工花名册。（13） 职工试用、转正、定级、调资、考核等文件。（14） 员工的奖励、处分的决定和通报。（15） 员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。（16） 员工培训计划、培训实施方案、考核规定。（17） 上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。2. 安管部（1） 上级主管单位（消防局、公安部局、派出所等）发来的通知、批复等。（2） 物业重大消防、治安报告及相关文件。（3） 分局、保安办、保卫科、消防局授予的先进集体及先进个人称号资料。3. 财务部（1） 上级、本公司关于财务管理，各种费用开支的规定、办法、通知。（2） 物业服务费调整的请示、通知。（3） 上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等的通知。4. 机电部（1） 工程维修保养承包合同（2） 工程重大技改项目、图纸（3） 工程重大事故报告（4） 工程重大投诉处理资料（5） 外判工程合同（6） 物业维修资料。5. 物业部（1） 项目资料（包括项目规划、配套、总建面积、平面布局、验收证照等方面资料）（2） 物业管理规章制度（商/租户手册、管理规约、装修指南及其他相关管理规定）（3） 商户/租户档案（商/租户个人资料、租赁合同复印件及其他相关资料）（4） 合同文件（绿化、清洁等）（5） 出入管理（收楼、迁入、迁出）（6） 装修管理（装修申请、审批、办证、巡查等）（7） 车辆管理（租赁车位、缴交租金和服务费等）（8） 投诉管理（投诉记录、处理、跟进、回访、汇总等）（9） 报修管理（报修记录、处理、跟进、回访、汇总等）（10） 有偿服务（有偿服务登记、预约、跟进、回访、汇总等）（11） 计划总结（本部门每周/每月的工作总结及下月的工作计划）（12） 对外收发文（13） 对内收发文（14） 收费管理（15） 重大投诉、重大事故处理意见。（三） 文件材料归档要求1. 各部门在管理工作中形成的文件资料，要根据不同年限要求，归档存放在部门。各部门将原件交公司行政人事部归档。2. 文件材料要准确地反映各项管理的相关内容和过程。3. 文件材料必须层次分明，符合其形成规律。4. 文件材料要符合文件格式及书写标准，禁用圆珠笔、铅笔起草和批改。（四） 归档时间1. 每年的12月2930日各部门按归档范围将文件集中上报公司行政人事部统一归档。工程类文件材料在任务完成或工程竣工后一个月内必须整理归档。2. 管理工作中的文件资料，应在第二年3月前将上年度超过部门保管期的文件资料归档集中管理。3. 公司重大会议和活动的文件材料应在结束后7天内归档。4. 会计档案由财务部保存3年，期满后集中管理。5. 声像文件材料应在各项活动后将即时归档。（五） 档案保存期的鉴定。1. 公司的档案按保存期分为永久和短期两种。划分的基本原则为：（1） 对公司有长远利益价值的档案应永久保存。（2） 对公司在一定时期内有利用价值的档案应短期保存，按年限分为1年、2年、3年、5年、10年。（3） 凡介于两种年限保存期限之间的档案，其保管期限一律从长。2. 公司的档案鉴定由档案鉴定小组物业总经理任组长，行政人事部和各部门有关人员组成