会议宴会操作规程.doc

高星级酒店制度与标准作业程序 编号：F&B/B/PRO/001内容：会议宴会操作规程 部门：餐饮部生效日期：200x/01/1 批准：目的： 规范会议宴会操作程序，致力提高会议接待质量及会议收入。程序： 5.1会议/宴会预定 5.1.1会议服务中心担当人员接到预订会议后，将以下项目登记在预 订本上： 1）会议日期 2）会议时间 3）客户信息 4）大致形式 5）预订场地 6）预订日期 7）担当人姓名。 5.1.2预订完成后，与客户洽谈价格，并确定会议细目。 1）如客户尚处于待定状态，在预订本上注明待定，用“P”表示; 如客户处于确认状态，在预定本上注明“确认”，用“C”表 示；如“会议/宴会安排通知单”已发派，则用“Eook”表示。 2）只有会议服务中心的员工才有权利在预订本上登记各个项目， 或修改某个项目。除得到总经理、副总经理、驻店经理或值 班经理授权后，其它部门人员不得在预订本上登记或修改任 何有关资料。 5.2会议/宴会协议签订和安排通知单的落实。 5.2.1将确认预订的会议安排制成协议书，双方签字或盖章生效。根 据每个会议客户的实际情况，不作硬性要求签约协议。协议书 包括以下内容： 会议/宴会举办方名称 会议/宴会名称 会议/宴会日程 住房安排 场地安排 场租 场地布置 器材要求 餐饮安排 餐饮标准 饮料安排 菜单安排 结算 取消条款 页数：1/3 编号：F&B/B/PRO/001 5.2.2根据洽谈的确定事项制定会议/宴会通知单，会议/宴会安排通知单中详细记录会议/宴会名称、日期、人数等内容及各相关部门需配合的细节，包括： 1）宴会部工作细节 2）宴会厅工作细节 3）工程部工作细节 4）管家部工作细节 5）中厨房工作细节 6）西厨房工作细节 7）前厅部工作细节 8）安全部工作细节 9）美工部工作细节 （根据每个活动的具体情况，以上如不涉及工作支持的部门可以忽略） 5.2.3会议/宴会安排通知单制成后，交会议服务中心经理审核签发，分派至此次活动中需给予配合的相关部门。 5.2.4为保证各相关部门提早安排人力、物力等资源，会议中心每月1日、 10日及20日分派十日预报表，此预报表由会议服务中心经理签发， 但不必作存档处理。5.3会议/宴会协议执行 5.3.1收取定金1）宴会前一星期，需与客户接洽使其将预付款交给饭店总台收银处。2）预付款一般为总额的30%。3）如果宴会取消，预付款不予退还。 4）如与客户商定在会后一次性结清，需在会议/宴会编排通知单上注明 “现付”字样，活动结束后由宴会部与客人结帐。 5.3.2更改 1）当对原宴会有改动时，这些改动必须在“宴会更改通知单”上注明。 2）更改单必须注上宴会日期、举行地点以及所需改动的事项（详见“宴会更改通知单”）。 3）更改单是用黄色纸，以示区别。 5.3.3取消 1）在宴会更改通知单取消一栏注明此活动已取消。 2）在举行48小时前取消，书面通知有关部门。 3）在举行48小时内取消，先口头通知有关部门再书面通知。 4）划去预定本上的登记。5.4活动进行中 5.4.1会见现场负责人 1）客人的认同对于赢得回头客至关重要，虽然出色的服务和良好的环境是赢得回头客的重要因素，但客人的认同却是建立良好声誉的首要因素。 2）在会议/宴会开始前30分钟去活动举行场地，担当需会见和招呼客户负责人，如有必要，会议服务中心经理需亲自在现场会见和招呼客人。 3）担当人员需介绍负责此次活动的服务部门主管给客户。 4）服务部门主管和客户一同查看一遍会议/宴会编排表，确保无遗漏。 5.4.2在会议进行过程中，会议服务中心担当须时刻待命，客人保持 页数：2/3 编号：F&B/B/PRO/001 联系，解决突发事件，确保会议顺利举行。 5.4.3消费十万以上的大型活动，会议服务中心经理必须亲自待岗，随 时接受客人提出的要求或询问客人的要求，协调客户与各相关服 务部间的沟通，并在确保饭店利益和原则的基础上，尽量满足客 户需求。 5.5活动结束后 5.5.1会议服务中心担当需在七个工作日内向客人表示感谢并同时询 问客人意见。 5.5.2对会议/