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总账培训手册第一章 总账系统初始建账l、增加操作员：开始程序用友软件系统服务系统管理系统(S) 注册（以系统管理员admin注册进入，初始密码为空）确认权限(0) 操作员(u) 打开操作员管理窗口增加 录入操作员编号、姓名、密码等信息增加（所有操作员增加完毕后退出操作员增加窗口）浏览所增的操作员（正确无误后退出操作员管理窗口）2、建帐：系统管理帐套（A) 建立进入创建帐套向导账套信息录入账套名称修改启用会计期调整会计期间设置下一步单位信息录入单位名称录入单位简称下一步核算类型选择企业类型选择行业性质选择账套主管口按行业性质预置科目下一步基础信息口存货是否分类口客户是否分类口供应商是否分类口有无外币核算完成调整编码方案调整数据精度建账成功3、操作员授权：系统管理权限(O) 权限(J) 打开操作员权限窗口选择账套选会计年度选择操作员增加 (授权)公用目录(授权)总账(授权)其他各模块确定其余操作员依照上述操作授权第二章总账初始操作一、启动总账：1、方法：A、开始程序用友软件系统控制台选择用户名录入密码选择账套选择会计年度修改操作日期确认总账B、双击桌面上所创建的总账快捷图标按照A方法操作。2、修改操作员密码：注册总账时录入用户旧密码选择更改密码确定录入新密码确认新密码二、总账初始化：1、新增会计科目：(1)方法：总账基础设置财务会计科目增加 录入科目代码录入科目中文名称设置账页格式选择辅助核算确定增加(2)应注意的问题：A、科目增加由上而下，逐级增加B、科目已经使用过，增加下级科目时原科目余额将自动归集至新增的第一个下级科目下C、辅助核算应设置在末级科目上2、修改会计科目：(1)方法选择需修改科目单击修改或双击该科目打开修改会计科目窗口（修改激活）修改内容进行修改确定返回(2)应注意的问题：A、科目未经使用时代码和科目名称匀可改；B、科目一经使用代码不可改、科目名称可改；3、删除会计科目：(1)方法选择需修改科目单击删除或右键单击该科目删除(2)应注意的问题：A、科目删除由下而上逐级删除B、科目一经使用则不能删除4、指定科目：会计科目窗口编辑(E) 指定科目现金总账科目待选科目栏中选1001现金点击送至已选科目栏银行存款总账科目待选科目栏中选1002银行存款点击送至已选科目栏现金流量科目待选科目栏中选1001现金、1002银行存款点击送至已选科目栏确定5、客户、供应商分类：基础设置往来单位客户/供应商分类增加 录入类别编码录入类别名称保存6、客户、供应商档案：基础设置往来单位客户/供应商档案选择客户/供应商所在的末级类别增加一录入客户/供应商编号名称简称保存7、部门、职员档案:设置方法同上，但录入职员档案之前必先增加部门，才能录入职员档案；8、录入期初余额(1)方法：总账设置期初余额将金额录入在末级科目(白色)金额栏中试算平衡。(2)应注意的问题：A、余额应由末级科目录入，上级科目自动累加金额；B、使用方向调整备抵账户坏账准备、累计折旧余额方向为“贷”，方向只能在总账科目调整，若已录入余额后需调整方向应删除余额再调整余额方向C、红字余额应以负号表示D、辅助核算的科目应双击该科目金额栏进入相应的辅助核算余额窗口进行录入E、余额录入完毕应点击试算，达到余额试算平衡F、双击金额栏可修改录入的余额9、凭证类别：(1)方法：总账基础设置财务凭证类别选择相应的类别确定(2)应注意的问题：A、若非记账凭证则应设置限制科目B、凭证类别未经使用可删除重新设置，一经使用不可删除10、结算方式(1)方法：总账基础设置财务结算方式增加 现金结算、现金支票、转账支票、电汇、信汇等其他结算方式(2)应注意的问题：A、每增加完毕后保存第三章总账日常操作一、更换操作员：总账文件(F) 重新注册更换用户名录入密码确定：二、填制凭证：(1)增加凭证的方法：总账凭证填制凭证增加 选择凭证类别修改制单日期录入附件数录入或调用摘要录入科目代码(或参照) 录入借方金额回车录入科目代码(或参照) 录入贷方金额(或用“=”号键自动平衡借贷差额) 增加 重复上述操作。(2) 常用摘要的定义：在摘要栏中单击参照按钮进入常用摘要窗口增加 录入常用摘要编码常用摘要内容增加；(3)常用摘要的调用：在摘要栏中单击参照钮进入常用摘要窗口选中所需的摘要选入 将常用摘要送至摘要栏中：或在摘要栏中直接录入已定义的常用摘要编码回车(4)填制凭证时新增会计科目或客户、供应商填制凭证时在科目编码栏单击科目参照钮进入科目参照窗口编辑 进入会计科目窗口增加(操作同新增会计科目)；若遇到应收应付科目一系统会弹出单位对话框单击单位参照钮若无该单位则说明该单位是新发生的单位编辑 进入客户或供应商档案增加(操作同客户、供应商档案)(5)凭证修改应注意的问题：A、系统自动编制的凭证号不可修改B、制单日期不可跨月修改C、其余内容可直接在相应错误处修改(6)修改他人制单：重新注册更换正确的制单人进入总账填制凭证查找到制单人错误的凭证使用“空格”键系统提示“是否修改他人填制的凭证” 是观察制单人的变化(7)凭证的增行、删行：A、使用增行可在当前光标所在分录前插入一条或多条分录B、使用删行可将当前光标所在分录行删除(8)常用凭证的生成：填制凭证窗口选择日常发生频率较高的凭证制单(E) 生成常用凭证录入常用凭证代号录入常用凭证说明确定(9)常用凭证调用：若一张凭证填完后下一张凭证是己定义好的常用凭证制单(E)或F4调用常用凭证通过参照钮选择所需的常用凭证确定修改所调用凭证的金额(注：调用常用凭证前不能点增加按钮)(10)凭证的作废、删除、断号整理：作废：填制凭证窗口制单(E) 作废恢复删除整理：先将凭证作废填制凭证窗口制单(E) 删除整理选择作废凭证所在的会计期间进入作废凭证表选择需删除的凭证双击该凭证的“删除?” 确定系统提示“是否整理凭证断号?” 根据实际情况决定是否整理三、出纳签字：更换操作员为出纳员进入总账审核凭证出纳签字选择会计期间确定出纳凭证列表确定一签字或签字(E) 成批出纳签字 (注意取消的使用)四、审核凭证：更换操作员为审核人进入总账审核凭证审核凭证选择会计期间确定所有凭证列表确定审核或审核(E) 成批审核 (注意取消和标错的使用)五、记账：(1)方法：更换操作员为记账人进入总账记账选择记账范围或下一步 记账 账套启用月系统将自动试算期初余额是否平衡若平衡确定 系统开始记账(2)应注意的问题：A、凭证未经审核或出纳签字不能记账B、上月未结账本月不能记账C、启用月的期初余额试算不平衡不能记账六、结账(1)方法：更换操作员为结账人进入总账月末处理月末结账选择结账月份对账 系统自动进行账账核对对账完毕下一步 查看结账报告下一步 系统提示“通过月度工作检查” 结账(2)应注意的问题：A、已结账月份不能再填制凭证B、还有未记账凭证则不能结账C、其他子系统匀己结账，总账才能结账七、科目汇总：总账凭证(v) 科目汇总选择需汇总凭证的会计期间调整科目汇总级次按凭证号汇总或按制单日期汇总汇总已记账或未记账或全部凭证汇总八、取消结账：月末处理月末结账选择最后结账月份Ctrl+Shift+F6录入账套主管密码确定（取消）九、恢复记账前的状态：总账期末(D) 对账打开对账窗口Ctrl+H系统提示“恢复记账前状态被激活” 确定一退出对账窗口总账凭证(v) 恢复记账前状态恢复最近一次记账前状态或恢复某月初记账前状态确定录入账套主管密码确定十、查询账簿：1、查询总账：总账账簿总账查询选择科目调整会计期间(注意包含未记账凭证的使用) 确定(查询总账时可实现总账明细账凭证的联查互访)2、查询余额表(资金平衡表)：总账账簿余额表查询选择科目调整会计期间调整科目级次(注意包含未记账凭证的使用) 确定3、查询明细账：总账账簿明细账查询选择科目调整会计期间(注意包含未记账凭证的使用) 确定4、查询多栏账：总账账簿多栏账查询增加 选择需设多栏账的科目自动编制 确定选择该多栏账查询或双击该多栏账调整会计期间确定5、查询现金、银行日记账：总账系统现金现金管理日记账现金或银行日记账选择月份(注意包含未记账凭证的使用) 确定 6、查询往来账：总账系统往来客户/供应商余额表或明细账选择月份(注意包含未记账凭证的使用) 确定7、查询项目账：总账系统项目管理项目明细账及其他项目账选择月份(注意包含未记账凭证的使用) 确定十一、账簿打印：1、已记账月的账簿总账账簿各类账簿打印；未记账月的账簿可使用包含未记账凭证 的功能查询账簿，并在查询窗口直接设置 打印2、打印三栏式账簿：纸张大小选择Latter 8 1211 in打印方向选择 纵向进纸类型或 链式送纸类型(注：2411或 窄行打印纸)3、打印多栏式账簿：纸张大小选择US standard fanfold 14 7811 in打印方向选择纵向进纸类型或链式送纸类型 (注：381一l或宽行打印纸)十二、选项设置：总账设置(S) 选项可调整凭证、账簿、其他相关内容，并浏览会计日历；账簿选项中可选择凭证、账簿是否套打；十三、凭证打印：方式1、套打方式：使用专用凭证打印纸，只打印凭证的内容不打印框线操作：总账凭证(V) 凭证打印选择需打印凭证的月份录入需打印凭证的起止号一打印设置 选择打印机属性 纸张大小自定义纸：60即10孔凭证纸用24401280；7O即9孔凭证纸用21601150 (01mm) 打印方向纵向进纸类型链式送纸确定专用设置 279、08、05、08(舳)一凭证间距0确定打印方式2、非套打方式：使用窄行普通打印纸，凭证的框线和内容匀打印操作：总账凭证(V) 凭证打印选择需打印凭证的月份录入需打印凭证的起止号一打印设置 选择打印机纸张大小(La王ter 8 1211 in打印方向选择纵向 进纸类型链式送纸确定专用设置 使用系统默认值打印十四、账务数据备份：1、账套备份： (每月结账后必须操作)系统管理系统(S) 注册（以系统管理员admin注册确认账套(A) 输出选择需备份数据的账套确定系统自动压缩拷贝选择备份目标C：、D：(硬盘备份)或A：(软盘备份) 选择备份数据应放的文件夹(双击) 确定系统提示“备份完毕” 确定2、年度账备份：系统管理系统(S) 注册（以账套主管身份注册）录入账套主管密码选择需备份数据的账套选择备份年度确定年度账(Y) 输出系统自动压缩拷贝选择备份目标C：、D：(硬盘备份)或A：(软盘备份) 选择备份数据应放的文件夹(双击) 确定系统提示“备份完毕” 确定十五、如何建立新年度账：系统管理系统(S) 注册（以账套主管身份）注册录入账套主管密码选择会计年度确认一年度账(Y) 建立系统提示“是否建立XXXX年度账” 是系统自动建立新年度账并提示“建xxxx年度账成功”十六、结转上年余额：(1)操作：系统管理系统(S) 注册（以账套主管身份）注册录入账套主管密码选择新建立的会计年度确认年度账(Y) 结转上年数据