职位分析研讨材料 PPT课件

1 职位分析研讨材料 深圳市百思特企业管理咨询有限公司 2 目录 引言什么是职位分析职位分析的内容与过程旗丰职位分析工作计划 3 引言 4 职位分析在人力资源管理中的地位 职位分析职位说明书 职责权限 任职资格 授权体系 协作关系 工作流程 工作条件 角色定位 绩效指标 公平 公正 公开 职位评价 绩效管理 薪酬激励 人力规划 员工培训 招聘录用 职涯规划 5 什么是职位分析 6 职位分析的界定 一种基础性的组织与人力资源管理的工具或活动 输入 企业战略 组织运行模式 流程 过程 对职位设置目的 汇报关系 任职要求 主要职责 绩效 衡量标准 工作权限 工作方式 主要依据的 流程及制度等方面作充分的 详细的分析及说明 输出 职位说明书或职位分析报告 通过职位分析过程需要明确的三个主要问题 7 职位分析中的常见误区 忽视分析过程本身的价值和贡献忽视对分析过程的控制和管理 缺乏战略导向不能适应组织的变革缺乏对流程的衔接和磨合 职位分析框架和分析技术缺乏假设系统职位分析的操作缺乏明确的目标导向缺乏成熟的职位信息收集与处理技术 忽视对工作职责间的内在逻辑联系的系统把握忽视对工作职责与任职资格 绩效标准间关系的把握 8 职位分析的原则 以战略为导向 强调职位与组织和流程的有机衔接以现状为基础 强调职位对未来的适应以工作为基础 强调人与工作的有机融合以分析为基础 强调对职位间联系的系统把握以稳定为前提 但重视对职位说明书的动态管理 9 职位分析的系统模型 职位描述 工作概要职责任务绩效指标组织图表 任职资格 知识技能胜任能力要求行为标准 参与者 专家管理者员工 方法论 问卷 访谈SMEs会议资料 文献PAQ FJA 人力资源范畴 招聘录用培训开发薪酬与激励绩效考核 企业管理范畴 战略传递权责明确流程效率提升职业化管理 10 同时基于战略 组织和流程的职位分析 对下级的管理责任 组织的期望与要求 流程下游环节的期望 流程上游环节的要求 职位现状 战略分解和落实的要求 11 职位分析相关概念 一 工作要素 JobElements 工作中不能再继续分解的最小活动单位 是形成职责的信息来源和分析基础 并不直接体现于职位说明书中 任务 Task 是指为了达成某种目的而进行的一系列工作要素 是职位分析的基本单位 通常是对工作职责的进一步分解 职责细分 Duty 既可以作为职位分析中完成职责的主要步骤而成为职责描述的基础 也可以以履行程序或 小职责 的身份出现在职位说明书当中职责 Responsibility 是指为了在某个关键成果领域取得成果而完成的一系列任务的集合 它常常用任职者的行动加上行动的目标来加以表达 12 职位分析相关概念 二 权限 Authority 是指为了保证职责的有效履行 任职者必须具备的 对某事项进行决策的范围和程度 它常常用 具有批准 事项的权限 来进行表达 任职资格 Qualification 是指为了保证工作目标的实现 任职者必须具备的知识 技能与能力要求 它常常胜任职位所需要的学历 专业 工作经验 工作技能 能力 素质 等来加以表达 业绩标准 PerformanceStandard 是指与职位的工作职责相对应的对职责完成的质量与效果进行评价的客观标准 职位 Position 是指承担一系列工作职责的某一任职者所对应的组织位置 它是组织的基本构成单位 职位与任职者是一一对应的 如果存在职位空缺 那么职位数量将多于任职者人数 13 职位分析相关概念 三 职务 Job 是指组织中承担相同或相似职责或工作内容的若干职位的总和 职级 Class 是指工作责任大小 工作复杂性与难度 以及对任职者的能力水平要求近似的一组职位的总和 它常常与管理层级相联系 职位簇 Family 根据工作内容 任职资格或者对组织的贡献的相似性而划分为同一组的职位 职位簇的划分常常建立在职位分类的基础上 14 职位分析的过程与内容 15 职位分析过程 工作的外部环境信息与工作相关的信息与任职者相关的信息 明确部门的职能战略确定部门在企业经营中发挥的作用及扮演的角色将流程中的职责落实到具体部门 根据部门职能与职责进行职位规划根据业务战略 职能战略 流程确立职位目标 权责与任务根据流程确定职位关系 绩效标准根据职位描述确定任职资格 工作标识工作概要工作职责组织图工作权限履行程序工作资源职责的量化信息业绩标准工作条件压力因素工作特点与领域任职资格 16 信息收集的内容 工作的外部环境信息行业 行业标杆 客户 供应商 主要竞争对手企业 愿景 目标 战略 经营计划 业务和管理流程 组织结构 产品 服务 技术 资源部门 定位 职能 职责 编制与工作相关的信息工作内容 工作职责 任务 主要活动 考核标准 关键时间 沟通网络 工作成果工作特征 贡献与过失损害 管理幅度 风险 独立性 创新性 工作时间 工作场所与任职者相关的信息任职资格 教育程度 专业知识 工作经验 技能 能力倾向 个性特征 职业倾向 动机 内驱力人际关系 内部人际关系 外部人际关系 17 信息收集的来源和方法 信息来源行业或产业的职位标杆或标准企业内在的组织层面的信息与期望 包括文献 工作的执行者 及其管理者和人力资源部门外部客户或第三方专家常用方法观察法 最适合操作类职位的信息收集访谈法 使用最广泛 对中高层管理职位进行信息收集尤其有效问卷法 使用广泛 但效果受问卷设计的影响工作日志法 不宜作信息收集的主导方法主题专家会议法 SMEs 使用广泛且非常有效的方法职位分析问卷法 PAQ 管理人员职位描述问卷法 MPDQ 功能性职位分析法 FJA 18 部门职能职责定位 部门是实现战略 计划 职责从企业向个人传递和过渡的组织单元部门的价值和贡献 表现为部门内所有职位的价值和贡献的集合 同样 部门的职能和职责 表现为部门内所有职位的职能和职责的集合 19 职位分析的主要内容 20 职位描述的内容 21 职位标识 职位基本信息职位名称职位代码所在部门直接上级的职位名称工作地点现任任职者的姓名该职位的职位等级该职位的薪点范围职位分析基本信息职位分析的时间职位分析说明书的有效期职位分析人员名称或代码 22 职位概要 即职位目标 或意义 用简洁和明确的一句话来表述职位存在的价值和理由 可以通过战略分解 有企业目标确定部门目标 进而确定部门中每个职位的目标 常用写法 工作依据 工作行动 工作对象 工作目的 一个销售经理的职位概要 根据公司的销售战略 利用和调动销售资源 管理销售过程 销售组织 关系 开拓和维护市场 以促进公司经营目标和销售目标的实现 范例 23 工作职责 一 特征 或梳理原则 完备性 它表达了该职位所要取得的所有关键成果 成果导向 它是成果为导向 而非以过程为导向 即它要表达的是该职位要完成什么工作 以及为什么要完成这些工作 而非如何完成这些工作 稳定性 工作职责仅仅包含该职位的稳定性的工作内容 而不包含上级那些临时授予的 动态性的工作内容 独立性 每一项工作职责都直接指向一个唯一的工作成果 不允许职责与职责之间的交叉与重叠 系统性 同一职位的若干项工作职责之间必然存在着某种逻辑关系 而非任务的简单拼凑与组合 24 工作职责 二 梳理方法基于战略的职责分解职位目标 成果领域 职责目标 行动基于流程的职责分解理清该职位与其它职位之间的职责边界 并界定该职位在各项职责上扮演的角色书写方法 工作依据 行动或角色 具体对象 职责目标尽量避免模糊的动词 如管理 领导等 或数量词 如许多 一些等 尽量避免专业化术语或冷僻术语 否则应予以解释排序 重要性从高到低 时间花费比例从高到低 流程逻辑从前到后 从过程型到总结型 25 工作职责 三 表达目标的常用词正向目标 确保 保证 促进 提高 提升 完善反向目标 防止 避免 防范支持目标 致使 作为 支持 供 利于 帮助 实现 控制行动常用动词计划 制度 方案 文件 编制 制订 拟定 起草 审定 审核 审查 转呈 转交 提交 呈报 下达 备案 存档 提出意见信息 资料 调查 研究 收集 整理 分析 归纳 总结 提供 汇报 反馈 转达 通知 发布 维护管理某项工作 主持 组织 指导 安排 协调 指示 监督 分配 控制 牵头负责 审批 审定 签发 批准 评估思考行为 研究 分析 评估 发展 建议 倡议 参与 推荐 计划直接行动 组织 实行 执行 指导 带领 控制 监管 采用 生产 参加 阐明 解释上级行为 许可 批准 定义 确定 指导 确立 规划 监督 决定管理行为 达到 评估 控制 协调 确保 鉴定 保持 监督专家行为 分析 协助 促使 联络 建议 推荐 支持 评估 评价下级行为 检查 核对 收集 获得 提交 制作 26 工作关系 该职位在组织中的位置通过组织图来体现一般组织图 只有一个直线上级特殊组织图 存在两个上级 行政上级直线标识 业务指导上级虚线标识该职位任职者在工作过程中 与组织内部和外部各单位之间的工作联系包括对象 频率 时限 内容 方式 工具等内容360度绩效考评的依据之一晋升与轮岗与职业发展通道匹配 27 履行程序 又称 职责细分 或 工作任务 是对工作职责的进一部分解 工作职责解释做什么 履行程序解释怎么做 主要应用于绩效标准的提取和新员工的上岗引导 同时它对于职业规范的建立也具有十分重要的作用 范例 28 工作权限 是指根据该职位的工作目标与工作职责 组织赋予该职位的决策范围 层级与控制力度 实践中往往是基于企业的整体授权体系 抽取有用的 相关的内容 完成职位说明书的工作权限部分 可对应企业授权体系分为人事权限 财务权限和重大业务权限 书写方式财务权限 批准 元以内的 费用人事权限 批准 类 或级 以下员工的录用 考核 升迁 出差 请假等 业务权限 批准 事项 范例 29 工作资源 主要包括人力资源 下属 分直接下属和间接下属 财务资源 相关预算费用物资资源 设备 仪器 工具等其它 客户 代理商 供应商等往往用于管理职位 以职位评价为目标的职位描述 30 职责的量化信息 定量化信息必须建立在定性的职责描述的基础之上 且不能取代定性描述的作用描述性数据对职位的隶属度是否执行执行的频率所花费的绝对时间所花费的相对时间评价性数据职责或任务的重要性职责或任务的复杂性职责或任务的失误后果职责或任务学习的难度 范例 描述性信息 31 业绩标准 业绩标准仅仅表示用于业绩评价的变量 而不是具体的指标 不同于KPI 明确应该从哪些方面和角度去构建职位的考核指标体系提取方法 正向业绩标准和反向业绩标准业绩标准的筛选原则关键性可操作性可控性上级认可 范例 业绩标准 32 工作压力因素 工作压力因素主要指由于工作本身或工作环境的特点给任职者带来压力和不适的因素 在薪酬理论中 这样的因素应该得到额外的补偿性工资 因此它常常作为职位评价中的要素出现 职位描述中的这部分内容 就是要为职位评价提供与压力相关的职位信息 知识型员工的薪酬因素很少需要考虑这样的内容 因此 对应的职位说明书中 往往不会包含这项内容 主要关注工作时间的波动性 出差时间的百分比 工作负荷的大小这三个方面的特征 范例 33 工作环境 工作环境条件 主要针对于操作工人的职位描述 其目标是界定工作的物理环境在多大程度上会对工人造成身体上的不适或者影响其身体健康 针对管理人员和专业人员的职位分析 对 工作环境 的界定已无实际的意义 34 任职资格 35 教育程度 方法一 教育年限 学历 专业严格专业化的职位 财务 投资等非严格专业化的职位 销售 行政等应区分必备要求和理想要求方法二 实际教育水平 同等学力 职业培训也需经过正规测试方可获得同等学力证明指具备相同的学术水平和学习能力更强调知识结构 36 工作经验 两种量度社会工作经验司龄和公司内部职业生涯司龄与社会工作经验的换算挂钩职业发展通道工作经验与教育程度的替代关系 社会工作经验的四个层次及包含关系 学历与工作经验替代表 范例 37 工作技能 工作技能 是指对与工作相关的工具 技术和方法的运用 职位所要求的工作技能会随着职位的不同存在很大的差异 通常在职位说明书中 为了便于对不同职位的技能要求进行比较 只关注其中的少数几项对所有职位均通用的技能 计算机技能外语技能公文处理技能 对于强调特殊技能的职位 相关工作技能也应进行明确规定 范例 工作技能评定表 38 培训要求 入职或上岗培训要求指从 新兵 到熟练者所必须经历的岗前培训时间和工作熟悉期 主要指企业内部组织的 有明确针对性的培训内容 包括传统的入职培训 企业内部实习 强化团队协作的拓展训练等形式 专业人员晋升为管理者 和中层管理者晋升为高层管理者 均应进行相应的上岗培训 人力资源开发为导向的培训需求指任职者在任职期间必须保障的培训时间和必须参与的培训课程 针对中下层基础岗位的职位知识与技能培训 企业的基础技术与产品知识培训 针对中层管理人员的管理技能培训 针对中高层管理人员的经营管理理念培训与企业的培训规划和培训体系挂钩 39 能力要求 一 表达的是企业或组织对员工的能力或素质的要求或期望 应该能够体现出企业的价值观和核心竞争能力 通常使用能力模型 也称素质模型或胜任能力模型 来进行评估和引导 因 企 而异 不可能存在完全统一的标准 管理族 专业族和操作族的能力模型之间通常存在较大差异 构建方式修改成熟的能力模型 如HAY冰山模型和GATB模型自主开发 40 能力要求 二 HAY冰山模型的能力维度与要素 41 能力要求 三 构建分层分类的能力模