（推荐课件)人力资源档案管理规程PPT幻灯片

员工人事档案管理办法 1 一 目的 1 强化公司人力资源信息管理2 完善员工职业生涯规划信息3 提高HR基础信息的准确性和有效性 使人力资源工作有条不紊的开展 一 目的 2 二 适用范围1 xx公司人力行政部人事专员2 直营部外区指定人事专员 对人事档案管理的操作规范 3 三 管理原则保证员工人事档案材料信息的准确 及时 完整 规范 有效 4 四 编号管理1 按一人一岗一档案袋一编号来对应2 按部门 直营按各区 分类编号统一管理 5 一 编号设置规则1 各部门 不含直营部 名称缩写 职级 编号 A 总监级 B 经理级 C 主管级 D 员工级 E 店员级 如 人力行政部 HRM A 001 HRM B 001 HRM C 001 HRM 部门缩写 A B C 职级 001 编号 2 各直营部 区域名称 直营 职级 编号如 北京直营部 BJ ZY A 001 BJ ZY B 001 BJ ZY C 001 BJ ZY D 001 BJ ZY E 001 6 二 编号替换管理1 新员工入职根据部门分类 职位等级填补空缺或按顺序新编排 2 在编员工离职空置岗位编号待新员工入职后填补 3 离职员工档案管理依照在职员工档案管理标准独立存放 保存期限两年以上 7 三 人事档案袋编号 使用 1 审阅档案袋封面要求2 将资料按顺序粘贴整理 入袋并编号 3 核实填写档案袋封面基本信息4 按材料摘要登记核实并及时完善 8 五 人事档案信息规范要求1 入职当日及时归档 2 黑色签字笔 正楷字书写 3 合同 协议须当事人亲笔签字确认 4 相关证书复印件 原件必须核实真伪 并双方签字确认 5 须按 档案袋材料摘要 顺序用胶水粘贴整理 6 须以A4纸的规格整理编排成册 9 六 人事档案的更新与维护1 更新维护的依据 组织架构调整 编制变动 岗位异动 任免决定 入职手续 离职手续 培训记录等相关信息材料 2 依据相关材料 及时 准确更新和完善人事档案信息 3 保证文本档案信息与人力资源系统信息同步 时效性 10 七 人事档案管理流程1 按规则编制岗位编号2 正楷填写档案基本信息3 按档案规范要求整理成册入袋4 定期维护 完善档案资料5 保证信息及时有效运用 11 八 人事档案资料的安全保密1 指定专员管理 加强岗位责任和职业操守 严格保密 确保信息安全 2 依据档案管理原则 保证档案信息准确 有效 为人力资源各模块提供可靠有效的依据 12 九 档案借阅管理1 借阅人 仅限部门第一负责人 只能借阅管辖范围内的员工档案并于借出当日下班前归还2 填写 人事档案借阅审批单 报批3 借阅人不得私自复制档案材料 未经授权 禁止传阅 并严格保密 13 十 附则1 本办法 暂行 解释权归人力行政部2 自签批之日 2009年11月1日 生效附件1 人事档案借阅审批单附件2 员工档案目录 档案袋封面1 附件3 历史记录 档案袋封面2 附件4 各部门员工档案分类编号 范本 附件5 人事档案核实记录表 14 档案材料摘要 1 入职登记表2 面试评价记录表3 居民身份证 复印件 4 3张1寸 1张2寸 彩色照片5 劳动合同书 相关协议 6 体检表7 离职证明或失业证明8 学历证书 复印件 9 专业资格证或职称证 复印件 10 学位证 复印件 11 社会保障卡 复印件 12 流动人口婚育证 复印件 13 银行存折或卡 复印件 14 户口本 复印件 15 员工转正考核审批表16 培训记录材料17 员工动态记录表18 员工奖惩记录材料19 解除劳动合同通知书20 离职审批 移交表 21 结婚证 复印件 15 新员工入职基本材料 1 劳动合同书2 入职承诺书3 员工信息登记表4 应聘人员登记表5 身份证6 学历证及相关资料证书7 未婚证8 离职证明9 健康证 16 17 应聘人员