第11章电子邮件的收发与管理.doc

主题：第11章电子邮件的收发与管理 主要内容：设置邮件账号使用Outlook Explore收发邮件电子邮件的管理使用通讯簿使用新闻组本章导读Outlook Express是Microsoft公司提供的一个电子邮件的收发与管理软件。通过该软件，用户可以实现电子邮件（E-mail）的编写、发送、接收等，同时用户也可以将其他文件导入到Outlook Express中，通过电子邮件的形式发送图片、声音等多媒体文件。这一章学习电子邮件的收发与管理。 11.1 设置邮件账号在Windows XP中内置了Outlook Express的升级版本Outlook Express 6.0。用户只需单击“开始”按钮，在弹出的菜单中选择“Outlook Express”命令，或单击任务栏上的Outlook Express图标，即可启动Outlook Express。当用户第一次启动Outlook Express时，将弹出“Internet连接向导”系列对话框，通过该对话框，可帮助用户进行Outlook Express电子邮件的设置。对Outlook Express电子邮件进行设置，可执行以下步骤：（1）单击“开始”按钮，选择“Outlook Express”命令，将弹出“Internet连接向导”之一对话框。（2）在该对话框中的“显示名”文本框中输入用户想在电子邮件中显示的名称。单击“下一步”按钮，进入“Internet连接向导”之二对话框。（3）在该对话框中的“电子邮件地址”文本框中输入用户的电子邮件地址。输入完毕后，单击“下一步”按钮，打开“Internet连接向导”之三对话框。（4）在该对话框中的“我的邮件接收服务器”下拉列表中选择服务器名称；在“邮件接收（POP3或IMAP）服务器”文本框中输入接收邮件的服务器的名称；在“发送邮件服务器（SMTP）”文本框中输入发送邮件的服务名称。注意：该对话框中所输入的内容，用户可从ISP处获得。（5）输入完毕后，单击“下一步”按钮，进入“Internet连接向导”之四对话框。（6）在该对话框中的“账户名”和“密码”文本框中输入ISP提供的账户名和密码。输入完毕后，单击“下一步”按钮，进入“Internet连接向导”之五对话框。（7）在该对话框中用户可选择连接Internet的方式。用户可选择“使用电话线连接”、“使用局域网（LAN）连接”或“手动建立Internet连接”。这里以大多数用户使用的“使用电话线连接”选项为例进行介绍。（8）设置完毕后，单击“下一步”按钮，打开“Internet连接向导”之六对话框。（9）在该对话框中，用户可选择“新建拨号连接”或“使用现有的拨号连接”选项。这里以“新建拨号连接”为例进行介绍。（10）选择完毕后，单击“下一步”按钮，打开的“Internet连接向导”之七对话框。（11）在该对话框中，用户可输入ISP所提供的电话号码，在“国家（地区）名称和代码”下拉列表中选择国家名称及代码。（12）设置完毕后，单击“下一步”按钮，进入“Internet连接向导”之八对话框。（13）在该对话框中的“用户名”和“密码”文本框中输入ISP提供的用户名和密码。单击“下一步”按钮，进入“Internet连接向导”之九对话框。（14）在该对话框中的“名称”文本框中输入该连接的名称。输入完毕后，单击“下一步”按钮，打开“Internet连接向导”之十对话框。（15）在该对话框中显示了已成功设置了Outlook Express电子邮件的信息，单击“完成”按钮即可。11.2 使用Outlook Express收发邮件当用户正确设置了Outlook Express电子邮件后，即可进入Outlook Express窗口，打开的Outlook Express窗口。11.2.1 编写电子邮件启动Outlook Express后，用户就可以编写电子邮件发送给自己的亲友了，编写电子邮件，可执行以下步骤：（1）单击工具栏上的“创建邮件”按钮，或选择“文件”“新建”“邮件”命令，打开“新邮件”对话框。（2）在该对话框中的“收件人”文本框中，输入收件人的名称，若收件人不止一个，可用分号或逗号分开；在“抄送”文本框中可输入要抄送给其他人的名称；在“主题”文本框中可输入该邮件的主题。（3）单击下面的文本框，在其中编写邮件的内容即可。用户可单击格式栏中相应的按钮，对编写的邮件进行设置。（4）若用户想在邮件中发送图片、声音或其他多媒体文件，可单击工具栏上的“附加”按钮。（5）弹出“插入附件”对话框。（6）在该对话框中选择要作为附件发送的文件，单击“附件”按钮即可。这时在“新邮件”对话框的“主题”下将出现“附件”文本框，其中显示了所要发送的附件的名称。（7）编写完毕后，单击“发送” 按钮，或选择“文件”“发送邮件”命令，或直接按Alt+S键，即可立即发送邮件。（8）若用户当时没有连接网络，可选择“文件”“以后发送”命令，将其先保存到“草稿”文件夹中。11.2.2 阅读电子邮件启动Outlook Express后，在Outlook Express窗口中的“电子邮件”选项组中将显示是否有未读的邮件，及有几封未读的邮件等信息。单击“阅读邮件”超链接，即可阅读所有的邮件，也可以在左边的“文件夹”窗格中单击“收件箱”文件夹，打开“收件箱”窗格，选择要阅读的邮件。有时打开了电子邮件，却发现该电子邮件显示的是乱码，这时用户可执行以下操作，使其恢复正常显示：（1）打开该电子邮件。（2）选择“查看”“编码”“简体中文”命令即可。若执行上述操作后，显示仍是乱码，则可能是对方发送的邮件有问题。11.2.3 回复收件人在收到电子邮件后，用户若需要给寄件人回复信件，可执行下列操作：（1）打开要回复的电子邮件。（2）单击工具栏上的“回复作者” 按钮，打开“Re：回复收件人”对话框。（3）在“收件人”文本框中显示了收件人的电子邮件地址，单击下面的文本框，编写邮件即可。（4）编写完毕后，单击工具栏上的“发送” 按钮即可将其回复给发件人。11.2.4 使用信纸信纸是Outlook Express提供的带有文本格式及背景图案的HTML格式的文件。使用信纸，可以点缀邮件，使其可以更加美观，更富个性。1编写新邮件时使用信纸执行下列步骤，可在编写新邮件时使用信纸：（1）启动Outlook Express。（2）单击工具栏上的“创建邮件”按钮旁的小三角。（3）在其下拉菜单中选择一种信纸样式，即可打开“新邮件”对话框，并使用所选信纸。2使用相同信纸编写邮件用户也可以设定在每次编写新邮件时都使用相同的信纸，具体操作步骤如下：（1）启动Outlook Express。（2）选择“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框。（3）选择“撰写”选项卡。（4）在“信纸”选项组中，选中“邮件”前的复选框，单击“选择”按钮，将弹出“选择信纸”对话框。（5）在该对话框中选择一种信纸样式，在“预览”框中即可看到该信纸的样式。选择好喜欢的信纸样式后，单击“确定”按钮。（6）这时在“信纸”选项组中的“邮件”框中会显示所选的信纸样式。（7）单击“应用”和“确定”按钮即可在编写邮件时，使用相同的信纸。3创建信纸对于Outlook Express提供的信纸，用户还可以在其基础上创建新的信纸样式，或将其他图片导入作为信纸使用。创建信纸，可执行下列步骤：（1）启动Outlook Express。（2）单击“创建邮件”按钮右边的小三角，在其下拉菜单中选择“选择信纸”命令，或选择“邮件”“新邮件使用”“选择邮件”命令，打开“选择信纸”对话框。（3）在该对话框中单击“创建信纸”按钮，将弹出“信纸设置向导”之一对话框。（4）该对话框描述了“信纸设置向导”的作用，单击“下一步”按钮，进入“信纸设置向导”之二对话框。（5）在该对话框中选中“图片”选项前的复选框，在其下拉列表中选择一种喜欢的信纸样式，单击“浏览”按钮，可将其他图片导入为信纸。（6）在“位置”下拉列表中选择信纸的铺设的位置，在“平铺”下拉列表中选择信纸的铺设方式。设置完毕后，可在“预览”框中看到设置的效果。（7）若用户想使用纯色信纸，可清除“图片”选项，选中“颜色”选项前的复选框，在其下拉列表中选择一种颜色即可。（8）单击“下一步”按钮，打开“信纸设置向导”之三对话框。（9）在该对话框中用户可设置用于该信纸的字体、字号及颜色等。设置完毕后，单击“下一步”按钮，即可打开“信纸设置向导”之四对话框。（10）在该对话框中，用户可设置信纸的页边距。调整“左边距”和“上边距”右边的微调按钮，在“预览”框中即可看到调整的效果。（11）设置完毕后，单击“下一步”按钮，即可进入“信纸设置向导”之五对话框。（12）在该对话框中的“姓名”文本框中可为创建的信纸起一个名称。单击“完成”按钮，即可完成信纸的创建。11.2.5 为邮件添加签名有时为了显示个性，用户还可以在邮件中添加签名，将其附在信件的结尾处。在邮件中添加签名，可执行以下操作：（1）启动Outlook Express。（2）选择“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框，选择“签名”选项卡。（3）在该选项卡中的“签名”选项组中单击“新建”按钮，新建一个签名；在“编辑签名”选项组中，用户可选择“文本”选项，直接在Outlook Express中编辑签名，或先在文本编辑器（如记事本）中编辑好签名内容，然后选择“文件”选项，单击“浏览”按钮，将该文件添加到签名中。注意：签名只允许使用纯文本格式，即.TXT格式。（4）若用户要在所有新邮件中添加签名，可选中“签名设置”选项组中的“在所有待发邮件中添加签名”复选框；若清除“不在回复和转发的邮件中添加签名”复选框，则在回复和转发的邮件中也将添加签名。（5）设置完毕后，单击“应用”和“确定”按钮即可，如图11.25所示。11.2.6 为邮件添加背景音乐在Outlook Express 6.0中用户可以尽量将电子邮件设计得非常精美，不仅可以在其中设置背景，还可以添加背景音乐，使其更富感染力。为邮件添加背景音乐，可执行以下操作：（1）启动Outlook Express。（2）创建一个新邮件。（3）选择“格式”“背景”“声音”命令，打开“背景音乐”对话框。（4）在该对话框中单击“浏览”按钮，用户可选择添加到邮件中的声音文件；在“重复设置”选项组中，用户可选择声音播放的次数。（5）设置完毕后，单击“确定”按钮既可应用设置。11.2.7 在邮件中加入图片用户还可以在邮件中加入图片，具体操作如下：（1）启动Outlook Express。（2）创建或打开一个邮件。（3）选择“插入”“图片”命令，打开“图片”对话框。（4）在该对话框中单击“浏览”按钮，可选择图片；在“布局”选项组中可选择插入图片的布局；在“间隔”选项组中可设置间隔距离。（5）设置完毕后，单击“OK”按钮即可将该图片添加到邮件中。11.3 电子邮件的管理Outlook Express 6.0提供了强大的电子邮件管理功能，使用户可以轻松的管理好收到的大量邮件。这一节学习如何管理电子邮件。11.3.1 删除不需要的邮件当“收件箱”文件夹中所存放的邮件越来越多时，用户就需要将一些不需要的邮件删除，以节省空间。删除不需要的邮件，可执行下列操作：（1）启动Outlook Express。（2）单击“文件夹”窗格中的“收件箱”文件夹，打开“收件箱”文件夹。（3）选择需要删除的邮件。（4）选择“编辑”“删除”命令，或按Ctrl+D组合键，或按Delete键，或右键单击该邮件，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可。（5）这时，所删除的邮件将被放在“已删除邮件”文件夹中，若要将“已删除邮件”文件夹中的邮件彻底删除，可右键单击“已删除邮件”文件夹，在弹出的快捷菜单中选择“清空已删除邮件文件夹”命令。（6）这时将弹出“Outlook Express”对话框。（7）该对话框提醒用户是否要永久删除“已删除邮件”文件夹中的内容，若确实要删除，可单击“是”按钮。11.3.2 标记为已读在“收件箱”文件夹中可能会存放许多收到的邮件，用户可以将那些已经读过的邮件标记为已读，将新收到的邮件与已读过的邮件区别开来。1手动标记为已读要手动将已读过的邮件标记为已读，可执行下列操作：（1）启动Outlook Express。（2）打开“收件箱”文件夹。（3）右击已读过的邮件，在弹出的快捷菜单中选择“标记为已读”命令即可。注意：标记为已读邮件的“发件人”、“主题”和“接收时间”会以正常字体显示；未读的邮件以加粗字体显示。 2设置自动标记为已读用户还可以设置看过的邮件自动标记为已读，具体操作如下：（1）启动Outlook Express。（2）选择“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框。（3）选择“阅读”选项卡。（4）在该选项卡中的“阅读邮件”选项组中选中“显示邮件X秒后，标记为已读”复选框，调节微调按钮，设置显示多少秒后，将该邮件标记为已读。（5）设置完毕后，单击“应用”和“确定”按钮即可。11.3.3 查看邮件附件在发送邮件的同时，用户可将图片、声音等文件作为附件同时发送，但是作为附件发送的文件不能像邮件正文一样被立即看到，要查看邮件的附件，可执行下列操作：（1）选中包含附件的邮件。（2）在邮件内容框中即可看到邮件的内容。（3）要查看附件，可单击邮件内容框上的“该邮件包含附件”按钮，在弹出的菜单中选择该附件。（4）这时将弹出“打开附件警告”对话框。（5）该对话框提醒用户，有些不明身份的人发出邮件的附件中可能会带有病毒，询问用户如何处理该附件文件。用户在确定该附件是安全的以后，可选择打开该文件或将该文件保存到磁盘上。（6）单击“确定”按钮，即可打开该附件文件。注意：有些不怀好意的人会将病毒放到邮件附件中发出，用户若打开该附件，可能会感染病毒，所以打开附件前应确定该附件的发出人是自己熟悉的，可以信赖的人。对于不明身份或不熟悉的人发来的附件，最好不要轻易打开。11.3.4 使用多账号管理使用多账号管理，可以使用户更方便的管理邮件，将不同类别的邮件放入不同邮件账号中。例如，用户可以设立多个邮件账号，分别用于工作和个人生活中不同方面的使用。使用多账号管理，可执行以下操作：（1）启动Outlook Express。（2）选择“工具”“账户”命令，打开“Internet账户”对话框。（3）选择“邮件”选项卡。（4）在该选项卡中，单击“添加”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“邮件”命令。（5）这时将弹出“Internet向导”系列对话框。（6）在该系列对话框中，用户参照11.1节介绍的设置邮件账号的具体操作进行设置。（7）添加完毕后，单击“关闭”按钮即可。若用户要查看不同账号中的邮件，可选择“工具”“发送和接收”命令，在其下一级子菜单中选择不同的邮件账号即可。11.3.5 添加新的文件夹（信箱）在Outlook Express中，用户不仅可以使用默认的文件夹（信箱），还可以添加新的文件夹（信箱）。添加新的文件夹（信箱），可以方便用户对文件夹（信箱）的使用及管理。添加新的文件夹（信箱），可执行下列步骤：（1）启动Outlook Express。（2）选择“文件”“文件夹”“新建”命令，打开“创建文件夹”对话框。（3）在“文件夹名”文本框中输入新建的文件夹（信箱）的名称。（4）在“选择新建文件夹的位置”列表框中，选择新建的文件夹（信箱）的位置。（5）设置完毕后，单击“确定”按钮即可。这时在Outlook Express窗口中的“文件夹”窗格中会看到新建的文件夹（信箱）。若要删除不需要的文件夹（信箱），可右键单击该文件夹（信箱），在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可。11.4 使用通讯簿使用通讯簿，可以将联系人的各种信息存储下来，例如电话号码，邮件地址、家庭住址及业务电话、公司地址等。当用户发送邮件时，使用通讯簿可以帮助用户方便查找到该联系人，并链接到该联系人的邮件地址上。11.4.1 打开“通讯簿”对话框打开“通讯簿”对话框，可执行下列操作：（1）启动Outlook Express。（2）选择“工具”“通讯簿”命令，或单击工具栏上的“通讯簿”按钮，或按快捷键Ctrl+Shift+B键，即可打开“通讯簿”对话框。11.4.2 添加联系人在“通讯簿”中添加联系人，可执行下列操作：（1）打开“通讯簿”对话框。（2）选择“文件”“新建联系人”命令，或单击工具栏上的“新建”按钮，在其下拉菜单中选择“新建联系人”命令，打开“属性”对话框。（3）选择“姓名”选项卡。（4）在该选项卡中，用户可输入联系人的姓名、职务、昵称、电子邮件地址等信息。输入电子邮件地址时，应先将其输入到“电子邮件地址”文本框中，单击“添加”按钮，将其添加到电子邮件地址列表框中。若需对其进行编辑，可选中该地址。单击“编辑”按钮，当其变为编辑状态后，编辑该地址即可；若要将其设置为默认的电子邮件地址，可双击该地址，或选中该地址，单击“设为默认值”按钮即可；若要将该地址删除，可选中该地址，单击“删除”按钮。（5）输入完毕后，单击“确定”按钮即可。用户也可选择“住宅”、“业务”、“用户”、“其他”、“NetMeeting”及“数字标识”选项卡，对该联系人作更详细的信息输入。11.4.3 查看联系人信息当“通讯簿”中的联系人越来越多时，要查看某个联系人的信息会非常麻烦，这时用户可使用“通讯簿”中提供的查找功能进行查找。具体操作如下：（1）打开“通讯簿”对话框。（2）在“键入姓名或从列表中选择”文本框中输入要查找的联系人的姓名，按Enter键即可在联系人列表框中以反白方式显示该联系人的信息。（3）双击该联系人，可弹出“联系人属性”对话框。（4）在该对话框中的“摘要”选项卡中显示了该联系人的摘要信息。若要为该联系人添加信息，可在其相应的选项卡中输入相应的信息。通过“键入姓名或从列表中选择”文本框进行查找，只可在知道联系人姓名的前提下进行，用户也可以通过工具栏上的“查找用户”按钮进行其他信息项的查找，具体步骤为：（1）打开“通讯簿”对话框。（2）单击工具栏上的“查找用户”按钮，将弹出“查找用户”对话框。（3）在该对话框中的相应的文本框中输入要查找的信息项，单击“开始查找”按钮，即可开始查找。（4）查找结束后，在“查找用户”对话框下面的列表框中将显示查找到的联系人的信息。（5）单击“属性”按钮，可查看该联系人的详细信息。11.4.4 使用“通讯簿”选择收件人使用“通讯簿”，用户还可以选择收件人，而不必每次都输入收件人的电子邮件地址，使用户可以更方便使用电子邮件。其具体操作如下：（1）启动Outlook Express。（2）单击工具栏上的“创建邮件”按钮，创建一个新邮件。（3）单击“收件人”按钮。（4）将弹出“选择收件人”对话框。（5）在“键入名称或从列表中选择”文本框中输入名称或单击“查找”按钮，可对收件人进行查找；在联系人列表框中选中收件人后，单击“收件人”按钮，即可将其添加到“邮件收件人”列表框中，设为收件人；单击“抄送”按钮，可将该联系人设为抄送人；单击“密件抄送”按钮，可将该邮件作为密件，发给该收件人。（6）单击“新建联系人”按钮，可在通讯簿中添加联系人；单击“属性”按钮，可查看选中联系人的详细信息。（7）设置完毕后，单击“确定”按钮即可。11.4.5 创建联系人组若经常要将同一邮件发送给多个联系人，可为这多个联系人创建一个联系人组，这样在发送邮件时，就可以同时将邮件发送给联系人组中的所有联系人，而不必一个个地发送。创建联系人组的具体操作如下：（1）打开“通讯簿”对话框。（2）单击工具栏上的“新建”按钮，在其下拉菜单中选择“新建组”命令，或选择“文件”“新建组”命令，打开“属性”对话框，选择“组”选项卡。（3）在该选项卡中的“组名”文本框中可为该组起一个名称；单击“选择成员”按钮，将弹出“选择组员”对话框。（4）在该对话框中的“联系人”列表框中选定要添加到组的联系人，单击“选择”按钮，即可将其添加到“成员”列表框中。（5）选择完毕后，单击“确定”按钮回到“属性”对话框中。（6）这时在“组员”列表框中即可看到添加到该组的所有联系人。单击“新建联系人”按钮，可在组和“通讯簿”中添加新的联系人；若要将某联系人只添加到组中，而不添加到“通讯簿”中，可在“姓名”和“电子邮件”文本框中输入该联系人的信息，单击“添加”按钮，即可将该联系人添加到“组员”列表框中。（7）设置完毕后，单击“确定”按钮即可。（8）这时单击“新邮件”对话框中的“收件人”按钮，在弹出的“选择收件人”对话框中的“联系人”列表框中将显示该联系人组的名称。用户可选中该联系人组作为邮件的接收人。 11.5 使用新闻组Outlook Express提供了强大的新闻组的查看和使用功能。用户可在新闻服务器中访问任何主题的新闻组，并阅读或向其投递邮件。可以将其视为一个动态的资料库，其中包含了来自世界各地的信息，也可以将自己的信息或观点发表到该新闻组中，与新闻组中的其他人共同分享或共同讨论。11.5.1 设置新闻组账户当用户第一次打开新闻组时，Outlook Express会让用户设置新闻组账户，其具体步骤如下：（1）启动Outlook Express。（2）选择“工具”“新闻组”命令，或单击“新闻组”选项组中的“设置新闻组账户”超链接。（3）这时会弹出“Internet连接向导”之一对话框。（4）在该对话框中的“显示名”文本框中输入显示的名称。单击“下一步”按钮，进入“Internet连接向导”之二对话框。（5）在该对话框中，用户可在“电子邮件地址”文本框中输入用户的电子邮件地址。输入完毕后，单击“下一步”按钮，即可打开“Internet连接向导”之三对话框。（6）在该对话框中的“新闻（HNTP）服务器”文本框中输入ISP提供的新闻服务器的名称，单击“下一步”按钮，打开“Internet连接向导”之四对话框。（7）该对话框显示了用户已成功设置了新闻组账户，单击“完成”按钮即可。（8）这时将弹出“Outlook Express”对话框。（9）该对话框提示用户现在是否查看可用的新闻组列表，单击“是”按钮即可。（10）弹出“正在从服务器上下载新闻组”对话框。（11）下载完毕后，将弹出“新闻组预订”对话框，其中显示了有效的新闻组的名称。11.5.2 预订新闻组Outlook Express提供了新闻组的预订功能，可以将预订的新闻组放在“文件夹”窗格中，方便用户的访问。用户还可以将预订的新闻组下载下来，在脱机状态下访问该新闻组内的邮件。预订新闻组，可执行下列操作：（1）启动Outlook Express。（2）选择“工具”“新闻组”命令，或单击“新闻组”选项组中的“订阅新闻组”超链接。（3）打开“新闻组预订”对话框，选择“全部”选项卡。（4）在新闻组列表框中选择要预订的新闻组，单击“订阅”按钮即可。（5）若要取消订阅，可选中该新闻组，单击“取消订阅”按钮。（6）已预订的新闻组将显示在“文件夹”窗格中，用户若要查看预订新闻组的邮件，只需在“文件夹”窗格中单击该新闻组即可。（7）选择“新闻组预订”对话框中的“已预订”选项卡，可查看所有预订的新闻组列表。11.5.3 向新闻组投递邮件用户不仅可以查看新闻组中不同的邮件，也可以发表自己的信息或者针对某个问题发表自己的观点，其具体操作如下：（1）选择“文件夹”窗格中要向其投递邮件的新闻组。（2）单击Outlook Express窗口中“新闻组”选项组中的“创建新邮件”超链接。（3）打开“新邮件”对话框。（4）在该对话框中输入新闻组的名称、邮件主题等，在下面的文本框中输入邮件内容。（5）单击工具栏上的“发送”按钮即可。习 题一、选择题1. 若要发送的电子邮件的收件人不止一个，可用_或_分开。A. 分号 B.冒号C. 逗号 D. 井号2. 邮件写完后单击“文件”“以后发送”命令，会将其先保存到_文件夹中。A. 发件箱 B. 草稿C. 收件箱 D. 选定文件夹中3. 信纸是Outlook Express提供的带有