OA办公自动化邮件管理制度.doc

份数序号 1 0 密 级 普通紧急度 普通xxxxxxx有限公司Wuhan liangzhongxing supply chain Co.,Ltdxxxxx（2014年） 130 号OA办公自动化电子邮件管理制度第一条 目的电子邮件在为我们的工作提供便捷的同时，却也因使用不当而给工作造成诸多困扰，甚至损害了公司的优秀形象。因此，我们特就电子邮件的撰写等方面与大家共同分享一些优秀作法，以期提升工作效率，宣传维护公司内外部统一形象。第二条 适用范围公司所使用的邮件系统仅供相关使用人对内、对外的工作沟通及联系之用，若用公司邮件系统进行与工作内容无关之行为，不仅是对公司网络资源的浪费，也是个人职业道德自律性欠缺的一种表现。第三条 邮件行文规范1、邮件标题：1）标题应该指明该邮件的类别：日程、会议、日志、汇报、计划、通知、新闻、公文、项目、人事、考核、报表等，如需要收件人查看后回复需在类别后添“需回复“，例：【日程-需回复】 、【会议-需回复】等。2）标题应该简单的介绍邮件内容，不多于30个字3）标题的格式：邮件类别 + 邮件简介例如：【会议-需回复】2014年12月10日供应链物流发货流程内部沟通会议2、邮件正文1）称谓：称谓是对收信人的称呼或敬称，一般须置于邮件正文的左上角，结尾标点符号用冒号称谓，是对收件人的尊重，同时也是为了引起注意。一般的称谓有以下几种： 上级、长辈级尊称：用头衔称呼或性别称呼，如陈总、李总、王先生、张小姐等； 同级、下级间亲切的称谓：用名字、昵称、小李、老张等； 多人、群体称谓：各位、大家等2）正文：填写邮件的内容：第一段写概括，后面写详细描述如果内容较多，建议添加附件，邮件大小建议小于10M，大于10M建议通过其他方式。3）结束敬语：如果普通结尾填写：此致敬礼如果需要回复，签批：敬请回复4）时间：填写写邮件的时间3、邮件签名：邮件签名是为了规范化公司的形象模板如下：xxxxxxxxxxAdd：xxxx层Tel：XXXXXXXXXXEmail：XXXXXXX第四条 邮件的发送规范收件人：收件人是指所要发出之邮件的接收者，发信人之前应当明确哪些人有必要收到所发的邮件，千万不要无目标性地随意发出，以免扰乱了不相干的人员与工作。 抄送人：抄送对象一般指收件人的监督、协助者。对于所发的邮件抄送人的确定，要有目标性与选择性，也要避免给无关人员造成干扰。选择发送对象时应避免以下现象： 1、将非重要的一般性的工作沟通抄送给间接或直接经理： 2、同一主题的讨论内容多次、反复发给全部收件人、抄送人； 3、将细节性的讨论意见发送给公司高层管理人员回复邮件的注意事项： 1、回复：仅回复发件人、与邮件相关的人； 2、全部回复：回复所有人，包括发件人、抄送人。在回复邮件时，一般尽可能避免全部回复。第五条 电子邮件规范化模板收件人：xxx抄送人：xxxx标题：【会议-需回复】2014年12月10日供应链物流发货流程内部沟通会议正文：各位同事：2014年12月10日下午1点30分在总部23楼会议室，供应链物流发货流程内部沟通会议，会议时长：2小时参会人员如下：xx会议记录人：xxx请参会人员准时参加2014年12月8日星期一此致敬礼xxxxxxxxxxAdd：xxxxxxxxTel：XXXXXXXXXXEmail：XXXXXXX第六条 处罚措施1、邮件响应时间1）“重要邮件”和“非常重要”标识的邮件收件人为必须回复的人员，其他人员全部列为抄送人员2）“重要邮件”和“非常重要”标识的所有收件人需要回复的，从邮件发送开始至收件人回复不得超过一个工作日内。3）工作日解释：高层领导工作日为周一至周日普通员工工作日为周一至周五（出差时间同样属于工作日）4）未及时响应处罚第一次未及时响应，将在月底进行通报批评第二次未及时响应开始，将视情节严重进行行政处罚，未及时响应一次处罚100元。5）超时响应反馈收件人超时响应由对应的发件人向信息部反馈，信息部查询确认后，如属实，则对超时响应的收件人进行相应处罚。2、邮件发送规范在对外发送的邮件中，不符合标准的邮件格式建议作为绩效考核加分项作为评判标准3、发件人规范？任何员工都可以给人事行政和监察办发送邮件所有发送给CEO的邮件，都只能由部门负责人进行发送，其他员工不能发送。第七条 本案执行时间本案执行时间