英文书信及信封格式详解 (2)ppt课件.ppt

WritingLetters 1 英文信封 Envelope 的寫法 BlockFormat齐头式 寄件人姓名和地址 收信人姓名和地址 2 英文信封 Envelope 的寫法 右缩式IndentedFormat 寄件人姓名和地址 收信人姓名和地址 3 英文地址的寫法和中文相反 口訣 由小到大 ex 號 弄 巷 路 街 城市 國家 4 地址的书写顺序是由小到大 第一行写寄出信人的门牌号码 写街道名称 第二行先写县市 城镇名称 再写省或州名称 往右空两个字母的位置 再写上邮编 如果是寄往国外的信件 第三行写出寄信人所在国家的名称 5 如要说明信件由何种邮路递送或信件为何种类别 一般在信封正面的左下角注明 航空ByAirMail挂号Registered印刷品PrintedMatter快件Express内有照片PhotoEnclosed 6 如信件需由别人或单位转交给收信人 则需在转交人前面加上C O careof 后跟转交人的姓名地址 如宋力托李娜转交一封信给李明 信封格式为 SongLiNo 1MiddleSchoolNantong 226000Jiangsu LiMingC OLiNaPekingUniversityBeijing 100871 7 如不需要邮寄 只需写上受托人和收信人的姓名即可 再用Bycourtesyof Throughcourtesyof Byfavorof引出所托之人的姓名 如 LiMingBycourtesyofLiNa面交信 宋力本人当面交给收信人的信 SongLiPresent 8 练习填写信封 GeorgeWangwillwritealettertohispenpal 笔友 MikeClinton Mike saddress 住址 is 1025LongStreet SanFrancisco CA94101 U S A AndGeorge saddressis 23 Alley4 Lane130 Sec IINankingEastRd Taipei Taiwan R O C Pleasewriteanenvelopeforhim 9 GeorgeWang23 Alley4 Lane130 Sec IINankingEastRd Taipei Taiwan104R O C MikeClinton1025LongStreet SanFrancisco CA94101U S A 10 书信 书信是一种应用非常广泛的应用文形式之一 英文书信的种类很多 但可以把它们归为两大类 一类是私人书信 personalletters 另一类是商务书信 businessletters 例如 申请信 求职信 推荐信 证明信 感谢信等 英文书信的书写有一定的格式 一封完整的书信应包括寄信人的地址和日期 收信人的姓名和地址 称呼 正文 结尾和签名 11 TheElementsofEnglishLetterWriting 1 信头Heading Letterhead2 写信日期Date3 信内地址 收信人 InsideAddress4 称呼Salutation5 正文BodyofLetter6 客套结束语ComplimentaryClosing7 署名Signature 12 Heading 信头包括寄信人地址 通常写在信笺的右上方 或某公司的名称 地址 电话 电传 传真 邮编 电子信箱地址或网址等 13 Date 日期应写在寄信人地址下方 表达方式各不相同 通常英式按日 月 年的顺序 而美式按月日年的顺序 注意 年份写全 不可省略 月份用英文单词表示 不可用数字替代 一般信函可缩写 较正式的公函需写全 日期用阿拉伯数字基数词表示即可 如May7 2006 23September 2005 14 Rewritethefollowingdateforstandardbusinessletters 6 5 0610 9 068June2006Oct 28 06Jan 13 2006 15 InsideAddress 信内地址应写在信笺左上方 与信封上的地址完全一致 第一行写收信人姓名 称呼语 全名 商务信函中还需另起一行写出职务 收信人地址应确切完整 16 Arrangethefollowinginformationintoletterheadorinsideaddress China Beijing100021 BeijingMetal President LinFang Eastlane 234LinFangPresidentofBeijingMetal234Eastlane Beijing100021China 17 Salutation 称呼应写在信内地址下 其左边要与信内地址第一行对齐 英文书信的称呼一般都是以Dear 或Mydear 开头的 1 亲近熟悉的人 Dear Mydear 称呼或名字 2长辈 关系一般 不相识 Dear 先生 女士 教授 3机关 团体 公司 工厂或学校 DearSirorMadam ToWhomItMayconcern 有时直接用Gentlemen 复数 18 Body 语言要得体 简单明了 措词礼貌 称呼下面隔一两行开始写正文 一般说来 开头直接表达写信的目的 中间对目的具体说明 结尾表达希望祝愿等 19 ComplimentaryClosing 开头字母要大写 末尾用逗号 结束语也称敬语 使用时也应因人而异 取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度 1 家人亲戚 Yourlovingmother son brother Yourslovingly Withlove Allmyloveetc 2 长辈或一般朋友 Yoursrespectfully sincerely Yourstrulyetc 3 机关 团体 学校等 Yoursfaithfully sincerely Yourstrulyetc 20 結尾的部份 21 Signature 写信人要在结束语下面签名 以表示对信件中的全部内容负责 签名最好是写信人的亲笔 手写后可附打印的全名 22 23 24 Blockformat xxxx letterhead June3 2005 date xxxx insideaddress Dearxx salutation Wereceivedyourxxxx body Yourssincerely complimentaryclose XX signature Joe printedname 25 Writing PracticalWriting DearSir Madam I mwritinginresponsetoyouradvertisementforaPA SecretarytotheManagingDirector AlthoughIdidnothavetotravelinmypreviousjob Iwouldbeverywillingtodoso Iwillbeavailableforinterviewatanytime andlookforwardtohearingfromyou Yoursfaithfully WilliamJeremySmith CompactSystem96RosewallDrive Southtown SO34BT MailboxNo 23 GXuniversityNanning Guangxi China27Dec 2007 齐头式 26 27 Writing PracticalWriting DearSir Madam I mwritinginresponsetoyouradvertisementforaPA SecretarytotheManagingDirector AlthoughIdidnothavetotravelinmypreviousjob Iwouldbeverywillingtodoso Iwillbeavailableforinterviewatanytime andlookforwardtohearingfromyou Yoursfaithfully WilliamJeremySmith PeaceHotelLingGongRoad1818Beijing China MailboxNo 23 GXuniversityNanning Guangxi China27Jan 2008 缩进式 发信人地址及发信日期 收信人姓名和单位地址 28 29 ModifiedFormat xxxx letterhead June3 2005 date xxxx insideaddress Dearxx salutation Wereceivedyourxxxx body YourssincerelyXX signature Joe printedname 30 31 Practice 格式 齐头式 混合式信头 本人名字和地址封内地址 美国纽约市第50大街10号Harper Row出版公司邮编 NY10022写信日期 实际日期信文内容 从朋友处看到 成功沟通的秘决 一书 为提高沟通水平欲购一本 请出版商尽快告知购买方式希望9月底收到此书 32 书信题的写作方法 一 信封格式 名字 信箱 地域范围由小到大 写在右下角 与我们相反 二 信纸格式 日期 本月份的缩写称呼 后面的标点是逗号 冒号 DearSirorMadam Towhomitmayconcern 正文 空4个字节或者顶格写 段与段之间空行 签名 sincerelyyours 33 书信写作的五点要求 1 开门见山说意图2 咨询 建议1 2 3 3 不同内容可分段4 感谢客气不可少5 期待回信成老套 34 三 开头段 1 告知对方你的身份 假如对方不认识你 DearSir Mr Smith Iwasastudentatyourcollege enrolledinPhilosophyDepartment Iama atyour Iama atyourcollege enrolledinthe course Mynameis Iam 35 2 问候收信人 假如他 她是你的朋友 DearTom Hello Hi Howareyou Ihopeeverythingisfine Howarethingsgoingwithyou Howareyougettingonin gettingalongwith 36 3 解释写信的原因 1 致谢 ThankyouforyourletteraboutstudyinginCanada IamwritingtotellyouhowgratefulIamfor Iwouldliketothankyoumostsincerelyfor 37 2 抱怨 Iamwritingtocomplainaboutthepoorserviceatyourdining room Iwishtomakeacomplaintabout Iamwritingtodrawyourattentionto 38 3 致歉 IamwritingtoyoubecauseIamunableto Iamterriblysorrythat Iwouldliketoexpressmyapologiesfornotbeingableto 39 4 询问 Iwouldliketoobtain request seek inquiresomeinformationabout Iamwritingtoaskifyoucandomeafavor Iwouldlikesomedetailedinformationon about 40 四 结尾段 1 发出请求 1 Pleasegivethismatteryourimmediateattention 2 Iwouldverymuchappreciateitif assoonaspossible 41 2 提供帮助 1 Ihopethese willbehelpful andpleasefeelfreetocontactmeformoreinformation 2 willbetakingresponsibilityforyouandifyoushouldneedanyassistance she hewillbepleasedtohelpyou 42 3 再次表示歉意或感激 1 Thankyouforyourkindassistance 2 Pleaseacceptmyheartfeltthanksanddeepestgratitude nowandalways 3 IamsorrythatIcannot andtrustthatyouwillunderstand 4 Inaddition letmeapologizeforanyinconvenienceImayhavecaused 5 Onceagain Iamsorryforanyinconveniencecaused 43 4 期盼回信 1 Ilookforwardtoyourpromptresponse 2 Lookingforwardtoapromptreply 3 Iexpecttohearfromyouverysoon 4 Ihopetoreceiveyourreplyshortly 44 1 给JohnBrown先生写一封短信 内容 已收到他 月 日的来信 请他于本月 来我公司 讨论合作细节 请他将航班告诉你 你公司的李小姐将去机场接他 24thMarch 2000DearMr JohnBrown Thankyouverymuchforyourletterdated12thMarch Couldyoucomeovertomycompanysothatwecandiscussthedetailsofourcooperation Ifyes pleaseinformmeofyourflight IhavearrangedforMissLiofmycompanytomeetyouattheairport Wishyouapleasantjourney Yourssincerely WangDeming 45 2 Directions Forthispart youareallowed30minutestowriteaLetterofApology Youshouldwriteatleast120wordsfollowingtheoutlinegivenbelowinChinese 1 表达自己对晚交论文一事的歉意 2 说明未能按时交论文的原因 3 表示自己将尽快把论文补交上并表示以后将按时交作业 审题概述 这是一封道歉信 写的时候要遵循道歉信的一般模式 开篇直奔主题 然后说明原因 最后提出可能的补救措施 第一段 对晚交论文及对此造成的后果表示歉意 第二段 说明理由 可信的理由 而不是随便应付老师的借口 第三段 表示尽快完成论文 46 范文 ALetterofApology24thOct 2008DearMr Wang Iamwritingtoapologizeformylatehomework Thepaperwhichyou assignedtouslastMondaywas duethisFriday buttomyregret Ihaven tevenstartedityet Ifeelreallysorryfornothandinginthepaperontimeand fortheinconvenienceitwouldbringtoyou IcaughtaseriouscoldlastweekandthedoctoraskedmetostayinbedforaweeksinceIwasveryweakandtheweatherwasverycoldthesedays Therefore Icouldn tgotothelibrarytogetthenecessary referentialinformationwhichwasneededformypaper Asaresultofthis Ihavenotstartedwritingthepaperyetandcouldnothanditinontime FortunatelyIhavefinallyfullyrecovered IwillfinishthepaperassoonasIcanand trymybesttohandinhomeworkontimeinthefuture Sincerelyyours LiMing 47 3 Directions Forthispart youareallowed30minutestowriteaLetter Youshouldwriteatleast120wordsfollowingtheoutlinegivenbelowinChinese 给小何写信感谢他接待你在云南旅游 并且回忆美好的旅行