展会安排管理办法

分 发：董事长总经理财务部管理代表销售部技术部外贸部制造部品保部人力资源部其它名展会管理办法称制作日期2010 年 6 月 25 日制作部门销售部发行日期2010 年 7 月 1 日保管部门文控中心制作页码共9页文件编号hc-sd-028p制作审核批准2010 年 6 月 25 日版本/版次变更日期项目变更内容制作批准a/1初版发行精品资料* 有限公司展会管理办法文件编号： *第1页/共5页版本/版次a/1目录项目内容页码1.0.目的p22.0.适用范围p23.0.定义p24.0.职责p25.0.作业程序p2- p36.0.附件p4-5*有限公司展会管理办法文件编号： hc-gm-005p第2页/共5页版本/版次a/11.0 目的：便于今后公司相关人员顺利筹展、参展、撤展等工作的顺利进行，同时提高参加各类展会的效果，特制定本办法。2.0 适用范围：* 有限公司。3.0 定义：无4.0 管理办法4.1 参展前工作 :4.1.1 了解展会信息a、通过网络、媒体及客户同行了解展会的信息，包括展会的性质、规格、影响力。b、提出展会申请：如销售经理认为需要参展，应填写参加展会申请表（附件表一），递交销售主管和总经理批准。c、筹备展会（1） ）联系官方组委会，了解展会的信息，落实申请参展的具体步骤；（2） ）如开内部的参展动员大会，任命展会项目经理，实行项目经理负责制；（3） ）由项目经理制定各项筹展、布展及撤展工作安排（附件表二）；（4） ）定期如开项目会议，由项目经理主持，监督各项准备工作的落实情况。4.2 参展中工作4.2.1 布展：按预定方案布展；4.2.2 接待参展人员：(1) 填写参展人员信息（ 参展人员信息登记表附件三） ；(2) 交换名片，发放公司样本册及相关宣传资料； (3)介绍公司及产品信息；4.3 撤展：4.3.1 按预定方案由各责任人包装产品，整理参会收到的资料；* 有限公司文件编号： *展会管理办法第3页/共5页版本/版次a/14.4 参展后工作4.4.1 参展回公司后 ,由项目经理负责安排整理展会上的客户信息，在五个工作日内并做成电子档，经销售主管审核后上交客服课存档；4.4.2 展会上收集到的样本，责任人按分类整理，在五个工作日整理出目录(附表四)，目录包括公司名称，地址、主要业务等，联系人及联系电话（固定电话和手机），传真号等信息；4.4.3 归档：所有移交到客服课的资料，按规定办理归档手续。5.0 参展流程图了解展会信息联系组委会布置展位联系组委会抵达展会现场撤展准备任命项目经理完成筹备工作客户资料汇总召开项目会议监督筹备情况提交展会报告6.0 附件附件一参加展会申请表附件二展会工作安排及进度表附件三参展人员信息登记表 附件四样本目录* 有限公司展会管理办法文件编号： *第4页/共5页版本/版次a/1附件一参加展会申请表参会名称地址时间规模预参展人员展会周期一年一次两年一次其它所需资料列明细清单所需样品列明细清单费用预计摊位费：摊位设计装修费用： 样品、样本运输费用：展会上搬运、花卉租赁及其他杂费： 住宿费用：火车票：其它费用展会预估效果申请人审核人意见批准人意见*有限公司文件编号： hc-gm-005p展会管理办法第5页/共5页版本/版次a/1附件二展会工作安排及进度表内容执行人要求完成时间实际完成时间实际费用（若无费用，不需写）费用申请摊位确定及文字资料准备摊位设计装璜方案摊位设计装璜样品安排，外箱上（或箱子里）要有清单产品价格清单（公司参考价、加5% 及 10% 的人民币及美金价格）、材质性能表、客户来访表参展物品准备安排 （订书器、名片盒、名片、笔、记事本、 糖果、水、纸杯） 车票购买、物流安排住宿、交通安排、布展附件三参展人员信息登记表序号姓名职务公司名称主要业