服装分销零售信息化建设思考.doc

作为永不衰落的行业，服装行业具有悠久的历史，但她却永远充满时尚缤纷和青春动感。自中国加入WTO之后，国内大多数行业都将面临外资企业的大举入侵，很多企业的存亡已在一念之间。相对于其它行业的惶惶不可终日，中国服装业则是WTO的最大赢家，甚至有业内人士不无自豪地称中国的服装业将是我国在WTO时代惟一保持进攻态势的行业。自秦汉打通丝绸之路以来，中国历代敲开世界之门的第一声叩响都是MADE IN CHINA的中国服装。而自改革开放以来，中国服装行业经过二十几年的快速发展，已经成为世界上最大的服装生产国，然而中国服装的制造企业虽然数量众多，但多为三资企业和民营企业，单个企业的实力并不突出。在当前国内市场格局中，女装市场所占的消费比重最大，其次是男装和童装。国内生产企业还主要是通过价格手段集中在低档服装市场上竞争，而进口知名品牌在中高档服装市场占据明显优势。但随着中国服装市场的发展，中国服装市场已开始进入国际化和品牌化的竞争时代。服装业对信息技术的需求是一个正在迅速增大的大市场。入世以来，正如同业内人士分析预测的那样，服装业取得了快速增长，工业总产值、利润和出口创汇三项指标实现突破，全面刷新了历史记录。信息化需求也有较大增长，随着服装产销量日益增大，企业的管理难度也日益增大，特别是随着服装行业的发展，行业巨头开始出现，服装企业的经营重点转到了品牌、合作伙伴、渠道、客户，尤其是掌控和管理广泛的销售渠道直至终端客户成为十分重要的工作，目前，服装制造和分销的界限日益模糊，特别是品牌服装分销以连锁店形式竞争成为主流的分销业态，业态决定了对终端客户资源的争夺成了信息化建设的焦点。在服装企业对信息化建设的需求日益强烈的同时，服装业的信息化建设却举步维艰，从企业来讲，服装企业大都为民营企业，管理水平普遍低下，员工素质不高，对信息化意义的理解差，推行新的管理模式的执行力极弱。使得服装行业信息化建设面临重重困难，除了企业管理的原因外，服务行业的特性也是实现信息化的一大拦路虎，也是服装分销零售信息化必须加以重点研究的问题。本文在这里就下面这些关键问题作一个简要的分析。服装企业分销信息化应用目标大型服装企业通常是在制造和分销两个领域进行产销一体化经营，制造和分销的界限日益模糊。而面向客户前端的分销零售业务是各大服装巨头争夺的焦点和重心。服装企业通常采取品牌连锁店直销、各大商场经销相结合的方式，连锁零售的模式包括直营店、特许加盟店，其形式有专卖店、店中店等多种形式。这些都决定了服装企业的信息化的重心在于分销信息化，其中包括经销商销售管理和对连锁店零售管理。信息化建设的重点在于以下几个方面的问题：1、控制渠道库存，随时掌控渠道库存数量的变化；2、控制渠道商品资金占用，减少应收账款；3、控制渠道销售价格，使商品价格折让可控；4、控制连锁终端的销售行为，做到连锁经营的四统一；5、市场信息收集及时准确，并提高自动分析智能工具；6、控制客户信用，及时监控经销商的经营状况，控制经营风险；7、提供及时准确的销售人员业绩分析工具。服装企业分销零售信息化关键需求分析服装企业的行业特性决定了其信息化建设的特殊需求，对于分销零售的共性需求本文在这里就不作过多的分析，下面重点就服装行业对信息化的特殊需求作简要的分析如下：五维矩阵全过程录入查询我们知道服装商品最大的特性在于以品牌、款式、颜色、尺寸、面料定义唯一确定一件商品即所谓的SKU，这就使得运作的复杂性成指数倍地上涨。许多服装企业每天处理着成数以千计的SKU，管理着无数的品牌、款式、结构、客户标识甚至更多的数据。在这种复杂性极高的经营管理中，商品档案能正确地体现这些要素将是整个系统运作的必备基础。包装箱管理由于服装的行业特性要求多样化的包装箱，则商品档案中应定义多种包装形式，并可以在不同的包装中切换并能自动换算主包装和辅助包装。另外，由于服装行业库存业务中经常发生服装的拆箱和拚箱的业务，所以要求支持服装的拆箱和拼箱作业。条码管理条码是国际通用的商品识别和管理模式，它通过条码扫描设备，实现商品编码的采集和输入，方便易用，它对企业的作用更在于：通过使用条码扫描，实现销售终端销售数据的及时全面的采集，同时也掌握销售终端的库存情况；而对服装企业分销零售信息化建设而言，信息录入的速度决定了销售的速度，而销售管理系统需要一套科学、严密、有效的商品编码体系，使商品编码既涵盖商品的主要属性，又清晰明了，易于编制和记忆，因而商品编码体系的管理一般采用条码方式进行是十分必要的。同时，对于服装企业的仓库物流管理，也必须使用条码，一方面可以方便收发货和库存盘点，提高效率和数据的全面与准确；另一方面可实现对单件商品的来源去向的跟踪，防止在流通环节中出现串货等现象，也可就服装的质量问题进行全过程跟踪。价格管理服装行业因其独有的特性是企业不得不面对瞬息万变的市场需求，服装商品的生命周期越来越短，追逐流行时企业经营的关键。这一特性也决定了服装商品的价格管理复杂而又多变，这就对服装企业的信息化建设提出了更高的要求。多种价格的设置服装行业的复杂性要求软件能支持多种价格折扣如地区折扣、客户折扣、批量折扣、付款期折扣、促销时间折扣、过季打扣、直营店折扣等等，并且要求可以进行复杂的折上折计算。同时还要能支持排他性调价的要求。各种组合促销设置服装分销零售过程中经常举行各种商品的促销活动，促销期间的商品促销价格的计算手工处理慢且易出差错，而软件处理则必须先定义出促销时间，在促销期内针对不同的商品不同的客户和不同的购买的数量条件组合存不同的价格，过了促销时间，商品的价格又能自动恢复的正常状态。各种优惠券的管理服装商品销售过程中，广泛采用各种优惠券促销，如各种免费券、代金券、折扣券等，这就要求软件系统能支持这种结算方式，要求软件能包括定义、发放、回收各种不同的优惠券等，同时，能将发放回收的各种优惠券作为会计处理的依据。零售管理零售管理以方便快捷为第一要务，因而支持条码录入为一基本的要求。迅速地取出商品的品牌、款式、货号、颜色、尺寸、面料并自动带出折扣价。收款支持现金、各种信用卡、支票、免费券、代价券、折扣券的支持，由于零售竞争日趋白热化，各大商家各出奇招争夺客户，其中VIP卡的应用相当普遍，这就要求软件能支持对VIP卡的发放、积分累计、优惠、查询等功能。同时还需支持零售的退换货业务及零售收款业务。库存管理由于在服装库存业务中经常发生服装包装的拆箱、拚箱业务和套装的拆套、拚套业务所以要求系统能自动记录拆分拚合业务。对于库存要求软件能支持按货位、分类等进行不停业盘点。产品生命周期管理由于服装的季节性强，产品必须进行生命全周期管理，这就要求软件能自动计算服装库龄及报警，并能对每一种商品定义出其生命全周期，根据定义出的生命全周期自动提供处于不同生命周期的商品销售情况和库存情况等分析数据。支持销售决策。客户信用管理服装企业通常与商场等经销商按照代销协议定期结算，结算后形成对商场的应收帐款，结算后10-30日收到商场货款。对个体经销商主要采用押款代销方式，即提货时全额缴纳货款作为押金，待以后代销结算后转为销售款，因此对个体经销商客户应收帐款问题不大。但必须控制在个体经销商客户处的代销商品库存。对大的经销商，可能会有铺底支持，即经销商可以不必事先支付押金提货，此时必须对铺底进行限额控制。销售年度末时，所有铺底必需结清。因此，软必须对客户的信用额度进行管理，必须考虑已结算的应收款和未结算的代销商品金额之和，另一方面还要考虑账期控制，对于不同账期给予不同的结算折扣价，以鼓励经销商加快回款。市场信息收集分析目前大多数服装企业的市场信息收集分析处理依赖手工处理，如很多服装企业通过业务员定期到经销商处收集服装吊牌，手工统计不同品牌、货号、颜色、尺寸、面料的服装销售情况信息，造成手工处理工作量大，周期长，准确度差。市场信息无法统一管理、共享、分析，市场部门对于销售终端、竞争对手、媒体宣传的状况无法及时了解，对市场活动缺乏项目化管理与分析的手段；缺乏来自零售前端的第一手资料，无法及时进行准确的产品市场分析，不利于新产品的开发与推广，也容易降低市场促销活动的针对性，降低促销措施的效率；经销商在手工状态下企业提供的市场分析报告通常是通过电话、传真、填报表等由经销商上报。报告的项目、分析方式各行其是，存在主观估计和随便应付及数据不准确等现象，经销商可能只报告总金额，没有具体明细，有也难以具体到品牌、货号、颜色、尺寸、面料层面进行详细统计。经销商很可能将价格相同的认为是同一种商品，上报数据中无法区分实际到明细的销量，只能进行主观估计，影响数据的全面性和准确性。即便是这样粗糙的数据也存在统计周期长的问题，而对于服装这种时令性很强的商品，过长的统计周期往往失去了分析的价值，但要在手工操作的情况下，实现每日报表将是十分困难的工作。系统建设指导思想通过对以上服装特性的分析，笔者认为服装分销零售信息化在设计思想上要注意以下几点：体现服装行业的特殊性软件系统首先必须支持按品牌、货号、颜色、尺寸、面料五维矩阵全过程录入，并销售采购库存市场分析等各种报表中支持五维矩阵式的分析报表。同时实现服装产品全生命周期管理和单品管理，使商品处于受控状态。加强对终端的管理终端资源包括最终客户及店内库存，由于各大厂商对终端客户的争夺是经营的焦点，因此零售前端的各种资源必须处于受控状态，零售前端的库存、售货员、客户的信息都必须纳入信息系统管理，同时总部能实时监控到终端库存的变化和终端销售人员的业绩变化。加强对顾客的管理系统通过VIP卡来采集顾客信息，因而要求支持录入VIP卡信息，并能自动累计积分，可分析客户的购买行为。强化市场信息采集，提高决策水平通过系统各经销商、连锁店可自动提供不同品牌、货号、颜色、尺码、面料的销量数据和各销售组织的销售额排行榜，可提供不同地区对不同品牌、货号、颜色、尺码、面料需求情况的分析报表，对企业的经营管理提供辅助决策支持，从而提高企业经营决策的水平。库存预警由于服装的强季节性，要求系统对临近淘汰期的服装商品报警，并可对缺货超储、超账期等情况进行预警。系统建设的整体性服装企业的分销零售信息化建设是整个企业信息化建设的一部分，而不是孤立的信息孤岛，分销零售信息化必须是企业ERP系统的一部分，只是出于确保成功的前提下，在减少信息化风险，需要分步建设。服装业分销零售信息化总体应用架构服装企业的信息化建设在总体架构上与一般企业的分销架构大体相同，主要分为两部分，一部分为为总部的销售管理，另一部分为渠道的销售管理。由于服装的网上销售已日渐红火，故应当搭建服装的网上销售平台极为必要，使客户能直接从网上向企业订货。对渠道经销商的管理主要应关注对经销销售库存的管理，通常需要设置库存上下限管理，通过库存上下限自动生成要货，以保证经销商要货的合理性。同时将经销商的信用控制集成在要货管理模块中，严格控制超信用要货。对于零售门店的管理主要关注对零售商价格管理，通过价格权限控制限制零售店的销售折扣，同时，零售单能自动带出不同商品的各种折扣，提供简便的折扣处理录入方式。另外系统设计时也当考虑到多种结算方式，支持各种优惠券结算，并能实时地进行核销；还有一个零售管理比较重要的关注点是对支持条码录入，通过条码直接扫描录入系统，提高零售前端的业务处理速度。由于零售点的网络条件参差不一，这就要求零售管理系统支持离线工作方式，系统支持将商品档案等基础数据先行下载到本地，并在本地暂存，当在线时又能将本地数据上传到系统中。由于拥有众多零售点的服装企业各零售点的基础不同，很多服装企业不可能将零售管理系统延伸到每一个售点，这就要求一个中心店可以代管几个甚至十几个零售点的业务，因而零售管理系统支持用软盘拷贝每天的进销数据，定时通过中心店导入系统中。对于商品全生命周期的管理应当在商品档案中定义出商品的生命周期，系统可以自动根据出厂日期识别商品在流通环节中的生命周期阶段，并在临近生命末期时自动报警。以上是本人通过对服装企业的咨询调研后得出的一些思考，主要从系统规划设计层面服装企业分销信息化的一些关键问题。但通过调研，我认为更重要的是服装企业必须转变经营管理观念，那种从手工作坊继承而来的企业文化将是对信息化最大的挑战。基本情况：1 企业规模在400人左右，其中厂部与总部分开办公，总部大概有4050人2 是一家有自主品牌的服装企业，主要从事服装从设计到生产、销售业务3 既有自己的“直营专卖店”，也在全国范围内建立分销渠道，主要通过“加盟商”完成4 分销业务主要分为：“买断”与“代理”两种方式信息化情况：1 正在使用“轻松商务”服装管理软件，但打算更换新的软件“上海百盛服装管理软件”，另外推荐了一款服装生成制造管理比较出色的软件“杨格”2 企业内部管理业务流程比较规范，信息化水平较高，基本上所有业务都通过软件进行管理，实现了无纸化办公3 厂部与总部间通过VPN建立了局域网，实现了异地软件的异地部署4 企业内部的工作沟通与协同通过软件完成，软件提供了简单的消息通知（信使功能）5 企业与外部（专卖店、加盟商、供应商）之间的业务协同与沟通比较传统，业务协同全部通过传真完成，沟通通过电话完成6 为了防止资料外泄，企业内部禁止使用QQ等即时通讯工具电子商务状况：1 有自己的企业网站2 曾经打算开展电子商务，建立网上订货，网上商城等，但考虑到成本、翻版等最终没有开展起来营销情况：1 企业的营销主要通过传统报刊、杂志，以及参加全国的各种服装博览会完成2 企业发展新客户（加盟商）以及客户订货的方式主要通过一年几次（分季）的服装订货会完成，企业绝大部分订单也是通过订货会完成的3 企业的采购主要与几家有固定关系的供应商进行，寻找新的供应商一般是通过老供应商介绍的方式完成2 组织机构一级部门 二级部门 岗位 描述营销中心 营销总监企划部 部长平面设计师文案专员市场部 部长市场人员市场内情销售部 部长区域主管销售内勤配送部含：售后服务部 部长配送主管配送员销售统计员 录入单据设计中心 设计总监 监控哪些设计师的款式销量好版房设计部 设计师设计助理技术部（总部）财务部 财务总监主管会计销售会计成本会计销售（财务）统计总经办 行政部人事部生产中心 生产总监采购部含：面料库、辅料库 部长采购员 联系供应商，进货生产部 部长车间主任生产统计 验数量跟单员 跟生产单，与配送部沟通，外协跟单（外包给其它企业生产）技术部（厂部）品管部 部长品管员 验质量3 业务3.1 订货公司的客户订单全部由“公司开订货会”产生，公司一年分季节会开几次订货会。产品的上货时间在订货会之前就已确认，客户只是确认订货数量，公司从订货会收集客户订单安排生成。除订货会外，公司一般不接收客户零时订单，如果客户零时需要进货，则通过“从其它客户处调货或补货”完成订货流程如下：3.2 发货公司的发货时间是由公司统一控制的，公司在发布新款时（即：开订货会时）就已经订好了各个款式的上货时间，客户订货也只是确认订货数量（发货时间在订货合同上都有明确的说明），公司收集客户订单后，根据各款的上货时间安排生产，并按规定时间向客户发货发货流程如下：3.3 收款由于公司只做加盟商，对所有加盟商都是采取按季度进行货款结算，在客户订货时，客户要缴纳“加盟保证金”和“订金（订货合同总额的515%）”收款流程如下：3.4 采购企业的采购主要与几家有固定关系的供应商进行，寻找新的供应商一般是通过老供应商介绍的方式完成采购流程如下：3.5 客户（加盟商）管理1 数据上报加盟商每天固定时段向公司上报（通过传真）销售情况、库存情况（每月进行盘点核对），公司要对家盟商的销售及库存进行管理2 订货加盟商的订货通过订货会完成