浅谈有效预防企业合同纠纷.doc

浅谈有效预防企业合同纠纷内容提要：合同纠纷产生的原因是多方面。预防合同纠纷的措施也是多种多样的，本文着重论述在签约前，进行市场调查、资格调查、信用调查，作好签约准备；在签约时，注意合同条款的议定和合同形式及程序；签约后，加强合同管理等，从而避免合同纠纷的发生。关键词：预防 合同 纠纷提纲：绪论本论一、签约前，积极作好准备工作。（一）、市场调查（二）签约资格审查1、是否依法领取营业执照、取得法人资格。2、审查对方的经营范围和经营方式。（三）、信用审查 二、签约时，谨慎签约（一）、特别关注合同条款的议定 （二）、要注意合同的形式和有关程序三、签约后，加强企业合同的管理（一）、企业合同管理制度建设1、合同管理岗位责任制 2、合同管理机构设置和人员设置制度 3、企业合同审查制度 4、企业合同会签和审批制度 5、企业合同档案管理（二）、合同管理的运行程序 浅谈有效预防企业合同纠纷 为了了解企业经营管理状况，有效防止纠纷的发生，保障企业经营秩序，维护企业的合法权益。为此，我们对部分企业生产经营管理状况进行了一次调查，发现不少企业对合同的签订、管理不够重视。表现在合同文本不规范、合同管理缺乏机制，从而造成经济合同纠纷的发生，严重影响企业生产经营活动的正常开展和损害了企业的合法权利。那么，如何避免经济合同纠纷的发生呢？现就此谈一下粗浅的看法。一、签约前，积极作好准备工作。合同签订前，必须首先掌握一定的信息，做到心中有数，知已知彼。在实践中有很大一部分合同纠纷，是由于对对方缺乏了解，盲目签约，导致纠纷的发生。为了防止缺乏了解对方而造成纠纷发生，最主要的手段就是在签约前作好准备工作，主要从这些方面做起。 （一）市场调查市场调查就是运用科学方法，有目的、有系统地收集市场信息资料。分析市场的客观实际情况，为签订合同提供决策服务的活动。进行市场调查主要根据如下几方面的内容：即市场经营环境调查；商品可供应量调查；消费者和商品购买力调查；市场商品情况调查；流通渠道调查；经济效果和顾客流量调查等。市场调查一般要经过预备、调查、分析三个阶段。预备阶段的活动是根据调查者掌握的企业业务活动记录、统计报表、会计报表、各种统计分报表、有关市场调查报告、研究文章，进行初步分析，掌握市场的一般情况，研究和发现问题，确定本次调查的目的和范围，制定调查计划。正式调查阶段就是采用各种方法广泛地收集市场信息。分析结果阶段是调查人员将收集到的资料进行汇总、归纳和整理，对信息资料进行分类、编号，对资料进行初步加工，写成调查报告，为企业决策提供依据。（二）签约资格审查签约资格审查，包括签约主体资格审查和签约经办人的资格 审查两种情况。作为合同主体的法人、非法人经济组织与公民的权利能力、行为能力是不同的，因此，在审查主体资格时，要根据不同情况作出具体审查。对企业法人而言，签约前主要审查下列两方面的内容：1、审查是否依法领取营业执照，取得法人资格。根据民法通则和企业法人登记管理条例的规定，申请企业法人营业执照，取得企业法人资格，应当具备下列条件：（1）、要有自己的名称，组织机构和章程；（2）、有固定的经营场所和必要的设施；（3）、有符合国家规定并与其生产经营和服务规模相适应的资金数额和从业人数；（4）、能独立承担民事责任；（5）、须经主管机关核准登记。未经核准登记的企业，一律不准筹建或者开业，不得以企业法人名义进行民事活动，签订合同。如果企业不具有独立法人资格的企业，而以法人名义所订立的合同就可能成为无效合同，从而引发合同纠纷。2、审查对方的经营范围和经营方式。经登记主管机关核准登记注册的经营范围和经营方式，体现了企业法人的民事能力和行为能力。企业法人应当在核准注册的经营范围内，以核准注册的经营方式从事经营活动，否则即属非法经营，超越经营范围订立的经济合同，有可能成为无效合同，不受法律保护。国家对生产特殊产品有特别要求，还应遵守其规定。如从事药品经营的企业必须持有药品经营企业许可证。对机关法人、事业单位法人和社会团体法人作为合同主体的也应注意审查两个方面的问题：一是机关法人、事业法人社会团体法人不能以营利为目的签订合同。二是这些法人签订合同只能是为了完成本身任务，履行本身的职能，开展业务活动以及为本身生活所必需。对非法人组织作为订立合同主体的，应审查其是否依法经工商行政部门核准登记，领取营业执照，是否在工商行政管理机关核准的经营方式和经营范围内订立合同。对个体工商户作为订立合同主体的，要看它是否经工商登记并取得个体工商户营业执照，是否在工商机关核准的经营范围内以核准的方式签订经济合同。对签约经办人的资格审查包括对法定代表人的审查，对法人工作人员的审查和对委托代理人的审查。（1）对法人代表而言，首先要确定他是否为法定代表人，其次要看他签订合同的行为是经营活动还是非经营活动。法人对他的法定代表人的经营活动能否承担民事责任。（2）法人的工作人员又称法人的职务代理人，它是指法定代表人授予本单位职工在一定期间内专门代理本单位对外进行民事活动的代理人。在企业中职务代理人通常是企业的供销人员。在与职务代理人签订合同时，要注意审查其是否为职务代理人，其签订合同的行为是否为法人实施的经营活动。要委托代理人代订合同，应该满足三个条件：必须事先取得委托人的委托证明；必须在委托人的授权范围内订立合同；代理人必须以委托人的名义订立合同。在委托代理人代签订时，要审查委托代理人的身份，授权委托书的内容、权限范围，被代理人的资格，严防假冒代理人和无权代理人、超越代理情况的发生。概括起来，资格审查的重点就是要查五证：营业执照、法定代表人身份证明、委托代理人身份证明、特种经营许可证明、授权委托证明。（三）、信用审查信用审查包括履约能力审查和信用审查。履约能力方面有三个要素应当注意审查：对方的技术能量和人员素质如何；对方有无可靠的融资渠道和偿还能力；对方原材料准备情况、生产能力、产品库存、进货渠道等情况，以便正确判断是否与之订立合同。对企业信用的审查，可以将是否具有“重合同，守信用”称号作为重要参考标准。当事人还可以通过该企业的其他客户、工商机关了解该企业的信用。二、签约时，谨慎签约（一）特别关注合同条款的议定合同条款体现了合同当事人的目的和要求。确定了双方享有的民事权利和承担的民事义务，是检查合同是否合法有效的主要依据，是当事人履行合同的依据，也是处理合同纠纷、解释具体内容的依据。所以，合同条款的议定切不可等闲视之，合同条款的基本要求是合法、真实、完备、规范、确切。在订立合同时，最好使用主管机关制定的合同示范文本，在特别约定时订立补充协议。合同法第九条对合同应具有的必备条款作了明确规定，现就易出现的问题条款予以说明：1、标的。在实践中，标的条款容易出现差错的有三种情形：（1）、混淆合同的性质，如将加工定作合同作为购销合同。（2）一份合同两个标的，产生模棱两可的感觉，如投资加工协议。（3）虽有标的，但名不符实，如，名为联营实为借贷，名为承包实为出租。因此，应区分合同的性质，订明标的类别及名称。2、数量。数量的约定应符合实际，数量要具体，计量单位要用国际计量单位等。3、质量。除依据国家标准、行业标准、地方标准执行外，当事人协商确定时要注意如下问题：标的内在质量凡涉及化学成份、技术参数要求的，应约定一个限度，同时允许有合理的尾差。约定的样品作为质量检查标准的应具体约定抽样的标准，抽样方法和抽样比例，样品应由双方共同抽取，共同封存，分别保管，验收时用样品作为标准。质量验收方法可约定依据国家标准，也可以约定由一个法定机构验收，以保证质量验收的合法官性、科学性、公正性。4、价金或酬金。应注意国家定价，支付方法、币别，支付时间等问题。5、履约期限。履约期限要依据具体合同的特性来约定，可以约定具体日期或一个时间界限，还可以约定提前履行或顺延履行的条件。合同履行受客观条件影响的，也可以确定变更合同履行期限的情况。6、履行地点。要注意对合同纠纷管辖的便利，货物风险的转移和费用的承担等问题。7、履行方式。包括标的物交付方式、劳务提供方式、结算方式等。8、违约责任。违约责任的约定要注意如下问题：（1）、违约责任的内容包括两部分，一是违约情形，二是违约责任。（2）、约定违约责任要一视同仁。不能只规定一方的违约责任。（3）、违约金的约定，既要体现双方的意愿，又要注意法律规定。另外，根据我国合同法分则的规定，不同合同类型的权利义务有不同的特殊要求，因此，在订立合同时还要分清楚是什么类型的合同，是买卖合同？是加工合同、借款合同？以便明确各自的特殊要求。（二）要注意合同的形式和有关程序合同的形式必须符合法律规定，根据合同法第10条规定，合同的形式包括口头形式，书面形式和其他形式。其中，书面形式包括合同书，信件、数据、电文。除及时清结的交易外，一般应采用书面形式。凡是法律、法规规定和当事人约定采用书面形式的，必须采用书面形式。当事人采用合同书形式订立合同，双方当事人签字或盖章时合同才成立，除非双方盖章或签字前，当事人一方已履行合同主要义务且对接受的。因此，合同签字盖章时要特别注意下列问题：（1）、签字盖章前，应对合同文本进行最后的审查把关，发现不适合之处及时与对方协商修改，经修改后再签字盖章。（2）、合同签字人应是单位的法定代表人和委托代理人。不具备法人资格的企业由其代表人签字，代理人应有授权委托的证明。否则，应由法定代表人亲笔签名。（3）、合同的盖章可以是单位公章，也可以是合同专用章，但不能加盖单位内部的职能科室的印章。加盖的公章或专用章的单位名称，应与合同当事人的名称完全一致。单位公章和合同专用章是单位对外进行活动的重要凭据，不得借用。如借用其他单位的合同专用章或公章签订合同，该合同无效，借用单位和借用人要对无效合同的法律后果负连带责任。为防止代理人滥用代理权，越权代理，应采取先订合同后盖章的办法，不要随便将盖有公章的空白合同书交给代理人。有的合同还要履行必要的手续，合同才能生效。一是按法律规定须经审批、签证登记的才能正式生效。如用国有企业的关键设备进行抵押的合同必须要上级主管部门的批准，用房屋作抵押的合同必须到地房部门登记，否则，该合同无效。二是当事人约定公证才生效的，也必须到公证部门办理公证才能生效。特别是标的大的重要合同，最好进行公证，这有利于危险发生。另外，在签订合同时用语应当准确无误，对合同法中的一些专门术语，订立合同时，必须严格按照法律条文的规定使用，不能自由发挥。如合同法115条规定的：“定金”，就必须按照条文中的用语书写，不能写成“订金”，否则会引起歧异，从而造成纠纷的发生。三、签约后，加强合同的管理市场经济在某种意义上讲既是法治经济，又是契约经济。市场经济的健康有序发展，离不开合同法律制度的保障。企业内部合同的管理，不仅能提高企业的经济效益，而且有利于避免法律纠纷的发生，维护企业的合同权益。（一）、企业合同管理制度建设任何一种科学的管理，都应当是依据一定的管理制度组织实施。企业建立健全自身的合同管理制度，是切实有效地管理好合同的制度保证。1、合同管理岗位责任制合同管理岗位责任制是指规定有关工作人员在签订和履行合同中应负的责任，有关部门和员工在合同管理中分工明确，在自己的职责范围内追踪管理，负责到底。岗位责任制一般可以明确以下几点：（1）、法定代表人及合同的主管领导，负责合同管理机构设置、人员配备、合同管理制度的审定，重大合同的审查批准，对合同管理工作的检查指导等。（2）、企业各基层单位和业务机构，是审查部门管理的合同，并对完整性、合法性和可行性负责，对需要公证、签证或上报企业领导审批的合同提出预审意见。（3）、合同管理人员的职责，主要审查自己负责的本单位或本系统所签订的合同，管理合同档案，建立合同管理台账，负责合同资料的申报和管理等。（4）、合同主管机构的职责，主要是草拟和完善合同管理制度并督促实施，对各级合同管理人员业务人员进行培训和考核，审查重大合同，对基层和分工管理的合同进行抽查，参与重大合同的谈判、起草，总结交流合同管理经验等。企业建立合同管理岗位责任制，要注意处理好两个问题：其一，岗位责任制的核心是分阶负责，即在企业内部实行合理分权，经过制度的形式规定合同管理部门，各职能部门的责任、权利，并且根据情况将责任落实到个人。其二，实行岗位责任制既要注意明确分工，又要注意密切协作，因各项合同管理之间都有内在的联系。2、合同管理机构设置和人员配置制度企业应根据本单位的管理体制、规模和合同数量等情况，具体决定本单位合同管理机构的设置。小企业合同数量少的，可只设在职合同管理人员或在相应处室设人进行管理；合同种类繁杂、数量多的大中型企业可以设专门的合同管理处或法律顾问处进行统一全面的管理，在各个部门在设专、兼职合同管理人员，就能形成一套较完整的合同管理网络和体系。3、企业合同审查制度审查合同是企业合同管理的重要环节，通过这项工作，可以避免、减少无效合同的产生，提高合同的履行率，减少合同纠纷，使企业的合法权益免遭损失。合同审查要针对不同情况，予以分别对待。对重大合同，如涉外、联营等，必须经法律顾问，财务人员和经济人员审查无误后，才能与对方签约，对一般标的额较小或内容较简单的合同，可由承办人自行审查。审查内容，应当集中在合法性、可行性、效益性三个方面。合法性审查包括合同内容是否合法，当事人是否具有法定的资格和经营范围，合同是否履行了法律规定的审批手续，合同条款是否完备，双方权利义务是否明确具体，文字表述是否清楚等。可行性审查，主要是审查合同技术上的可行性。效益性审查，是审查合同履行后是否会给企业带来预期的经济利益。合同审查后，应由审查人签字，以示负责。4、企业合同会签和审批制度合同会签制是企业关于某些重要合同的签名所必须经过的特殊程序和手续的规定。所谓会签，就是当一份合同涉及企业许多部门时，凡涉及到的部门要对合同进行会签，通过会签对合同中履行本部门业务的内容进行审核，并签署意见。所谓审批，就是根据业务分工和管理权限，由企业有权机构或人员对合同进行最后审批和审核，然后才能对外正式签订。5、企业合同档案管理制度合同档案管理是是企业合同管理的一项重要的基础工作，合同档案管理制度是企业全部档案管理制度的重要组成部分。对企业各类合同档案予以完善保管，具有重要意义。其一、有利于企业领导随时了解合同签订履行情况，便于督促检查，保证按期履行合同；其二，使企业在遇到合同纠纷时，能及时找到原始合同和有关证明材料，特别是当纠纷诉诸法院或仲裁机关时，企业能有理有据地提出解决纠纷的办法，维护企业的合法权益等。合同档案管理，一般应对企业各类合同文本及有关资料的收集、分类、整理、登记、保管和利用职权等作出规定，明确企业负责合同档案管理工作的机构，规定档案管理工作人员的职责。具体内容包括：第一实行编号制。企业各合同管理部门对自己管理的合同必须统一编号，做到一份合同一个号，按顺序排列，方便查找和管理。第二、建立企业合同台账和统计报表制度。企业可以根据具体情况和考核统计需要，将台账分为总台账、分类账和各种业务账；也可以根据合同运行情况，将台账分为合同签订履行情况，变更解除台账，违反合同登记账等。合同统计报表主要包括，合同执行情况进行统计和合同签订情况统计表两种。第三、详细地对各类合同资料进行收集，整理和归档工作。先由企业有关部门将有保存和参考价值的合同文本（正本、负本）、附件、合同文本签收卡、履行凭证变更或解除合同的协议包括有关（信件、电报、电话）等各种资料搜集齐全，进行登记整理，然后按照实际需要进行科学