进销存ERP项目需求分析及规化.doc

进销存ERP项目需求分析及规化进销存ERP项目需求分析及规化第一章 项目概述该系统是一个网络化的进销存系统，以商品为主要线索，将供货商，商家仓库、分店，售后服务和最终消费者紧密的联系起来，使各种相关的信息在整个网络中能及时传递，将销售环节中的库存和运营成本降到最低，并在安装和维修环节引入标准化模式和经验积累的方法步骤，为逐步提高售后服务的质量提供了可靠的依据。现根据该项目中涉及的角色(这里的角色定义为:能操作该系统的相关工作人员)的职能及其能看到的系统界面的内容来详细的描述和定义该项目的功能和运作流程的每个步骤.以期和需求提供者达到良好的沟通,为下一步开发打好坚实的基础.整个系统的大致的流程和相关关系如下图描述:第二章 角色的职能与属性第一节 调度员或财务一. 职能： 根据商品的销售情况，发现商品缺货，联系供货商及时上货。可显示某种类型的商品在整个系统中的实时剩余量和所在的位置.当商品剩余量到达下限,应显示明显的提示标志. 供货商发来的商品，应首先到达总库,然后再进行分拣,决定下一步应存放在那个仓库或分店中，调度员能统一调度和安排。 自动检索和辅助调度员完成每天的调货活动.以保证每个商店的货物供应. 规定商品的零售价格和向每家分店供货的价格. 根据厂家的推荐及时在系统中加入新商品. 组织和协调业务员团购活动.二. 和其相关的数据字典 商品表: 供应商表: 库存表 物流单据表 批次表 业务员信息表三. 能看到的界面内容描述 所有商品的当前库存界面显示所有商品的当前库存情况的实时显示.能显示每种类型的商品在当前所在的分店或仓库中的数量.如果该产品的数量达到库存下限时,会用醒目的标识提醒.并提供方便的查询和定位功能该界面还提供,按商品名称和编号查询该商品的在系统中的剩余数量的功能,在执行此功能时,系统能从库存表中实时查询出相关的商品的剩余量并显示出来. 商品管理该界面提供添加新商品,和修改已有商品的属性的功能.包括:其价格和种类等属性. 采购定货当需要进货时,使用该界面提供生成打印采购定货单的功能.并在将该单据信息录入到物流单据表 采购收货当收到商品时,根据厂家的发货单和实际的货物,验收货物,使用该界面生成采购收货单,并在将该单据信息存入到物流单据表中.表示确认该批货品已经收到.并根据实际需要将该批货物分配到相应的仓库中存放,从而生成打印与之对应的入库单并在将该单据信息存入到物流单据表中. 分店调货管理该界面能以天单位(或时间间隔可设),系统自动检索每个分店的商品的库存情况,发现库存减少时(按卖一件补一件的规则),自动检索现有的所有仓库或代理商的仓库中的货物批次,寻找价格最低的同种货物,并在物流单据表中检查是否有该店的关于该种商品的分店订货单,如果有则按分店订货单上的数量配货,还要检查分店预付款明细表中的分店预付款余额足够后,并自动生成出库单记录,供调度员确认和打印,以保证向分店供货.并自动在分店预付款明细表添加一条记录,扣除该家分店相应的货款.将该单据信息存入到物流单据表中.向相应的分店供货. 分店预付款管理该界面能实时显示每家分店的预付货款的金额,发现货款余额小于下限时,能显示显示明显标志,提货调度员及时催收预付货款.当分店交来或转来货款时,可通过该界面及时将相关金额记录添加到分店预付款明细表中,并及时更新用户的货款余额. 退场和降价处理能显示系统中所有商品的保质期快到提醒(可设提前量),退货产品,和各类商品的销售量的排行榜,以供作退货处理 团购定货管理提供界面能及时发布采购计划,以供业务员(供货商),来进行团购协调,并最终由人工协调方式来决定此次采购货物的数量和最终批量价格等数据.然后调用产生定货单向厂家订货.第二节 仓库保管员一. 职能： 根据入库单将物流送来的商品存放到仓库中.记录每件货物存放的具体位置。到货日期,并将以上数据保存到系统中. 根据出库单,在仓库中找到相关商品的存放位置,并将商品交给物流部门. 在一个工作周期完毕或交接班时应根据系统中的记录将仓库中所存放的商品盘点,使其能与系统中的数据对应上. 根据安装维修人员拿来的出库单或工具借用单(由售后经理开据),查询库存表中该相关零配件或安装工具的位置和数量保有情况,发给前来领取配件的安装人员相关安装工具或配件. 二. 和其相关的数据字典 商品表 仓库表 库存表 批次表三. 能看到的界面内容描述 进货管理该界面可根据物流送来的货物和入库单后,查询物流单据表中确认该商品已经收到.,及时将商品入库,并在相应的库存表中添加记录.如果库中已有该商品则修改该商品的库存数量.若是退货的产品则应修改该产品的等级属性,注明其是退货的商品.并存放到相应的位置. 出货管理该界面根据分店拿来的出库单的编号,查询物流单据表确认该单据,然后从库房中取出该单据提示的商品交给相关人员,并在物流单据表中确认该单据已经执行. 库存盘点管理该界面在交接班或库存盘点时,查询库存表显示并打印仓库中现有的货物的名称和数量的库存商品清单,以供相关人员交接班. 工具借用管理 安装维修人员手持工具借用单前来借工具时,使用该界面来查询相关工具是否已经被预订上,相关工具是否归手持该工具借用单来的安装维修人员所借用的.如果是应由该人员借用,则等相关人员回来后，再还上相关工具. 第三节 分店店长一. 职能： 根据出库单将物流送来的商品存放到分店中. 商品销售时,根据销售的情况,及时填写销售单据,并将商品交给用户. 遇大件商品需要送货或上门安装时,应登记用户信息,并生成售后服务支持单在一个工作周期完毕或交接班时应根据系统中的记录将分店中所存放的商品盘点,使其能与系统中的数据对应上. 在安装工人手持提货单来提货时,应将商品交给安装工人,并在安装单或送货单,上签字确认. 安装过程种出现各种问题需要退货的，或用户要求退货的，由直接销售人(分店店长)核实情况后,开入库单,并在该单据上注明,退货原因.由相关人员携带要退的商品和入库单到指定的仓库执行退货操作.同时还应在销售记录表中将该条销售记录置为已退货. 订单管理当实际的销售过程中,某种商品非常好卖或销售不畅时,则可通过订单管理功能,人为的干预默认的配货过程(默认的配货过程以每个分店销货一件商品就补一件商品),通过在物流单据表中增加一条分店订货单,来干预下期为该店某种商品配货的数量.系统遇到该条记录后会自动的按该条记录上所规定的配货的数量为该店配下一批的货,该订货单上未声明的货物则仍执行,卖一件物,配一件货的规则进行配货.二. 和其相关的数据字典 商品表 分店信息表 消费者信息表: 销售记录表 售后服务单据表三. 能看到的界面内容描述 进货管理该界面提供根据出库单将商品及时入库的功能,分店在收到商品后及时修改库存表将该单据所述的商品入库. 销售管理当销售行为发生时,销售人员应根据利用该界面填写销售记录表中的相应字段.并在库存表中将该商品的库存记录减少相应的数量.该销售记录表中应保存产生该销售业绩的推荐人的内容.如果遇到大件的商品需要提供安装或送货售后服务时,应要求用户提供相关信息以填写消费者信息登记表,并根据销售记录表和消费都信息登记表中的数据自动生成售后服务单据表(送货安装). 并可根据提供让用户选择的安装服务的星级等级,安装服务星级高的收费也高,反之亦然. 商品盘点管理该界面在交接班或库存盘点时,查询库存表显示并打印仓库中现有的货物的名称和数量的库存商品清单,以供相关人员交接班. 安装工人提货管理.根据安装工人拿来的送货安装单,将相应的商品交给安装工人,由安装工人将商品送到消费者家并实施安装.并在销售记录表中将该条记录的状态置为已发货. 退货操作该界面可先查询销售记录表将与该商品相关的销售记录置为已退货,并在相应的备注栏内注明退货原因,然后在物流单据表中添加一条入库单记录指明将该商品放到哪个仓库中,并生成打印入库单,交由安装人员执行.需要换货的则要重新执行界面,视为售出一件新商品.第四节 销售经理一. 职能： 根据售后服务单据表,生成安装送货单,并指派工人手持以上单据到分店提货并将商品送到销费者家中需要安装时还应安装.经客户签字确认后将以上单据带回,交由销售经理验证,销售经理将商品安装照片(布局照片，各个设备安装实物景和连接线路图各一张)存入系统中，仔细询问安装工人，安装路线的问题（地址路线是如何走的，有什么标志性建筑物，容易走错的地方）并记录到该用户的地址备注栏中。并记录工人的路上和安装过程各自所耗费的时间,同时应提供让销售经理将安装过程中的服务项目或使用的配件在该安装送货单上详细列出细目的功能,以方便用户选择自己想要的服务.并注明每荐服务的价格,供用户选择. 对于安装或维修工人在安装维修过程中所需要的工具或配件需要向仓库借用或出库的,应由销售经理查询相关库房的库存情况,预定相关工具或配件后开出出库单或工具借用单交安装工人到指定的仓库去领取.在安装或维修过程中实际耗用的零配件应根据安装送货单或故障维修单上所列的收费细目向用户收费.收费回来后将相关费用交给销售经理.系统会在安装送货单执行完毕时,生成售后服务跟踪表(当天和七天，或可多设几个档(该保修时间可保存在商品表中)，到时可选。保修期到达时两份)中的一条记录由售后服务中心话务员进行下一步的操作.根据故障申报单,根据故障记录中该产品型号和故障现象，检索以往的维修记录，找出与之相类似的故障，同时检索该产品的技术资料（由哪几个部分组成，哪些地方容易出问题），该用户的详细地址（包括地址备注）.提示维修工人应该携带相关工具。根据以上信息,生成故障维修单 交由维修工人执行.需要额外增加新费用的,能标明相关服务耗用零配件的收费标准,由维修工人在维修完毕后向用户收费.待维修工人回来后,询问并记录,用户路线问题地址路线是如何走的，有什么标志性建筑物，容易走错的地方），维修细节（故障现象，与提示的是否一致，是哪些个部件出了问题，怎么维修的，路上所用时间,维修所用时间,并将以上信息做详细登记） 二. 和其相关的数据字典销售记录表:消费者表:商品表:员工档案表送货安装单表故障申报单表维修记录表三. 能看到的界面内容描述 送货安装管理该界面能实时显示售后服务单据表中的送货安装需求,及时安排和相应的工人来执行该任务,并生成打印送货安装单,交由工人来执行.在打印完该送货安装单后,系统会在送货安装单表中添加一条记录,待工人完毕回来后,应填写该记录相应的其它字段的信息.根据以往的安装经验,或打电话给用户询问相关的安装细节和所需要的服务类型,在库存表中查询相关配件或工具的库存情况,并开出出库单和工具借用单给安装人员,由安装人员持以上单据向相关仓库,领用配件和工具,当安装任务完成时,安装人员应及时将相关工具归还库房,并将向客户收的钱交给售后经理.售后经理应最后确认领用的工具是否已经归还,并核实用户将来的款项. 维修管理该界面能实时显示售后服务单据表和故障申报表中的相关故障申报记录,使用界面获取相关经验信息,并根据相关信息打印生成故障维修单,由相关维修工人来执行.并在售后服务单据表和维修记录表中添加相关记录.根据以往的维修经验,或打电话给用户询问相关的安装细节和所需要的服务类型,在库存表中查询相关配件或工具的库存情况,并开出出库单和工具借用单给安装人员,由安装人员持以上单据向相关仓库,领用配件和工具,当安装任务完成时,安装人员应及时将相关工具归还库房,并将向客户收的钱交给售后经理. 安装维修经验管理根据或安装维修记录表中的相关信息和经验数据,提供相关以往维修经验的查询和高级搜索功能,以供售后经理能方便的检索出与本次维修活动相关的经验信息,以帮助其生成故障维修单或安装送货单中的数据. 路线管理根据销售记录表中的相关用户地址信息,提供相关以往送货地址的查询和高级搜索功能,以供售后经理能方便的检索出与本次送货或维修活动相关的地址经验信息,以帮助其生成故障维修单或送货安装单中的数据.第五节 售后服务中心话务员一. 职能：在 售后服务跟踪表显示的时间,致电客户询问商品的使用情况并将结果录:致电时间,用户满意度,用户意见. 同时应提供,自动的邮件发送功能,能将上述相关的售后服务提醒内容,发邮件到用户的邮箱中.接听用户电话,根据用户的描述查找到用户购买商品时的销售记录,确认用户信息,询问用户故障现象,确认是否在保修期内,如果在保修期内则生成故障申报表,中的一条记录. 二. 和其相关的数据字典销售记录表:消费者信息表:故障申报单表售后服务跟踪单表三. 能看到的界面内容描述 售后服务跟踪管理(保养期到回访,当天回访,维修服务完成后回访)实时显示售后服务跟踪表中的当天需要回访用户的信息,并通过电话与用户沟通,填写售后服务跟踪表相关字段的内容. 用户故障申报管理根据用户打来电话申报的故障,查询销售记录表核实用户身份和地址信息后,问清故障的现象,并在故障申报表中添加相关记录.第六节 供应商一. 职能：能实时获取系统中商品的销售情况和库存剩余情况可以看到该供货商所提供的产品的:产品名,型号,商品编号,种类,库存量.新产品推荐，老产品停产，价格变动等消息的发布。二. 和其相关的数据字典库存表供货商信息表三. 能看到的界面内容描述 库存状况查询通过检索库存表和商品表能实时显示该供应商所提供的商品在系统中的总库存情况. 产品信息发布该项功能设计会比较复杂,因为不太了解供货商发布新产品时所使用的文件格式(指文字说明,图片资料,宣传材料),文件格式不固定,系统不好统一规定,建议该项功能先期先采用邮件的方式来发送和实现实现.待这一模式成熟以后再加到系统里面来.第七节 总经理一. 职能：能实时获取系统中各种商品的销售情况和资金流动情况.能实时查看售后服务支持的执行情况.能实时关注整个系统运行的各项信息.为各项重大的决策提供相关决策依据.能实时看到当前的投速情况。接收用户直接投速。或话务员的投诉记录。二. 和其相关的数据字典 商品表: 供应商表: 库存表 消费者信息表: 销售记录表 售后服务单据表 故障申报单表 售后服务跟踪单表三. 能看到的界面内容描述 销售统计该界面提供,按商品名称或编号来查询和统计当天,当周和当月的销售量和金额.提供以上功能时,从销售记录表中实时查询出相关商品在设定时段的销售量并显示出来. 实时库存查看能实时显示系统中各种商品的总量和在各个仓库和分店中的实际数量.从库存表中实时查询出相关商品在设定时段的销售量并显示出来 实时分店销售业绩查看能实时的显示各个分店的,当天,当周或当月的销售量,和销售商品的种类从销售记录表中实时查询出相关商品在设定时段的销售量并显示出来.的统计信息. 实时售后服务情况查看能实时的显示售后服务业务的产生和执行情况.从售后服务单据表中实时查询出相关商品在设定时段的销售量并显示出来.的统计信息. 安装维修工人服务质量评级管理可根据安装维修工人的维修记录表和售后服务跟踪表中用户反映的安装情况,来显示安装维修工人在安装维修过程中好评,中评,差评的数量,总经理可以根据这些实际的数据来给安装维修工人评定服务星级,并可规定每个星级的出场费.第八节 业务员一. 职能：能根据调度员发布的订购信息,浏览要购买的某种类型商品的数量.关于团购某种产品的数量和价格的确定应为人工的方式和调度员来协调.可以实时查询该种类产品的各批次的售价.可以实时查看自己购买的货物的库存情况并能改变(次日升效)该货物的售价.可以实时统计自己购入的商品的库存量和占用资金的数量,(如果业务员将货物存放于自己的家中,则应将该存物地点定义为一个仓库来管理)二. 和其相关的数据字典库存表供货商信息表批次表三. 能看到的界面内容描述 订货信息浏览查询. 货物批次价格和数量的查询该界面提供按种类和名称查询商品的批次和批次售价的情况. 己购批次商品管理该界面可供业务员,查看自己当前有库存的批次货物的信息,和已售出信息,并提货修改未售出的该批次商品售价的功能. 销售统计该界面可供业务员,按周,按月,按种类来统计自己的销售赢利情况.第三章 数据字典一. 商品表商品条码（商品编号）,商品名称,规格型号,拼音编码,计量单位,商品分类,预设售价,预设进价,最低售价,最高进价,库存下限,库存上限,商品级别(新品,残品,损坏品,退货品),保修期,供应商编号,备注.保质期,保质期提醒提前时间(以天为单位.)(应考虑加到批次表中) 销售积分值，技术细节(由哪几个部分组成，哪些地方容易出问题二. 仓库表仓库编号,仓库名称,仓库地址,负责人编号,联系电话,备注三. 库存表仓库编号,批次编号,商品编号,库存数量,商品等级,当前存放位置.四. 物流单据表:编号,单据类型(订货单,收货单,入库单,出库单,销售单,分店订货单),单据生成人编号,单据生成人,单据发生日期,单据发出单位类型(供货商,仓库,分店),单据发出单位(供货商,仓库,分店),单据发出单位编号,单据接受单位类型(仓库,分店),单据授受单位编号,单据接受人编号,单据确认日期.订货单总价,执行完毕标志.五. 分店预存款回执单表回执单编号,分店编号,分店银行帐号,总部银行帐号,存入金额,发生日期,经手人姓名,备注六. 单据细目表编号,物流单据编号,商品编号,商品数量,商品单价,价格合计.七. 供应商表供应商编号,简名,单位名称,单位地址,拼音编码,邮编,开户银行,帐号,开户姓名,税号,省份,单位性质.八. 分店信息表分店编号,所属区域编号,分店名称,分店地址,距离最近供货仓库编号,负责人编号,备注九. 客户信息表客户编号,姓名,地址,身份证号码,住宅电话,移动电话,地址,地址备注.(地址路线是如何走的，有什么标志性建筑物，容易走错的地方），积分，等级。十. 销售记录表(销售单)销售记录编号,分店编号,客户编号,价格合计.销售日期,员工编号十一. 销售明细单表（销售单明细）销售记录编号，商品品编号(条码),批次编号，销售数量，销售单价。价格合计，售后单据编号,十二. 售后单据表售后单据编号,单据类型(送货安装,售后服务跟踪单,故障申报单,维修单),售后服务支持类型(送货,安装,维修),销售记录编号,消费者编号,商品编号（条码）,制单人编号,制单日期,执行人编号,完成日期.订货单总价,状态（完成，未完成，暂停，延期），要求服务星级十三. 送货安装单送货安装单编号,售后服务单据表编号,应该携带相关工具提醒,图片文件名1,图片文件名2,图片文件名3.发单时间,完成时间,路上耗用时间,安装耗用时间.用户意见，地址修正十四. 售后跟踪表售后跟踪编号,售后单据编号,提醒类型(当天回访,保修期到回访),提醒日期,用户满意度,用户意见.十五. 故障申报表故障申报编号,售后单据编号,故障描述,状态（处理，处理中，暂停）,维修记录编号，售后跟踪编号，备注（暂停状态时要注明原因）。十六. 维修记录表维修记录编号,故障申报编号,维修记录,该产品相关技术细节(由哪几个部分组成，哪些地方容易出问题),售后跟踪编号，应该携带相关工具,故障提示(哪个部分出了问题,应该重点检测哪个部分),故障现象(维修结束后填写),故障部位，故障原因,解决方法,发单时间,完成时间,路上耗时,维修耗时.状态（解决，未解决）。.十七. 员工档案表员工编号,姓名,性别,身份证号,办公电话,移动电话,住宅电话,所属部门,职务,工种,出生日期,上岗日期,备注,学历,家庭住址,毕业学校,学历,照片.备注十八. 分店预付款明细表分店编号,借贷事件(存入,支出),物流单据编号,分店预存款回执编号,发生金额，帐户余额，,发生日期,备注.十九. 批次表批次编号,业务员编号,仓库编号,商品编号,库存数量,商品等级,进货单价,出货单价，商品生产日期，仓库编号，.保质期提醒提前时间.二十. 业务员表业务员编号,开户银行,帐号,开户姓名,省份,性质,备注.二十一. 配件工具表配件编号，名称，数量，类别(工具，编号),仓库编号第四章 各种单据内容字段一. 采购定货单总栏:编号,单据生成人编号,单据生成人,单据发生日期,单据发出单位(供货商,仓库,分店),单据发出单位编号,单据接受人编号,单据接受人,单据接受单位(仓库,分店),单据授受单位编号,单据确认日期.订货单总价,执行完毕签字.条目:编号,商品名称,规格型号,计量单位,商品条码(商品编号),商品数量,商品单价,价格合计二. 采购收货单总栏:编号,单据生成人编号,单据生成人,单据发生日期,单据发出单位(供货商,仓库,分店),单据发出单位编号,单据接受人编号,单据接受人,单据接受单位(仓库,分店),单据授受单位编号,单据确认日期.收货单总价,执行完毕签字.条目:序号,商品名称,规格型号,计量单位,商品条码(商品编号),商品数量,商品单价,价格合计三. 入库单总栏:编号,单据生成人编号,单据生成人,单据发生日期,单据发出单位(供货商,仓库,分店),单据发出单位编号,单据接受人编号,单据接受人,单据接受单位(仓库,分店),单据授受单位编号,单据确认日期.总价,执行完毕签字.条目:序号,商品名称,规格型号,计量单位,商品条码(商品编号),商品数量,商品单价,价格合计四. 出库单总栏:编号,单据生成人编号,单据生成人,单据发生日期,单据发出单位(供货商,仓库,分店),单据发出单位编号,单据接受人编号,单据接受人,单据接受单位(仓库,分店),单据授受单位编号,单据确认日期.总价,执行完毕签字.条目:序号,商品名称,规格型号,计量单位,商品条码(商品编号),商品数量,商品单价,价格合计五. 库存商品清单总栏:仓库编号,仓库名称,生成人,生成日期,接手人,接手日期.条目:商品条码(商品编号),商品名称,规格型号,计量单位,商品数量,商品等级,当前存放位置六. 销售单据总栏单据编号,分店名,销售日期.保修到期时间.顾客姓名,地址,电话条目商品编号(条码),商品名称,规格型号,计量单位,商品数量,价格.售后服务单据编号七. 送货安装单送货安装单编号,销售记录编号,开单人,消费者姓名,联系方式,地址,地址备注,送货安装人,应该携带相关工具提醒,图片文件名1,图片文件名2,图片文件名3.发单时间,执行完毕确认时间,路上耗用时间,安装过程耗用时间.地址备注补充