库存调整作业规范.doc

库存调整作业规范壹、目的：统一库存调整作业标准，以避免误用或滥用库存调整工具。贰、适用范围：各分店杂货部、百货部、生鲜部干货与冻品。叁、库存调整原因： 0：盘点。 1：生鲜盘点。 2：改包装。 3：库存差异。 5：小偷。 6：仓管更正。 7：报废。 8：搭赠。肆、各项调整原因使用规定： 一、盘点（0）： 依照盘点作业规范实施盘点时使用的库存调整原因。 二、生鲜盘点（1）： 依照生鲜盘点作业规范实施盘点时使用的库存调整原因。 三、改包装（2）： （一）当商品销售规格与进货规格不合且有子母货号、需改包装时使 用的库存调整原因。 （二）调整程序：请参照OP301执行 四、库存差异（3）： （一）可以使用3（库存差异）的原因有： 1、由于商品串号而造成的差异。1、由于商品串号而造成的差异。 2、由于前期盘点不准确而造成的差异。 3、特殊情况下，同一商品使用不同货号（如A、B货号），根 据实际运作需要以3进行A、B货号的库存调整。（二）调整程序：请参照OP301执行五、小偷（5）：（一）商品失窃时，凭空盒子或其他可证明为失窃之凭证进行调整。（二）调整程序：请参照OP301执行六、仓管更正（6）：收货区电脑输入错误时，仓管直接做收货更正，依照仓管课收退货作业 规范操作。七、报废（7）（一）可以使用报废7的原因： 1、破损无法退换货且无法再销售之标准商品。 2、生鲜商品过期已失去鲜度或腐败，不能退换货且无法销售的商品。（二）调整程序： 1、课长填写商品报废单（如附表二），送经理签字，经理须检核 报废商品实体（生鲜商品亦同）。调整原因7的报废单，单品金 额100元，整张单金额500元须店总签名。商品报废单须经由防 损查核、签证登记后，并在报废单上签字后方可交后勤管理部输入 电脑。八、搭赠（8）：（一）因快报商品卖场做买一送一捆绑销售之原因，在档期结束后，各课: 通过实际盘点，将剩余买一送一捆绑之商品拆包，并填写库存调整单， 调整前需经理、店总签字，交后勤管理部，后勤管理部以8做库存调整。（二）供应商免费赠送给分店可销售商品时使用的库存调整原因。（三）供应商诈底，分店执行“缺一罚十”处分时，应将处罚之商品以8做库 存调整。（四）调整程序： 1、仓管将赠品单（如附表三）交由后勤管理部，后勤管理部以8做库 存调整，调整前需经理、店总签字，并将赠品单存档备查（详见赠品 管理作业规范）。 2、仓管将赠品单（注明缺一罚十）交后勤管理部，后勤管理部以8做 库存调整，赠品单存档备查。伍、表单填写：一、在做库存调整前，营运各课需先查明库存调整原因，其中RF库调不需要填 写库调单。二、查明数量差异原因后，课长填库存调整单，依规定使用调整原因代号。三、如实际库存大于报表库存，作+号更正，如实际库存小于报表库存，作 号更正（课长填写号时请用红色笔）。四、库存调整单的右面填写调整之品项，电脑库存量、实际盘点库存量、 差异量，以佐证盘点事实。五、库存调整单必须经部门经理，店总核准后交后勤管理部输入电脑，按部门、 调整原因（主要分库存调整单、报废单、DDR库存调整单及DDS库存调整单、 日期规范存档，按月整理，存档一年。） 陆、库调作业前表单填写的审核：一、无库存调整单不得进行任何库存调整作业（除盘点与生鲜盘点，按行程利 用盘点报表调整库存，RF库调）。二、库调作业前表单填写的审核（一）检查表单的填写是否规范、完整1、检查表单是否涂改，库存调整单和报废单都不得涂改。2、表单的各栏位的填写是否完整。A、库调单 （1）检查库存调整单各栏位的填写是否完整：如货号、品名、 更正数量（+/-）、总金额（+/-）、更正原因、电脑库存、 实际盘点库存、差异量、差异原因、上次库存调整时间必 须填写完整。 （2）仓管填写的DDR调整单和ALC填写的DDS调整单须写订单 （栈板）号码。 B、报废单 （1）检查报废单上各栏位的填写是否完整：如货号、品名、数 （重）量、单位、金额、原因说明都须填写完整。 （2）报废单上“数（重）量”栏位数字填写须用大写。 3、更正数量和金额为“+”的品项用蓝/黑色钢笔、圆珠笔填写，更正数量 为“”的品项，整行都用红笔填写。包括DDS调整，如更正数量和 金额为负，整行都用红笔填写。 4、检查更正原因是否正确：例如调整原因为“7”必须凭报废单，商品卖场 做买一送一捆绑销售之原因，在档期结束后，各课通过实际盘点，将剩余 买一送一捆绑之商品拆包，以因原因“8”调整的情况外，其他调整原因 为“8”时必须附有搭赠单。 5、整张库调单填写完毕后，如有空白要在空白处写“以下空白”并使用 浪线将空白划去。 （二）检查签核是否完整 1、库存调整单申请人、课长、经副理须签核完整，单品售价金额超过100 元，或整张售价金额合计超过500元须店总签核。 2、仓管的DDR库存调整由仓管填写，仓管课长、客服经副理签核，不论数 量、金额大小都须店总签核。 3、DDS库存调整单由ALC填写，营运课长、经副理签核，不论数量金额大小 都须店总签核。 4、有赠品收/退货单的搭增商品或厂商诈底缺一罚十商品，由ALC以调整原 因“8”填写库存调整单并附赠品收/退货单，营运课长、经副理签核， 不论数量、金额大小都须店总签核。 5、以上表单签核中，如遇店总不在的情况，可由值班经理代签。 （三）进电脑系统查核需调整品项是否有异常 1、检查商品状态是否为“9”。 2、检查是否存在未做一次性盘点造成库调单上数量与电脑库存量不符， 无法进行库调的异常情况。 3、检查同一货号是否出现同日或连日内多次以原因3做库存调整的异常 情况，此状况的处理请参照OP301: 4、以上各项无异常后，才可执行库存调整作业。柒、库存调整作业：一、后勤管理部作业人员确保Keyin的正确性，如原因、数量。二、商品状态9无法调整、盘点期间不可做原因3调整、库存不足或库存为负数时 仍要调负等无法调整的状况，必须在表单上注明原因并及时通知课长。如为RF 库调则会在RF界面内提示操作者。三、调整完毕后，作业人员签字，并进电脑系统本日库存更正界面自查输入的正 确性。捌、库存调整作业复核检查：一、店总、经理、课长、后勤管理部每日利用S122库存调整明细报表复核前一日 库存调整作业。S122库存调整明细报表中金额栏系以销售价格表示。（一）库存调整原因为6、8之商品： 根据前一日库存调整单与S122报表核对货号、数量、加减、金额是否输入正确。（二）库存调整原因为7之商品： 根据前一日之商品报废单与S122报表核对货号、数量、加减、金额是否正确。（三）库存调整原因为0、1之商品： 根据前一日盘点报表与S122核对其货号、数量、加减、金额是否正确。（四）库存调整原因为2、3、5之商品： 请参见OP301二、每周一会列印H201盘点差异原因说明报表，H122库存调整明细报表中金 额栏系以成本价格表示。针对以进货成本显示前周库存调整1000元以 上之品项，分店课长应在报表上说明差异原因，经部门经理签字后交店总审核。三、发现异常时，应立即处理：（一）核对库存调整原因为“6”、7、8之商品： 1、若货号、数量、加减、金额、调整输入错误时，需按流程重新填单 ，并注明原因，附上错误原件交经理、店总签字后重新输入。 2、若发现无库存调整单/报废单等，但已做库存调整输入，则立即汇报 店总，查明原因，并追究相关人员责任。（二）核对库存调整原因为0、1之商品： 若发现后勤管理部误输盘点大、中或小分类时，立即汇报店总，并以电 子邮件通