初会会计账簿PPT课件

会计学 课件 第七章会计账簿 会计学 第七章会计账簿第一节会计账簿概述第二节会计账簿的设置第三节会计账簿的启用 登记和保管第四节对账和结账学习要求 理解会计账簿的基本概念 掌握账簿的设置 登记 对账 结账和错账更正的方法 第七章目录 会计账簿概念 1 什么是会计账簿 以会计凭证为依据 全面 连续 系统地分类记录经济业务 并进行计算和分析 具有专门格式的会计簿籍 会计的账簿方法包括记账 对账和结账三个部分 2 为什么要设置账簿 会计凭证反映的信息是非常分散 孤立和零碎的 缺乏科学的分类和加工 不能满足各方面需要 必须设置账簿 对会计凭证反映的信息作进一步分类 整理 汇总 以加工产生有用的信息 3 会计账簿有哪些作用 是积累核算资料的重要工具 通过登记账簿 进一步归类汇总 形成全面 连续 系统的会计核算资料 是考核经济责任的重要手段 考核各部门和责任中心的经济责任 需要依赖于账簿 会计凭证做不到 是编制会计报表的主要依据 账簿记录是编制会计报表的主要依据 会计核算总是从凭证到账簿 再从账簿到报表 会计账簿种类 4 会计账簿的种类 P225 会计账簿多种多样的 为了便于了解和运用各种账簿 需要对账簿进行分类 会计账簿内容 5 账簿的基本内容虽不同账簿的外表形式可能有差异 但一般来说 账簿都应具有以下基本内容 封面在账簿的封面上应标明账簿的名称 单位名称以及会计年度 扉页一般用于记载账簿的启用日期 截止日期 页数 册次 账簿经管人员一览表 会计主管人员签章 账户目录本账簿中使用的账户名称 账号 页码 一般在扉页的反面 以便查阅账目 账页一本账簿一般由几十张到百余张账页联结而成 每张账页都有比较统一 事先印好的格式 用来记录有关的经济业务 是账簿的主体 会计账簿设置 6 会计账簿的设置原则按会计准则和制度的要求 并根据本企业管理需要和经济特点来确定 设置的账簿应构成一个完整的体系 全面性 要全面反映企业经济活动和财务收支情况 满足经济管理 编制会计报表的需要 客观性 要从实际出发 因地制宜 区别不同情况对待 适应本单位经济业务特点及管理要求 科学性 账簿之间要有分工 互相配合 既不脱节 又不重复 既要简化核算 降低会计工作成本 又要提供多种多样的会计信息 满足管理和决策中的各种需求 7 设置会计账簿的注意事项 既要有日记账簿 又要有明细账簿 既要有提供总括资料的账簿 又要有提供详细资料的账簿 既要有会计账簿 又要有业务部门和财产保管部门的账簿 日记账的设置 1 普通日记账 分录账 P230图7 1 序时登记全部经济业务 主要用于控制会计凭证 目前较少使用 2 特种日记账 P230 主要用于核算货币资金 根据收款凭证和付款凭证逐笔序时登记 会计主体一般都要设置特种日记账 有三栏式和多栏式两种格式 三栏式日记账的设置应分别设置 现金日记账 银行存款日记账 登记人 出纳人员登记依据 涉及现金或银行存款的 收款凭证 涉及现金或银行存款的 付款凭证 不可根据转账凭证登记 一般格式 三栏式订本账 具体格式如下 三栏式日记账的格式 登记方法 A 日期栏 登记收款凭证或付款凭证上的日期 B 凭证栏 登记收款凭证或付款凭证上的凭证类型和编号 C 摘要栏 登记收款凭证或付款凭证上的摘要内容 D 对方科目栏 登记记账科目发生额的对应科目名称 E 收入 支出和结余栏 登记实际收付的金额和结存余额 F 办理承前转次手续 本月连续记账时 每页最后一行摘要栏写 转次页 计算并登记本月的借贷发生额合计和余额 次页第一行的摘要栏写 承前页 将上页转次行的金额抄过来 以减少月底结账工作量登记要求 日清月结 演示电算会计的三栏式日记账 多栏式日记账的设置 多栏式日记账的设置按现金或银行存款收入或支出发生额的对应科目设置专栏 进行逐笔序时登记 登记方法和要求与三栏式日记账一样 多栏式日记账有收支分设与收支合设两种 A 收支分设 收支分设两本账 每日将支出总额一笔转入收入账 在收入账反映余额 支出账不反映余额 适用于使用总账科目较多的单位使用 设 现金收入多栏式日记账 收入设置对应专栏 设 现金支出多栏式日记账 支出设置对应专栏 设 银行存款收入多栏式日记账 收入设置对应专栏 设 银行存款支出多栏式日记账 支出设置对应专栏 B 收支合设 收 支 余都在一本账上 收入和支出都按对应科目分设专栏 逐笔序时登记 是收支分设的综合 适用于使用总账科目不多的单位使用 设置 现金多栏式日记账 设置 银行存款多栏式日记账 收支分设的多栏式日记账 注 可比照上述现金多栏式日记账设置收支分设的银行存款多栏式日记账 演示电算会计的多栏式日记账 三栏式总分类账的设置 1 为什么要设置分类账 日记账无法进行分类核算 不能反映会计对象的内部结构及其变化 而分类账就弥补了这个不足 分类账将实现分级多层次的分类记录 相互核对 逐层控制 形成一个紧密的 内容丰富的信息系统 可分为总分类账簿和明细分类账簿 2 总分类账的设置指按总分类科目开设账户 进行分类登记的账簿 主要有三栏式和多栏式两种格式 3 三栏式总分类账的设置是总分类账的基本格式 广泛使用 如图表7 6 多栏式总分类账的设置 4 多栏式总分类账的设置三栏式总分类账是把各总账科目安排在不同的账页上 而多栏式总分类账则是将各总账科目集中在一个账页上 其账簿格式可分以下两种 纵向多栏式总分类账 将各总账科目设置为账簿中的纵向栏目 一般采用逐笔序时的方法进行登记 图表7 7 横向多栏式总分类账 将各总账科目设置为账簿中的行次 一个总账科目只占一行 其栏目除期初和期末余额之外 主要是按业务类型进行设置 一般采用汇总的方法进行登记 多栏式总分类账的登记较为复杂 将在本书第11章介绍 多栏式总分类账的格式 明细分类账的设置 1 明细分类账的设置按明细分类科目开设账户 对经济业务进行明细分类记录的账簿 2 明细分类账的格式三栏式明细分类账 多栏式明细分类账 数金式明细分类账 复币式明细分类账和特殊式明细分类账等 三栏式明细分类账格式与三栏式总分类账基本相同 适用于只有价值量 没有实物量的核算 多栏式明细分类账设置 多栏式明细分类账A 专栏式明细账 在明细账上设置若干专栏 有8 12 24栏 以作进一步的分类反映 图表7 8 B 扩充的多栏式明细账 以三栏式为基础扩充的多栏式明细账 图表7 9 数金式明细分类账设置 数金式明细分类账数量金额栏式明细分类账是三栏式账的进一步扩充 借 贷 余中分别设置了数量 单价 金额专栏 适用于既有价值量 又有实物量的核算 图表7 10 复币式明细分类账设置 复币式明细分类账同时反映外币金额 本位币金额和折算汇率的账簿 图表7 11 特殊式明细分类账设置 特殊式明细分类账为满足某些特殊需要而设置的账簿 既不是三栏式 也不是多栏式 一般采用横线登记法 在同一行中登记若干笔相互联系的经济业务 也叫 横线登记簿 图表7 12 账簿的启用 1 什么是会计账簿的启用 新会计年度一般要启用新的日记账和分类账 卡片账不逐年更换 2 怎样进行会计账簿的启用 正确填写扉页 启用新账簿要正确填写扉页 即在扉页上填写 账簿启用表 图表7 13 中华人民共和国印花税票5元 账簿的启用 编制账户目录 扉页的反面一般是账户目录表 即账簿中所登记的账户目录 图表7 14 会计账登记规则 1 使用蓝黑墨水 记账时不得使用铅笔和圆珠笔 复写账页除外 红色墨水笔只能用于划线 改错和冲账以及表示余额为负数时使用 不得滥用红色墨水笔书写 2 进行连续登记 账簿必须连续登记 不得隔页跳行 3 注明过账页次 记账后同时在记账凭证上注明过入账簿中的页次 也可以用 符号代替 表示已经记账 防止漏记和重记 4 进行日清月结 登记账簿应当及时 正确 一般应做到日清月结 不得积压 5 正确更正错账 记账后如发现错误 应按规定的方法进行更正 不得刮擦 挖补 涂改或用褪色药水更改字迹 6 书写只占半行 记账时的文字和数字应紧挨行的底线书写 写到中线附近为止 不得写满整行 以便留有改错余地 7 办理承前过次 为减轻月末结账的工作量 应办理承前过次手续 图表7 15 办理承前转次 记账 平行登记法 1 什么是平行登记法 指每一笔业务都要根据会计凭证 既在总账上进行总括记录 同时又在所属明细账上进行明细记录 2 平行登记法有三个要点A 同时登记 根据会计凭证同时登记 不可互相抄列 B 同向登记 登在总账及其所属明细账的方向相同 C 同额登记 登在总账及其所属明细账的金额相等 3 为什么要进行平行登记 总账提供总括资料 所属明细账提供详细资料 两者反映的经济内容和登记的依据相同 登记的金额相等 但反映信息的详细程度不同 因而作用也不同 它们相互配合 使会计信息呈现出一种有粗有细 有简有繁 有浓有淡 有疏有密的状态 以满足信息使用者的多种需求 总账与所属明细账的隶属关系 决定了它们之间必须采用平行登记法 以便实现账账相符 记账 平行登记法举例 例 企业向新华厂购买材料2 000元 货款未付 借 原材料2 000贷 应付账款 新华厂2 000 企业以银行存款偿还前欠光明厂货款1 500元 借 应付账款 光明厂1 500贷 银行存款1 500 企业向光明厂和新华厂购买材料 其中新华厂15 000元 光明厂10 000元 款项未付 借 原材料25 000贷 应付账款 新华厂15 000 光明厂10 000 企业以银行存款20 000元偿还新华厂和光明厂的货款 其中新华厂12 000元 光明厂8 000元 借 应付账款 新华厂12 000 光明厂8 000贷 银行存款20 000 记账 平行登记法举例 对应付账款进行平行登记 平行登记导致四个相等 3 000 1 000 2 000 21 500 12 000 9 500 27 000 17 000 10 000 8 500 6 000 2 500 例 P241 记账 逐一登记法 1 什么是逐一登记法 也称逐笔序时登记法 指不必经过任何汇总 直接根据会计凭证 依业务发生的时间先后顺序 逐笔在会计账上进行登记的方法 2 逐一登记法的适用范围主要适用于日记账和明细账的登记 总账既可进行逐一登记 也可进行汇总登记 3 逐一登记法的记账依据日记账和明细账的逐一登记依据是会计凭证 含记账凭证或原始凭证和汇总原始凭证 总账的逐一登记依据是记账凭证 4 逐一登记法的举例前述办理承前转次的三栏式日记账采用的就是逐一登记法 记账 汇总登记法 1 什么是汇总登记法 根据记账凭证 采用各种汇总方法进行汇总 然后依据汇总金额登记总账 2 汇总登记法的适用范围只适用于总账的登记 不适用于日记账和明细账的登记 3 汇总登记法的汇总方法 表格汇总 如科目汇总表 凭证汇总 如汇总记账凭证 日记账汇总 如凭单日记账 多栏式日记账等 4 汇总登记法的举例汇总登记法较复杂 本书第11章将全面介绍 记账 横线登记法概念 1 什么是横线登记法 把若干笔先后发生而又相互联系的经济业务登记在同一行的不同栏目中 使同一行的前后栏目形成登记横线 以反映相关经济业务的实际进程 2 横线登记法的账簿横线登记法的账簿叫 横线登记簿 3 横线登记簿反映业务进程如图表7 12 在途材料明细分类账 横线中前面栏目登记实际支付的材料采购业务 横线中后面栏目则登记该采购材料的验收入库业务 而 采购 与 入库 就是购买过程中具有相关性的两笔业务 如横线中前后栏目都登记了 则表明该外购材料已经验收入库 如横线中前面栏目登记了 后面栏目尚未登记 则表明该外购材料属于在途材料 尚未验收入库 记账 横线登记法举例 错账查找 1 什么是错账查找 利用会计恒等和平行登记原理 使用一定的查错方法 查出错账的具体位置 情况和原因 以便进行更正 2 错账查找方法 查错方法 差额法 直接按错账差额查找错账的方法 主要适用单方漏记的错账查找 其差额正好是漏记的凭证金额 尾数法 直接按金额的小数部分查找错账的方法 主要适用差额很小的错账查找 半数法 也称除2法 按错账差额的一半来查找错账的方法 主要适用反方记账的错账查找 其错账差额除以2 正好是反方错账的凭证金额 除9法 按错账差额除以9来查找错账的方法 错账差额能被9除尽 适用于金额错位 颠倒邻数两种情况的错账查找 错账查找 3 不可滥用上述错账查找方法上述错账查找方法 属于个别查错法 即只错了一笔账 查起来倒也快捷和方便 如果错了几笔账 则错账差额往往是几笔错账的综合 使用上述查错方法是很难查出来的 这时就应改用全面查错法 即根据记账凭证全面检查账簿记录 错账更正概念 1 什么是错账更正 指使用规定的改错方法 对查出的错账进行更正 错账一经发现 查实后应立即进行更正 2 错账更正有哪些作用 可以明确责任 防止舞弊 可以提高会计信息质量 有利于不断改进会计工作 会计必须按照严格的程序和规定的方法进行错账更正 3 错账更正的方法手工会计错账更正方法有三种 划线更正法 红字更正法和补充登记法 说明如下 划线更正法 什么是划线更正法 也称红线更正法 即将账簿中记录的错误文字或数字 全部用红线划去 不应只划去其中错误的部分 并保留原字迹可辨认 以便事后查考 然后在同一行的上半部分用蓝字写上正确的文字或数字 再由经办人员在更正处盖章 以示负责 划线更正法的适用范围适用于记账凭证没有错误 只是账簿错记文字或数字 划线更正法的应用例如 会计人员王平在登账时 把1234 56误写为1243 56 更正如下 王平 1 234 56 23 765 44 王平 红字更正法的概念 会计的红字有特定含义会计的红字一般表示减少 冲销 相反或负数的意思 如果把账户的借方和贷方分别看作方程式的两端 则借方红字 负数 相当于贷方的蓝字 正数 贷方红字 负数 相当于借方的蓝字 正数 就象方程式中的移项一样 因此 会计的红笔不可随意乱用 当需要 删去 错账 消除错账的影响时 红字更正法就是一种常用的方法 什么是红字更正法 又称赤字冲账法或红笔订正法 更正错账时 使用红字编制一张记账凭证 据以登账 以便冲销原来错误的记录 红字更正法的适用范围适用于记账凭证有错误 而导致账簿记录错误的情况 具体来说 红字更正法有全部冲销或部分冲销两种应用情况 红字更正法的应用 A 红字更正法的全部冲销 当记账凭证上记错会计科目 导致登账时也记错账户 改错分以下三步进行 A 红字冲销 首先用红字编制一张内容与原记账凭证完全一样的凭证 并登记账簿 据以冲销原有错误记录 B 蓝字更正 其次用蓝字编制一张正确的记账凭证 重新登记入账 C 注明信息 在被更正凭证和上述红 蓝两张凭证上分别注明更正信息 防止重复更正 例 某工厂从外地购进一批原材料1 000元 货款用银行存款支付 付款凭证误记为 红字更正法的应用 根据上述三张付款凭证登记涉及的现金 银行存款和物资采购账户如下 红字更正法的应用 红字更正法的应用 B 红字更正法的部分冲销 当记账凭证上科目和方向未错 只是金额多记 导致登账时也多记金额 改错分两步 A 红字冲销 首先用红字编制一张科目与原凭证完全一样 金额为多计金额的记账凭证 然后据以入账 以冲销多记的金额 B 注明信息 其次在被更正和上述红字凭证的摘要中分别注明更正信息 防止重复更正 例 某工厂以银行存款归还购料欠款10 000元 误作以下付款凭证 并已记账 红字更正法的应用 根据上述二张付款凭证登记涉及的银行存款和应付账款账户如下 红字更正法的应用 补充登记法 补充登记法的概念 将凭证和账簿中少记的金额 单独编制一张记账凭证 补充登记入账 补充登记法的适用范围 当记账凭证上科目和方向未错 只是金额少记 导致登账时也少记金额 补充登记法的应用 分以下两步改错 A 蓝字补充 将凭证和账簿少记的金额 单独用蓝字编制一张记账凭证 据以入账 B 注明信息 在被更正凭证和上述蓝字补充两张凭证上分别注明更正信息 防止重复更正 例 某工厂从外地购进一批原材料1 000元 货款未付 编制的转账凭证如下 补充登记法 根据上述两张转账凭证登记涉及的应付账款和物资采购账户如下 补充登记法 电算会计的错账更正 1 电算会计结账前的错账更正方法 编辑更正法 划线更正法改成编辑更正法 即凭证数据有错 只要尚未结账 就可直接编辑机内凭证数据 负数更正法 红字更正法改成负数更正法 即输入负数凭证进行冲销 补充登记法 补充登记法在电算会计情况下仍然适用 2 电算会计结账后的错账更正方法 负数更正法 补充登记法 结账后不可使用编辑更正法 3 电算会计不可直接更正账簿电算会计只能更正凭证 账簿要依赖更正后的凭证刷新生成 从而实现更正 账簿的更换和保管 1 账簿的更换 按年更换会计账簿 新年伊始 旧账就要归档保管 不再使用 新年用新账 总账 日记账以及大部分明细账 要每年更换一次 卡片账可连续使用 卡片账记录的业务不多 可以跨年度使用 不必按年更换 2 账簿的保管年末结账后 会计账簿应归档保管 各种账簿保管年限和销毁审批程序 都必须按会计和档案管理的有关法规严格执行 对账 1 什么是对账 对账就是核对账目 目的是防止错账 保证账簿记录的正确和完整 做到账证相符 账账相符 账实相符 结账前必须进行对账 2 对账的内容 账证核对 将账簿记录与会计凭证进行核对 以检查其内容是否一致 账账核对 核对有关账簿之间的记录是否一致 包括总账的恒等核对 总账与所属明细账的相符核对 总账与日记账的相符核对 会计账与部门账的相符核对 账账核对主要方法是编