五河祥源物业调研报告.doc

五河祥源物业管理调研报告为了积极响应集团要求物业统一管理号召，进一步做好异地物业接管工作，实现异地物业平稳有序介入。合肥祥源物业公司经营班子及各职能部门经理3月5-7日对五河祥源物业公司进行了实地调研，现将调研情况，整理如下，供集团领导参考。一、五河县城整体物业管理的基本情况总体看，五河县物业管理工作有以下四个特点：一是物业管理市场处于发育初步阶段，二是物业管理总体水平较低，三是业主对物业服务意思认识不足，四是物业管理行业监管体制不完善。二、五河祥源物业企业现状l财务管理五河祥源物业现有财务一人，会计兼出纳并分担管理处部分收费开票工作，财务人员学历及专业知识掌握尚可，但尚未施行财务报表制度，财务管理制度不完善。在实地调研过程中，五河公司已接受财务编制设为一名出纳一名会计的建议，并已于上周派一名具备助理会计师资格的会计来公司总部财务部接受为期一周的业务培训，现已执行合肥总公司各项财务报表制度。l行政管理1、办公用品购置与领用每月各部门填写办公用品申购单由分管领导逐一审核批准后，交物业综管部人事主管采购；领用人在办公用品领用簿上签名后统一一次性领用所需物品。2、档案管理综管部人事主管管理所有办公等行政人事档案，管理处自行管理业主档案及日常运行存档资料；档案盒内无档案目录，业主档案信息缺失较多，档案借阅及调取未见履行手续，档案室管理制度不够完善。3、印章管理物业公司各部门公章均由综管部统一管理，五河物业公司公章则由五河地产总经理管理。4、业务招待管理餐饮及住宿均有定点单位，各项业务招待须事前申请，填报“业务招待申请单”物业公司礼品基本到开发公司申请领取；地产公司每月向物业副总经理发放2条业务招待香烟。l人事管理制度1、人员招聘、晋升组织架构不明晰，没有清晰的组织架构图，尤其是基层员工不了解公司组织架构设置，不能很清楚的说其出他部门岗位甚至自己岗位主要工作职责。综管部负责统一招聘各部门员工，但未见员工上岗前培训记录。员工晋升制度不够严谨，员工晋升项目主管仅口头任命，没有完善的晋升审批流程及书面任命记录。2、福利制度正式员工除楼管员、维修工、主管、经理岗位公司给予购买社保，其余人员上岗不签合同不买保险，此用工形式虽然节约成本，但存在较大管理风险，容易产生劳动纠纷。安保班长级以上人员均享受移动通讯补贴，其中普通职员60元，主管100元，部门正副经理150-200元，副总经理300元；全体员工均享受年终双薪年终奖福利，相关福利如通讯补贴、年终奖金发放等略高于合肥祥源物业现有标准。l保安管理现状1、人员管理现状安保员与监控员均实行两班制，无食宿等其他补贴，安保队员与主管工资待遇差距不大，员工服务意识不强，管理缺乏较大动力；同样面临安保招聘难，年龄结构偏大困境；培训工作开展较少，尤其是消防等专业化培训从来没有。2、服装管理现状安保服装采购由物业公司支出，服装布料较差，款式缺乏档次，且服装更新时间长，缺乏品质感！3、车辆管理现状现管红树湾小区机动车地面停车位364个，无地下车库，车位配比太小，无法满足停车需要，造成部分绿化带被破坏；小区仅有的16#、19#楼架空层非机动车库只能容纳约150辆车，车库内柱子多，使用率差；车库配备部分充电插座，无法满足需要也无人看管，大部分业主都是将车辆停放楼道处，从家中私拉充电线板，存在较大安全隐患。另，因地域特点，造成小区无序停放较多拖拉机及摩托三轮车，横向停放占用较多机动车停车位。l客服管理现状客服部设置名称为“房屋管理部”与合肥公司完全不同；客服前台仅有投诉登记表，投诉登记表只见投诉登记，处理结果均是空白。前台无服务受理表，业主日常服务诉求仅随意在A4纸或废纸上记录，并不做存档,客服前台无任何服务及管理报表。管理员维修报修单内容信息不完整，只有保修记录，维修结果反馈栏均未填写信息；工程质量问题造成收费难问题同样存在。l工程管理现状项目日常维修材料及工具均为指定供应点，但据反映供应点材料及工具不全，经常造成维修工作拖沓，影响维修工作及时性。工程遗留问题较多，主要体现有首层返潮、墙面与顶部开裂、空鼓、渗水等，所有工程遗留问题均有客服汇总至维修部，再统一联系施工单位处，施工单位配合力度较差，久拖不决的维修矛盾随时间增加越发凸显。三、管理及建议1、关于制度执行难问题：建议制定系统培训及考核计划，导入绩效考核与晋升机制，调动员工的工作积极性。2、关于行政风险把控不严格，如固定资产、印章、档案等问题：建议指定专人对固定资产进行月清查盘点，分清责任；不定期的进行抽查，发现问题及时解决；印章要专人管理，使用登记明确；物业公司印章建议随项目逐渐增大，为提高工作效率，应移交物业公司保管。3、关于岗位分工不明确、一人兼多岗，导致工作没做透做细，只限于表面化、责权划分不明确问题：建议建立业务流程、梳理组织架构，定岗定编，分工明细、责任到人。4、关于两车管理问题：因小区业主生活环境因素，造成小区拖拉机及摩托三轮车停放乱象事实，建议每个小区对此类车辆划定停车区域，进行集体中停放管理，避免与私家车停车冲突。非机动车库建议安装铁门及充电等便民设施，可以进行收费管理，也可以引入自助充电合作单位，杜绝私拉乱接电源隐患。5、关于业主车辆破坏绿化问题：建议投入部分资金采购石球或隔离桩进行管控，避免绿化带进一步破坏，造成后期维护成本增加。6、关于劳动合同等用工风险问题：建议全员签订劳动合同并购买社保，如在五河区域可以采用其他非常规手段规避风险，可以采用非常规措施弥补。四、五河地产经营班子讨论意见及达成共识鉴于五河物业公司现有管理水平基本满足地产服务需要，且部分工作成果优秀，如外置防盗窗及伸缩晾衣架管控，门面房店招制作管控等。为保证接管工作不影响五河地产营销及交付工作，经与王总沟通并达成以下共识。2014年五河物业公司实行阶段性区域自治，经营管理仍由五河祥源地产主导，合肥物业公司进行流程体系等管理制度输入，财务制度及流程管理首先对接，财务到合肥公司进行培训，其他部门员工可陆续参与合肥公司培训及会议，同时合肥公司可以对五河公司进行品质运行检查。另，先期合肥物业公司为五河物业公司配备副经理