文秘考试复习笔记.doc

二级秘书办工事务和管理指导：档案的分类一、按字母排列的分类法 在这种分类法中，每一通讯人的名字立一个案卷，案卷严格按照字母顺序排列。姓的第一个字母是指示该案卷在档案柜中存放位置最初步的索引，如果要决定该卷的准确位置，姓氏第一个字母以后的字母是决定的因素。例如，CoffinThomas应该排在CrytonPhilip之后。 数量较少的、无须一分别立卷的文件资料归放在一起组成杂类卷，这类案卷也可以用字母表中的字母来标分，每一杂类卷的封面上应写有该卷内装放的文件资料的目录。 1、按主题分类 文件的主题有时会取代作者成为归档的依据，最重要的主题名称作为归档的首要因素，次要的主题作为第二个因素，依次类推。最基本的分类导片标示出各类文件的主要标题，这些标题都是与单位的某项业务相关的，如：广告、运输、独家代理商、购置、管理等等。很多单位都有一定数量的文件资料适合按主题分类，这些主题通常是有关该业务部的总的管理以及该业务部与其分部、代理商、贸易联系单位的关系等等。各主题之间的排列可以根据字母排列顺序进行。按主题分类立档的优点是所有有关资料都集中存放，可以迅速、简便地查阅。 2、按地区分类 在按地区分类法中，档案是按其产生的省、市、地、县等分类的，其基本原理与按主题分类的基本原理是相同的，只是在该法中，文件是按国名、省份、城市等名称的字母顺序排列的。这样可以使有关地区的所有文件集中存放，然后再按其他问题分别立卷。运输和出口业务部门、计划部门和销售部门最适合用这种方法保存文件。 二、按数字分类 案卷以数码排列，每一份文件给定一个数码。用索引卡或索引条可以查出某一数码所代表的名字。所有索引卡按所标名字的字母顺序排列，集中放在索引卡抽屉里。当需要查找某份文件时，先从索引卡抽屉中相应的字头下找出与文件相关的信息，从而得知该案卷的数码，然后可以在适当的档案柜中找到标有该数码的案卷。 1、按十进位制数码编排分类 这是数字法的一种，经常与按专题分类相结合。用于图书分类的杜威十进位制数码法就是这种分类的一个很好的例子。操作起来比较简单，主要专题分别用某个整数表示。 当该系统中需要新增立案卷时，通常把它归入已立档的某一项目，插在适当的位置，然后编上小数。这样就可以不需要对已经建立的系统进行大的修改和变动。 使用十进位制数字排列法立卷，能较容易地根据文件上所编的案卷号得知该信件所属域和该案卷在档案柜中的位置。 2、按日期排列分类、 这种方法操作十分简单，文件是按照用数字表示的文件日期的先后顺序立卷的。按日期排列的方法虽然不作为一种基本系统来使用，但它一般是排列案卷内文件顺序的标准方法。三、字母法和数字法的比较 1、字母顺序排列法的优点 1按公司、专题或地理位置分类存放文件是一种方便实用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。 1材料费用较低。 2、字母顺序排列法的缺点 1查找常用名字时可能会遇到困难。 2.当需要查找某一专题案卷时案卷位置难以确定。 3.需要扩充时不容易估算所需要的空间。 3、数字排列法的优点 1.标有数码的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，当文件用毕归档时，放错位置的可能性较小。 2.标上数码的文件方便查询。 2.由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以无限扩充；建立起的相应索引卡片或索引条可以兼作其他用途。 4、数字排列法的缺点 1必须建立相应的索引卡片或索引条，而且通过索引卡查找案卷会占用一部分时间。 2该系统的建立和保持比较费钱、费时。 3如果数码标错会造成文件和案卷放错位置的严重后果。 四、字母法和数字法的综合运用 按字母顺序排列和按数字排列对档案进行分类各有其优点和缺点，我们可以把这两种方法结合起来运用。 在字母顺序排列法中套编上数字索引，用数字分别表示每一个字母或字母的一部分，在立卷时，每个案卷再分别编号。例如：假定A用回来表示，在该组中有5个案卷，那么第四个案卷的编号就是14。在这种方法中，案卷是按字母顺序排列的，数字编号只起辅助作用，只作为查文编号以供通讯时引用。二级秘书办工事务和管理指导：计算机存档一、电子档案的优点 1、操作方便 形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。 2、传递快捷、实现资源共享 一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。 3、存储空间小 无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾，例如：一张光盘容量可达600MB4000MB，可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息。而且，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言，相比之下纸质文件的笨重就显而易见了。 4、具有多种表现形式 随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形。声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。 5、复制时不容易丢失信息 纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。所以完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。二级秘书办工事务和管理指导：档案的检索规则一、编制索引的基本规则 公司的事务不同，产生和收到的文件也是不同的，内容千差万别，但对这些内容迥异的文件编制索引，最重要的规则是一致性一对文件一视同仁，用同样的态度和方法对待每一份资料。 二、编制索引的常用方法 我们可以按个人的名称编制索引，也可以按企业的名称编制索引，还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法，都要注意一条相同的原则：确定一个最重要的分类标准，并把它作为一个根本划分依据。 （一）按个人姓名编制索引 人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的检索工具。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。 在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号，对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔，在编制索引时，要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档，除非是证明身份或区别性别，或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。 （二）按企事业单位名称编制索引 我们在编制企事业单位名称索引时，除了要遵守上述这些规则，还要注意： 6在编制那些含有方位词做重要成分的名称索引时，例如，Northw。sternLifeInsuranceCompany，在归档时每个方位词都要分开，即North作为第一部分，Western作为第二部分。 7。用于广播电台、电视台的名称，单个字母也要分开，处理成独立的部分。在有些公司的名称中包含一部分以数字形式出现的代号，这样的名称在归档时就将数字序列放在整个卷目的开头。如果代号全部写出，这些代号就要全部保留，并且要按字母顺序归档。 8外国商行的名称及包括在名称中的标题，一般就按它们的正常写法归档，除非其中 有些成分是可识别的，如姓或全称，在这种情况中，可以与英文名称相似的部分处理。 9、按政府和政治名称编制索引 在为政府信件编制索引时，首先要抽取最重要的词。先按国家，然后再按部门、局或委员会的名称归档。如果是省或者是市，也用同样的方法，在省、市之后是这一级政府中相应的部门、局或其他更小的机构名称。 军事设施要置于国家这一大卷目下，然后再归在设施名称小卷目下。 编索引的整体处理原则可以作为在工作中编制我们自己的索引的重要参考，但一个秘书首先熟悉可用于自己公司的特殊的编制索引的方法。文件管理者应该向秘书介绍过去这个部门已经建立的、适用于所有重要的编索引的方法种类的指导思想。但无论如何，秘书要始终遵循这些指导方针，将文件资料的错置或遗失等情况降到最低程度，并在需要提取时做到迅速无误。二级秘书办工事务和管理指导：档案的转移我们每天都会产生大量的文件，而在这个“寸土寸金”的社会里，我们的办公室没有多余的空间存放这么多的纸质档案，因此要把它们转移到指定的贮藏室里，需要用时再取出。转移档案要制定一个周密的计划，并且要有很多的步骤，这样才能安全容纳大量资料。 1在转移之前计划好新的档案。 2如果全部档案都要转移，文件抽屉里只留下导引卡，要为新的档案提前准备好文件夹，文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。 3如果留下文件夹和导引卡，要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料，在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。 4如果有足够的空间，可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期，直到新的档案中积累了足够的参考资料。 5确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。 6为避免影响正常的办公室工作，要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程，这时不妨多找几个人来帮忙，分工合作，既高效又保持工作质量。 7在所有转移文件或盒子上贴上标签，写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。 8把转移的档案或盒子捆紧，并在运送过程中确保安全。二级秘书办工事务和管理指导：电话使用规定（1）办公室电话是为办公提供的，因公打长途电话须经秘书同意，并登记联系单位、联系入、联系事由和通话时间等，每月秘书与电信局结算。（2）因私事打长途或市内电话原则上不予办理。（3）凡未经同意而私自拨打长话者，除费用自理外，还应根据情况就长话费用给予13倍的罚款。（4）因公市内电话亦应按规定登记，非因工作需要不准打市话。（5）非本系工作人员不准使用本系话机打外线和长途电话。（6）不论何种电话，均应节约时间“长话短说”，严禁用电话闲聊。二级秘书办工事务和管理指导：档案信息安全一、控制纸质档案的使用 档案柜一般都上锁，秘书不在时，要锁住档案柜以保护纸质文件。到档案室取送资料时，要有专人负责。 把资料从档案室中取出时，在原来放资料的地方做一个标记，可以记录借出日期、材料名称、借者姓名及归还日期等。 二、控制缩微品档案的使用 缩微品档案的载体和信息是合二为一的，对缩微品信息安全的控制，实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此，要保证缩微品档案的信息安全，必须注意： （1）将存放有缩微品档案的柜子上锁，以防丢失或外人的随便使用。 （2）不能将缩微品原件外借，以防损坏或丢失。 （3）缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。 （4）存取胶片时戴上手套，或者拿取胶片的两边，避免造成污染、擦痕或留下指纹等。 （5）阅览室最好装有空调设备，保证室内有适当的温度和湿度。 三、控制电子档案的使用 秘书使用的计算机很可能不是一人“独占”，如果是这样，别的使用者就可能会看见他不希望别人看见的资料，甚至被另存盘或打印出来。他们就更容易把它带出办公室了；如果他发了一封电子邮件，这封邮件的内容可能会被发到电子信箱或者告示板上，和他使用同一系统的人都能看到这些信息。因此，电子档案让人没有安全感，容易被人非法使用。 1、必须采取各种措施控制电子档案的使用 1请上司规定清楚哪些人可以打开这个电子档案。 2、如果计算机离一些无关的人很近，就要采取一些适当的安全措施： （1）使用密码，没有密码将无法检索文件； （2）锁住计算机，这样其他任何人都打不开； （3）锁上装有软盘的盒子或箱子。 3如果一些同事有权借用这个秘书的电子档案，他要把原件留在自己身边，拷贝一个副本给他们。当然，拷贝是一件非常方便的事，所以绝对不能把非常机密的材料拿出办公室，非上司有特殊的明确说明。 4保存一份流外（外借）档案，在上面记录借出日期、材料内容、借者姓名和归还日期等。 5如果使用了别人的计算机或者软盘在别的计算机上使用过，在把它们拿到自己机器上使用之前，一定要先查毒、杀毒。给自己的计算机装上防病毒软件，并注意及时更新，因此病毒更新换代的速度也是十分迅速的。 6不同的软盘要存放在专门设计的盒子、圆盘或其他箱子里，这些盒子或箱子最好有盖，这样可以使软盘保持干净并不受损害。 7不要触摸磁盘的表面，要防尘、防油渍以及其他残留物，因为这些污染物都会抹掉软盘上的资料。磁盘还要远离磁场。 8光盘也需要有干净、安全的环境来保护。软盘的保护措施也可用于保护光盘。二级秘书办工事务和管理指导：办公室管理理论及方法1、 办公室管理的含义办公室管理即依据办公室内在活动机理，利用先进的科学技术，综合运用办公室中的人力资源，从而有效地实现组织目标的过程。它包括四个要素：一是明确的组织目标；二是服从自己目标的运转方式；三是管理人员；四是先进的科技管理手段。2、 办公室管理的性质办公室工作管理具有综合性、辅助性、服务性三重属性。（详见P1415）3、 办公室工作管理职能（1） 指导职能（2） 参谋咨询职能（3） 管理服务职能（4） 协调职能（5） 监督职能4、 办公室管理指导思想（1） 为领导机关服务（2） 为相关的各级部门和领导服务（3） 为人民服务5、 办公室工作管理的基本原则办公室的基本原则是指办公室工作人员必须遵循的规则和道德规范。我国办公室工作应遵循以下原则：（1） 准确原则（2） 迅速原则（3） 协调配合原则（4） 密切联系群众原则（5） 一切从实际出发的原则6、 办公室机构设置的准则（1） 科学合理的原则（2） 效率效能的原则（3） 层次管理的原则（4） 精简有力原则7、 办公室工作方法（1） 目标管理的方法（2） 沟通方法（3） 协调方法（4） 激励方法二级秘书办工事务和管理指导：办公室职位划分与职位分析1、 办公室职位划分的含义办公室职位划分就是在办公室工作管理过程中根据其性质和任务划分不同的工作岗位以及岗位上的职务与责任。它包括三方面内容：一是职务和责任；二是必须有一定的工作任务；三是有相应的职权。2、 职位与职称的区别第一、 职位是人与事的有机结合；职称是以人为中心而设置的，强调人的学术或技能水平，与其在组织中所担任的职务无直接关系。第二、 职位的数量是有限的，而职称不受数量限制。第三、 职称的高低并不反映职务高低和工作任务的大小。第四、 职位不随人走，而职称可以随人走。3、 办公室职位划分的依据“因事设职”是办公室职位划分的总标准。办公室职位划分的依据或标准是：首先，职位划分应以办公室地位为前提。其次，职位划分应以事为中心，而不应以人为中心。再次，办公室职位划分应随客观情况的变化而加以调整。最后，办公室职位划分的主要任务，是对个人职位加以分析评价，从而得出每个职位上所需要的人的标准，以达到人尽其才。4、 办公室职位划分的功能办公室职位划分的功能是根据客观的职位划分标准做到人适其职，职得其人，以发挥办公室工作人员的聪明才智和学识技能，使工作获得最佳效果。具体表现为：（1） 办公室职位划分提供了“因事求才”的用人标准。（2） 办公室职位划分是支付工资的重要基础。（3） 办公室职位划分是实行岗位责任制的前提。（4） 办公室职位划分是实现办公室管理科学化和现代化的重要手段。（5） 办公室职位划分是高校制定专业设置计划和招生计划的重要依据。5、 办公室职位划分原则（1） 系统原则（2） 最低职位数量原则（3） 整分合原则（4） 能级原则6、 办公室主任的职责“服务”是办公室主任的根本职责。具体来说，办公室主任有以下四项职责：（1） 承办。（2） 参谋。（3） 管理。（4） 协调。7、 党政机关办公室秘书职责党政机关办公室秘书主要有行政秘书、机要秘书、生活秘书和专业秘书，其职责存在差异。（详见P69-70）8、 办公室职位分析及其作用办公室职位分析就是面对办公室业务工作的复杂结构关系，通过收集和掌握可靠的办公室业务活动情况和规律，找出完成各项业务最佳的方法和途径，并在此基础上确定完成各项职务所需条件的过程。其作用表现在以下三个方面：（1） 为组织录用、挑选和恰当配置办公人员提供依据。（2） 使办公室职务更加简化和标准化。（3） 是职务评价的重要前提。9、 办公室职位分析的步骤和方法办公室职位分析工作可分为四个阶段：（1） 准备阶段（2） 职务分析阶段（3） 编写职务说明和职务规范（4） 职务评价办公室职位分析常用的方法有：问卷法、面谈法、职务观察法、职务测验分析法等。二级秘书办工事务和管理指导：现代办公室量化管理1、 办公室量化管理的含义办公室量化管理就是把是生产过程的劳动量化管理的理论和方法应用于办公室工作人员的工作和服务的科学化管理。换言之，就是把办公室工作人员的业务活动加以定量化（即量化），使各项工作都有明确的定量标准，包括数量的、质量的和时限的具体要求，从而使每个工作人员都能主动地、自觉地争取工作满负荷，高效率地开展工作。2、 办公室工作量化管理的特点和内容3、 工作定额的制定原则制定工作定额是办公室工作量化管理的基本工作之一。制定工作定额的原则要求包括以下几项：（1） 制定标准定额，必须遵守实事求是、因地制宜、满足工作目标的原则；（2） 规定工作质量标准必须遵守质量标准与业务性质一致性原则；（3） 实行量化管理的各项工作、业务之间必须体现相互联系、相互依赖的系统优化原则；（4） 量化管理系统的各个子系统之间执行的各项标准定额，应保持平衡性的原则；（5） 工作定额的量化结构必须遵守定量计算与定性分析因素相结合的原则。4、 工作定额的考核原则（1） 质量结合的原则（2） 工作定额考核与目标管理相结合原则（3） 工作定额考核与人的主体因素相结合原则（4） 考核要结合激励原则5、 工作定额的考核方法（1） 记分法（2） 加权法（3） 评语记述法（4） 目标管理评价法（5） 绩效要素比较法6、 办公室工作量化管理的计划与实行（1） 准备工作（2） 调查研究（3） 系统分析（4） 试行、考核、总结二级秘书办工事务和管理指导：办公室管理工作程序、控制及简化1、 办公室管理工作程序的含义和内容所谓办公室管理工作程序，是指办公室内按照一定模式制定的完成各项管理工作所需的步骤的总和。它或者是书写、计划、讨论、收集、整理等一连串相关联的有计划的工作处理方法，或者是完成某一项工作的日程计划。办公室管理工作程序设计的内容包括：确定事务处理的数量，组成程序的步骤顺序及性质，为设计程序研究相应的方法、方式、技术手段，程序使用的最佳时间和空间条件；将程序用文字或图表表述出来；设计统一程序等。2、 办公室管理工作程序设计原则（详见P81-82）3、 办公室管理工作控制的含义和内容办公室管理工作控制就是通过办公室高层领导的指挥，使办公室工作沿着预定的目标前进。办公室工作控制的内容主要有：（1）数量控制；（2）质量控制；（3）时间控制。（详见P87-89）4、 办公室工作简化的目标 办公室工作简化的总目标是提高办公室工作的效率。其具体目标主要有：（1）建立责任制，实行权责一致原则，减少相互推诿，相互扯皮；（2）将办公费用降到最低；（3）建立最有效的文件批阅传送程序；（4）缩减行政人员、办公室空间和资金；（5）在准确的时间将准确的管理信息传递和反馈给高层管理人员；（6）保证办公室管理达到自身目标。5、 办公室管理工作简化的意义办公室管理工作简化的意义表现在：（1） 它从整体上提高办公室管理工作的效率（2） 节省人力、物力和办公开支（3） 通过办公室工作系统的测定分析，为上级管理者提供咨询，帮助他们做好管理和决策（4） 在全体办公人员中灌输“效率就是生命”的观念，使办公人员心中时刻有效率观念二级秘书办工事务和管理指导：办公室工作安全与保密1、 办公室机要保密工作内容办公室除要保守国家秘密外，还涉及以下保密内容：（1） 文件保密（2） 会议保密（3） 新闻报道和出版的保密（4） 科技和涉外保密（5） 电讯设备及通讯保密（6） 经济情报保密（7） 办公自动化系统安全和计算机的保密2、 办公室工作安全与保密的特点（1） 鲜明的政治性（2） 明显的现实性（3） 明确的保密性（4） 广泛的群众性（5） 一定的区域性3、 办公室工作安全与保密的措施（1） 加强保密教育（2） 建立保密制度（3） 严格挑选机要人员（4） 严格划分秘密等级（5） 保密工作人员须知4、 办公自动化系统安全办公自动化系统安全指办公自动化系统的硬件、软件、信息、网络和操作人员的人身安全受到保护，没危险，不因自然的和人为的因素而遭致破坏，保证系统能连续正常工作。办公自动化系统安全的内容有：（1） 办公自动化系统实体安全（2） 办公自动化系统软件安全（3） 办公自动化系统信息安全（4） 办公自动化系统网络安全（5） 办公自动化系统操作人员人身安全5、 办公自动化系统安全与保密的内容（1） 安全性。包括：内部安全与外部安全、系统边界与安全防线、防止用户泄密、识别与确证、可信系统、访问控制审计跟踪。（2） 完整性。包括：软件完整性、数据完整性、。（3） 保密性。主要利用密码技术对信息进行加密处理，防止信息非法泄密。6、 计算机系统安全管理原则（1） 多人负责原则（2） 任期有限原则（3） 职责分离原则（4） 选用优秀人才的用人原则（5） 最小特权原则（6） 安全足够原则（7） 安全友善性原则（8） 严格遵守国家有关法令原则（9） 一把手原则二级秘书办工事务和管理指导：管理中的“法则”“南风”法则“南风”法则也称“温暖”法则，源于法国作家拉封丹写过的一则寓言：北风和南风比威力，看谁能把行人身上的大衣脱掉。北风首先来一个冷风凛凛寒冷刺骨，结果行人为了抵御北风的侵袭，便把大衣裹得紧紧的。南风则徐徐吹动，顿时风和日丽，行人因之觉得春暖上身，始而解开纽扣，继而脱掉大衣，南风获得了胜利。这则寓言形象地说明一个道理：温暖胜于严寒。领导者在管理中运用“南风”法则，就是要尊重和关心下属，以下属为本，多点“人情味”，尽力解决下属日常生活中的实际困难，使下属真正感受到领导者给予的温暖，从而激发工作的积极性。“木桶”法则“木桶”法则的意思是：一只沿口不齐的木桶，它盛水的多少，不在于木桶上那块最长的木板，而在于木桶上最短的那块木板。要想多盛水提高木桶的整体效应，不是去增加最长的那块木板的长度，而是要下功夫依次补齐木桶上最短的那块木板。“木桶”法则告诉管理者：在管理过程中要下功夫狠抓薄弱环节，否则，单位的整体工作就会受到影响。人们常说“取长补短”，即取长的目的是为了补短，只取长不补短，就很难提高工作的整体效应。“金鱼缸”法则金鱼缸是玻璃做的，透明度很高，不论从哪个角度观察，里面的情况都一清二楚。“金鱼缸”法则运用到单位管理中，就是要求领导者增加单位各项工作的透明度。单位的各项工作有了透明度，领导者的行为就会置于全体下属的监督之下，就会有效地防止领导者享受特权、滥用权力，从而强化领导者的自我约束机制。务必记住：透明公开是防止腐败和不正之风的法宝之一。“热炉”法则每个单位都有规章制度，单位中的任何人触犯规章制度都要受到惩处。“热炉”法则形象地阐述了惩处原则：、热炉火红，不用手去摸也知道炉子是热的，是会灼伤人的警告性原则。领导者要经常对下属进行规章制度教育，以警告或劝戒不要触犯规章制度，否则会受到惩处。、每当你碰到热炉，肯定会被火灼伤一致性原则。“说”和“做”是一致的，说到就会做到。也就是说只要触犯单位的规章制度，就一定会受到惩处。、当你碰到热炉时，立即就会被灼伤即时性原则。惩处必须在错误行为发生后立即进行，决不能拖泥带水，决不能有时间差，以便达到使犯错人及时改正错误行为的目的。、不管是谁碰到热炉，都会被灼伤公平性原则。不论是管理者还是下属，只要触犯单位的规章制度，都要受到惩处。在单位规章制度面前人人平等。“刺猬”法则“刺猬”法则可以用这样一个有趣的现象来形象地说明：两只困倦的刺猬由于寒冷而拥在一起，可怎么也睡不舒服，因为各自身上都长着刺，紧挨在一块，反而无法睡得安宁。几经折腾，两只刺猬拉开距离，尽管外面寒风呼呼，可它们却睡得甜乎乎的。“刺猬”法则就是人际交往中的“心理距离效应”。管理心理学专家的研究认为：领导者要搞好工作应该与下属保持亲密关系，但这是“亲密有间”的关系。特别要提醒的是，领导者与下属亲密无间地相处，还容易导致彼此称兄道弟、吃喝不分，并在工作中丧失原则。二级秘书办工事务和管理指导：办公室安全系统一个公司内部通常会对安全问题有严格的要求，所以一系列过程和手续就是必不可少的了。 一、公司内部人员的流动 1如果员工在有高度安全要求的设备周围走动，一定要随身携带（即使不佩戴）身份证。在公司里员工会领取贴有个人照片的身份证。员工应该随时随地携带类似这样的身份证明，因为他们可能会因为安全检查的需要而随时要求出具他们的身份证。 2有的公司可能会要求员工佩戴标记卡，以便于顺利地通过某些有严格限制的区域。在某些要求高度安全的设备前，装有电子装置的标记卡会激活安全密锁，这样人员便可以很方便的通过特殊区域，同时又照顾到公司的安全。 3关于汽车停放，所有的员工都应该在他们的汽车挡风玻璃前展示他们的停放许可证。这种停放许可证任何时候都可以帮助识别进入停车位的车辆，尤其是在大量的车流涌入的时候；而且安全检查人员，可以通过识别其车辆和主人而在其停放车辆后立即联系。 三、计算机的使用 1由于越来越多的办公室人员开始使用计算机设备，所以很有必要建立安全防范措施。关于利用，现在倾向于发放有规律变化的个人身份识别密码。某些员工使用中央系统的信息会受到限制，这主要是根据实施他们的工作所需信息的级别的不同而制定的。而且，某些计算机终端将是“哑”终端或非智能终端，这意味着他们可以在计算机的显示器上看到所需用的信息，但是他们无法对其进行任何形式的修改，更无法将其从终端删除。 2一个中央计算机设备的系统管理使得监控计算机终端的使用成为可能，因为每一位用户联机和停止联机的次数将会被记录下来，这种记录还有其他与系统使用的信息。员工将会被分配个人磁盘空间，这也会受到监控以便于根据要求增加或减少磁盘空间。这样的系统管理不仅加强了系统的安全性，也同样提高了总体的管理水平。 四、建筑物和设备的使用 1有关工作场所设计的安全措施包括： 2提供照明良好的。干燥的、无纸片的工作地面（甚至橡皮圈也不能有，以免引起滑跌）；楼梯应该有梯面； 3毁坏的地面要修复，地面应该涂防滑漆； 4地毯应保持良好状态； 5办公桌和柜子应排列好，不要面对室内通道，档案柜应拴在一起，以防翻倒； 6电线和电话线应该弄短或用带子捆扎在桌子上； 7沉重的资料不要堆放在柜顶上； 8设备应经过完全彻底的维修，并按健康和安全的标准定期检查； 9办公室经理应根据安全检查表每月进行安全检查，检查包括上述项目和其他一些目。来源:考试大-秘书资格考试二级秘书办工事务和管理指导：办公室的管理职能随着时间的流逝和信息技术的发展，组织开始要求以更快的速度处理更多的信息并作出更多决策。由于包括计算机和威力巨大的通讯设备在内的新技术促使办公室人员具有更大的信息处理能力，管理部门就开始更加依靠办公室工作人员了。单一部门办公室的概念逐渐为一个更广泛的全公司范围的信息管理概念所取代了。具体地讲，办公室工作是通过对组织中每一种管理职能的介入来体现出自身服务的。 1、计划工作 这种管理职能就是分析过去和现在的有关信息，估计未来可能的发展，由此制定行动方案，从而使公司能达到既定的目标。与此相应的办公室工作范围是为各种信息处理业务确定方针和目标，如： 通讯、文件管理、邮递和复制技术； 物色合适的办公室场所； 用现代化的实用办公家具、机器和设备装备工作区； 为办公室配备合格的人员，使办公室工作顺利而迅速地得以开展。 2、组织工作 这种管理职能是把全部经济资源（工作、工作场地、信息和职工）组合成可控的（可以管理的）组织单位，以完成各项具体的目标。与此对应的办公室工作范围是把办公室组织的基本原则应用于确立职工间的工作关系，以最好的物质设备和工作流程装备职工，获取最高的工作效率。 3、领导工作 这种管理职能是动员和指挥职工，使组织目标得以成功地实现。与此对应的办公室工作范围是： 有效地指挥和监督办公室的工作； 选用一种切实可行的保持旺盛士气的人事政策； 制定办公人事政策； 对办公人员进行培训、辅导、提升和酬偿； 为职工和上司提供通畅的通信线路。 4、控制工作 这种管理职能是保证工作成果尽可能与组织的计划一致。与此相对应的办公室工作范围是： 制定、建立和改善行政办公室的规章制度，以使在完成办公室各项重要工作时有所遵循； 对办公室报表及其他用品的置备、编制和使用进行监督； 估量已完成的办公室工作并制定完成任务的标准； 降低行政办公室的业务费用； 编制预算、报告和工作细则，用以降低和控制成本。二级秘书办工事务和管理指导：办公室的职能一、接收和收集信息 1个人的口头信息； 2电话信息； 3书面信息 4。计算机输出信息； 5传真通讯； 6其他各种形式的书面联络信息，包括内部的和外部的。 二、记录信息 通过一定的记录系统进行信息的记录，并做好保密工作，这样才能使信息以一定的格式保存下来，以备日后查用。方式有： 1逐字记录； 2摘要； 3统计分类； 4直观记录；5将数据转换成计算机存储的形式。 三、整理信息 对各种信息进行整理是为了使信息以一种可用的形式出现，并在将来能发挥它的最大作用。方式有： 1汇编或编辑； 2计算和总结； 3整理和分类；4复制或以一种完全不同的形式进行复制以供以后管理活动的需要。 四、以最有效的方式传播信息 1人对人的口头传递； 2通过电话； 3通过文件； 4通过图表或较直观的形式； 5数据通信。 五、保护公司的资产 1检查财务收支情况； 2检查库存； 3检查固定设施和装备； 4建立安全保障措施； 5通过履行法定义务。二级秘书办工事务和管理指导：办公室服务任何一个组织，不论其规模和性质如何，其办公室的基本业务活动却是一样的。作为秘书人员，需要了解很多的办公室服务，比如：归档、邮件处理、消息和信件传播及使用电话、接待访问者及保存财政活动中形成的文件。由办公室承担这些工作通常是很有利的，比如：打字、归档、复印、邮寄、文具控制、接待和集中组织控制电话系统。这就意味着，一个信息处理中心为所有的部门提供秘书服务；不是由各个部门保存它自己的文件，而是有一个中央部门来集中处理所有的文件工作；一个复印中心提供所有部门的复印和打印的需要；所有的邮件由一个中心邮件处理部门来接收和发送。 任何一个办公室提供的服务类型将在某种程度上由组织的各种情况而定，如它的职能、规模、所有权和计划等等。但是无论其特征如何，由办公室提供的服务的范围都是相似的。 服务内容 （1）接收邮件；（2）分发邮件； （3）发送邮件； （4）接待来访者； （5）接听并转接电话；（6）安排会议； （7）安排和控制运输； （8）打字服务； （9）口授打字； （10）复制和复印； （11）文件整理； （12）文件保管； （13）库存控制； （14）处理各种文件； （15）接收现金； （16）支出现金； （17）各种计算； （18）各种簿册的保管和会计事务； （19）准备直观显示设备； （20）文件运转； （21）文字处理； （22）数据处理； （23）确保办公室之间的联系和沟通。二级秘书办工事务和管理指导：办公室工作的性质如果我们能把办公室放入组织整体中去探讨它特定的职能和服务，这会是很有意义的事情。大家都知道办公室从来都不是单独起作用的，它的存在与组织内其他部门是密不可分的。它们都表现为以下三个方面的基本特征： 1、从属性 相对于一个组织首要的关注点，办公室始终处于一种次要地位，它的职能是从属性的。但是这种从属性职能的支持对于任何一个企业又都是必不可少的。办公室其实是组织整体系统的一个子系统，这就正如组织整体本身就是更大系统或超系统的一个子系统一样。 2、补充性 正因为办公室工作对一个组织首要的工作是从属性的，它的职能也就具有了补充性的特点。这是因为办公室提供的所有的服务一定是组织内其他部门活动的必要的补充。 3、管理性 办公室另一个重要作用是它的管理职能。实际上，对于一个社会组织而言，办公室是实施内部管理的惟一机构。办公室的控制职能通过一系列检查和次金平衡得以实施。比如它通过制定严格的预算来管理支出；通过实施打卡上班及弹性合理政策对人员进行管理；它通过建立一系列基本的程序对供应品的发放进行管理等等。 办公室实际上就是一个组织信息处理的中心，它所实施的也基本上是一种信息传递和文件工作的支持的辅助职能，这些职能的实施始终处于一个组织的核心。它的职能在很大程度上是与各种形式的信息处理相联系。形象地说，办公室就像联系外界与组织内不同部门之间的媒介物。 现代社会是一个信息社会，信息的泛滥已经成为一个不容忽视的问题，所以现在的焦点已经不再是信息量不足的问题，而是从大量的信息中，鉴别出何种信息是组织工作不同目的所需要的东西，并最大限度地利用它。二级秘书办工事务和管理指导：办公室的工作程序一、 文件收发工作 1.收文 (1)收到各类文件、信函等，及时签收、登记； (2)呈院领导批阅； (3)根据领导批示转有关部门传阅、处理； (4)将文件原文存档； (5)年终将文件按类归档并装订成册。 2.发文 (1)以成教院名义对外行文、发函须经办公室审核； (2)办公室将文件呈主管院长审定并签发； (3)办公室统一编发文号、打印、发放； (4)年终将发文存档并装订成册。 二、印章管理工作 1.学院印章由专人负责管理。印章专管人员必须按照有关规定严肃用印，印章原则上不得带出办公室，印章专管人员调离时，应在有关领导主持下履行印章交接手续; 2.凡以学院名义行文、发函、出具证明，必须由主管领导签发，底稿留办公室存档; 3.各部门使用学院印章必须履行登记手续； 4.学生学历证明、出国手续等重要证明用印，必须由学生主管部门专人负责签字办理，个人办理概不接待。四、接待工作 1.凡上级部门、兄弟院校及其它有关单位来访，由办公室负责接待； 2.各函授站及其它相关部门来访，视其来访内容，由相关部门负责接待; 3.外地客人需在学校住宿的，由办公室联系安排住宿。住宿费用原则上由客人自理。 五、办公设备采购、使用、报废工作 1.学期初，办公室根据各部门对办公用品的实际需求，报请主管院长批准，统一购置、配备; 2.购置固定资产须经院办公会议研究、批准，由院办公室统一采购，并办理有关固定资产入库手续; 3.各部门的办公设备不得私自转借、变卖或私自转移; 4.各部门因特殊工作需购置办公用品，须报请主管院长批准，由办公室统一购置; 5.报废固定资产须报请主管院长同意，经院办公会议决定， 由院办公室统一办理报废手续。 六、督办工作 1.学期初，根据学校和学院工作安排，制定学期工作计划，上报学校，下发至院各部门; 2.在计划执行过程中，根据院领导指示和实际工作情况，调整工作计划内容; 3.协调各部门工作，检查、督促各部门执行计划; 4.学期末，配合主管院长检查、督办各部门计划执行情况; 5.形成学期工作总结，上报学校，通报学院各部门。二级秘书办工事务和管理指导：办公室的语言规范原则(1)规范性 各行各业都有自己的一套“行话”，也就是在本行业内流行的通用化的标准语言，如股票交易中的“牛市”、“熊市”、“走低”、“看涨”等，如果办事用语不规范，就不仅不会被人们接受，而且还会被对方视为“不人行”、“不上道”，受到奚落和冷遇。 (2)准确性 即无论是阐述观点、分析问题或判断是非，都要能清晰明了地表达自己的本意，既不可信口开河、主观臆断，也不可模糊不清、含糊其辞。切忌夸张、虚假、带“水分”，尽量不用“好像”、“大概”、“基本上”之类的弹性大的字眼。语言准确，可以使对方畅通无阻地接受你发出的信息，而不致被曲解。 二战初期，丘吉尔曹做过一次讲演，其中有这样一句话：“我所能奉献给你们的只是鲜血、劳累、眼泪和汗水。”从那以后这句话多次被英国人所引用，但却只记住了“鲜血、眼泪和汗水”，而把“劳累”遗忘了。语言学家认为，由于“劳累”词义抽象，不好捉摸，因而很快被人们淡忘了。 (3)文明性 “言为心声”，语言是一个人文化教养、思想品格、道德情操等内在气质的表现，也是一个人性格、特征和处世态度的体现。孔子说：“文质彬彬，然后君子。”办事用语应该显示出办事主体诚挚的态度、谦逊的风格、宽容的气量、友好的感情，所以需要尽可能多地选择使用礼貌语言，避免使用尖刻、挖苦、讽刺、嘲笑的语言。 (4)针对性 办事用语要紧扣主题，有的放矢，切中要害，讲到点子上。古人讲：“言不在多，达意则灵。”就是说话者要用最经济的语言手段枪出最大的信息量，使听者在较短的时间内领会你的办事意图；反之，空话连篇，言之无物，必然误人时光，招人厌烦。 美国曾有一位名叫爱尔德尔的参议员，1893年在一次立法通过的辫论会中，竟高谈阔论了5天时间，信马由维，东拉西杜，还使人不知所云，如坠雾中。一位记者统计，他在台上共玻步75公里，打了一万多个子势，吃了300多个夹肉面包，喝了40升饮料，堪称“哆嗦先生”的世界之最。 其实，要语不烦，历史上很多事业巨子都是借语如金，字字矶珠，简练有力，留下珍贵的篇章。如华盛顿的就职演说只有135个字，罗斯福的就职演说仅985个字。要使语言具有针对性，一是需要围绕办事目的，不跑题，切忌大话、空话、套话或笼统式的八股文风；二是要讲逻辑性，有理有据，条理分明，一环扣一环。 (5)趣味性 马雅可夫斯基曾说：“诗歌就像科技发明，一个字如同一克镭的发现。”办事用语也同样要精心雕琢，生动有趣，能引入人胜，使对方产生愉悦感。如果语言干巴、贫乏、苍白，就会使听者产生沉闷压抑、味同嚼蜡的感觉，更谈不上引起对方的共鸣，给你心悦诚服地办事了。所以办事主体平时就应该注意语言的锤炼，从社会生活实践中去学习，从文学艺术宝库中去发掘，从报刊传媒上去领略，使自己的语言“佐料”丰富，说话更具有魅力，令人听起来击掌称赞。这样不但办起事来效果更好，而且还能给人留下深刻的印象。 (6）艺术性 要求说话者机智幽默，敏捷善变，委婉含蓄，富有人情味，能应对各种难题和尴尬的场面。办事中有许多情况是“只可意会，不可言传”的，需要借助比喻、双关、暗示、烘托等修辞方法来表达自己的意思，这样能使局促紧张的气氛变得轻松，能更抓住听者的心。 据说，在美国，口才、金钱和原子弹被称为人类生存的三大武器。也有人说，是人才未必有口才而有口才者必定是人才。纵观古今中外成功的事业巨子，大多是善于谈吐、讲演的语言大师，会说话，已成为现代办事主体，尤其是创造型、开拓型事业家的必备素质及其走向成功的先决条件。二级秘书办工事务和管理指导：办公室的文件收发工作1. 收文 (1) 收到各类文件、信函等，及时签收、登记；(2) 呈院领导批阅；(3)