职场人必会的大工具

职场人必会的7大工具,王兆年,前 言,今天所提到的这几个工具，实际我们工作中甚至生活中都已经有用到，有几个工具甚至都是一些常识性的知识了。 任何工具（理论）都是从现实中抽取简化出来的，可以帮我们透视与思考现实问题，进而去寻找到答案而解决问题。,问题：工作的实质是什么？,目 录,一、PDCA管理循环二、SWOT分析三、二八定律四、6W2H法五、SMART法则六、时间管理-重要与紧急七、任务分解法（WBS）,一、PDCA管理循环,PDCA基础理论,PDCA由美国质量管理专家戴明博士首先提出，所以又称为“戴明环”。PDCA的含义：P（Plan）-计划，根据任务的目标和要求，制定科学的计划；D（Do)-执行，实施计划；C（Check)-检查，检查计划实施的结果与目标是否一致；A（Action)-反馈，处理，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总结，未解决的问题放到下一个PDCA循环里。,PDCA的特点：,PDCA循环作为全面质量管理体系运转的基本方法，其实施需要搜集大量数据资料，并综合运用各种管理技术和方法。如下图所示，一个PDCA循环一般都要经历以下4个阶段(图1所示)、8个步骤（图2所示）。,PDCA基础理论,PDCA实施的8个步骤,P 分析现状，发现问题； 分析问题中各种影响因素； 分析影响问题的主要原因并制定目标； 针对主要原因，制定解决的措施以达到目标；D 执行，按措施计划的要求去做；C 检查，把执行结果与要求达到的目标进行对比A 标准化，把成功的经验总结出来，制定相应的标准； 把没有解决或新出现的问题转入下一个PDCA循环中去解决。,PDCA实施步骤,二、SWOT分析法,SWOT的含义：Strengths：找出优势Weaknesses：找出劣势Opportunities：找出机会Threats：找出威胁,SWOT分析法又称为态势分析法，它是由哈佛商学院的K.J.安德鲁斯教授于1971年提出，是一种能够比较客观而准确地分析和研究一个单位实体现实情况的方法。,SWOT基础理论,SWOT能帮你清晰地把握全局，分析研究单位在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。,SWOT基础理论,SWOT分析四步法：1.背景资料：整理需要分析对象的背景资料2.内部环境分析：分析研究对象的优势和劣势并罗列出来3.外部环境分析：分析研究对象所处大环境的机会4.未来发展规划：对以上内容进行总结，重点为发挥优势、利用机会、消除劣势、回避威胁,SWOT实施步骤,三、二八定律,二八定律如果运用到日常生活或者企业中，能帮助人们改变行为并把注意力集中到最重要的20%的事情上。二八定律的行动结果就是使人们以少获多。使用二八定律，必须不断自问：20%为什么能导致80%。,二八定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。”也叫巴莱特定律、最省力的法则，由经济学者巴莱特提出。被广泛应用于社会学及企业管理学等。,二八定律基础理论,二八定律启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。,20%的人成功-80%的人不成功20%的人用脖子以上赚钱-80%的人脖子以下赚钱20%的人正面思考-80%的人负面思考20%的人买时间-80%的人卖时间20%的人找一个好员工-80%的人找一份好工作20%的人支配别人-80%的人受人支配20%的人做事业-80%的人做事情,二八定律应用,四、SMART原则,SMART原则的含义：Specific：明确的、具体的;Measurable：可测量、可衡量的;Attainable：可达到的、可实现的;Relevant：现实相关的、关注结果的;Time based：有时间限制的;,SMART原则，即目标管理，由管理学大师彼得德鲁克提出，制定目标看似一件简单的事情，每个人都有过制定目标的经历，但是如果上升到技术的层面，学习并掌握SMART原则很有必要。,SMART原则基础理论,对应看一下我们的绩效考核：S：指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；M：指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；A：指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；R：指绩效指标是与工作的其它目标是相关联的；绩效指标是与本职工作相关联的；T：注重完成绩效指标的特定期限,人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。,SMART原则应用,五、6W2H法,6W2H的含义：What：工作的内容和达成的目标;Why：做这项工作的原因;Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人;When：在什么时间、什么时间段进行工作;Where：工作发生的地点 ;Which：哪一种方法或途径;How：用什么方法进行;How much：需要多少成本、资源?,6W2H法也叫八何分析法，是由美国政治学家拉斯维尔在1932年提出的，是一种通用决策方法， 在企业管理和日常工作生活和学习中有着十分广泛的应用。,6W2H法基础理论,大家都写过作文，还记得记叙作文的要素有几个吗？是哪几个？,其实6w2h和叙事作文很像，任何工作或者任务，都要涉及到6w2h中的要素。,做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。,6W2H法原则应用,记叙文要素：时间、地点、人物，事情发生的起因、经过、结果,六、时间管理-重要与紧急,重要与紧急有以下四种组合方式：A、重要且紧急B、紧急不重要C、重要不紧急D、不重要不紧急,时间管理-重要与紧急，这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标,时间管理-中要与紧急基础理论,D、不重要不紧急忙碌琐碎的事广告函件电话逃避性活动,A、重要且紧急紧急状况（质量、安全事故等）迫切的问题限期完成的工作你不做其他人也不能做,C、重要不紧急准备工作预防措施价值观的澄清人际关系的建立真正的再创造增进自己的能力,B、紧急不重要造成干扰的事、电话、信件、报告会议许多迫在眉捷的急事符合别人期望的事,时间管理让我们对工作有了前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。,时间管理的应用,七、任务分解法,WBS（Work Breakdown Structure）-工作分解结构，就是把一个项目，按一定的原则分解，项目分解成任务，任务再分解成一项项工作，再把一项项工作分配到每个人的日常活动中，直到分解不下去为止。,任务分解法基础理论,WBS是由3个关键元素构成的名词：工作（work)-可以产生有形结果的工作任务；分解（breakdown)-是一种逐步细分和分类的层级结构；结构（structure)-按照一定的模式组织各部分,WBS分解的原则：将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成;每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。WBS分解的标准：1、分解后的活动结构清晰，从