行政文秘人员职业化培训教程ppt课件

行政秘书人员专业培训课程，1。课程目的：学习如何维护职业形象和商业礼仪，学习如何有效处理办公室事务，掌握沟通和时间管理等专业技能。课程简介，一、秘书人员的基本素质。秘书人员的职业形象。日常礼仪秘书人员电话礼仪介绍礼仪地址礼仪握手礼仪名片礼仪接待礼仪会议礼仪旅游礼仪电梯礼仪餐饮礼仪礼品礼仪谈判礼仪表达礼仪姿势礼仪四、日常事务处理技巧、文件资料管理、传真管理、邮件管理、信函管理、公文写作技巧、会议管理、沟通技巧、时间管理、正确看待秘书职位的价值、三、一、秘书人员的基本素质、回归目录、四、一、职业定位：秘书人员：主管或部门的助理、沟通、协调与合作的中心。能力要求：计算机操作能力、写作能力、阅读和总结能力、编辑和校对能力、统计分析能力、保密意识、沟通能力、口头表达能力、人际关系敏感、协调能力、组织能力、返回目录、5、3。需要掌握的专业技能，返回目录，6，4。秘书人员的主要工作，返回目录，7，2。秘书人员的专业形象，返回目录，8，1。外观，头发：大方的发型，保持整洁，没有头皮屑，没有汗水或腐臭气味。眼睛：清洁，无分泌物，避免眼睛充血，戴眼镜的人应注意擦去镜片上多余的东西。鼻子：不要让鼻毛进入你的大脑，也不要在公共场合抠鼻子。口腔和牙齿：清洁，无食物残渣，保持口腔无异味。手：保持双手清洁，尽量不要留长指甲，涂指甲油。指甲不应长于指尖。耳朵：保持干净。化妆：淡妆是合适的，不要在公共场所或男人面前化妆。返回目录，9，2。仪器、服装基本原则面料：一般以纯羊毛、纯麻、纯棉、真丝和纯皮革为佳；颜色：“三色原则”款式：“TPO”原则时间，地点，地点，场合场合服装应适合于场合，场合，事件，自己，系统，返回目录，10，女士，它是适合穿西装裙或长裤在办公室。着装：应该是冷色调，没有任何图案，简洁。衬衫：衬衫的底部必须塞进裙子的腰部。除了上面的按钮，其他的按钮必须一个接一个地扣好。内衣：不适合不穿；不适合外部佩戴；不要暴露；不适合外部渗透。鞋子和袜子：与衣服协调。穿裙子时穿长筒袜或连裤袜，以肉色或黑色为宜，避免“三条腿”。应该注意袜子不能有洞或脱线，袜子不能在公共场合整理。回到目录，11、避免华丽、性感的服装，避免过于赤裸、单薄或紧身；避免显得单纯，学生味道太浓，让人觉得幼稚；不要非正统。你不能把外套穿在身上或披在身上，更别说在别人面前随便脱下了。珠宝：最好少于3件，款式要简单，不要夸张。返回目录，12，随身物品钱包钥匙包卡夹公文包口香糖(提神剂)小木梳小镜子小红包，返回目录，13，男士用品，基本要求不求华丽，亮丽；“三色”的原则是西装不能太短。衬衫应该放在裤子外面，不要扣扣子。西装的袖子比衬衫的袖子长。这条领带太短了。这件夹克应该用两个扣子扣好(除了双排扣西装)。西装口袋里的宽松西装应该配凉鞋。返回目录。14.西装选择和穿着面料，颜色，图案，款式，形状，尺寸，做工，商标去除，熨烫和整平，扣扣子，不卷不扣，仔细穿毛衣，智能搭配，少穿领带和衬衫搭配鞋子：亮，可见，袜子保养：袜子颜色为深色或颜色类似西装，返回目录，15，配件公司腿是T形的。立正站立时，右脚跟靠在左脚弓上。男人站着，双手交叉放在腹部前面或后面。双脚平行于肩膀分开。身体的重心放在脚之间。保持优雅坐姿的关键不是坐在椅子的边缘，而是坐在椅子表面的2/3处。与人交谈时，身体适当前倾。注意双脚的姿势。把你的脚并排或放在一起更合适。不要让你的脚向前，控制你的身体，避免摔倒或躺在沙发上。不要把头靠在沙发背上。站直你的小腹。回到目录，18、不同坐姿的不同座椅，低座轻轻坐下，臀部向后离座椅靠背约5厘米，背部靠在椅背上。如果你穿着高跟鞋，坐在低处，你的膝盖会比腰部高。这时，你应该把双腿并拢，这样你的膝盖就能平行且紧绷。然后向你正在交谈的人倾斜你的膝盖。倾斜的角度应该根据座位的高度来决定，但是应该基于你的大腿和上身形成的直角。高座的上身保持笔直，大腿可以倾斜。方法是将左脚稍微向右转动，将右大腿放在左大腿上，脚趾指向地面。不要把脚趾朝上。这个座位不高也不低。尽量保持你的脚向左和向后。使你的大腿和上身成90度以上的角度。双膝并拢。然后从左脚外侧伸出你的右脚，使你的脚靠在外侧。这不仅优雅，而且安静优雅。返回目录，19、其他人进入/离开座位后的关键点；坐在座位的左边。静静地坐着；用你的背靠近座位。女人应该在坐下前把裙子收起来。离开座位的要点首先要说明：离开座位时，如果有人在旁边，你必须用语言或行动向他们示意，然后才能站起来。注意：如果职位低于对方，你应该稍后离开。如果双方立场相似，你可以同时起身离开座位。慢慢站起来：当你站起来离开座位时，你最好缓慢而安静地移动。离开座位前要站好：离开座位时，你必须在离开前先采取“基本站立姿势”。从左边离开。离开座位时，把椅子靠在一边。回到目录，20，优雅的蹲着，一只脚在前面，一只脚在后面，腿蹲下，前脚在地上，小腿在地上，后腿在地上，脚底在地上，臀部在下。自由轻松的行走姿势行走姿势基本要领行走时肩膀平滑，下巴微闭，微笑，双臂放松，自然前后摆动，上身微前倾，脚尖微抬，脚跟先着地。男人的步幅应该是一英尺半，而女人的步幅应该是一英尺。沿着直线行走，也就是说，你的脚应该落在一条直线上。回到目录，21，3。行政和秘书人员的日常礼仪，返回目录，22。基本原则：礼貌、准确、高效、微笑速度适中、声音比平时慢、语言清晰、文明礼貌。当对方说话时，你应该回应，让对方觉得你在认真听5W1H(谁、何时、何地、什么、为什么、如何)。1.电话礼仪，返回目录，23，拿起电话，拿起电话：原则1:铃声不响，但原则2:从问候开始，报告你的公司名称，你的名字，部门和职位，询问其他公司的名称，名字，部门和职位，记录通话的细节，通话时间，公司名称，部门/职位，记录此人的评论，返回目录，24，接电话并重复通话。为了确认对方的电话号码、对方同意的时间和地点、对方同意的产品数量和类型、双方同意的解决方案以及其他仍有分歧的重要事项。对方放下电话后，挂断电话，回到目录，25，打个电话，提前考虑一下谈话的要点，列出我想给谁打电话的提纲。我打电话的目的是什么？我想说几件事。什么我挂断电话：原则：上级应先挂断(上级或可敬的一方应先挂断，当级别为水平时，主叫方应先挂断)。返回目录。26.电话情景应对技巧。如果对上级的呼叫是上级或级别的呼叫，则应立即转接给上级。如果是下属，在理由清楚后向上级请示，然后处理他有权处理的案件。如果是由其他部门立即处理，帮助陌生人与其他部门联系打电话，询问对方的单位、身份、姓名和原因后再作出决定。老板的联系信息不能自由地传达给对方。如果对方知道身份但不告知原因，可以方便地询问老板并决定是否转让。你也可以问对方是官方的还是私人的。如果是正式的，你可以让对方知道并告知自己原因。如果对方拒绝说出身份和原因，并且经过反复询问，仍未成功，可以礼貌地结束通话。老板拒绝接听电话，并用善意的谎言来挡开电话。注意：老板的直接领导和经常保持联系的外部和内部人员应该在日常工作中尽可能熟悉它，以便通过听到他的声音来了解这个人。返回目录，27日，老板正在开会或接见来访老板的预约或专门交待的电话立即转交给老板。如果你没有预约，告诉另一个老板他很忙。会后你能回电话吗(接待来访者)；重要的客人可以要求对方留下他们的电话号码，并要求他们的上级在那个时候回电话。如果对方有急事，请让对方等一会儿，或者让对方十分钟后再打过来，然后立即用便条向老板请示，让老板决定。老板出去把原因解释清楚了，当时请回电话。如果对方要求留言，他应该做一个详细的电话记录，重复并核实。在通话过程中有一些紧急事情要处理。如果处理紧急事件的时间不长，向对方道歉。请稍等一会儿，然后用手盖上听筒处理紧急事件，处理完毕后再打电话。如果处理紧急事件需要很长时间，道歉并要求对方在事后继续通话。你不能让对方久等。当对方生气时，耐心而仔细地倾听，在对方喋喋不休时说服对方抓住机会，并把握主动转移注意力。当总结线突然中断时，入侵者将立即重拨道歉。对方不能谈论谈话的要点。总结并概括错误的数字。道歉。被问及公司秘密。礼貌地避免改变话题，坦率地拒绝。返回目录。29.手机礼仪。在双向收费的情况下，说话要简洁明了，以节省电话费。先拨固定电话，然后没人时再拨手机。首先与对方确认接电话是否方便。在嘈杂的环境中，当你听不清楚对方的声音时，解释一下，让对方稍后回电话或者你回电话。在公共场合使用手机时，不要大声喧哗，以免影响他人或泄露公务和秘密。在特定的场合(如会议场所、飞机、加油站等)应该关掉手机。)。返回目录，30，2。介绍礼仪，介绍自己公司部门的职位名称介绍顺序，首先向上级介绍下属；首先把年轻人介绍给老年人。首先把男人介绍给女人。首先把未婚者介绍给已婚者；首先把主人(自己的员工)介绍给客人(公司的外部员工)；首先把熟悉的介绍给不太熟悉的人(当双方在同一个年龄组)；首先，把要求介绍的人介绍给被介绍的人。首先把迟到者介绍给第一个到达的人。首先把这个人介绍给小组。回到目录31。简介注意事项不要只指一个人，而是手掌朝上，拇指微微张开，指尖朝上。被介绍的人应该面对面。介绍完毕后，沙3.称呼方式，称呼注意事项第一次见面或谈论生意时，要多注意称呼。把你的名字和位置写清楚，逐字逐句。称呼对方时不要经过：在谈话中，称呼对方时，你应该强调语气，在称呼后停顿一会儿，然后谈论你想说的话，以便吸引对方的注意力，并仔细倾听。关系越熟悉，就越应该注意称呼：在熟悉对方之后，不要忽略对方的地址，一定要称呼对方的姓(名)，尤其是在别人面前。当你遇到你认识的人，当你进入办公室或离开时，当他们被介绍给彼此时，你要和他们说再见或安慰他们，伸出右手握手，手掌向内，握住对方的大部分手掌。当双方互相拥抱后，你应该看着对方的眼睛，握手两三次。女人的位置：食指，男人的位置：你整个手掌之间的一般关系，一旦你握住它，松开它，回到目录，34，握手点和表情：当你和人握手时，你的表情应该是集中的，温暖的，友好的和自然的。在正常情况下，当和一个人握手时，一个人应该微笑，看着另一个人的眼睛并打招呼。握手时不要显得三心二意、敷衍了事、漫不经心、傲慢和冷漠。握着别人已经伸出的手，或者在握手时环顾四周，傲慢自大，甚至忙着问候别人，都是非常不恰当的。力量：握手时，力量应该适中，不要轻或重，但要恰到好处。如果你轻轻地触摸你的手指，并在触摸后立即离开，或者慢慢地、懒洋洋地握住它，没有适当的力量，你会觉得不得不处理它。一般来说，紧握的手是热情的标志。男人可以握得很紧，即使是用另一只手，包括另一只手上下大幅度摆动，或者当握着手的时候，左手握住另一只手的肘部、前臂甚至肩膀，以示热情。但小心不要握得太紧，使人感到痛苦，也不能显得太虚弱，不像一个人。对于女人或陌生人来说，轻轻握手是不礼貌的，尤其是当男人热情、慷慨、温和地和女人握手时。时间：通常在问候之后释放(大约35秒是合适的)。然而，如果亲密的朋友不期而遇，仰慕已久，第一次见面，即使难以表达衷心的感谢，亲爱的亲朋好友也会说再见，握手的时间会更长，即使他们紧紧相拥，无休止地交谈。在公共场所，如排队迎接外宾，握手时间一般较短。回到目录，35岁，男女握手顺序：女性优先。如果女人不伸出手或者不打算握手，男人会向对方点头或者微微鞠躬。第一次见面时，女人不能和男人握手，只能点点头。当男人和女人握手时，男人应该脱下他们的帽子和手套。如果他们碰巧太忙而不能起飞，他们应该道歉。女性通常不需要脱下手套，除非她们对待长辈。在老年人和年轻人之间：老年人是首选。和长辈握手。男人和女人都应该站起来握手，脱下手套以示尊重。上下级之间：上级优先。然而，当涉及到主人和客人的关系时，没有必要考虑上级和下级的关系。主人应该先伸出手。嘉宾之间：主持人先伸出手。在宴会、酒店或机场接待客人时，当客人到达时，不管对方是男是女，女主人都应该先伸出手。既然男人是主人，尽管对方是女客人，他也可以伸出手来表示对客人的热烈欢迎。当客人离开时，应该先伸出手和主人握一下，意思是“再见”。个人和许多人：注意位次，从高到低，从高到低，从老师到学生，从女士到男士，从已婚到未婚，从高到低，从高到低，从高到低。当用左手握手时(尤其是面对阿拉伯人和印度人)，左手拿着东西或者不按顺序地将东西插入口袋，在用左手或双手与异性握手时(与西方人握手被认为是不礼貌的行为)，匆忙戴上手套(除了社交场合女士的晚礼服手套)和太阳镜(除了眼疾或眼睛缺陷)， 不停地上下左右推或摇，不停地做长篇演讲，鞠躬，弯腰，过于礼貌，只握着指尖，或者只把脏湿的东西递给他们； 握手后，磨掉半心半意、面无表情、眼神涣散或坐在一旁当场握手，除非两人同时坐下并返回目录，37、其他问候礼仪，点头、倾斜、抬起、摘下帽子、凝视、拱起、鞠躬、折叠、拥抱、亲吻、亲吻、返回目录，38、点头、在路上行走时在公共场所遇见熟人。不需要停下来说话，不需要停下来说话，不需要在同一个地方多次见面，不需要在社交场合向陌生人鞠躬，在公司会见客人时不需要站起来，在电梯里会见贵宾时不需要站起来，在领导里会见贵宾时不需要停下来