Word2007使用技巧大全(超超超经典)

1.修复最近打开的文档我们知道，Word提供了一个“最近使用的文档”列表，这使得打开最近访问过的文档变得非常方便。但是，如果打开的文档太多，找到以前常用的文档可能并不容易。这种现象在Word 2007和Word 2003中都存在。但是，我们现在可以通过单击“最近使用的文档”列表中常用的Word文档，然后单击要修复的文档文件名后面的图钉按钮。即使打开的文档数量超过了默认限制，文档仍将继续固定在“最近使用的文档”列表中，只是其位置可能会自动移动到底部。应该指出的是，显示的“最近使用的文档”的数量可以在“Word选项”“高级”的“显示”部分重置。当然，建议根据显示器的大小进行调整。2.一次更新文档中的字段在以前的版本中，我们需要一个接一个地执行“更新字段”命令来完成文档中多个字段的更新，而在Word 2007中这很简单。现在，我们可以一次更新文档中的字段，方法是切换到“开始”选项卡，然后在“编辑”功能组中选择“全选”，然后右键单击文本编辑区域并从快捷菜单中选择“更新字段”。3.段落缩进的快速设置大多数文档要求段落的第一行缩进2个字符。如果文档的页码很少，手动设置很好，但是如果文档的页码很多，手动设置显然不是一个好方法。事实上，我们可以通过修改文本样式来达到这个要求。首先，请打开“段落”对话框，切换到“缩进和间距”选项，并在“特殊格式”下拉列表框中选择“前4”，以检索上一个命令。毕竟，这是一个全新的界面和操作模式，许多朋友仍然不太习惯Word 2007。事实上，我们可以通过帮助了解到以前版本的菜单和工具栏命令在新软件中的位置，按“F1”键打开帮助，选择“新内容”，然后选择“参考：Word 2003命令在Word 2007中的位置”，在“常用命令的新位置”中，单击“Word功能区映射工作簿”，工作簿的第一个选项卡“简介”主要提供定制、搜索和打印数据的提示。在这里我们可以找到Word 2007中Word 2003的菜单和工具栏相关命令的对应位置。你知道如何使用它们吗？5.使用全新的实时预览功能来尝试标题风格在早期版本的Word中，如果您不确定要为标题指定什么样式的字体，通常需要重复应用多种样式才能看到效果。如果您对一种样式不满意，请撤消它，并用另一种样式替换它。然而，在Word 2007中，新的实时预览功能允许用户在应用某个样式之前轻松快速地查看其效果。鼠标指向某个样式，可以立即查看，既方便又省时，对用户来说非常方便。操作方法如下：1.将光标置于标题文本中的任意位置2.在默认显示在前面的“开始”选项卡中，找到“样式”组，然后单击“样式库”右下角的“其他”按钮。3.在打开的“样式库”中，只需在给定的样式之间滑动鼠标，标题文本将在应用当前样式后自动呈现视觉效果。6.文档中英文单词的即时翻译具有屏幕选词功能的翻译软件可以帮助每个人流畅地阅读英文文档，但是如果在使用办公软件的过程中你不得不安装其他第三方翻译软件，你对你手中的办公软件了解不多。微软办公软件Word 2007内置了一个强大的翻译功能，与你熟悉的桌面字典软件一样。它很容易使用。操作步骤如下：1.在Word 2007的“功能区”中，切换到“审阅”选项卡。2.在“校对”组中，点击“翻译屏幕提示”按钮，然后执行下拉菜单中的“中文(中国)”命令，启用屏幕取词翻译功能。3.将鼠标指针停留在任何英文单词上，相应的翻译结果将以屏幕提示的形式显示。4.如果你还没有决定哪种风格适合你的需要，只需移动鼠标，标题文本就会恢复到原来的样子。一旦找到满意的样式，单击它，样式将被应用。7.一次完成文档中的所有样式设置如果用户在文档中为所有级别的标题指定了样式，但觉得这些标题样式的样式总体上不太协调。没关系，Word 2007内置了许多专业设计的样式集，每个样式集都包含一组可以应用于整个文档的样式设置。只要用户选择一个样式集，其中的样式设置将自动应用于整个文档。操作如下：1.在默认显示在前面的“开始”选项卡中，找到“样式”组，然后单击“更改样式”按钮。2.在弹出的下拉菜单中，将鼠标指针移动到“样式集”子菜单项，所有样式集选项将以菜单的形式显示在您的面前。3.将鼠标指针放在每个样式集上，用户可以直接预览其在文档中的应用效果。当决定使用样式集时，只需点击它。8.使用主题刷新文档文档主题是一个综合的概念，它涵盖了整个文档的配色方案、字体方案和效果方案，并且可以从整体上控制文档的色调或风格。在Word中提供的新的创建体验，结合实时预览功能，可以使用户在更大程度上扩展自己的文档创建体验。操作步骤如下：1.切换到“页面布局”选项卡，单击“主题”组中的“主题按钮，打开“主题库”。2.“主题库”以图形方式列出了所有内置的文档主题。您还可以在这些主题之间滑动鼠标，通过实时预览功能来尝试每个主题的应用效果。3.单击符合您要求的主题，完成文档主题的设置。9、耀眼的封面立即出现专业文件需要配以漂亮的封面才能更加完美。你想不想不再煞费苦心去设计漂亮的封面？当然，这是可以做到的。Word内置的“封面库”为用户提供了足够的选择。操作如下：1.切换到插入选项卡，在页面组中，单击封面按钮打开“封面库”。“封面库”以图标的形式列出了所有内置的文档封面。这些图标足够大，你可以看到封面的完整图片，选择非常容易。2.单击其中一个封面，封面将自动插入当前文档的第一页，现有文档内容将自动向后移动。3.在插入的封面中单击保留的输入位置(如“年份”或“类型文档标题”)，然后输入相应的文本。漂亮的封面完成了。10.使用文档组件重用内容对于一些常见的文档，总有一些内容是固定的或不会频繁更改的，如个人资料和个人联系信息。如果每次输入时都重复这个信息，很可能会在输入文本和格式上浪费很多时间，而且非常麻烦。使用Word中提供的“文档部分”，您可以将这些内容存储为单独的部分，以后再使用。具体操作方法如下：1.在任何文档中输入一些固定和常见的信息，为其设置一个漂亮的格式，然后选择这些内容。2.切换到插入选项卡，然后单击“文本”组中的文档部件按钮，并执行下拉菜单中的保存选择到文档部件库命令。3.在弹出的“新建构造块”对话框中，设置文本组件的“名称”，然后单击“确定”按钮完成文本组件的添加。4.在插入选项卡的文本组中，单击文档部分按钮。刚刚添加的文档部件已经显示在“文档部件库”中。如果您需要再次使用它，请单击文档部分，它将被插入到当前光标位置。11.使用更快的方法将文档插入目录。在早期版本的Office中，每次插入目录时，都需要在对话框中对其进行设置，然后才能将目录插入到文档中。新版Office中的操作会简单得多。它可以代替用户完成大部分工作，这使得插入目录的操作更加容易。操作方法如下：1.将光标放在要插入目录的位置。2.切换到“参考”选项卡，单击“目录”组中的“目录”按钮，打开“目录库”3.“目录库”以可视化的方式向用户展示各种目录的排列和显示效果。用户只需要选择一个令人满意的目录表就可以立即完成目录插入操作。12.与没有微软办公软件的用户共享文档微软办公室已经能够支持直接生成的PDF文件格式。PDF是一种国际通用的文档格式。现在有许多免费下载和使用的PDF文档阅读程序(如Foxit PDF阅读器)。要将Word 2007文档发送给没有安装Microsoft Office程序的用户，以便以相同的样式进行浏览，最好将文档转换为PDF文件格式进行保存。操作方法如下：1.在Word中打开要发布的文档。2.在Word 2007主窗口的左上角，单击“办公室”按钮，然后从下拉菜单中执行“另存为”【PDF或XPS】命令，打开“发布为PDF或XPS”对话框。3.指定新文件的保存路径和文件名，点击“发布”按钮，完成从Word文档到PDF文档的转换操作。13、快速访问它们最常用的功能Office2007通过名为“ribbon”的新用户界面组织，将以前隐藏在菜单中的功能转移到各种选项卡中。同时，Word 2007还为用户提供了构建个性化工具箱的机会。您可以将最常用的函数添加到工具箱中，这样只需单击一下就可以执行所需的命令。这个工具箱叫做“快速访问工具栏”。操作方法如下：1.回想一下，当您平时打开和编辑文档时，哪些功能是最常用的，并且需要多次单击才能使用？通过切换功能区中的选项卡或浏览“办公按钮”菜单来查找此功能。2.右键单击该功能并从快捷菜单中执行添加到快速访问工具栏命令，该功能将出现在“快速访问工具栏”中。3.如果您觉得每次单击快速访问工具栏的默认位置都不方便，可以右键单击它，然后从快捷菜单中执行命令“功能区”下的“显示快速访问工具栏”。这样，“快速访问工具栏”将自动显示在功能区下方的位置。14、便于插入数学公式在以前的Word版本中，将数学公式插入文档非常麻烦。这项工作现在可以完全简化了。许多常用的数学公式可以在内置的“公式库”中找到，也可以很容易地构造出来。此外，在您插入公式后，智能“功能区”将自动切换到公式的设计状态，相关的设计工具将自动出现在您的面前。操作方法如下：1.将光标放在要插入公式的位置。2.切换到插入选项卡，并单击“符号”组中的公式按钮，打开“公式库”。3.浏览公式库中的内置公式，并选择要插入到文档中的公式。4.插入公式后，公式的“设计”选项卡将显示在“功能区”的前端。此时，您可以使用此选项卡中的工具随意编辑当前公式。15.水印文档的描述水印实际上是嵌入在文档页面背景中的图片或一些文本，它们将与文档一起打印并输出到纸张上。有时有必要在文档中添加水印，以向他人展示文档的重要性或特殊用途。Word 2007内置的“水印库”已经为用户准备了几个现成的水印。当然，您也可以使用水印来安装文档，使它们更加美观。操作方法如下：1.切换到“页面布局”选项卡，并单击“页面背景”组中的水印按钮，打开“水印库”。2.“水印库”以图形方式列出了嵌入的水印效果。用户只需单击一个符合要求的水印，它将立即应用于当前文档的所有页面。16.使文档中的图片更加醒目图文并茂是一种很好的文档写作方法，它不仅能丰富文档的内容，还能使人们更直观地理解内容。然而，在旧版本的Word中，唯一能做的就是将图片插入到文档中并稍加修改。这幅图仍然是一个非常常见的效果。在Word 2007中，用户可以更好地控制图片的最终效果。新的三维效果可以使图片变得更加醒目。操作方法如下：1.切换到“插入”选项卡，单击“插图”组中的“图片”按钮，打开“插入图片”对话框，然后选择要插入的图片，单击“插入”按钮，图片将被插入到文档中，这应该是每个人都熟悉的。2.插入图片后，图片处理的“格式”标签将显示在“功能区”的前端。然后，您可以从“图片样式库”中选择内置的图片样式。每种图片样式包括图片的形状、边框和效果三个属性，可以随意调整。3.要修改此图片样式的3D效果，请点按“图片效果”按钮，将鼠标指针指向下拉菜单中的“3D旋转”，然后从“3D旋转库”中选择一个内置的3D旋转效果。17、如何通知他人这是文件的最终版本当您编辑或修改文档并确保文档已定稿时，其他不想阅读该文档的人可能不会对其进行任何更改。为了提醒他人，您可以在文档的第一行使用“请不要修改此文档”。这样的陈述通知读者，但会影响整个文件的美观，并让别人认为你不够专业；事实上，使用全新的“标记为最终状态”功能可以很好地解决这个问题。操作如下：1.打开或创建一个新的Word 2007文档，编辑或修改它，直到它被确定为最终版本。2.单击办公室按钮，并从菜单中执行准备标记为最终命令。3.执行该命令后，Word 2007将弹出提示对话框，让您确认标记行为。只要您确定，文档的状态属性将设置为“最终状态”，不允许编辑、修改或保存操作。此外，“标记为最终状态”图标将显示在状态栏中。当“最终状态”图标未显示时，将显示“最终状态”图标。18.快速创建和格式化表格每个人都知道表格是组织数据的有效方式，但是阅读普通的数据表是一件非常无聊的事情。如果一个人能够用最快的速度和最少的工作量使自己的形式独特、精致和独特，那肯定会让读者更愿意去浏览。事实上，实现这一举措并不难。操作如下：1.在Word中插入表格，首先切换到“插入”选项卡，单击“表格”组中的“表格”按钮，并通过在下拉菜单的“插入表格”区域中滑动鼠标来指定表格的行数和列数。单击“确定”将具有指定行数和列数的表格插入到文档中。2.完成你自己的表格填写工作。3.确保光标仍在表格的范围内，并通过表格“设计”选项卡的“表格样式”组中的实时预览来指定表格的内置样式，这样表