推进信息化改造

促进信息转换和集成GMP结果北京中国企业管理顾问有限公司张伟摘要：以信息化带动和提高企业竞争力已成为制药企业通过GMP认证后的重要工作，将已经初步建立的质量管理系统与企业经营信息化相结合，必将有力地推进企业的综合质量提高。“以我为主，在外脑的帮助下制定计划，测量能力，逐步，持续发展。”这是我国大部分制药企业推进信息化变化的实际措施。我国制药生产企业经过GMP认证的洗礼，硬件条件、管理水平、人员素质都有了很大提高。药品生产能力和生产效率的提高进一步保证了产品的质量。但是一个不可避免的现实是，产品结构不合理、管理水平低、运营费用高等GMP认证后已经出现赤字的地方很多。企业获得GMP认证后客观现实对企业的未来发展提出了新的要求企业将在激烈的市场竞争中保持优势并面临新的挑战获取“毒品GMP证书”不是实施GMP认证的最终目标，因此，任何制药企业通过认证工作提高企业自身的质量，标准化生产流程，完善质量保证体系建设，进一步建立科学的现代企业管理模式，使企业良性循环的情况更加重要。要实现这一目标，对大多数通过GMP认证的企业来说还很遥远。因此，整合GMP认证工作的成果，进一步完善和优化企业的各种管理制度和流程，是企业今后要做的重要工作。技术革新后，通过制药企业在医药制造过程中已经完全摆脱了手工业生产方式，在技术装备水平上，大多数企业已经达到或接近国际先进水平，有实力的企业也在使用现代先进的医药生产线。企业的工厂设施取得了更大的发展，其规模和环境条件超过了不少发达国家的水平。硬件条件大大改善，我国企业的经营思想和手段停留在手工业时代。由于缺乏系统的管理思想，不少企业的部门都在各自战斗。从编写GMP管理文件中可以清楚地看出，编制前没有好的计划，过分强调分工，部门之间的沟通和联系不足。很明显，整个文件系统缺乏层次，各种文件之间不能相互支持，有些文件不能脱离实际，盲目照搬其他企业或参考图书的样品，很多内容相互矛盾，各管理要素之间的管理文件不协调，结果实际上无法达到提高企业管理水平的效果。管理透明度有更多的问题。由于数据的不准确和不透明度，数据的可靠性无法通过系统化的方法相互支持或证明。在许多需要共同参与的活动中，经营者和管理者掌握的信息明显不对称，在管理活动过程中，各部门相互脱节，未形成目标导向的合作和有效约束的局面。在成本评价中，由于缺乏实际、有效、综合的数据，经常出现成本指标不能综合审查的现象。直接成本计算的准确性、间接费用分配的合理性、生产成本和销售员基准值的计算大部分是基于各部门报告的不准确数据。在大部分药品生产进入效益的时代，仍然使用原来的管理手段，完全不能达到细致的管理要求。因为财务、生产、质量、销售等信息资源不能共享，火力收集的数据不能及时传送，生产过程中不能实时分析和动态管理流程控制和流程能力等。不用说使用统计技术的处理，对产品质量和设备运行未来趋势的有效预测也是不可能的。对人的评价分为更个人的印象，个人的工作业绩和他的晋升和工资收入之间缺乏一种客观的资料支持。企业内部的人流、物流、资金流动、信息流中断的情况下，彼此之间有不可缺少的关系，因此，由于管理手段的落后，高层管理者也无力集中精力跟踪下属的全部活动，因此在材料采购和销售过程中出现了“暗箱操作”现象的企业也不少。一些企业在旧矛盾尚未解决的情况下，在获得GMP认证后，将面临一些新问题，概括地说，主要在以下方面取得了成果：填写大量表格，增加各部门的工作量和企业的管理费用。向各部门传递一式多连式表格，信息传递不及时，容易丢失；在不同的表格上多次填写相同的内容，一旦出错，就很难辨别真伪。无法实时处理和共享大量数据，难以为决策者提供及时的决策基础；填写的表格数量多，管理困难，难以查找，没有充分利用历史资料；生产和工作场所有大量文件，容易丢失和损坏，文件更改后很难回收旧文件。处理这些新老问题的有效方法吗？第十六届全国人民代表大会报告和第十五次方案纲要提出了“以信息化带动工业化”的积极答案。带头发展时代的这一战略，为调整我国企业的产业结构，提高企业竞争力提出了方向。很遗憾，制药生产企业的信息化推进课题不顺利。从企业家的角度分析，部分中小企业因经济实力不足，产品毛利低、人力质量差等对企业的信息化变革没有能力或自信是理所当然的。这种企业只有通过资产重组方式，才能实行生产要素优化组合，逐步由连接资本连接的企业集团组成，加强企业的生命力。大多数企业家对思想观念有误解。没有认识到信息化变革的作用，没有达到企业发展战略的高水平。企业内部也有不少人错误地认为，网络连接是为了实现企业经营的信息化。已经建立局域网的企业也没有把企业生产和经营紧密联系在一起。很多计算机硬件设备没有与实际公司进行日常管理，只是充当打字机或视听设备。当然，在此过程中，有些企业存在盲视，有些企业在没有深入调查的情况下对自己的要求还不太了解的情况下，被一些ERP软件供应商动摇了，或者为了满足个别负责部门的要求，以新潮的心态利用信息化作为自我展示的工具。囤积不符合企业实际要求的东西，是强调，实际情况下外来的管理方式与企业的原有基础过于对立，如果在运营过程中出现这种问题，软件不能接近企业实际情况，软件供应商不能立即提供相应的服务，企业就盲目要求接近其软件，必须整合企业管理。向软件的转换和实际情况要反对企业的信息化变革。过度的期望和软件供应商重复企业信息的变化是管理方式的改善，因此任何改善都可能多少破坏原有的利益格局，透明的经营会阻碍很多灰色收入的渠道，部分部门和个人的权力受到限制，因此很多既得利益者站出来极力反对。另外，大多数人的习惯做法还阻碍了信息化改革的进程，如果这项工作得不到企业内大多数人的理解和支持，在建设过程中就会遇到很大的阻力。因此，在企业信息化改革过程中，必须做好各方面的思想准备和宣传工作。企业信息化的内容要有两方面的内容。一个是生产管理的自动化，另一个是日常管理的信息化。企业信息化的最终目标只能是生产控制的自动化和经营信息的整合。生产管理自动化包括单一设备自动化和生产线自动化，不少设备表明企业采取措施提高药品制造质量和生产效率，降低生产成本。每天管理的信息化有多种层次，可以分为单一事项信息化、单位工作信息化、统一工作信息化三个层次。单问题信息化是以单计算机形式处理简单事务，目前单问题信息化在各地得到广泛应用。办公室职员使用安装在计算机上的字处理软件创建SMP、SOP等管理文件是计算机应用程序的最低级别，只是提高办公设备性能的作用，计算机与打字机没有本质区别。单元业务信息在企业内部的某些方面以单独的子系统形式分别使用计算机和网络技术，业务子系统之间的信息是隔离的，以不相互通信的链形式实现的。在我国大部分企业的现状中，单位业务信息化也有了很大的发展，在市场上购买了各种人事工资管理、采购、存储、销售和财务管理软件，在企业经营中发挥了重要作用。最典型的应用程序是会计电算化和人事管理系统，这种形式可以使企业在某些方面焕然一新。但是，这种形式的要求通常必须与企业设置的模式相适应，与企业其他控制因素的脱节很难提高企业的整体管理水平。目前很多地方自治团体正在积极推进该系统，但是如果软件开发人员不能为企业提供后续服务，则当企业试图实现统一的业务信息时，通常数据库文件设置了密码，新开发人员无法打开文件，这可能导致长期积累的大量数据无法继续使用。集成的业务管理信息化作为网格应用程序实现，通过信息共享等信息技术与企业中的其他系统集成。企业内部的人物、财产、物品、生产、供应、销售、质量等控制因素绞在一起。此时，企业管理的系统的所有部分都可以通过网络形成一个统一的整体。这种形式通过及时收集和反映各种信息，并提出支持决策的建议，将各级经理从日常繁琐的工作中解放出来。目前综合业务管理信息化在我国蓬勃发展，各企业在信息化建设中必须以这种方式适应现实和未来发展的需要。集成业务管理信息化涉及企业的方方面面，因此，如果企业的首席执行官不能主动推进这项工作，肯定很难取得可见的效果。因此企业信息化的前提是企业领导人要有创新意识，有接受新事物，提高企业经营水平的强烈愿望。当然企业的生产经营状态和经营基础也是项目成功的关键因素同时政府和社会对企业信息化改革的要求和支持也同样重要要构建企业的信息管理平台，必须对大多数制药公司有正确的想法。“以我为主，在外脑的帮助下制定计划，调整能力，逐步，持续发展。”近年来，数百万元或数千万元的企业化引进了国外大型管理软件和计算机系统，企业的意图是在很短的时间内与国际集成，立即利用国外成熟的做法。但是信息管理不能建立在空中楼阁上。如果不充分考虑自己的条件，忽视了企业的经营基础、企业文化、产品结构、生产工艺等与外国企业的差距，盲目模仿和剽窃将达不到预期。只有理论和实际相联系，愿望和现实相统一，才能把事情处理好。那种急风暴式的“企业管理再造”很有可能“伤了企业的脑筋”。此外，各种系统的售后服务也是软件能否正常使用的重要内容，系统维护和改善需要开发单位的长期支持。如果这种服务不能跟上，系统也不能推出新的，管理水平将永远原地踏步。因此，在企业信息创新的设计阶段，必须掌握主导权。因为只有企业内的人员才能真正理解自己的要求，从企业本身的特点出发，合理管理路线和各控制因素之间的关系。制药生产企业由于企业内部的组织结构和管理方式不同，特别是药品生产过程中的剂型和品种不同，其生产工艺和使用的设备各不相同，因此，如果要在生产过程中从采购、供应、储存、生产计划中下车，从材料限量获取、材料、移植、包装等各个方面进行严格的信息化管理，不经过企业自身的努力，不进行深入细致的调查和管理优化，系统开发就不可能成功因此，企业的业务骨干必须参与系统的演示，在开发过程中，企业各职能部门的负责人必须参与软件功能评价。只有这样，才能真正开发具有实用的度数、具有操作性的系统管理软件。考虑到普通中小企业缺乏熟悉药品生产过程和企业经营，精通信息技术的复合型人才。因此，在信息构建过程中，您可以像GMP认证一样邀请相应的顾问参与管理系统设计。使顾问在整个管理软件开发过程中充当代表企业与软件开发人员通信的“二传手”。GMP认证过程中，企业至少规定了文档、工厂设施、组织、人员、设备、材料、生产、质量管理、验证、卫生、销售等。对于这些管理程序，必须冷静地总结和分析运行过程中出现的问题。确定那些是必须的，要改进那些，还要改进。它们是重复的，不必要的。在设计系统时，我们致力于将产品特性、管理实践和企业文化相结合，形成具有独特特性的管理风格。应尽可能接受和组合不同的管理要求，建立相互兼容、互补的有机统一管理系统。例如，您不参与GMP认证过程，但必须在系统中包括对企业至关重要的财务管理、成本管理等内容。系统开发要集中在管理系统的实用性和有效性上，分阶段推进，以企业经营中最困难、最紧迫的问题为突破口，按模块将那些硬化的管理程序和记录单转换为计算机实现方便的形式。此外，每个模块之间必须有相对开放的连接。这样，系统才能真正解决管理瓶颈，为业务提供良好的经济效益。在制药生产企业信息化改革过程中，必须以GMP规范的要求为主线，根据水利统计技术及相关现代企业经营理论。在系统分析过程中，软件作者必须按照这些理论的指导，引入在系统管理软件(如企业资源计划(ERP)和制造资源计划(MRP)中有用的管理流程和方法，以建立企业的管理模型。从责任、过程和信息的角度分别说明它们之间的关系，以提供软件的数据库系统设计和应用程序准备的路线图。根据这些总体构想，设计、编程和调试数据库的任务。从采购询价、合格供应商的信息、各种项目的存储位置、检验状态、存储数量、采购结算等方面移植或学习优秀软件的本质。在生产管理模块中，药品生产的特点、生产指示、限额发票的开立要实时进行。药品产地分为清洁区，生产现场也不允许放置大量计算机。因此，必须在生产现场使用无线网络设备，将装有无线传输卡的笔记本电脑放置在移动车辆上，并在移动中移动在线监测员以通过功能收集数据。如果作业的作业要求不明确，则可以随时通过计算机的文件查找键查找所有相关文件。各种流程参数由工作人员及时直接输入，如果不能按时填写，计算机将发出语音提示，超时后无法重新填充数据。这样，就可以从根本上根除批量生产记录的操作。批量生产记录的生成必须由工作场所的打印机打印，只要在相应的列上签名即可。这样生产现场就不存在大量的SOP和基用纸，从而减少了药品生产的卫生环境和数据收集过