光大集团OA系统基础教程(一)

为了让用户快速理解和掌握本系统的使用，做了一个简单的教程。教程分三部分，第一个文件为：通达OA常见功能使用。这部分要求每个用户都要理解和掌握，主要介绍通达OA的登陆、初始化设置、个人办公桌使用、工作流程使用四部分。如需帮助致电：网络部：23128888-8593 王文治，龚建明。第一部分：三种方式登陆使用OA系统1、 通过IE浏览器。公司协同办公系统网址：直接在浏览器中输入本单位OA的地址，然后再输入用户名和密码。（提醒：建议使用IE浏览器6.0及以上版本，并在IE中将本OA登陆地址设置为可信任站点。设置办法：打开IE：工具-INTERNET选择项-安全-受信任的站点-站点-添加本单位OA的站点，如下图）2、通过OA精灵访问。如果你经常固定地使用某台电脑，则可以设置为开机后自动登陆OA，有信息自动弹出提醒。这需要在本机上安装并设置OA精灵。 安装好之后，要进行自动登陆设置，要求输入你的用户名和密码，以及OA服务器、即时通讯服务器的地址，这个地址和IE登陆时的地址是相同的，也可向OA管理员咨询。需要提醒的是，为了防止自动登陆，当你没在时，别人进入你的OA系统查看相应信息，可以设置屏幕保护功能，即当你多少分钟没有使用电脑时，自动锁定你的屏幕，查看时需要输入密码。装好这个之后，通过即时通讯的功能，还可以像QQ一样传送文件。目前的版本只支持双方都在同一网络内才行。3、通过智能手机访问。/pda第二部分：个人初始化设置主要包括以下功能：设置个人登陆密码、设置桌面、自定义组等功能。 1、桌面主题设置。进入OA后，点桌面右上角的“控制面板”，即可设置桌面主题，系统内置了多套桌面主题，每个人可以根据自己的喜好来灵活设置，还可以定义其它的一些默认选项。公司目前是：管理员定义了统一设置，则每个人不能进行个人桌面设置。桌面设置的效果如下图所示：2、菜单快捷组的设置。由于OA的功能模块很多，每个人可以根据自己的工作情况，灵活定义一些常用的项目作为快捷任务。定义之后，可以通过左侧主菜单下的“常用”按钮来选择，也可以通过OA上部的快捷任务栏切换使用。 3、修改个人密码。首次进入使用时，默认没有密码。但用户应该尽快设置个人密码，进入控制面板，点修改密码，然后输入新密码即可。输入新密码时，一定要注意不要使用过于简单的，如自己的生日，电话号码等。尽量使用字母加数字组合。若密码忘记，可以请求管理员清空密码，然后再重新设置。修改个人资料：完善个人生日、工作电话、电子邮件、手机号码。4、自定义用户组。我们在发邮件、发短信等工作时，可以按部门、角色、人员等多种方式发布。同时增加了自定义用户组的功能，就是可以自己定义不同的组，把不同角色、部门的用户加入进来，形成一个特殊的组。在进行发邮件等操作时，我们就可以按“自定义用户组”来快速选人了。5、其它个人设置。主要包括设置个人资料、设置头像和昵称、定义别名、网址、安全日志等功能。个人资料一定要尽量完善，比如生日，联系方式，手机号等。这些信息完善之后，领导或其它人就可以查询了。定义别名主要是为了提高安全性，管理员给每个人分配了用户名，若别人知道了你的用户名，就有可能通过一定的方式来猜测你的密码。定义别名的功能，可以隐藏自己真正的用户名，并可以随时更换，从而提高安全性。个人日志功能，主要是查看自己的登陆情况，若发现有非法的登陆日志，则应该立即更改密码以防止别人登陆。第三部分：我的办公桌 使用“我的办公桌”概述：我的办公桌主要包括：电子邮件（内部邮件、Internet邮件）、短信息（内部短信、手机短信）、网络传真、公告通知、新闻、投票、个人考勤、日程安排、工作日志、通讯录、个人文件柜、视频会议、控制面板等功能。其中Internet邮件、网络传真、视频会议的功能仅作简要介绍。这个模块几乎涉及到个人日常办公的常见工作，要求每个人必须掌握使用。Internet邮件：实现类似于Foxmail、Outlook类似的邮件收发功能。目前公司公司有邮件服务器，集成到OA系统上来，根据个人不同的账号，实现快捷的登录方式。下面我们介绍“我的办公桌”下常见模块的操作方法。1、 内部邮件。主要实现点对点、点对多的邮件发布，支持附件功能。而且同时发送给多人与发送一封邮件占用的空间完全一样，节省资源。可支持内部短信或手机短信提醒，支持多种方式选择发送人。发送的邮件默认已经保存在发件箱。可以随时查看对方有无看过本邮件，在对方没有看此邮件的情况下，还可以删除，避免不必要的麻烦。 2、内部短信。内部短信主要起提醒和交流作用。比如发邮件时，以内部短信提醒对方。也可以直接通过内部短信发送对方短消息。内部短信不带附件。还可以将内部短信导出为Excel格式保存。若长时间未登陆，有很多提醒短信，也可以一次取消所有提醒。3、手机短信。和内部短信一样，也是起到提醒和交流作用。支持G网移动、联通和小灵通短信提醒，支持从OA发向手机，也支持从手机回复至OA。管理员可以设置哪些模块，哪些用户有发送手机短信的功能，哪些用户有被提醒的功能。被提醒的用户，需要在个人资料中设置自己的手机号码，若不想让别人知道你的手机号码，可以点不公开自己的手机号码项。4、公告通知。公告通知往往带有强制性，即强制在桌面显示。这里主要是查询功能，若你有发布公告通知的权限，则可以在自己权限范围内转发。发布人可以看到此公告通知的查阅情况，即哪些人看了，哪些人没看。5、新闻阅读：和公告通知模块类似，增加了评论功能。发布新闻的人可以设置本信息是否允许评论，是实名评论还是匿名评论等。6、参与投票。投票模块可以用于内部调查、民主决策等。这里主要是参与投票，发布投票。 7、个人考勤。 公司以指纹考勤机 考勤为准。个人考勤不参与考勤。8、日程安排：日程安排主要是对个人未来要做的事作安排，到期会自动提醒。自己安排的工作日程，有权限的领导可以查询。不但如此，有权限的领导也可以通过公共事务中的日程安排查询模块，直接给下属员工安排日程。日程安排可以按周、月、日等多种方式安排和查询。可以设置日程的重要/紧急程度。若不想让自己安排的日程不被领导查阅，可以设置类型为“个人事务”。9、工作日志。与日程安排相反，工作日志主要是对已经做的事情进行记录，便于以后查询。同样，自己的工作日志，可以被有权限的领导查询和点评。领导能看到写日志的人是否查看点评。个人日志和博客一样，还可以对指定的人共享开放(在编辑时共享给指定人)。日志同时支持导出的功能。10、个人通讯薄：主要是用来存放个人的朋友、同事、客户的电话及其它联系方式，可以支持导出为Foxmail、Outlook等格式。11、个人文件柜：使用OA之后，把个人常用的文件存放在个人文件柜中，既安全，又方便，相当于有了一个移动的U盘，任何时候，你走到哪里，文件就跟你走到哪里，非常方便，默认为100MB，管理员可以给不同的用户设置大小。在自己的个人文件柜里，可以建立不同的文件夹，以用来存放不同类型的文件。还可以将文件共享，可以灵活设置共享的权限：只读或可以修改。个人文件柜支持各种方式来搜索文件。内部邮箱、工作流等中的附件文件也可以直接转存至个人文件柜。第四部分 基础工作流程使用工作流概述：工作流通常是OA中非常重要的模块。每个单位的特殊个性化应用，往往本质是在于每个单位的工作流不同，用好工作流，是OA实施成败的关键要素。工作流是指人协同完成某项工作，不同的人可以在工作表单的相应位置填写内容，流程完成之后，可以进行复杂的查询、统计和汇总功能。工作流的使用主要包括以下功能模块：新建工作、待办工作、查询统计、工作监控、工作委托、工作销毁、流程日志查询等功能，有些普通用户可能无法看到其中的一些模块。下面逐一进行介绍。1、新建工作：即发起一个工作流程，只有某个工作指定了第一步经办公限的人，才可以新建工作，新建工作时，可以查看流程图和表单模板。自己新建后，同时进入办理界面，如下图所示。下图中，红色框内表示当前人可以填写的字段，比如“故障描述”字段。而黑色虚线框内的内容，字段背景为灰色，表示当前步骤不可填写内容。需要注明： 有网络设备的，需要勾选备注 里面的网络设备加签。没有，这不勾选。 车辆设备加签同上。当有网络设备和车辆设备的，需要分别提出申请。（即：网络设备和车辆设置不能同时申请。）当一次单笔超过十万时，需要勾选备注栏 ：固定资产超十万需报预算。一般情况 ，申请买车时，可能需要勾选此栏。 办理完毕，可以保存或转交到下一步。注意“保存”时，工作还在自己手里，下次可以继续办理。而转交下步，表示自己已经办理办毕。转交给其它人。转交下一步后，出现要选择的步骤、人员以及提醒方式等内容。如下图所示：这里的步骤是预先设置的，若有多个步骤，可以手工选择。在选择人员时，若选择了多个人员办理，则有一个人是主办，主办人可以在表单中填写内容并转交流程，而其它人则是会签，可以查询并在会签区域中填写内容。 2、待办工作：当其它人有工作转交给本人时，会在桌面上的待办事宜中出现，打开工作流的待办工作，也同样可以办理。下图中黄色未打开的信封表示未接受未办理的工作，而灰色信封表示接收但未办理的工作。下图是几种工作状态：反复地通过办理和转交，即可完成一个工作流程。工作流程结束后，可以将附件转存到文件柜。也可以将流程发布为通知公告。结束后，可以用短信、邮件的形式通知流程发起人或参与人。3、流程查询：有权限的人可以查询相应的工作流，在查询时，可以一眼看出共有多少个流程，办理中有多少，办结了有多少，如下图所示。红色框内设备报修流程中表示一共有11个办理的流程，其中办结了10个，还在办理中的有1个。(如下图