启明公司内部学习资料office2007-excel讲义1.ppt

主讲教师：刘燕彬,Excel数据工作表格式化,Excel数据工作表格式化,名称计算与有效性,高效创建电子表格,基本数据操作技巧,2,3,4,公式计算与函数,1,基本数据操作技巧,工作表的基本操作快速准确输入数据,第一部分,工作表的基本操作,OfficeExcel2007支持每个工作表中最多有100万行和16,000列,1,可以在同一个工作簿中使用无限多的格式类型；每个单元格的单元格引用数量从8,000增长到了任意数量,2,OfficeExcel2007还支持最多1600万种颜色,3,工作表的基本操作,隐藏单元格中的数据数据隐藏在单元格中操作：单元格数字;隐藏单元格中的公式操作:单元格保护隐藏工具保护工作表限制编辑区域通过保护限制编辑区域操作:工具保护工作表允许数据编辑区域,快速准确输入数据,分数的输入例如:输入1/2日期的输入例如:输入当前日期和当前时间两列数据的互换,文本的输入例如:输入”001”自动换行和强行换行自动换行强行换行:可以在字符的任意位置换行显示,快速准确输入数据,Word表单转换为Excel工作表避免Word中的长文本在Excel中出错显示操作:在Word中将表格转换为文本保存为纯文本文件在Excel中导入数据,规范高效创建电子表格,表体的基本格式应用表体的特殊格式应用数字格式的扩展应用条件格式及高级应用,第二部分,表体的基本格式应用,普通格式化表格对表格格式化是管理数据的基础,在2007中提供了像2003一样的基本格式化功能普通格式化表格的方法字体、边框、图案、对齐方式、数字类型,表体的基本格式应用,边框的设置添加边框的方法一内边框操作:选中表体,单击开始字体边框选择样式和颜色全部边框外边框操作:选中表体,单击边框选择样式和颜色外边框添加边框的方法二操作:选择绘图边框,拖动可以绘制外边框操作:选择绘图边框网格,拖动可以绘制内边框,新增功能,表体的基本格式应用,套用表格样式2007中表格样式丰富多彩,除了增强表格美观程度外,还增加了筛选和列表汇总行的功能操作:选中表体,开始样式套用表格格式,自动在标题位置出现筛选,在表体上单击右键,表格汇总行,可以汇总表格数据转换为普通表格样式操作:在表体上单击右键,表格转换为区域,新增功能,表体的基本格式应用,12,筛选,汇总行,表体的基本格式应用,单元格样式自动套用格式提供了大量表体模板,而单元格样式提供了大量单元格格式模板,以及自定义单元格样式套用超连接样式操作:选中表体,开始样式单元格样式修改样式操作:在单元格样式上单击右键,选择”修改”,新增功能,表体的基本格式应用,自定义单元格样式可以自定义单元格的样式,操作:开始样式单元格样式新建样式,14,表体的特殊格式应用,合并单元格合并后居中和合并单元格的区别合并后居中:只保留左上角数据,并居中显示合并单元格:只保留左上角数据,右对齐显示合并单元格和跨越合并的区别合并单元格:当选择一个区间时,只保留左上角数据,右对齐显示跨越合并:当选择一个区间时,每行保留左边数据,右对齐显示,15,新增功能,表体的特殊格式应用,保留原数据合并在数据合并后不能直接进行筛选，这是个比较大的问题，影响了数据分析工作，如何解决这个问题，在这里介绍一种保留原数据的合并方式保留原数据是指在合并后原数据隐藏并保留着，这样在筛选时这个单元格就会参与进来操作：先选中空白表格合并，再用格式刷完成保留原数据的合并,表体的特殊格式应用,绘制斜线表头为了清晰表示行和列标题的属性，绘制斜线表头特殊数字类型转换数字大写的转换加中文单位的转换,数字格式的扩展应用,数字格式的组成自定义格式代码可以为4种类型的数值指定不同的格式大于条件值；小于条件值；等于条件值；文本格式正数格式；负数格式；零值格式；文本格式,数字格式的自定义应用,使用颜色Excel识别的颜色名为：黑色、红色、白色、蓝色、绿色、青色和洋红。Excel也识别按颜色X指定的颜色，代表56种颜色添加描述文本在数字的前面或后面添加文本，“元”创建条件表达式格式可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：（大于）、=（大于等于）、（不等于）,表达式,条件格式,条件格式是一种根据条件以格式区分数据的方式，是数据分析的基础操作:开始样式条件格式条件格式的分类：单元格数值和公式单元格数值的约束包括五种：突出显示单元格规则、项目选取规则、数据条、色阶、图标集,新增功能,条件格式,公式的约束格式:=公式表达式结果管理规则管理规则的删除、建立和编辑,条件格式,练习突出显示为“助学基金”项目捐款的金额突出显示捐款金额的重复值突出显示捐款金额最多和最少的5个名单制作带有交互的条件格式,制作带有交互的条件格式,条件格式,我们经常会提出这样的问题：是否可以按照颜色进行排序和筛选，在2003中显然是很难完成的，但2007中可以很轻松的实现按颜色排序操作:在条件格式设置完，数据排序/筛选按颜色筛选操作:在条件格式设置完，数据筛选,新增功能,条件格式,排序,筛选,选择性粘贴功能,批量修改数据例如：对产品价格数据经常发生变化，如何将数据的变化反映在原有单元格中？利用选择性粘贴功能实现该操作操作：选择变化数据复制选择性粘贴到原有产品价格上实现工作表的转置例如:工作表行的字段太多影响了工作表的美观,可以将行和列转换,将行的字段显示在列上操作：选择性粘贴转置,数据的合并与拆分,有时我们要对单元格中的数据进行合并,而并不是合并单元格,如何实现数据的合并,如何执行反操作拆分数据呢?将多个单元格中的数据合并“&”符号操作:=a1&a2拆分单元格数据操作:数据数据工具分列,第三部分,名称计算与有效性,名称与引用计算利用有效性控制数据输入序列的填充,29,单元格命名,定义单个名称操作：公式定义名称批量定义名称操作：公式根据所选内容创建批量删除名称2007增加了批量删除名称和对名称进行筛选的功能,为应用名称提供了很大的方便操作：公式管理名称,新增功能,30,引用函数与名称结合,Indirect函数的介绍返回由文本字符串指定的引用结构:indirect(ref_text,a1)Ref_text:对单元格的引用A1:如果是TRUE或省略,对a1-样式的引用,如果是False,对R1C1-样式的引用.对指定区域求和公式:=sum(indirect(名称),31,利用有效性控制数据输入,数据有效性数值范围的有效性出错信息警告利用序列控制输入内容制作一级下拉列表设置序列的数据源引用跨工作表数据源的引用制作二级下拉列表,序列自动填充,按时间顺序自动填充有规律文本序列的填充有规律数字序列的填充使用填充柄填充等差序列使用填充柄填充等比序列自定义填充当填充一列系统中没有的序列时,首先要定义该序列,然后再进行自动填充,第四部分,公式计算与函数,公式计算条件与统计函数的使用,公式计算,相对引用以公式所在的单元格为基点来描述被引用的单元格，例如：计算销售额其公式显示为：=a1*b1绝对引用使用某个固定的单元格引用，例如销售利润（$）其公式显示为：=a1*$b$1,35,函数的概述,函数使用原则,在任何公式的最前面输入“=”号用单元格创建公式语言公式（命名单元格）函数必须用小括号,参数之间用”,”隔开,一些特殊函数没有参数,也需要用小括号表示当函数用字符串作为参数,需加”双引号,统计与条件函