数据库应用技术第03章数据库的创建.ppt

第3章数据库的创建,3.1Access2002开发环境3.2创建数据库3.3创建表3.4字段操作3.5设定表关系（联系）3.6操作记录3.7数据的导入和导出,3.1Access2002开发环境,3.1.1Access2002的安装、启动及关闭1Access2002安装Access2002是一个32位的软件，可以在Windows9x/NT/2000/XP等操作系统下运行。在Windows环境下，将MicrosoftOfficeXP的安装光盘放入驱动器，系统启动MicrosoftOfficeXP的安装界面，根据窗口提示信息一步一步地安装即可。,2Access2002的启动,图3-1Access2002的主界面,3退出Access2002,3.1.2Access操作基础在Access2002主窗口中，其中菜单、工具栏的操作与Word和Excel完全相同，以下主要介绍数据库窗口的有关操作。1数据库窗口的操作2组的使用,图3-2新建组对话框,3Access2002帮助系统Access2002采用了HTML帮助形式，具有强大的帮助系统。通过帮助系统，可以随时获得问题的解答。,3.2创建数据库,Access数据库以.mdb作为扩展名。与传统的某些数据库管理系统不同，它可以把各种有关的表、索引、窗体、报表以及VBA程序代码都包含在一个文件中，Access为用户处理了所有的文件管理的细节。,建立一个Access数据库的基本步骤如下。进行系统需求分析，确定新建数据库的目的。设计数据库的表。规划表中的字段，并确定主键。确定表之间的关系。,根据表间的关系，优化表、表中字段的设计。输入数据并创建其他数据库对象，如查询、窗体、报表、宏和模块等。使用数据库分析工具来分析和改进数据库的性能。设置数据库的安全性。,3.2.1建立数据库MicrosoftAccess提供两种创建数据库的方法：一是使用【数据库向导】仅一次操作即可为所选数据库类型创建必要的表、窗体及报表，这是开始创建数据库的最简单的方法；二是先创建一个空数据库，然后再添加表、窗体、报表及其他对象，这是最灵活的方法，但需要分别定义每一个数据库要素。无论哪一种方法，在数据库创建之后，都可以随时修改或扩展数据库。,1使用【数据库向导】创建数据库如果需要在创建数据库的时候，就为所选择的数据库创建所需的表、窗体及报表，可选择【数据库向导】来创建数据库。,3.2.2数据库的打开与关闭如果已经创建了数据库，就可直接打开已创建的数据库。要打开一个已经存在的数据库，可以单击工具栏上的【打开】按钮，或选择【文件】|【打开】命令，在弹出的窗口中指定要打开的数据库文件即可。也可以使用【新建文件】面板直接打开最近使用过的数据库。在Access中，数据库文件的打开有4种方式，如图3-7所示。,图3-7数据库的打开方式选择,以共享方式打开数据库文件以只读方式打开以独占方式打开以独占只读方式打开,3.2.3数据库转换由于Access版本的不同，所创建的数据库应用系统的文件格式会有所区别。在Access2002中，可以将旧版本的Access数据库转换成新版本的数据库格式，也可进行反向操作。要转换一个数据库文件的格式，应先在Access2002中打开此数据库，然后选择【工具】|【数据库实用工具】|【转换数据库】中的相应选项，如图3-8所示。,图3-8转换数据库菜单,3.3创建表,3.3.1表的构成同一类的所有实体都被数字化为一张表，也就是说，实体的信息都是以表的形式存储在数据库中的。表是由记录和字段组成的，表中的一个记录代表对应实体的一个实例；表中的一个字段代表对应实体的一种属性。,表是数据记录的集合，是数据库最基本的组成部分，一个数据库可以有多个数据表，它们包含了数据库的所有数据信息，一个表由多个具有不同数据类型的字段组成。一个表对象就是一个关于特定主题的数据集合，每一个表在数据库中具有不同的用途。为了惟一地表示表中的某条记录，表中必须含有关键字。Access的主关键字（主键）可以是表中的一个或多个字段，而且“主键”字段的值不能空，也不能重复。,3.3.2使用表向导创建表在建立Access表时，可以先创建一个空的数据表，然后向其中输入数据，也可以通过直接输入数据创建数据表。Access提供了3种创建表的方法：使用数据库向导创建表、使用表向导创建表和在设计视图中创建表。不管使用哪一种方法创建数据表，用户都可以在数据库设计视图中进一步定义数据表，如新增字段、设置默认值等。,利用向导创建表时，可以在表对象窗口选择【使用向导创建表】，如图3-9（a）所示；也可单击【新建】按钮，在出现的【新建表】对话框中选择【表向导】，如图3-9（b）所示。,（a）数据库窗口中的向导选项（b）新建表对话框图3-9,3.3.3自定义表不论是使用向导创建的表，还是通过输入数据直接建立的表，大部分都需对其做相应的修改，如更改字段的名称、字段的数据类型、设置主键等。在设计视图中，不仅可以创建一个新表，还可以对已有的数据表进行修改。,1表的设计视图打开表的设计视图有多种方法，可直接双击数据库窗口中的【使用设计器创建表】，也可以选择新建表中的【设计视图】，还可以单击【设计】按钮打开一个已存在的表。图3-13所示为“产品”表的设计视图。,图3-13表设计视图,数据表的设计视图包含两个区域：字段输入区和字段属性区。在字段输入区中输入每个字段的名称、数据类型和说明。在字段属性区中输入或选择字段的属性值，如字段的大小、格式等。,2【表设计】工具栏Access里有7种对象，每个对象会产生不同的窗口，针对不同的对象窗口，Access会显示不同的工具按钮。表设计窗口中的工具栏，如图3-14所示。其中，【视图】按钮用于切换表的视图模式，主要是设计视图与数据表视图间的切换。,图3-14【表设计】工具栏,3.4字段操作,字段名称是用来标识字段的，字段名称可以由英文、中文、数字组成，但必须符合Access数据库的对象命名规则。字段名称的长度为164个字符，一个汉字占2个字符。,字段名称可以来用字母、数字和空格以及其他一切特别字符，但不能包含点（.）、叹号（！）及中括号（）等字符。不能使用ASCII值为031的字符。不能以空格为开头。,3.4.1指定字段的名称及类型利用表设计视图，在给字段命名后，就应确定字段的数据类型。将光标置于第二列，就会在输入框右侧出现下拉箭头，单击下拉箭头就可为字段选择合适数据类型，Access提供了10种数据类型，如表3-1所示。,3.4.2定义字段属性每一个字段都有一些用于自定义字段数据的保存、处理或显示的属性，例如，可通过设置文本字段的【字段大小】属性来控制允许输入的最多字符数。每个字段的可用属性取决于为该字段选择的数据类型，图3-16是付费表的CardholdzersName字段的属性。在字段属性中，【字段大小】用于指定文本的长度或数字数据的大小；【小数位数】指定数字、货币数据的小数位数；【标题】指定在数据表视图以及窗体中显示该字段时所用的标题；【默认值】为字段指定缺省值。这类字段属性含义比较明显，但有部分字段属性如格式、输入掩码、有效性规则等需要在作进一步说明。,图3-16付费表的CardholdzersName字段的属性,1格式（1）文本、备注型数据的格式（2）数字、货币型数据的格式（3）日期/时间型数据的格式（4）是/否型数据格式,2有效性规则与有效性文本【有效性规则】属性用来定义字段数据输入的规则，以保证所输入数据的正确性。例如，在性别字段中用0表示女、1代表男，如果用户输入其他数据或字母，就会显示一个出错提示信息，至于提示信息是什么，则取决于【有效性文本】属性设定的字符串。,向有效性规则文本框输入一个表达式，可定义一个字段的简单核查。单击有效性规则框右边的按钮，打开【表达式生成器】对话框，如图3-18所示。,图3-18【表达式生成器】对话框,3输入掩码利用“输入掩码”属性可以创建字段模板。输入掩码主要用于文本和日期/时间字段，也可以用于数字或货币字段。定义字段的输入掩码时，可通过输入掩码右边的按钮，打开【输入掩码向导】对话框，如图3-19所示。,图3-19【输入掩码向导】对话框,4索引索引属性可以分为【无】、【有（无重复）】和【有（有重复）】3种，默认值为【无】，如果设定为【有（无重复）】的索引，在输入数据时、可以自动检查是否重复。,索引有助于快速查找和排序记录，就像在书中使用目录来查找某些内容一样。既可以基于单个字段创建索引，也可以基于多个字段来创建索引。使用多个字段索引进行排序时，一般按索引中的第一个字段进行排序，如果第一个字段有重复值，则系统会使用索引中的第二个字段进行排序，依次类推。,3.4.3设定主键主键也称为主关键字，是表中能惟一标识一条记录的字段，可以是一个字段或多个字段的组合。建立用户自定义的主键，有如下优点。可以加快查询的速度。系统默认的排序次序是按主键的升序方式显示数据。,在一个表（设表A）中加入另一表（设表B）的主键作为该表的一个字段，此时这个字段又被称为（表A的）外键，这样可以建立两个表间的关系。定义主键时，先要指定作为主键的一个或多个字段，如果只选择一个字段，可单击字段所在行的选定按钮，若需要选择多个字段作为主键，可先按下【Ctrl】键，再依次单击这些字段所有行的选定按钮。,选定字段后，可在鼠标右键快捷菜单中选择【主键】命令，或直接单击工具栏上的【主键】按钮，即可把所选字段设为表的主键。如果主键在设置后发现不适用或不正确，可以通过【主键】按钮取消原有的主键。如果没有为表设置主键，在关闭数据表时，系统出现是否设置主键的提示框。若在【尚未定义主键】中选择【是】，则会自动添加一个“自动编号”类型的字段作为表的主键。,3.4.4建立索引索引实际上是一个二维列表，其中仅有两列数据：关键字值和记录的物理位置。关键字值是包含字段的排序规则表达式，记录的物理位置指向关键字值在表中所在的物理位置。,在Access2000中，用户可以根据一个字段建立单一字段索引，也可以根据多个字段的组合建立多字段索引。通过设置【表设计视图】中【字段属性】部分的【索引】属性，可以设置单字段索引。选择【视图】|【索引】命令可以在【索引】窗口中设置单字段索引、多字段索引。,3.5.1完整性关系模型的完整性是对关系的某种约束条件。在关系模型中有3类完整性约束：实体完整性、参照完整性和用户定义的完整性。其中实体完整性和参照完整性是关系模型必须满足的约束条件，是关系的不变性条件，应该由关系系统自动支持。,3.5设定表关系（联系）,1实体完整性规则：若属性A是基本关系R的主属性，则属性A不能取空值。实体完整性规则规定基本关系的所有主属性都不能取空值，而不仅是主键整体不能取空值。,2参照完整性现实世界中的实体之间往往存在某种联系，存在着关系之间的引用，引用时必须取基本表中已经存在的值，由此提出参照引用规则。参照完整性规则是定义外键与主键之间的引用规则。,若属性（或属性组）F是基本关系R的外键，它与基本关系S的主键KS相对应（基本关系R和S不一定是不同的关系），则对于R中每个元组在F上的值必须为：或者取空值或者等于S中某个元组的主键值；称基本关系R为参照关系，基本关系S为被参照关系或目标关系。,3用户定义的完整性不同的关系数据库系统应根据其应用环境，设定一些特殊的约束条件，用户定义的完整性就是针对具体的系统而提出的。,3.5.2Access中的关系所谓的关系（此关系实为联系，以下同），指的是两个表中都有一个共同的字段，利用这个字段建两个表之间的联系。通过这种表之间的关联性，可以将数据库中的多个表联结成一个有机整体。关系的主要作用是使多个表中的字段协调一致，以便快速地提取信息。,Access是一个关系型的数据库，用户建立了所需要的表后还要创建表之间的关系，Access凭借关系来连接表或查询中的数据。,两个表之间只有存在相关联的字段才能在二者之间建立关系。在两个相关表中，起着定义相关字段取值范围作用的表称为父表，该字段称为主键；而另一个引用父表中相关字段的表称为子表，该字段称为子表的外键。根据父表和子表中相关联字段的对应关系，表间关系可以分为两种：一对一关系和一对多关系。,一对一关系：在这种关系中，父表中的每一条记录最多只与子表中的一条记录相关联。若要在两个表之间建立一对一关系，父表和子表都必须以相关联的字段建立主键。一对多关系：在这种关系中，父表中的每一条记录可以与子表中的多条记录相关联。若要在两个表之间建立一对多关系，父表必须根据相关联的字段建立主键。,3.5.3创建表关系在规划了“产品订单”数据库中各表区的关系后，就可以在表关系视图中创建8个表之间的关系了。,在Access2002，实施参照完整性之后，将按以下原则处理用户的操作。（1）不能在子表的外键字段中输入不存在于父表主键中的值。（2）如果在子表中存在匹配的记录，则不能从主表中删除这个记录。（3）如果在子表中存在匹配的记录，则不能在主表中修改主键的值。,实施参照完整性后，则当更改或删除父表中的记录时，Access会按所创建的关系来检查数据，若违反了这种关系，就会显示出错信息且拒绝相关操作。如果某些情况下需要更改或删除父表中的记录，可设置【级联更新】和【级联删除】功能。,级联更新相关字段：如果在定义一个关系时选择了该项，则无论何时更改父表中记录的主键值，Access都会自动在子表所有相关的记录中将外键更新为新值。级联删除相关字段：如果在定义一个关系时选择了该项，则在删除父表中的记录时，Access将会自动删除相关表中相关的记录。,3.5.4查看、修改、删除表关系表之间的关系并不是一成不变的，如果要查看、修改或删除已创建的关系，可重新进入【关系】窗口。如果要删除两个表之间的关系，可单击所要删除的关系连线，然后按Del键即可。,若要修改两个表之间的关系，双击所要修改的关系连线，打开【编辑关系】对话框即可对其进行修改。为防止意外删除或更改相关数据，Access使用参照完整性来确保相关表中记录之间关系的有效性。Access中默认的关系为内连接，即只选择两个表中字段值相同的记录。,3.6操作记录,3.6.1输入数据表结构设计好后，就可以在数据表视图中输入数据记录。在数据表视图中操作数据与Excel基本相同。,1文本、数字、货币型数据的输入如果要输入文本、数字、货币型数据，可直接在网格中输入。2是/否型数据的输入在“性别”字段的网格中，显示了一个复选框。选中则表示输入“是（-1）”，不选中表示输入了“否（0）”。为了使含义更加明确，该字段最好显示“男”、“女”，实现这种功能需要用到“查询向导”。,3日期/时间型数据的输入输入日期/时间型数据时，只按最简捷的方式键入，不需将整个日期全部键入，Access会自动按设计表时在格式属性中定义的格式显示这类数据。4OLE对象型数据的输入这种字段应使用插入对象的方式来插入数据。,5超链接型数据的输入超链接型数据的输入，可用【插入超链接】对话框来实现。如在输入职员表中的“EmailName”字段时，可选择【插入】|【超链接】命令，或单击工具栏中【】的按钮，则会打开【插入超链接】对话框，如图3-27所示。,图3-27【插入超链接】对话框,6创建值列表和查阅列表字段一般情况下，表中大部分字段的内容都来自用户输入的数据，或从其他数据源导入的数据。但在有些情况下，某个字段的内容也可以取自于一组固定的数据，或者其他表中的某个字段，这就是字段的查阅功能。,3.6.2改变字段顺序在默认情况下，数据表显示记录时，字段的次序和设计时的次序是一致的，为了更好地分析数据，可将相关的字段放在一起。单击要移动的字段并选中此列，也可以利用Shift键或鼠标拖动选中多列，按住鼠标左键并拖动到合适的位置，放开鼠标即可。,移动数据表视图中字段的显示次序，并不会影响到设计视图中字段的次序，而只是改变了表的显示布局。如果进入表设计视图，单击行选定器中某个字段所在行，并拖动鼠标改变字段所在行，不仅会改变该字段在数据表视图中显示效果，还会改变该字段的列标识。这种改变必须要慎重，因为有可能有其他字段采用查阅方法绑定到该字段，而该字段的列标识发生了改变，就会造成绑定到该字段的其他字段的数据错误。,3.6.3记录排序列在数据表视图中，不仅可以添加记录、删除记录和修改记录，还可以对数据表中的记录进行排序与筛选。,排序就是按照某个字段的内容值重新排列记录。在默认情况下，Access会按主键的次序显示记录，如果表中没有主键，则以输入的次序来显示记录，如果字段上设置了索引，则按该字段排序过程会更快。要对表中的数据进行排序或筛选，可选择【记录】菜单中的相应命令，但更多的是使用数据表视图的工具栏，如图3-30所示。,图3-30数据表视图工具栏,3.6.4筛选记录如果数据表中的记录太多，可将无关的记录筛选掉，Access允许应用筛选来指定哪些记录出现在表或查询结果集视图中，筛选的方法有按选定内容筛选、按窗体筛选和高级筛选/排序。,1按选定内容筛选按选定内容筛选是应用筛选中最简单和快速的方法，可以选择某个表的全部或部分数据建立筛选制度准则，Access将只显示那些与所选样例匹配的记录。,2按窗体筛选3高级筛选/排序借助于高级筛选/排序，可以针对数据库中的一个或多个表、查询进行筛选，还可以在一个或多字段上添加排序次序。,3.6.5设置数据表格式在数据表视图中可以修改表的布局格式，使界面更加个性化。例如，利用工具栏或格式菜单中的【字体】命令，可以为表设定自己喜欢的字体；还可以选择【工具】|【选项】命令，在弹出的【选项】窗口中，改变数据表的默认设置。,1设置数据表的外观选择【格式】|【数据表】命令，可设置数据表的外观，如图3-34所示。用户可根据需要改变单元格效果、网格线显示方式、背景色及网格线颜色等。,图3-34数据表格式设置,2设置行高和列宽有时由于字段中数据太多而无法全部显示出来，可以调整数据表的行高，使数据表分行显示在窗口中。也可以调整字段的列宽到适当的大小，使数据能正常地显示出来。改变表的默认行高或列宽有两种方法：使用鼠标拖动、使用菜单命令指定精确的值。,鼠标拖动比较直观，也是常用的方法，只需将鼠标指针移动到字段行或列的分割线上，当鼠标变为垂直或水平的双箭头时，按住鼠标左键向上或向下拖动即可改变行高，向左或右拖动即可改变列宽。使用菜单命令，即选择【格式】|【行高】或【列宽】，在弹出的【行高】或【列宽】对话框中，输入合适的数值即可。在【列宽】对话框中，还可以单击【最佳匹配