会展策划与组织.ppt

,会展策划与组织,会议策划与组织,张丹1,2020/6/11,会展策划与组织,任务一,博鳌论坛,2,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,世界上规模最大、影响力最广、最为典型的会展活动世博会,3,2020/6/11,认识会展,任务一,太原近期会展,4,2020/6/11,认识会展,任务一,太原近期会展,5,2020/6/11,认识会展,任务一,思考,“婚博会”属于什么类型的展会呢？,6,2020/6/11,认识会展,任务一,综合类,以婚庆为主体的综合性博览会。涉及行业包括：婚纱影楼、摄影工作室、婚庆公司、婚纱礼服、婚宴、酒店酒楼、珠宝首饰、喜酒喜糖、婚庆场所、假体公司、家具、汽车、美容美体、银行、健康用品、卫生保健。主办方还为新人量身定做了“完美婚礼大讲堂”。包括：新婚心理保健、生理卫生、婚前美容、新房装修、个性婚礼打造、婚纱摄影灯多方面内容。,7,2020/6/11,认识会展,任务一,综合类展会的优势和劣势,8,2020/6/11,认识会展,任务一,专业类展会的优势和劣势,9,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,10,2020/6/11,会展策划与组织,任务一,博鳌论坛,认识会展,会展是什么,11,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,那展会的策划一般是谁来做呢？,一般情况下很多活动都是承办方策划办理的，为了有权威和影响力就要找一个上级部门或者主管部门做为主办方，有的时候想降低一点成本就找几个协办方给予点支持。政府部门、行业协会、专业协会、商会、专业性展览公司、大型企业自行办展,办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。,12,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,13,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,办展方最主要的工作：为买家和卖家提供合适的环境和场所，促进交易最终达成，实现参展双方的基本目标。,思考：若让你举办一次展会，你会开始做哪些工作？,14,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,15,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,展会立项策划,所谓展会立项策划，就是根据掌握的各种信息，对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划，设计出展览会的基本框架，提出计划举办的展览会的初步规划内容。主要包括：展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模、展会定位、展会的价格及初步预算方案、展会工作人员分工计划、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划、服务商安排计划、展会开幕和现场管理计划、相关活动计划、展会结算计划等。,16,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,会展立项策划书,会展展览题材所在产业和市场情况国家有关法律政策的分析对相关会展情况的分析会展举办地市场的分析准备立项的会展题材的市场基础与存在风险竞争风险,17,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,展览会名称：基本部分+限定部分+行业标识,第93届中国出口商品交易会,提出会展立项的基本内容,用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。展会举办时间表示办法有三种：一是用“届”来表示。二是用“年”来表示，三是用“季”来表示。,用来表明展览会的性质和特征，常用词有：展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等,用来表明展览题材和展品范围。如“第三届大连国际服装节”,18,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,展会地点：1.展会在什么地方举办国家、省、市2.展会在哪个展馆举办展馆的成本的大小如何展期安排是否符合自己的要求展馆本身的设施和服务如何,提出会展立项的基本内容,19,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,国内标摊：8800元/个国外标摊：15000元/个国内特装：800元/国外特装：1600元/标准展位9国内企业8800元人民币国外企业15000RMB室内空地36起租国内企业800元人民币/m2国外企业1600RMB/室外空地国内企业600元人民币/m2国外企业1000RMB/3m3m每标准展位包括三面展板，门楣一个，两支光管、220V电源插座，一桌两椅、地毯。室内空地：组委会提供所需面积的净空地，不提供任何设施，所需企业上缴10元/m2/展期施工管理费。,提出会展立项的基本内容,2014中国（太原）国际煤炭工业博览会（山西省展览馆）,20,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,国内标摊：6800元/个国内特装：600元/旗舰展位RMB8800元/9m2在普通标准展位的基础上铺设地毯、配置高档灯箱、彩色企业宣传门楣、射灯2个豪华展位收费RMB7800元/9m2展位配置在普通标准展位的基础上铺设地毯、彩色KT板（3m50CM）企业楣板、加配高档圆形玻璃桌一张、两把洽谈椅标准展位收费RMB6800元/9m2包括三面围板、一张洽谈桌(信息台)、两把椅子、一只电源插座（220V/5A）、中英文公司名称楣板空地收费(36m2起租)RMB600元/m2特装展位不配桌椅、电源如有需要请自行租赁，特装布展时要向展馆交纳场地施工费10元/。,提出会展立项的基本内容,2013中国（太原）国际美容美发美体化妆用品博览会中国煤炭博物馆,21,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,办展时间：1.指举办展的具体开展日期2.指展会的筹展和撤展日期3.指展会对观众开放的日期,提出会展立项的基本内容,具体情况，具体而定,22,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,展品范围：1.据展会的定位2.办展机构的优劣势,提出会展立项的基本内容,博览会、交易会“广交会”,法兰克福国际汽车展览会,23,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,办展频率：一年举办一次的展会最多，约占全部展会数量的80一年举办两次和两年举办一次的展会也不少不定期举办的展会已经是越来越少了,提出会展立项的基本内容,办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约，几乎每个产业的产品都有一个生命周期，产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。,投入期成长期,24,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,展会规模：一是展会的展览面积是多少二是参展单位的数量是多少三是参观展会的观众有多少,提出会展立项的基本内容,观众数量和质量,25,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,展会定位：展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。,提出会展立项的基本内容,是什么有什么,26,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,展会价格：,提出会展立项的基本内容,优地优价,27,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,国内标摊：8800元/个国外标摊：15000元/个国内特装：800元/国外特装：1600元/标准展位9国内企业8800元人民币国外企业15000RMB室内空地36起租国内企业800元人民币/m2国外企业1600RMB/室外空地国内企业600元人民币/m2国外企业1000RMB/3m3m每标准展位包括三面展板，门楣一个，两支光管、220V电源插座，一桌两椅、地毯。室内空地：组委会提供所需面积的净空地，不提供任何设施，所需企业上缴10元/m2/展期施工管理费。,提出会展立项的基本内容,2014中国（太原）国际煤炭工业博览会（山西省展览馆）,28,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,国内标摊：6800元/个国内特装：600元/旗舰展位RMB8800元/9m2在普通标准展位的基础上铺设地毯、配置高档灯箱、彩色企业宣传门楣、射灯2个豪华展位收费RMB7800元/9m2展位配置在普通标准展位的基础上铺设地毯、彩色KT板（3m50CM）企业楣板、加配高档圆形玻璃桌一张、两把洽谈椅标准展位收费RMB6800元/9m2包括三面围板、一张洽谈桌(信息台)、两把椅子、一只电源插座（220V/5A）、中英文公司名称楣板空地收费(36m2起租)RMB600元/m2特装展位不配桌椅、电源如有需要请自行租赁，特装布展时要向展馆交纳场地施工费10元/。,提出会展立项的基本内容,2013中国（太原）国际美容美发美体化妆用品博览会中国煤炭博物馆,29,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,展会初步预算：,提出会展立项的基本内容,30,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,人员分工、招展招商和宣传推广计划：,提出会展立项的基本内容,人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会的招展和招商服务的。,31,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划：,提出会展立项的基本内容,展会开幕计划展会展场管理计划观众登记计划撤展计划,甘特图,32,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,甘特图,现以一个全过程为90天的会展为例，说明会展项目运用甘特图的时间管理方法。,首先，将会展按动态管理的流程分成如表所示数个活动项。,33,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,甘特图,其次，估算每项活动需要的时间，作出会展项目计划展示图。然后，根据会展的实际进度情况编制出会展项目执行展示图，将其与会展项目计划展示图作比较，查找是否偏离了计划，寻找纠偏的方法。最后，运用甘特图方法把“会展项目计划展示图”和“会展项目执行展示图”，一并在“会展项目时间管理控制图”上对照画出，,34,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,甘特图,35,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,是不是会展立项策划书完成了此次展会就可以举办了？,立项策划书,是什么样的,展会立项可行性分析,那样的展会是否可行,计划举办展会的市场条件具备项目具有生命力各种执行方案策划合理项目在经济上可行风险较小有一定的社会效益,36,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,会展项目可行性分析,展会项目立项可行性研究报告,37,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,1、市场环境分析,分析和论证举办展会的各种市场条件是否具备，是否有举办该展会所需要的各种政策基础和社会基础。市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件，还要对其未来的变化和发展趋势作出预测,（1）宏观市场环境：包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。（2）微观市场环境：包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。（3）市场环境评价：SWOT分析法，即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。,外部因素,38,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,不是只分析展会举办一届或两届的生命力，而是要分析该展会的长期生命力，即要分析如果本展会举办超过五届以上，本展会是否还有发展前途的问题。,本身出发,2、展会项目生命力分析,（1）项目发展空间：即分析举办该展会所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否具备。（2）项目竞争力：包括展会定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。（3）办展机构优劣势分析,39,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,本身出发,（1）准备实施的各种执行方案是否完备（2）是否能保证该展会计划目标的实现,3、展会执行方案分析,重点：是各种执行方案是否合理、是否完备和是否可行,避免这种“个体合理，群体冲突”现象,（1）对计划举办的展会的基本框架进行评估（2）招展招商和宣传推广计划评估（3）展会进度计划评估（4）现场管理和相关活动计划评估,40,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,3、展会执行方案分析,（1）对计划举办的展会的基本框架进行评估，展会的基本框架就是展会的基本内容具体包括：展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有冲突。办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征。展会的举办地点是否适合举办该展品范围所在产业的展会。在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会。办展机构对展会展品范围所在的产业是否熟悉。展会定位与展会规模之间是否有冲突。,避免这种“个体合理，群体冲突”现象,41,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,3、展会执行方案分析,（2）招展招商和宣传推广计划评估,突出重点、目的明确,42,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,3、展会执行方案分析,（3）展会进度计划评估：是对展会筹备以及展览期间的各项工作进行统筹安排的计划。它明确规划了各办展机构在什么时候应该干什么事情；到什么时候完成什么任务，达到什么目标。主要从以下几个方面着手：各项工作进程安排的合理性各阶段工作目标的准确性各项工作安排的配套性各项工作安排的可行性各阶段工作安排的统一性,43,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,3、展会执行方案分析,（4）现场管理和相关活动计划评估：这两项计划的具体执行时间都是在展会的展览期间，地点常常也都是在展会现场内，执行时彼此影响。主要考察：现场管理计划的周密性现场管理计划的可控性相关活动的必要性相关活动的可行性现场管理和相关活动的协调性,44,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,4、展会项目财务分析,45,2020/6/11,认识会展,任务一,博鳌论坛,办展方的主要工作,4、展会项目财务分析,价格定位,办展机构的定价目标主要有以下五种：利润目标市场份额目标展会质量领先目标生存目标办展机构最终选择哪种定价目标，主要受三个因素的影响：顾客、成本和竞争。,46,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,4、展会项目财务分析,成本预测,展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费,广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用,技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用,47,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,4、展会项目财务分析,成本预测,48,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,4、展会项目财务分析,盈亏平衡分析,本展会的展览规模要有多大才能保证展会不出现亏损？如果本展会的展览规模已经确定，那么，展会价格应该处于怎样的水平展会才不会出现亏损？,盈亏平衡价格（单个展位）展会总成本/展会总展位数盈亏平衡价格（单位展览面积）展会总成本/展会展览总面积；盈亏平衡规模（标准展位数量）展会总成本/单位标准展位价格；盈亏平衡规模（展览面积）展会总成本/单位展览面积价格。,49,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,4、展会项目财务分析,现金流量分析,不是所有的展会都可以在第一届或是第二届就可以获利的。,净现值分析：指展会项目计算期内，按行业基准收益率或其他设定的折现率的各界展会的净现金流量的代数和。如果净现值大于零，该展会就值得举办。净现值率分析：指展会项目的净现值占原始投资现值总和的百分比。如果净现值率大于或等于1，该展会就值得举办。获利指数：指展会项目举办后按行业基准收益率或其他设定的折现率折算的各届展会的净现金流量现值总额与原始投资现值总额之比。如果获得大于或等于1，该展会就值得举办。内部收益率：是能使展会项目的净现值等于零时的折现率。如果内部收益率大于资金成本，该展会就值得举办。,50,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,资金筹措,4、展会项目财务分析,51,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,5、风险预测,没有非常准确的市场定位及后期市场预判行业利润的过高评估消费者严重分流的混乱局面行业发展尚不够成熟相关服务、配套设施不完善国家关于这方面的法律也不健全,用人不善、经营管理不济,资金周转困难，现金流短缺,与参展商存在争议、矛盾，参展商提出不合理条件或要求合作终止,52,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,6、存在的问题,7、改进建议,8、努力的方向,53,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,2011年广州高尔夫球博览会立项策划书,54,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的营销工作,会展营销是会展筹备阶段的工作重点,55,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,56,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,巡游路演,57,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,巡游路演,58,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,公关宣传内涵：展会组织者通过策划和实施一些能够引起公众注意的公共关系事件达到宣传和推广目标的营销方法。目的：一是扩大展览的影响，吸引更多的参展商参加展出；二是建立关系，与参展商建立发展关系。形式：开幕式、新闻发布会、公益赞助、拜会等。,59,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,专业媒体形式：与展会题材有关的行业专业报纸、杂志、展会目录、展会会刊等。特点：针对性强，富有专业性，直接面向展会的目标参展商和目标观众，是展会首选的宣传推广媒介。,60,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,（2）大众媒体形式：大众媒体包括电视、广播、各种报刊、户外媒体、网站等，这些传媒普及性强，社会接触面广，即面对目标参展商与专业观众，也面向展会的普通观众。特点：大众媒体实效性强，覆盖面广，具有一定的新闻性和可信度，因此是展会其他宣传推广方式的有效补充。,61,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,62,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,2011年中国（重庆）国际汽车工业展,在“专业告之”、“深度告之”、“有效告之”的宣传推广原则基础上，本展会坚持以展商目标市场为传讯受众的展会宣传原则，进一步强化宣传效果。通过有效的活动，提高各方参与度，增加展会宣传推广的互动性、针对性、有效性。宣传范围重庆及西南区域省市为主，辐射全国；宣传渠道各类强势平面媒体、视听媒体、网络媒体、户外媒体及行业协会等渠道；宣传方式媒体广告及新闻投放、展会推广等,案例1,63,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,合作媒体知名杂志：汽车之友、车王、时尚座驾、汽车测试报告、汽车观察、当代汽车报、汽车周报、时代汽车、汽车商业评论、世界汽车、汽车驾驶与维修、汽车导报、越野世界、汽车与配件、汽车族、汽车世界、中国SUV周刊、中国汽车界、汽车商情、商用汽车、汽车与运动、新汽车等主流报纸：新华社、中国新闻社、人民日报、经济日报、中国青年报、中国汽车报、21世纪经济报道、第一财经日报、中国经营报、财经时报、新民晚报、华夏时报、中国经济时报、中国企业报、新京报、广州日报、香港商报、大公报、香港文汇报、彭博新闻社、杭州日报、北京晚报、上海青年报、楚天都市报、成都商报、天津日报、辽沈晚报、重庆日报、重庆晨报、重庆商报、重庆晚报、重庆时报、新女报、渝报等,64,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,视听媒体：中央电视台二套、CNN、BBC、NHK、凤凰卫视、重庆卫视、中国高速频道、重庆新闻频道、重庆移动公交电视、重庆交通广播电台、重庆新闻广播电台、重庆音乐广播电台、重庆经济广播电台、市内各大影院、周边省市及区县电视台等网络媒体：重庆车展官方网站、新华网、人民网、腾讯网、新浪网、搜狐网、雅虎网、网易、酷6网、土豆网、猫扑、汽车之家、太平洋汽车网、车168、腾讯大渝网、中国汽车网、易车网、youka汽车网、晚报第一眼、网上车市、车马驿站、爱卡汽车网、慧聪网、八一车网、华龙网、重庆购物狂、巴渝车网、中国二手车网、汽车专业人才网、汽车英才网、瀛商网等户外媒体：展馆周边户外媒体、重庆市各主要路段户外媒体、重庆各区县楼宇电视、市内主要广场大型显示屏、市内各楼宇电梯看板广告、机场到达厅显示屏等,65,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,新闻报道展会常用的一种宣传方式，也是展会与新闻界加强联系的有效途径，如果宣传得当，新闻发布会是一种成本低而效率高的展会宣传推广手段。,66,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,1、新闻发布会组委会拟定于本月18日左右在沈阳举行大型新闻发布会，会上将邀请沈阳地区众多媒体、企业老总、组委会相关负责人参加。活动目的：品牌层面：树立良好口碑、传递企业文化；加深品牌印象、提升家博会美誉度。市场层面：宣导预热，提高人气、带动招商。主题：启终端、谋发展活动日期：2010年6月20日左右时间：下午2.005.30活动地点：沈阳商贸饭店（五星、暂定）与会人数：150活动流程：活动开场嘉宾讲话企业介绍酒会抽奖,围绕“低碳、时尚、爱你、爱家、爱生活”的宣传主题。展开系列活动,吸收传统元素，混合现代气息，打造别具一格的展会。通过媒体宣传、户外推广和网络联盟三个途径,全面宣传家博会。,2010（秋季）中国沈阳家博会,案例2,67,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,展会期间，组织100场专家访谈，10余场主题活动,2、专家访谈：,68,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,3、主题活动1、开幕式舞狮、闭幕式为十二月坊演奏（体现中西结合）2、8月20日与摄影爱好者俱乐部协同举办百年家居图片展3、8月22日迷人家居变身饕餮大餐“能吃的沙发”“能吃的椅子”4、贯穿整个展会的幸运大抽奖4、配套活动（1）8月209月22联合新浪网，沈阳地区首届消费者“最喜爱的家居品牌”调查评选活动及颁奖；（2）8月22日2010年陶瓷、卫浴、地板最新流行趋势发布会。（3）8月21日启动空间创意设计大赛（4）8月22日首届大型家装设计体验节,69,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,同类展会,国内外同类展会是展会目标客户最集中的地方，在这些展会上进行宣传推广，会受到良好的效果。,70,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,第二届中国（广州）国际印刷技术展览会,国内外展会宣传推广。近期展会现场和相关商务活动宣传推广计划。,案例5,71,2020/6/11,认识会展,任务一,办展方的主要工作,会展的宣传推广,宣