秘书实务第八章(中) 接待团体客户ppt课件_第1页
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文档简介

.,知识目标1、确定接待规格的方法2、接待方案的基本内容和要求能力目标1、能够制定接待工作方案2、能够安排来访团体的食宿、交通、行程3、能够安排来访团体的参观、娱乐活动教学重点1、接待准备和接待方案教学方法情景案例法、示范法、模拟法、讨论法,患,任务二接待来访团体,.,任务导入,一上班，经理交待秘书高山，下星期二（9月2日）奥科公司王总经理一行7人，来公司参观学习先进的管理经验，让高山尽快制定出接待计划，做好相应的接待工作。,.,任务分析,接待来访团体，与日常接待相比较，时间长、涉及人员多、工作内容多，来访客人要求相应也多，因此秘书必须提前要做好接待前的准备工作，要求了解来访人员的具体情况，制定接待方案；安排好来访团体的住宿、交通、行程及参观娱乐活动。,.,相关知识点,安排来访者的参观、娱乐活动,1、安排来访者的参观活动2、安排来访者的娱乐活动,.,为表示对来访者的尊重与友好，主陪人的身份应与来访者相当。依据主陪人的角度，接待规格分为高规格接待、对等接待、低规格接待三种：,.,指定接待方案,.,日程安排,.,经费开支,工作经费：租借会议室、打印资料等费用住宿费餐饮费劳务费：讲课、演讲、加班等费用交通费参观、游览、娱乐费用纪念品费宣传、公关费用其他费用,.,工作人员,.,预定住宿宾馆及房间,.,参观、娱乐的相关礼节,准时到达不大声喧哗注意着装,.,轿车的座次,轿车座次安排分有专职司机和主人开车两种情况，秘书要注意座次的不同，将尊贵的客人让至适当的位置。,.,.,上下车的礼节,上车时，应遵循尊者先行，请主宾先上车，秘书等随行人员应为主宾打开车门，以手指示车顶高度，待他坐好后为其关上车门，等其余人上车后，秘书最后上车。下车时，秘书应自己先下车为主宾打开车门。,.,团体见面的礼节,一般在机场或车站迎接来访团体时，本着尊者优先了解对方情况的原则，主人一方应该先自我介绍，由主人方的秘书或主陪人来为客人介绍自己方面的人，从我方身份最高者开始依次介绍；然后客人一方的秘书或主宾把自己一方的人介绍给主人。见到客人后，主人一方应该主动伸手握手，向客人表示欢迎。主人一方的司机或秘书应该马上接过客人的行李放在车上，手包除外。,.,接待前的准备,1、了解来访者信息2、向领导汇报，听取领导对接待的指导意见3、制定接待方案并报请领导审定4、餐饮安排5、会谈、座谈安排6、参观游览：7、日程安排：,到达后应做好以下服务工作,1、接站2、安排住宿3、安排日程。,宾客离去时应做好如下收尾工作,1、将订购的返程票交到来宾手中2、话别3、协助来宾结算住宿费等、安排车辆送站5、将接待工作中的有关文字材料整理归档,任务实施,.,实战演练,我院管理系学生会与院学生会联手计划于5月4日联合本市几所大专院校举办“五四”青年节联欢会，发出邀请后，有三家大专院校最终商定参加联欢，管理系学生会成
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